契約書のファイル保管方法
契約書の保管にあたり、目当ての書類を探しやすいよう、自社にあった分類方法を選びましょう。分類方法には「名称別分類」「テーマ別分類」「プロジェクト別分類」「数字別分類」の４つがあります。それぞれの特徴について解説します。
名称別分類
契約書を企業名や商品名などで分類する方法です。基準となる名称を決めた後、五十音順に分類します。名称ごとに分けるため探しやすい一方、数が増えると管理しにくくなります。なお、呼び名が従業員間で異なる場合は機能しないため、統一ルールが必要です。
テーマ別分類
契約書の内容にもとづいて分類する方法です。例えば、情報システムや施設設備といった契約書が関連する業務内容やサービスを基準に整理します。契約書と業務内容を結びつけることで、必要な契約書を迅速に探し出せます。ただし、契約内容が複雑なケースやテーマの解釈が人によって異なると、分類が困難になる傾向です。
プロジェクト別分類
プロジェクト単位で契約書を分類します。プロジェクトに関連するすべての契約書を一括管理できるため、検索性が高まり、進捗状況の把握も容易です。しかし、複数のプロジェクトにまたがる契約書については、分類が難しくなる場合があります。
数字別分類
契約の締結日や、契約書の有効期限を基準に分類する方法です。年度別に大分類し、契約書ごとに固有の契約番号を割り振ると、保管しやすくなります。締結日が明確であれば簡単に契約書を探せる反面、不明確な場合は検索性が低下します。
契約書を保管する際のポイント
紙の契約書を適切に保管するためのポイントを解説します。
契約書の量や頻度に適したファイルを選ぶ
契約書の量や使用頻度に応じて最適なファイルを選びましょう。大量の契約書を保管する場合は、分類しやすいボックスファイルが便利です。頻繁に契約書を確認するなら、透明で内容を見やすいクリアファイルやレバー式ファイルが適しています。
安全性の高い場所で保管する
契約書の保管場所は、セキュリティと環境管理が重要です。盗難や紛失を防ぐため、施錠可能なキャビネットや書庫を使用しましょう。直射日光や湿気を避け、温度変化の少ない場所に保管すると書類を長期保存できます。また、アクセス権を限定し、管理体制を強化することも必要です。
定められた保管期間を遵守する
契約書の保管期間は、法令を遵守する必要があります。会社法関連の契約書は10年間、税務関連は７年間の保存が義務付けられています。保管期間を守ることで、税務調査への対応やリスクの軽減が可能です。詳細な保管要件を確認し、適切な対応を行いましょう。
契約書の保管期間については、以下の記事で詳しく解説しているので、ご参照ください。
契約書は元の状態で保管する
契約書を取り扱う際は、契約内容や署名部分を損傷させないことが重要です。穴あけパンチを使用しても効力に問題はありませんが、署名や契約印に損傷があると疑義が生じる可能性も。可能な限り穴を開けず、契約書を元の状態で保管するのが望ましいです。
契約書をファイル保管するデメリット
契約書をファイリングして保管する方法は一般的ですが、いくつかの課題や注意点があります。
- ■ファイリングの手間
- 契約書の分類やファイルに綴るといった業務が生じる。
- ■検索性が悪い
- 契約書の内容を目視で確認する必要があり、目的の契約書にたどり着くまで時間がかかる。
- ■保管スペースが必要
- ファイルや保管備品が必須。かつ保管場所など物理的なスペースも必要になる。
- ■セキュリティリスクがある
- 契約書の破損や紛失の可能性があるほか、不正アクセスや情報漏えいのリスクも。
契約書の保管を効率化する方法
デジタル化により、ファイル保管の課題を解消できます。ここでは、契約書の保管を効率化するおすすめツールを紹介します。
電子契約システムを活用する
電子契約システムは、契約書の作成・締結・保管までをオンラインで完結できるシステムです。紙を使用せず契約を締結するため、ファイリングの手間がありません。紙の契約書をデータ化し一元管理できる製品もあるため、保管スペースの削減にも有効です。
以下の記事では、電子契約システムのメリットや費用相場などを解説しています。おすすめ製品や口コミなども紹介しているので、ぜひご参照ください。
契約書管理システムを活用する
契約書管理システムは、契約書の管理に特化したツールです。紙の契約書をデータ化し管理台帳も自動で作成可能です。検索機能やアクセス権限管理機能を備え、迅速な検索や情報漏えい防止に役立ちます。
契約書管理システムについて、詳しく知りたい方には、以下の記事がおすすめです。
文書管理システムを活用する
文書管理システムは、契約書はもとより、多様なオフィス文書を電子化し一元管理します。契約書以外の文書も効率的に管理したい場合には、文書管理システムの活用が最適です。
以下の記事で文書管理システムの概要を把握できます。無料の製品も紹介しているので、ぜひ一読ください。
まとめ
契約書の保管方法は、企業の規模や業務内容によって最適な方法が異なります。従来のファイル保管方式では、検索性の低さや保管スペース不足、紛失リスクなど、多くの課題が存在します。これらの課題を解決し、管理効率を向上させるには、電子契約システムや契約書・文書管理システムの活用がおすすめです。
この機会に、自社に適したシステム導入や契約書管理の見直しを検討してみてはいかがでしょうか。以下のボタンから、契約書管理システムの資料請求が可能です。
