契約書管理システムとは？
契約書管理システムとは、契約書を電子保存し、それを整理・検索できるようにするシステムのことです。
契約書は、一度使用して終わりではありません。後で確認しなければならないこともあれば、新しい契約を締結する際の参考にしたい場合もあります。このような時、紙の契約書として保存していたのでは、探すのが大変です。一方、電子化しタグ付けなどを行って検索性を高めれば、瞬時に目的の契約書を探し出せます。
契約書管理システムは大きく分けて２種類ある
契約書管理システムには、クラウド型システムとオンプレミス型システムがあります。
クラウド型とは、インターネットを介してオンライン上で使う形態のことです。基本的に初期費用は無料で、必要なのは月々の安価なランニングコストだけであるため、手軽に導入できます。一方、オンプレミス型とは自社でサーバを用意し、そこにインストールして使用するシステムのことです。自社で全て管理しなければならない分コストはかかりますが、カスタマイズ性が高く、セキュリティ面でも安心できます。
契約書管理システムのメリット・デメリット
契約書管理システムにはどのようなメリット・デメリットがあるのでしょうか。
メリット
まずはメリットを２つ紹介します。
1.コストの削減
契約書を紙で取り扱う場合、印刷用の紙やインクの費用、送る際の郵送費などが発生します。また、膨大な紙の契約書を物理的に管理する人件費や、保管するためのキャビネットなどにも費用がかかるでしょう。さらに、契約書の種類によっては収入印紙も必要です。
一方、契約書管理システムで契約書を電子化すれば、印刷や郵送のコストも、物理的に管理するためのコストも発生しません。また、電子書面には印紙税がかからないため、収入印紙も不要です。
2.業務の効率化
紙の書類は探す際に大きな手間がかかります。台帳で管理していても、それを手でめくりながら該当の書類を探すのには大きな労力が伴うでしょう。また、台帳の記録と実際の保管状況が一致しないトラブルも考えられます。しかし、契約書管理システムを使用すれば瞬時に目的の契約書を検索できます。
デメリット
契約書管理システムにはデメリットもあります。
1.導入コストはかかる
導入後にコストカットになるといっても、導入時にはコストが発生します。クラウド型であれば月々の利用料、オンプレミス型であればサーバの用意などに多額の初期費用がかかります。支払う金額に見合うだけのメリットを得られるのかどうか、慎重に判断したうえで導入を決断しましょう。
2.使いこなすまで時間がどうしてもかかる
契約書管理システムを使えば瞬時に契約書を見つけられるようになりますが、そのくらい使いこなせるようになるには時間がかかります。IT製品に慣れていない社員も含めて、全員が使いこなせるようになるまでにはかなりの時間を要するでしょう。誰でも使いやすい、操作性に優れた契約書管理システムを導入しなければ、結局定着せずじまいになるおそれもあります。
自社にあう契約書管理システムの選定ポイント
自社に適した契約書管理システムを選ぶには、どのような点に留意すればよいのでしょうか。システムの比較ポイントを３つ紹介します。
1.絶対必要な機能は何か
契約書管理システムには、書類の電子化や検索といった基本的な機能は製品を問わず搭載されています。しかし、基本機能に加えて製品独自の機能もあります。これがシステム選定時のポイントです。
たとえば、契約書を登録する際にコメントを付与できる製品もあれば、設定項目が豊富で高度な検索に対応しているシステムもあります。自社の場合はシステムにどのような役割を期待するのか、具体的にどのような機能があれば助かるのかを事前に洗い出してから選定しましょう。
2.サポート体制
IT製品を使用していると、思わぬトラブルに見舞われる可能性があります。その際、すぐにシステムベンダーと連絡が取れ、対処してもらえるかどうかも重要なポイントです。対応が遅れれば遅れるほどビジネスが滞り、大切なチャンスを逃してしまうかもしれません。24時間対応やチャットでの問い合わせ受付など、ベンダーがどのようなサポート体制を整えているのか確認しましょう。
3.セキュリティ体制
契約書管理システムには、当然ながら重要な契約書情報を登録することになります。そのため、システムのセキュリティが充分でなければ、大切な情報が社外に流出してしまうおそれがあります。
たとえば、どの従業員でも自由に契約書へアクセスできる状態では、従業員による不正な持ち出しにより第三者の手に情報がわたる可能性があります。また、契約書の内容が改ざんされるなどしてビジネスに損失をもたらすこともあるでしょう。こうした不正行為を防止する機能や、操作ログを保存・確認できる機能があれば、安心して契約書管理システムを使用できます。
おすすめしたい契約書管理システム
契約書管理システムには具体的にどのような製品があるのでしょうか。おすすめの製品を紹介するため、自社に適した製品を比較・検討する参考にしてください。
CECTRUST-Light の比較ポイント
- 郵送料・保管料の他、人件費等の稼働コストも大幅削減
- 印刷や押印など、紙契約で必要な事務作業を効率化
- リモートワーク環境でも契約締結業務を確実に実施可能
2021年上半期ITトレンド資料請求ランキング1位
株式会社コンストラクション･イーシー･ドットコムの「CECTRUST-Light」は、安定運用歴約20年・4,000社もの導入実績を持つ電子契約サービスです。発注側など、片方だけが費用を負担すればよく、取引相手に負担をかけずに済む料金体系になっています。
| 対象従業員規模 |
全ての規模に対応 |
対象売上規模 |
全ての規模に対応 |
| 提供形態 |
クラウド／SaaS／サービス |
参考価格 |
- |
| 参考価格補足 |
- |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
MyQuick の比較ポイント
- 悩ましい契約書の管理や作成をシステム面でサポート。
- 作成、締結、管理の全てのフェーズで業務効率をアップ。
- 重要な書類を守るセキュリティ対策・機能も搭載。
2021年上半期ITトレンド資料請求ランキング2位
インフォコム株式会社の「MyQuick」は、ユーザー数無制限で費用の負担が少なく済む製品。台帳の項目を柔軟に設定し、自由度の高い管理が実現します。また、事前に設定した内容に基づくアラート機能も搭載されています。
| 対象従業員規模 |
全ての規模に対応 |
対象売上規模 |
全ての規模に対応 |
| 提供形態 |
オンプレミス／クラウド |
参考価格 |
- |
| 参考価格補足 |
- |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
クラウドサインクラウド型電子契約 の比較ポイント
- 累計契約送信件数500万件超!※弁護士が監修した電子契約サービス
- 大手金融機関からスタートアップまで幅広い層の導入実績
- マニュアルなしで誰でも使えるシンプルなUI
2021年上半期ITトレンド資料請求ランキング3位
弁護士ドットコム株式会社の「クラウド型電子契約」は、弁護士が監修し、日本の法律に合わせた製品です。日本の商習慣で使われてきた紙と印鑑を分かりやすく電子データに置き換えたシステムで、30万社以上もの導入実績を持ちます。
| 対象従業員規模 |
全ての規模に対応 |
対象売上規模 |
全ての規模に対応 |
| 提供形態 |
クラウド／SaaS |
参考価格 |
- |
| 参考価格補足 |
- |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
Ofigo契約書管理Facil の比較ポイント
- 大量の契約書を全社で一元管理、スムーズな情報共有をサポート
- 関連契約が一目で把握できる便利な紐付け管理機能を搭載
- 電子契約サービス「クラウドサイン」「Docusign」との連携機能
2021年上半期ITトレンド資料請求ランキング4位
株式会社CIJの「Ofigo契約書管理Fácil」は、契約書情報を一元化し、更新漏れなどのトラブルを防ぐために期限管理機能が充実。自動メール通知などにより期限を知らせ、契約の適正な更新をサポートします。
| 対象従業員規模 |
全ての規模に対応 |
対象売上規模 |
全ての規模に対応 |
| 提供形態 |
クラウド |
参考価格 |
30,000円 ～ |
| 参考価格補足 |
初年度は別途導入費用 300,000円(税込 330,000円) |
SAVVY/EWAP の比較ポイント
- 契約書を電子化してデータベース化
- 現物（紙）は原本として管理
- 状況把握が楽になり進捗チェックや漏れチェックの効率化を実現
2021年上半期ITトレンド資料請求ランキング5位
ジップインフォブリッジ株式会社の「SAVVY/EWAP」は、多観点ツリーと全文検索機能により社内の契約書情報を可視化できるシステムです。充分なセキュリティを確保しつつ、欲しい情報へすぐにアクセスできる環境を整えます。
| 対象従業員規模 |
全ての規模に対応 |
対象売上規模 |
全ての規模に対応 |
| 提供形態 |
オンプレミス／パッケージソフト |
参考価格 |
- |
| 参考価格補足 |
- |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
LegalForceキャビネ の比較ポイント
- 契約書全文から文言検索可能で探している契約書がすぐに見つかる
- 契約書データは全て自動登録。入力の手間を省いてミスも削減
- 権限設定や強固なセキュリティで守秘データの取り扱いも安心
2021年上半期ITトレンド資料請求ランキング6位
株式会社LegalForceの「LegalForceキャビネ」は、AIを活用した契約書管理システム。契約書をスキャンしてPDF化したものから、自動で情報を抜き出し、テキストデータとして保存します。また、全文検索に対応し情報を容易に探し出せます。
| 対象従業員規模 |
全ての規模に対応 |
対象売上規模 |
全ての規模に対応 |
| 提供形態 |
クラウド |
参考価格 |
- |
| 参考価格補足 |
- |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
jinjerサイン の比較ポイント
- 費用削減！印紙税や運送費などのコスト削減が可能
- 生産性の向上！不要な書類の受け渡しなどが解消
- 安全オンライン化！全てWEB上で書類をファイリング
株式会社ネオキャリアの「jinjerサイン」は、紙と印鑑の契約書で課題とされる「在宅で対応不可」「不要なコスト」を解消し、WEB上で契約業務を完結できる電子契約サービスです。
| 対象従業員規模 |
全ての規模に対応 |
対象売上規模 |
全ての規模に対応 |
| 提供形態 |
SaaS / サービス / クラウド |
参考価格 |
8,700円 ～ |
| 参考価格補足 |
- |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
マネーフォワード クラウド契約 の比較ポイント
- 押印申請ワークフローとセットのため内部統制強化と効率化を両立
- オンラインで契約締結 弁護士監修の信頼性・サポート
- 混在する紙の契約書や他社サービスの電子契約書も一元管理が可能
株式会社マネーフォワードの「マネーフォワード クラウド契約」は、契約書の作成から契約締結、そして契約後の書類管理までをまとめて行えるクラウド型製品。閲覧権限設定も充実し、必要に応じて効率的に契約内容を確認できます。
| 対象従業員規模 |
全ての規模に対応 |
対象売上規模 |
全ての規模に対応 |
| 提供形態 |
クラウド／SaaS／ASP／サービス |
参考価格 |
39,800円 ～ |
| 参考価格補足 |
参考価格内で、10ユーザーIDまでご利用可能です。
以降１ユーザーID追加ごとに600円／月が発生します。 |
LAWGUE の比較ポイント
- 「非効率な作業」の徹底的排除で、業務効率化
- 自社ナレッジを「見える化」し、業務標準化と質の統一を達成
- 探したい⽂書はAIが⾃動的に「⾒つけてくれる」
FRAIM株式会社の「LAWGUE」は、文書作成や過去文書の検索・引用、レビュー業務で繰り返されるメールのやりとり等で発生する非効率な作業を徹底的に削減・効率化します。
| 対象従業員規模 |
全ての規模に対応 |
対象売上規模 |
全ての規模に対応 |
| 提供形態 |
クラウド |
参考価格 |
- |
| 参考価格補足 |
- |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
NINJA SIGN by freee の比較ポイント
- 契約書の作成依頼からレビュー、承認まで、クラウド上で完結
- 業務負担とコストを大幅削減！印刷・押印・郵送が不要な電子締結
- 過去の契約書も一括保管！便利な機能が満載の契約書管理
株式会社サイトビジットの「NINJA SIGN by freee」は、契約書の作成、締結、管理まで、契約業務の煩雑なプロセスを
これ１つ、オンラインで完結するワンストップ型の電子契約サービスです。
| 対象従業員規模 |
全ての規模に対応 |
対象売上規模 |
全ての規模に対応 |
| 提供形態 |
クラウド / サービス |
参考価格 |
- |
| 参考価格補足 |
- |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
自社に合った契約書管理システムを選ぼう
契約書管理システムがあれば、契約書を瞬時に探し出せるようになります。物理的に管理する手間はなくなり、紙やインクの費用も発生しません。しかし、一口に契約書管理システムといっても、製品によって特徴が異なります。以下の３点に着眼して比較・選定しましょう。
- ●必要な機能
- ●ベンダーのサポート体制
- ●セキュリティ
以上を踏まえ、自社にあった契約書管理システムを導入しましょう。
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