OPTiM Contractとは
企業の契約書管理において総務・法務担当者を悩ます以下の課題はございませんか?
・管理台帳に契約書情報の入力や情報の仕分けに工数がかかってしまっている
・部署や担当者ごとに閲覧権限設定に課題部署異動・担当変更に工数がかかってしまっている
・紙・電子を一元管理、電子帳簿保存法にも対応したい有効期限が近付いたら担当者に通知をしたい
OPTiM Contractなら契約書管理の課題を一手に解決いたします!
OPTiM Contractの強み
●年間で約725時間、約135万円の削減!
・作業時間:約95%削減(約725時間の削減効果)
・費用:約65%削減(約135万円の削減効果)
●AIが自動で、契約書の管理台帳を作成
・従来は手作業で行っていた台帳記入業務が不要に
・終了日が近づくと契約担当者と上長へメールでお知らせ
●スキャンした契約書をOCR処理でテキストデータ化
・埋め込み文字の無い画像形式のPDFもOCR処理でテキストデータ化
・スキャン時に傾いた契約書データに対してもOCR処理し項目を抽出
・システムフォントと手書き・ゴム印のフォントが混在しても読み取り可
●契約書の本文に対して検索が可能
・過去の契約内容を簡単に確認できる
・ユーザー任意の単語を含む契約書を簡単に見つけられる
OPTiM Contractでできること
■終了日前の通知
契約の終了前に担当者と部署の管理者へお知らせメールを見るだけで漏れなく期限確認が可能です。
■閲覧権限管理
ユーザーは企業アカウントの配下のグループに所属します。
グループ所属・担当ユーザーだけが契約書にアクセス可能です。
■関連書類の添付
稟議情報やシステム構成図など関連書類を紐づけ管理。
契約書1件に最大10ファイルまで保管可能です。
■電子契約とのシステム連携
国内で利用企業・契約送信数の多い主要な電子契約サービスとのシステム連携を順次行っております。
なお、電子契約PDFファイルに関して手動アップロード・保管は電子契約ブランド問わず可能です。
■電子帳簿保存法対応
電子契約(電子取引)の保管において2022年1月1日施行の改正電子帳簿保存法要件に対応しております。