ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■サーバーの用意の有無別
- 自社サーバーが不要なクラウド型：LIRIS CLM、TOKIUM契約管理、Contract One、freeeサイン、ConPass、Legaledge
- 自社サーバーに導入できる：楽々Document Plus、MyQuick
- ■共有フォルダからの移行と管理別
- 契約書の登録作業を代行してもらえる：LIRIS CLM、TOKIUM契約管理、Contract One
- 紙の契約書を読み取って台帳化できる：楽々Document Plus、TOKIUM契約管理、Contract One
- 操作の記録（ログ）を確認できる：楽々Document Plus、LIRIS CLM
契約書管理システムのサーバーは提供形態で決まる
契約書管理システムを使うのに自社のサーバーが要るかは、クラウド型か、自社サーバーに導入する型かで異なります。まず、それぞれで自社が用意するものを確認しましょう。
クラウド型で自社が用意するもの
クラウド型の契約書管理システムは、提供会社のサーバー上で動くサービスをインターネット経由で利用します。契約書のファイルや台帳のデータも提供会社のサーバーに保存されるため、自社でサーバーを購入したり、OSを更新したりする必要はありません。
自社で用意するのは、ブラウザが動くパソコンとインターネット回線が中心です。ただし、保存できる容量や利用者数はプランで上限が決まっている場合があるため、契約書の件数や閲覧する人数にあうプランかを確かめましょう。
自社サーバーに導入する型で用意するもの
オンプレミス型やパッケージ型は、自社で用意したサーバーにソフトウェアを導入します。サーバー機器のほか、OSやデータベースのライセンス、ウイルス対策ソフト、バックアップ用の装置が必要になる場合があります。
物理的なサーバーを置く代わりに、IaaS（インターネット経由で借りる仮想サーバー）に導入できる製品もあります。どの環境に対応しているかは製品で異なるため、提供会社が示す動作環境の資料を取り寄せて確認しましょう。
ファイルサーバーの契約書管理で起こる問題
サーバーがすでに社内にあるなら、共有フォルダに契約書のPDFを置けば十分だと考える企業もあります。しかし、ファイルサーバーは契約書の管理を目的に作られていないため、件数が増えると困る場面が出てきます。
更新期限が自動で知らされない
共有フォルダには、契約の満了日や自動更新の解約通知期限を知らせる仕組みがありません。担当者が別途Excelで期限を管理していても、入力漏れや確認忘れがあると、意図しない自動更新や契約切れにつながるおそれがあります。担当者の異動や休暇で確認が途切れる場合もあります。
契約書管理システムは、台帳に登録した期限をもとに、事前に担当者へメールなどで通知する機能を備えた製品があります。通知のタイミングや送り先を契約ごとに設定できるかも、比べる際のポイントです。
取引先や金額で探しにくい
ファイルサーバーではファイル名やフォルダ名で探すのが基本で、取引先名と契約金額を組み合わせて絞り込むといった検索は苦手です。命名ルールが部署ごとに違うと、目的の契約書にたどり着くまでに時間がかかります。スキャンしたPDFは本文の文字で検索できない場合もあります。
電子契約で受け取った契約書は電子帳簿保存法の電子取引データにあたり、原則として取引年月日や取引金額、取引先で検索できる状態での保存が求められます。共有フォルダで対応する方法もありますが、命名ルールや索引簿の整備が欠かせません。
フォルダ権限だけでは操作を追えない
ファイルサーバーの権限はフォルダ単位で設定するのが基本で、契約書1件ごとに閲覧者を変えるような管理には手間がかかります。また、誰がいつ閲覧したかやダウンロードしたかを確認するには、別途ログの設定が必要です。
契約書管理システムでは、契約書の種類や部署ごとに閲覧権限を設定し、操作の記録を画面から確認できる製品があります。機密性の高い契約を扱う場合は、権限の単位と操作ログの保存期間を確認しておきましょう。人事異動のたびに権限を付け替える手間がどれだけ減るかも、比べる際の材料です。
自社サーバーに入れる場合のサーバー要件
契約書管理システムを自社サーバーに入れる場合、サーバーの性能は契約書の件数と利用者数、保存年数から考えます。提供会社が示す推奨環境を基準に、将来の増加分も見込んで準備しましょう。
保存年数を見込んだストレージ容量
ストレージ容量は、契約書1件あたりのファイルサイズに年間の締結件数と保存年数を掛けて見積もります。スキャンした紙の契約書は解像度によってサイズが大きくなるため、試しに数件をスキャンして実際のサイズを測ると見積もりの精度が上がります。
契約書は契約終了後も一定期間保存するため、データは年々積み上がります。バックアップ用の領域や、検索用の索引データが使う容量も含めて、余裕を持たせて準備することが大切です。利用者数が増えると同時に検索する人も増えるため、メモリやCPUの推奨値も提供会社に確認しましょう。
OS・データベースとバックアップ先
契約書管理システムが対応するOSやデータベースの種類・バージョンは製品ごとに決まっています。社内で標準としているOSと合致するか、データベースのライセンスを別途購入する必要があるかを確認しましょう。
バックアップは、同じサーバー内だけでは機器の故障時に失われるおそれがあります。別の機器や別拠点、クラウドストレージなどに複製を残す方法を決め、復元の手順もあわせて用意しておくと安心です。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で契約書管理システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
共有フォルダの契約書を契約書管理システムへ移す手順
ファイルサーバーから契約書管理システムへ移るときは、ファイルを移すだけでなく、台帳の項目を整えることが重要です。移行の流れを2つの段階に分けて紹介します。移行中も契約業務は止まらないため、締結が少ない時期を選ぶとよいでしょう。
ファイルと台帳の突き合わせ
最初に、共有フォルダにある契約書のファイルと、Excelなどで管理している台帳を突き合わせます。台帳にあるのにファイルがない契約や、ファイルはあるのに台帳にない契約を洗い出し、原本の保管場所も確かめます。
同じ契約書が複数のフォルダに重複して保存されていることもあります。どれを正本として登録するかを決めてから移行すると、登録後の混乱を防ぎやすくなります。終了済みの契約を移すかどうかも、保存期間をもとに判断しましょう。
台帳項目の付与と一括登録
契約書管理システムに登録する際は、取引先名や契約期間、自動更新の有無、担当部署などの台帳項目を各契約書に付与します。CSVで一括登録できる製品であれば、整えた台帳をそのまま取り込めます。
項目の入力を補助するために、AI-OCR（AIを使って文字を読み取る技術）で契約書から項目を抽出する機能を持つ製品もあります。読み取り結果には誤りが含まれる場合があるため、登録後に担当者が確認する工程を設けましょう。
サーバーの保守切れ・更改で考えること
自社サーバーで契約書管理システムを動かしている場合、数年ごとにサーバーやOSの更改が訪れます。更改のタイミングは、提供形態を見直す機会でもあります。
OSやソフトウェアのサポート終了
サーバーのOSやデータベース、契約書管理システム自体のサポートが終了すると、セキュリティの修正プログラムが提供されなくなります。脆弱性（セキュリティ上の弱点）が残ったまま契約書を保管し続けると、情報漏えいのリスクが高まります。
サポート終了の時期は、提供会社やOSの公式情報で確認できます。更改には機器の調達やデータの移行、動作確認の期間が必要なため、終了時期から逆算し、余裕を持って計画を立て始めるとよいでしょう。
クラウド型へ移すかどうかの判断
サーバーの更改費用と、今後の保守にかかる人手を見積もると、クラウド型の契約書管理システムへの移行が候補にあがる場合があります。サーバー管理の担当者が限られている企業では、運用の負担を減らせる点も検討材料です。
一方で、社内規程で契約書を社外に置けない場合や、社内システムと独自に連携している場合は、引き続き自社サーバーで運用するほうが合理的なこともあります。規程や連携の条件を整理したうえで、両方の形態の資料を取り寄せて比べましょう。移行する場合は、保存期間中の契約書をすべて移せるかと、操作ログを引き継げるかも確認が必要です。
サーバーの要否と移行のしやすさで見る製品一覧
自社サーバーが必要かどうかと、共有フォルダや紙の契約書から移すときに役立つ機能を中心に、この記事で紹介する製品を一覧にしました。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| 楽々Document Plus | オンプレミス版とクラウド版があり、手書きを含む契約書もAI-OCRで台帳化できる |
| MyQuick | オンプレミスとクラウドに対応し、AIの入力支援と人手による入力サービスがある |
| LIRIS CLM | サーバー不要のクラウド型で、契約書のPDF化やアップロードの代行も依頼できる |
| TOKIUM契約管理 | サーバー不要のクラウド型で、紙の契約書は郵送するだけでスキャンを代行 |
| Contract One | 紙の契約書のスキャン代行に対応し、契約書をPDFやCSVでダウンロードできる |
| freeeサイン | 過去の契約書をPDFでアップロードして保管でき、有効期限のリマインダーも設定可能 |
| ConPass | AIで管理項目を抽出し、全文検索や権限制御で契約書を探しやすくする |
| Legaledge | 契約書を条文単位で自動解析し、すぐに検索できるクラウドサービス |
共有フォルダから移るときに比べたい製品
自社サーバーで運用できる製品と、サーバーを用意せずに使えるクラウド型の製品を、移行のしやすさや期限管理の機能とあわせて紹介します。
楽々Document Plus
- 申請～締結・保管まで一気通貫！（電子契約サービス連携）
- 期限管理や（手書きOCR検索可）など豊富な機能でスマートに管理
- AI-OCRによる属性自動入力や、対話型QAのAI-Chatで業務効率向上
住友電工情報システム株式会社が提供する「楽々Document Plus」は、共有フォルダや紙で管理してきた契約書をAI-OCRで台帳化できる文書管理システムです。自社サーバーに導入するオンプレミス版とクラウド版があります。紙やPDFの契約書から取引先名や契約日、有効期限などを抽出して台帳を自動作成でき、手書きの契約書にも対応しています。全文検索はAI-OCRで読み取った手書き文字も対象で、更新・解約時期が近づくと担当者へ自動で通知します。アクセスログ管理や印刷・ダウンロード禁止など、ファイルサーバーでは手間のかかる統制にも対応可能です。
MyQuick
- 悩ましい電子契約と紙契約の一元管理をシステム面でサポート
- 電子署名サービスと連携して締結、期限管理等の業務効率をアップ
- AIによる自動入力や高度な統制機能で入力の手間、ミスを大幅削減
インフォコム株式会社が提供する「MyQuick」は、過去の類似契約の検索や更新期限の管理をシステム上で行えるAI文書管理システムです。オンプレミスとクラウドのどちらでも導入でき、サーバーを自社で持つかどうかを運用体制にあわせて選べます。台帳づくりはAIが支援し、AIだけでは足りない場合は人手による入力サービスも利用できます。クラウド型では指定したグローバルIPアドレスからのアクセスだけを許可でき、ユーザーごとに閲覧やダウンロードを制限する権限設定にも対応しています。
LIRIS CLM
- 契約書の作成から承認、締結、管理まで一括して管理
- 抜群の操作性で、とにかく使いやすい！
- 業務フローに合わせて画面や権限を柔軟にカスタマイズ
LIRIS株式会社が提供する「LIRIS CLM」は、自社でサーバーを用意せずに使えるクラウド型の契約業務プラットフォームです。オプションとして契約書データの整備や登録の代行も依頼できます。PDF化やアップロードの代行を使えば、共有フォルダに散らばった契約書を移す作業の負担を抑えられます。LLMとOCRで契約書から必要な情報を抽出してデータベース化し、PDFのほかWordやExcelのファイルも登録できます。契約終了や自動更新のアラートに加え、監査ログやIPアドレス制限などのセキュリティ対策も用意されています。
TOKIUM契約管理
- 製本済みの契約書を非破壊でスキャン代行
- あらゆる電子契約サービスから自動取り込み
- AIが契約書の管理台帳を自動作成
株式会社TOKIUMが提供する「TOKIUM契約管理」は、紙の契約書を郵送するだけでスキャンとアップロードを代行してもらえる、サーバー不要のクラウド型契約書管理システムです。製本済みの契約書も非破壊でスキャンされるため、過去に締結した契約書もまとめて電子化できます。AIが管理台帳を自動で作成し、契約書の全文データ化によって、ファイル名に頼らず条文内のキーワードで検索できます。更新時期が近い契約書はメールで知らせてくれるため、共有フォルダとExcelの台帳で期限を追う運用からの切り替えにも向いています。
Contract One
- 契約書を正確にデータ化し、AIで扱いやすいデータベースを構築
- Contract One内で生成AIを活用し、さまざまな部門の課題を解決
- 法改正への対応をサポート
Sansan株式会社が提供する「Contract One」は、紙の契約書のスキャン代行とAI-OCRによるデータ化に対応した、サーバー不要のクラウド型サービスです。項目検索と全文検索を使い分けられ、基本契約と個別契約の親子関係も自動で判定して可視化します。契約状況の自動判定や、終了が近い契約のメール通知により、共有フォルダでは追いにくい期限も把握しやすくなります。更新履歴の記録や共有範囲の設定に対応し、契約書をPDFやCSVでダウンロードできるため、将来データを移す場面にも備えられます。
freeeサイン
- 受領者も使いやすい 画面設計と充実サポート
- 文書の種類や受領者に合わせて選べる
- 自社運用にあった使い方が最安値で可能
フリー株式会社が提供する「freeeサイン」は、契約書管理画面から過去の紙の契約書をPDFでアップロードし、クラウド上で一元管理できる電子契約サービスです。自社サーバーを用意する必要はなく、契約書の作成や社内承認、締結までをオンラインで進められます。契約書ごとに日付とメッセージを指定してリマインダーを複数設定でき、共有フォルダでは知らせてくれない有効期限を把握しやすくなります。締結した契約書にはタイムスタンプが付与され、二要素認証やSSOにも対応しています。
ConPass （株式会社日本パープル）
- AIが契約管理項目を自動抽出し、入力の手間を削減。
- ワークフローで進捗を可視化。
- 検索、関連リンク、権限設定で安全かつ容易に探せる。
Legaledge （株式会社コスモルート）
- 契約書を条文単位で自動解析・即時検索
- 契約雛形コンポーネント化とナレッジ活用促進
- Wordで契約書レビューを効率化する機能。
まとめ
契約書管理システムにサーバーが必要かは提供形態で決まり、クラウド型なら自社のサーバーは不要です。ファイルサーバーの共有フォルダでも保存はできますが、更新期限の通知や検索、操作の記録には限界があります。自社サーバーに導入する場合は、保存年数を見込んだ容量やOS、バックアップ先を準備し、更改の時期には提供形態も見直しましょう。資料請求で動作環境や移行方法を比べ、自社にあう製品を選んでください。
