ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■提供環境別
- オンプレミス版とクラウド版から選べる：楽々Document Plus、MyQuick
- 締結だけをクラウドの電子契約サービスで行う：電子印鑑GMOサイン、クラウド型電子契約サービス クラウドサイン
- ■社内保管で確かめたい機能別
- アクセスログを管理できる：楽々Document Plus
- ダウンロードを制限できる：楽々Document Plus、MyQuick
- 電子契約サービスと連携して締結できる：MyQuick
オンプレミス型の契約書管理システムとは
オンプレミス型とは、ソフトウェアを自社で用意したサーバーに導入して使う形態です。契約書管理システムでは、契約書のPDFや管理台帳のデータが社内にとどまる点が、クラウド型との大きな違いです。
自社サーバーに契約書と台帳を置く仕組み
オンプレミス型では、契約書の電子ファイルと、取引先名や契約期間を記録した管理台帳を、社内のサーバーに保存します。利用者は社内ネットワークにつながったパソコンのブラウザや専用ソフトから、検索や閲覧を行います。台帳のデータもインターネットを経由せずに扱える点が特徴です。
契約書は取引条件や価格、秘密保持の内容を含むため、保存先を自社で決められることに意味があります。どのサーバー室に置くか、どの範囲のネットワークから接続を許すかを、社内のルールにあわせて設計できます。
クラウド型・パッケージ型との違い
クラウド型は、提供会社のサーバー上のサービスをインターネット経由で利用する形態です。サーバーの用意や保守が不要な代わりに、データは提供会社の環境に保存されます。パッケージ型は、ソフトウェアを購入して自社のパソコンやサーバーに入れる形態で、オンプレミス型の一種として扱われることもあります。
オンプレミス型の製品には、社内システムとの連携や画面の変更に対応できるものがあり、自社の運用にあわせて調整できる場合があります。ただし対応範囲は製品で異なるため、資料請求の段階で確かめましょう。
契約書を社内で保管したい企業の事情
契約書管理システムでオンプレミス型が選ばれる理由は、情報漏えいへの備えだけではありません。社内規程や既存システムとの関係、管理したい文書の範囲によって、オンプレミスがあう場面があります。代表的な理由を3つ紹介します。
社内規程で契約書を社外に置けない
金融機関や官公庁と取引する企業、研究開発の契約を扱う企業では、機密文書を社外のサーバーに保存しないと定めた規程を持つ場合があります。取引先との契約で、情報の保管場所を限定されているケースもあります。
こうした条件があると、クラウド型の契約書管理システムは選択肢から外れることがあります。オンプレミス型であれば、契約書の保存先を自社の管理下に限定できるため、規程を変えずに電子化を進められます。まずは規程の文言と、例外を認める手続きがあるかを確認しましょう。
既存の文書管理やワークフローと統合したい
社内ですでに文書管理システムやワークフローシステムを運用している場合、契約書だけを別のクラウドサービスで管理すると、承認の記録と契約書が分かれてしまいます。稟議の決裁番号と契約書を結びつけたい企業にとっては不便です。
オンプレミス型の契約書管理システムは、社内のデータベースや認証基盤と同じネットワーク内で連携を設計できる場合があります。稟議から締結、保管までを社内でつなげたい場合は、連携方法と開発の範囲を提供会社に相談するとよいでしょう。
契約書以外の機密文書もまとめて扱いたい
契約書と同じように、図面や仕様書、議事録、許認可の書類などを厳重に管理したい企業もあります。文書の種類ごとに別のシステムを使うと、権限設定や保存ルールが分散し、管理の手間が増えます。
文書管理システムの機能として契約書管理を備えたオンプレミス製品であれば、契約書と関連文書を同じ基盤で保管できます。契約書の台帳項目や更新期限の通知が、専用の契約書管理システムと同じ水準で使えるかは、製品ごとに確かめておきましょう。
オンプレミス型の契約書管理システムで自社が担う管理
オンプレミス型の契約書管理システムでは、クラウド型なら提供会社が担う作業の多くを自社で引き受けます。導入前に、誰がどの作業を担当するかを決めておくことが重要です。
バックアップと障害時の復旧
契約書のデータが消えると、取引条件や更新期限を確認できなくなり、業務に影響します。オンプレミス型では、バックアップの取得と保管場所の決定、障害時の復旧手順を自社で用意します。
バックアップは同じサーバー室だけでなく、別の拠点や外部媒体にも残しておくと、災害時にも備えられます。復旧手順は文書にまとめ、複数の担当者が実施できるようにしておきましょう。定期的に復元のテストを行い、実際に契約書が開けるところまで確認しておくと安心です。サーバーの監視や障害の通知先も、担当者の異動にあわせて見直しましょう。
バージョンアップと法改正への追従
電子帳簿保存法など契約書の保存に関わる法令が改正されると、システムの設定や機能の更新が必要になる場合があります。クラウド型は提供会社がサービスを更新しますが、オンプレミス型では更新プログラムの適用を自社で計画します。
保守契約を結んでいれば、更新プログラムの提供や適用手順の案内を受けられる場合があります。保守契約に含まれる範囲と、適用作業を自社で行うのか提供会社に依頼するのかを、導入時の契約で確認しておくことが大切です。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で契約書管理システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
オンプレミス型で電子契約を扱うときの注意点
電子契約サービスの多くはクラウドで提供されています。オンプレミス型の契約書管理システムを使う場合、クラウドで締結した契約書をどう取り込むか、社外から閲覧する必要があるかを事前に整理しておきましょう。
クラウドの電子契約サービスとの連携
電子契約で締結した契約書は、電子署名やタイムスタンプが付いたPDFとして保存されるケースが多くあります。オンプレミス型に取り込むには、電子契約サービスからファイルをダウンロードして登録するか、連携機能で自動的に取り込む方法があります。
手作業で登録する運用では、登録漏れや台帳項目の入力ミスが起こる場合も。電子契約サービスとの連携に対応しているか、連携できない場合にCSVなどで台帳データを一括登録できるかを確認しておきましょう。
社外やテレワークからの閲覧
オンプレミス型は社内ネットワークからの利用が前提のため、営業担当者が外出先で契約条件を確認したい場合などに制約があります。社外から使うには、VPN（社外から社内ネットワークへ安全に接続する仕組み）などの準備が必要です。
社外からの閲覧を認めると、オンプレミスを選んだ目的と矛盾しないかを検討する必要があります。閲覧できる契約書の範囲や端末を限定するなど、情報システム部門とあわせてルールを決めておきましょう。
クラウドでも社内規程を満たせる場合
「契約書を社外に置けない」という規程があっても、オンプレミス型だけが答えとは限りません。規程が求めている条件を確かめると、別の提供形態で満たせる場合があります。規程の目的と、例外として認められる条件を整理するところから始めましょう。
専用環境で提供されるクラウド型
契約書管理システムには、ほかの企業と環境を共有しない専用環境でクラウド版を提供する製品もあります。プライベートクラウドと呼ばれる形態で、サーバーの保守は提供会社が担い、データは自社専用の領域に保存されます。
規程の目的が「ほかの組織とデータを混在させないこと」であれば、この形態で条件を満たせる可能性があります。データセンターの所在地や、専用環境の範囲がどこまでかを提供会社に確認し、社内の承認を得たうえで検討しましょう。
保管は社内、締結はクラウドという分担
締結の手続きはクラウドの電子契約サービスで行い、締結後の契約書はオンプレミス型の契約書管理システムで保管する方法もあります。電子契約サービス側の保存期間や削除の設定を確認し、社内で保管するデータを正本として扱います。
この方法では、締結の効率と保管場所の要件を両立しやすくなります。ただし、電子契約サービス上にも一定期間データが残るため、その扱いが規程に反しないかを法務部門や情報システム部門と確認しておくことが必要です。
オンプレミス対応と締結手段で見る製品一覧
自社サーバーで運用できる契約書管理システムと、締結をクラウドで行う場合に使える電子契約サービスを一覧にしました。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| 楽々Document Plus | オンプレミス版とクラウド版があり、アクセスログ管理や印刷・ダウンロード禁止に対応 |
| MyQuick | オンプレミスとクラウドに対応し、電子契約サービスとの連携や権限設定ができる |
| 電子印鑑GMOサイン | クラウド型の電子契約サービスで、フォルダ設定や閲覧制限などの文書管理機能も備える |
| クラウド型電子契約サービス クラウドサイン | 弁護士監修のクラウド型電子契約サービスで、Salesforceやkintoneとも連携できる |
社内保管と電子契約の分担に使える製品
契約書を自社サーバーに置いて管理できる製品と、締結だけをクラウドで行う場合の電子契約サービスを紹介します。オンプレミス版の動作環境や保守の範囲は、資料で確認してください。
楽々Document Plus
- 申請～締結・保管まで一気通貫！（電子契約サービス連携）
- 期限管理や（手書きOCR検索可）など豊富な機能でスマートに管理
- AI-OCRによる属性自動入力や、対話型QAのAI-Chatで業務効率向上
住友電工情報システム株式会社が提供する「楽々Document Plus」は、紙と電子の契約書を一元管理できる文書管理システムです。自社サーバーに置くオンプレミス版のほか、クラウド版も用意されています。厳格なアクセス制御や印刷・ダウンロード禁止、透かし文字の挿入による持ち出し制御、詳細なアクセスログ管理など、社内の重要な契約書を守る機能を備えている点が特徴です。AI-OCRで紙やPDFの契約書から取引先名や契約日などを抽出して台帳を作成でき、契約審査ワークフローや更新・解約時期の自動通知にも対応しています。電子帳簿保存法の要件に対応し、JIIMA認証も取得済みです。
MyQuick
- 悩ましい電子契約と紙契約の一元管理をシステム面でサポート
- 電子署名サービスと連携して締結、期限管理等の業務効率をアップ
- AIによる自動入力や高度な統制機能で入力の手間、ミスを大幅削減
インフォコム株式会社が提供する「MyQuick」は、電子契約サービスと連携した締結から契約書の管理までを扱えるAI文書管理システムです。提供形態はオンプレミスとクラウドの両方です。連携先は「クラウドサイン」「GMOサイン」「ドキュサイン」で、紙で締結する契約も扱えます。ユーザーごとに閲覧やアクセス、ダウンロードを制限する権限設定ができ、台帳づくりではAIによる入力支援に加えて人手による入力サービスも用意されています。自社サーバーで運用する場合の条件は、資料で確かめておくとよいでしょう。
電子印鑑GMOサイン
- 導入企業数No.1※ 導入企業数300万社以上
- 圧倒的なコストパフォーマンス
- フォルダ設定や閲覧制限など文書管理機能が充実
GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社が提供する「電子印鑑GMOサイン」は、締結の手続きをクラウドで行いたい場合に使える電子契約サービスです。利用シーンにあわせて認証方法を選べ、締結した文書はフォルダ設定や閲覧制限で管理できます。延長タイムスタンプにより、保証期間が満了する電子文書の真正性を長く保てる点も特徴です。1か月単位で契約できるため、締結はクラウド、保管は社内という分担を試す際にも始めやすいでしょう。締結後の契約書を社内のシステムへ移す方法は、資料で確認しておくと安心です。
クラウド型電子契約サービス クラウドサイン
- 累計契約送信件数3000万件超!※弁護士が監修した電子契約サービス
- 官公庁からスタートアップまで幅広い層の導入実績
- 電子帳簿保存法の要件を満たしたデータ保存が可能
弁護士ドットコム株式会社が提供する「クラウド型電子契約サービス クラウドサイン」は、契約締結の手続きをクラウド上で効率化する、弁護士監修の電子契約サービスです。取引相手はアカウント登録なしで契約を締結でき、製本や郵送の手間を削減します。SalesforceやkintoneとのAPI連携にも対応しており、稟議や商談に紐づけた契約管理が可能です。社内のオンプレミス型システムで契約書の正本を保管する場合は、締結済み契約書の出力方法や、サービス上での保存の扱いを事前に確認しましょう。
まとめ
契約書管理システムのオンプレミス型は、契約書と管理台帳を自社のサーバーに置き、社内規程や既存の文書管理との統合を優先したい企業で検討されます。一方で、バックアップや法改正への追従、電子契約データの取り込み、社外からの閲覧方法は自社で設計する必要があります。専用環境のクラウド型など、規程を満たす別の方法もあわせて比べたうえで、資料請求して自社にあう製品を見極めてください。
