ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■導入目的別
- 更新や解約の期限管理を徹底したい：マネーフォワード クラウド契約、Contract One、MyQuick、LegalXross、OPTiM Contract、TOKIUM契約管理、楽々Document Plus、LIRIS CLM
- 部署をまたいで契約書を探せるようにしたい：マネーフォワード クラウド契約、Contract One、MyQuick、LegalXross、OPTiM Contract、TOKIUM契約管理、楽々Document Plus、LIRIS CLM
- 電子取引データの保存要件に対応したい：マネーフォワード クラウド契約、OPTiM Contract、TOKIUM契約管理、楽々Document Plus
- 閲覧権限を設定して管理の状況を示したい：マネーフォワード クラウド契約、Contract One、MyQuick、LegalXross、OPTiM Contract、楽々Document Plus、LIRIS CLM
- ■管理する契約書の形態別
- 紙の契約書をスキャンして管理したい：マネーフォワード クラウド契約、Contract One、MyQuick、LegalXross、OPTiM Contract、TOKIUM契約管理、楽々Document Plus
- 電子契約のデータを取り込んで管理したい：マネーフォワード クラウド契約、Contract One、MyQuick、LegalXross、OPTiM Contract、TOKIUM契約管理、楽々Document Plus、LIRIS CLM
紙の管理から見える契約書管理システムの役割
契約書管理システムの目的を考えるには、まず現在の管理方法で何が困っているかを確かめることが近道です。紙の保管や表計算ソフトの台帳で起こりやすい問題から、目的を3つに整理します。
紙と表計算ソフトの管理で起こる問題
紙の契約書をキャビネットで保管し、表計算ソフトの台帳で件名や期限を管理する方法は、手軽に始められる反面、件数が増えると問題が出てきます。台帳への記入が後回しになると、契約書はあるのに台帳にない状態が生じます。担当者ごとに台帳のファイルを分けていると、最新の版がどれかわからなくなることもあります。
また、原本を確認するには保管場所まで行く必要があり、拠点が離れていると取り寄せに時間がかかります。期限の確認も担当者が台帳を見直す運用に頼るため、確認が行われないまま期限を過ぎるおそれがあります。
目的は「守る・探す・説明する」
こうした問題を目的に置き換えると、契約の期限や条件を守ること、必要な契約書を探して共有すること、保存と管理の状況を説明できることの3つにまとまります。契約書管理システムの機能は、いずれかの目的を支えるものとして整理できます。
3つすべてを最初から完璧にそろえる必要はありません。更新漏れが課題なら期限管理を、問い合わせ対応に時間がかかるなら検索を、監査や税務調査への備えが課題なら保存と履歴を優先するなど、自社の課題に応じて順番を決めましょう。
目的で変わる製品選びの観点
契約書管理システムは、どの目的を重視して作られているかで機能の範囲が異なります。期限管理や台帳の整備を中心にした製品もあれば、契約の審査や電子契約の締結まで一つの画面で扱える製品もあります。
目的がはっきりしないまま多機能な製品を選ぶと、使わない機能の費用を払い続けることになりかねません。反対に、必要な機能が後から足りないとわかる場合もあります。優先する目的と、次に取り組みたい目的を分けて書き出し、将来の追加にも対応できるかを確かめましょう。
目的1：更新や解約の期限を守る
契約書管理システムを導入する目的として、まず挙げられるのが契約の期限管理です。期限を守るには、通知の機能があるだけでなく、台帳に正しい日付が入り、通知を受けた人が対応できる仕組みが必要です。
台帳に持たせたい日付の項目
期限管理を目的にする場合、台帳には契約の開始日と終了日に加えて、自動更新の有無と更新を止める申し出の期限を持たせることが大切です。終了日だけを管理していると、申し出の期限を過ぎてから気づくことがあります。
支払の期日や価格の見直し時期、報告書の提出期限など、契約期間中に発生する期日を持たせられる製品もあります。どの期日を管理したいかを契約の種類ごとに書き出し、製品の台帳で設定できる項目と照らし合わせて確認しましょう。過去の契約書を移す際は、現在も有効な契約から日付の項目を入力すると、早い段階から通知を活用できます。
通知を受けた後の対応の記録
期限の通知が届いても、更新するのか、条件を見直すのか、解約するのかの判断が記録されなければ、対応が終わったかどうかがわかりません。通知とあわせて、判断の結果と対応した日を残せる仕組みが必要です。
契約書管理システムによっては、期限ごとに対応状況を設定したり、未対応の契約を一覧で表示したりできます。担当者一人に任せず、法務部門と事業部門の複数人で未対応の一覧を確認する運用にすると、対応の滞りに気づきやすくなります。判断の経緯を残しておけば、翌年に同じ契約を見直す際の参考にもなります。
目的2：必要な契約書をすぐ探して共有する
取引先から条件を問い合わせられたときや、新しい取引の前に過去の契約を確認したいとき、目的の契約書をすぐに取り出せることは業務を進める速さに影響します。探しやすさと共有の範囲は、あわせて設計することが大切です。
検索に使う項目と本文の検索
契約書を探す場面では、取引先名や契約の種類、担当部署、締結日といった台帳の項目で絞り込むことが基本です。取引先名を一覧から選ぶ形式にするなど、入力の表記をそろえる工夫があると、検索の漏れを減らせます。
条文の文言で探したい場合は、契約書の本文を検索できる機能が役立ちます。紙の契約書は、スキャンした画像から文字を読み取るOCR（光学文字認識）を使うことで、本文検索の対象にできる製品もあります。読み取りの精度は原本の状態にも左右されるため、試用で確かめましょう。
閲覧できる範囲の決め方
契約書には取引条件や個人情報など、社内でも限られた人だけが見るべき情報が含まれます。共有を目的にする場合も、誰がどの契約書を閲覧できるかを決めておく必要があります。
部署単位や契約の種類ごとに閲覧の権限を分けられるか、本文は見せずに台帳の情報だけを公開できるかは、製品によって異なります。人事異動のたびに権限を設定し直す手間も考え、組織の情報と連動して権限を変更できるかも確認しておきましょう。社外の弁護士などと一時的に共有する場合は、期限付きで共有できるか、閲覧だけを許可できるかもあわせて確かめておくと安心です。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で契約書管理システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
目的3：法令とルールに沿って保存し説明する
契約書は、税法などで保存が求められる書類です。電子契約が広がったことで、電子データの保存方法にも決まりがあります。保存の要件を満たし、管理の状況を記録で説明できるようにすることも、契約書管理システムの大切な目的です。
電子取引データの保存要件への対応
国税庁によると、法人は契約書を含む帳簿書類を、原則として確定申告書の提出期限の翌日から7年間保存する必要があります。青色申告で欠損金が生じた事業年度などは10年間です。
また、2024年1月1日以後に電子契約などで受け渡した、取引情報を含む契約書のデータは、電子帳簿保存法の電子取引にあたり、原則として電子データのまま保存する必要があります。保存の際は、改ざん防止の措置や、取引年月日・取引金額・取引先による検索などの要件を満たすことが基本です。ただし、一定の条件では検索要件の免除や猶予措置が認められます。詳細は国税庁の公式情報で確認しましょう。
参考：No.5930 帳簿書類等の保存期間｜国税庁
参考：電子帳簿等保存制度特設サイト｜国税庁
操作履歴と承認の記録
契約書管理システムでは、誰がいつ契約書を登録し、閲覧し、変更したかを操作履歴として残せる製品があります。監査や社内調査の際に、契約書が適切に管理されていたことを記録で示す材料として役立ちます。
締結前の審査や承認の経緯を契約書とひもづけて残せると、どのような判断を経て締結したかも確認できます。ワークフローの機能が製品に含まれるか、既存の稟議システムと連携するかで管理の範囲が変わるため、どこに記録を残すかを先に決めておきましょう。履歴の保存期間や、履歴を出力して監査の担当者へ提出できるかも確認したい項目です。
契約書管理システムの導入目的を社内でそろえる
契約書管理システムは、法務部門だけでなく、事業部門や経理部門も使います。部門ごとに導入に期待することが異なるため、目的をそろえ、効果を確かめる方法まで決めておくと、導入後に使われないという事態を防ぎやすくなります。
部門ごとに異なる期待の整理
法務部門は契約内容の審査や期限の管理を、事業部門は契約書をすぐ探せることを、経理部門は保存要件への対応や支払条件の確認を期待するといったように、重視する点が異なる場合があります。それぞれの期待を聞かずに導入すると、入力の負担だけが増えたと受け止められる場合があります。
導入前には各部門の担当者が集まり、困っている場面と期待することを書き出しましょう。優先する目的を合意しておくと、台帳の必須項目や権限の設計で意見が分かれた際の判断の基準として使えます。
目的にあわせた効果の測り方
導入の効果は、目的ごとに数字で確かめられる指標を決めておくと評価しやすくなります。期限管理なら期限までに対応が終わった契約の割合、検索なら契約書を探す時間や原本の取り寄せ件数が例として挙げられます。
保存の目的では、台帳に登録された契約書の件数と、締結の申請記録との差を確かめる方法があります。導入から数か月後に指標を見直し、目標に届かない場合は入力ルールや通知の設定を調整しましょう。指標の推移を関係部門で共有すると、運用の改善を続けやすくなります。
導入目的で比べる契約書管理システム一覧
期限管理や検索、電子取引データの保存、閲覧権限の設定といった導入目的に対応する製品の特徴を、この記事の観点で一覧にまとめました。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| マネーフォワード クラウド契約 | 法務相談から作成・承認・締結・保存管理まで一元化。他社の電子契約で締結した契約書の自動取り込みにも対応 |
| Contract One | 紙・電子の契約書をAIと専門スタッフの確認でデータ化。契約書同士の関係性をひも付け、検索や情報活用を支援 |
| MyQuick | AIによる台帳入力支援と契約期限の管理に対応。電子契約サービス連携や閲覧・ダウンロード制限も可能 |
| LegalXross | AIが契約書情報を自動抽出して台帳化。期限管理や全文検索、フォルダ単位の閲覧権限設定に対応 |
| OPTiM Contract | AIが管理台帳を自動作成。契約期限のメール通知や全文検索、グループ単位の閲覧権限管理に対応 |
| TOKIUM契約管理 | 紙の契約書のスキャン・原本保管を代行。電子契約の自動取り込みやAIによる台帳作成、更新アラートに対応 |
| 楽々Document Plus | AI-OCRで台帳を自動作成。期限通知やアクセスログ管理、電子契約連携に対応し、JIIMA認証も取得 |
| LIRIS CLM | 契約依頼から承認・締結・管理まで一元化。AIによる情報抽出や期限通知、ワークフローのカスタマイズに対応 |
目的にあわせて選べる契約書管理システム
更新期限の管理、契約書の検索、法令に沿った保存など、導入の目的ごとに重視する機能が異なる製品を紹介します。紙と電子のどちらの契約書を管理するかもあわせて確認してください。
マネーフォワード クラウド契約
- 法務相談-作成-申請-承認-締結-保存-管理までまるっとサポート
- 送信料・保管料がずっと0円。定額制のシンプルな料金体系
- 紙の契約書も電子契約もまとめて一元管理
株式会社マネーフォワードが提供する「マネーフォワード クラウド契約」は、法務相談の受付から契約書の作成、申請・承認、締結、保存管理までを一元化するクラウド型サービスです。ワークフロー機能を標準搭載し、承認から契約締結までの経緯を記録できます。また、他社の電子契約サービスで締結した契約書の自動取り込みにも対応。紙と電子の契約書をまとめて検索・管理でき、閲覧権限も設定可能です。契約業務全体の効率化と内部統制の強化を図りたい企業に適しています。
Contract One
- 契約書を正確にデータ化し、AIで扱いやすいデータベースを構築
- Contract One内で生成AIを活用し、さまざまな部門の課題を解決
- 法改正への対応をサポート
Sansan株式会社が提供する「Contract One」は、紙と電子の契約書を一元管理し、契約情報を活用しやすいデータベースを構築するクラウド型サービスです。AI-OCRと専門スタッフによる確認を組み合わせて契約書の情報をデータ化し、基本契約と個別契約などの関係性も自動でひも付けます。生成AIによる契約書の要約やチャット型検索にも対応し、取引先ごとの契約状況を横断して確認できます。部門ごとに分散している契約情報を集約し、検索や契約条件の確認に活用したい企業の候補です。
MyQuick
- 悩ましい電子契約と紙契約の一元管理をシステム面でサポート
- 電子署名サービスと連携して締結、期限管理等の業務効率をアップ
- AIによる自動入力や高度な統制機能で入力の手間、ミスを大幅削減
インフォコム株式会社が提供する「MyQuick」は、紙と電子の契約書を一元管理できる文書管理システムです。クラウドサインやGMOサイン、ドキュサインなどの電子契約サービスと連携し、契約締結から保管までの業務を支援します。AIによる台帳入力の省力化や過去の契約書の検索、更新期限の管理にも対応。閲覧・ダウンロード制限やIPアドレス制限などのセキュリティ機能も備えています。契約書の管理業務を効率化しながら、アクセス権限を細かく設定したい企業に向いています。
LegalXross
- 格納した契約書の情報をAIが自動で抽出し登録。追加課金は不要
- 抽出されたデータは項目毎に検索可能。複数項目での検索にも対応
- フォルダ毎の権限設定ができ、組織の改変時には統合も可能
SMBCリーガルX株式会社が提供する「LegalXross」は、契約書の作成・締結・管理・分析などを支援する契約管理プラットフォームです。その一機能である「AI契約書管理」では、紙と電子の契約書を一元管理し、契約相手先や締結日、取引金額などをAIが自動抽出して台帳を作成します。項目別検索や全文検索に加え、解約通知期限などの管理にも対応。フォルダ単位で閲覧権限を設定できるため、契約書の検索性向上と部門ごとのアクセス管理を両立したい企業の選択肢です。
OPTiM Contract
- AIが契約書管理台帳を自動作成・契約期限を自動で通知！
- AI読取のカスタマイズ、AI要約、AI契約紐づけなど豊富なAI機能！
- Docuworks文書の保管やスキャンデータの全文検索にも対応！
株式会社オプティムが提供する「OPTiM Contract」は、アップロードした契約書からAIが必要な情報を抽出し、管理台帳を自動作成するクラウド型の契約書管理システムです。契約終了日が近づくと担当者や部署の管理者へメールで通知し、期限の見落としを防ぎます。紙の契約書をスキャンしたPDFの全文検索や、グループ単位での閲覧権限管理にも対応。電子取引データの保存要件に関するJIIMA認証も取得しており、台帳作成の効率化と期限管理、法令対応を重視する企業の候補です。
TOKIUM契約管理
- 製本済みの契約書を非破壊でスキャン代行
- あらゆる電子契約サービスから自動取り込み
- AIが契約書の管理台帳を自動作成
株式会社TOKIUMが提供する「TOKIUM契約管理」は、締結済みの紙と電子の契約書を一元管理するクラウド型システムです。紙の契約書は郵送するだけで、製本済みの状態から非破壊でスキャンし、原本の保管まで代行します。電子契約サービスで締結した契約書も自動で取り込め、AIが管理台帳を作成。契約更新の時期を自動計算してメールで通知するほか、契約書の全文検索にも対応しています。紙の契約書が多く、電子化作業と保管の負担を減らしたい企業に適しています。
楽々Document Plus
- 申請～締結・保管まで一気通貫！（電子契約サービス連携）
- 期限管理や（手書きOCR検索可）など豊富な機能でスマートに管理
- AI-OCRによる属性自動入力や、対話型QAのAI-Chatで業務効率向上
住友電工情報システム株式会社が提供する「楽々Document Plus」は、紙と電子の契約書を一元管理できる文書管理システムです。AI-OCRが取引先名や契約日、有効期限などを自動抽出して台帳を作成し、更新・解約期限が近づくと担当者へ通知します。電子契約サービスとの連携や契約審査ワークフローに加え、生成AIを活用した対話型検索にも対応。アクセス権限の設定や操作ログの管理、電子帳簿保存法への対応も可能です。契約管理と文書管理、内部統制をまとめて強化したい企業に向いています。
LIRIS CLM
- 契約書の作成から承認、締結、管理まで一括して管理
- 抜群の操作性で、とにかく使いやすい！
- 業務フローに合わせて画面や権限を柔軟にカスタマイズ
LIRIS株式会社が提供する「LIRIS CLM」は、契約依頼の受付から作成、承認、締結、管理までを一つの基盤で扱うクラウド型の契約業務プラットフォームです。LLMとOCRを活用して契約書から必要な情報を抽出し、データベース化します。契約終了や自動更新のアラートに加え、ワークフローによる進捗の可視化や、契約業務のリードタイム分析にも対応。管理項目や権限を自社の運用にあわせて設定でき、契約書の管理だけでなく、契約業務全体を標準化したい企業の候補です。
まとめ
契約書管理システムの目的は、更新や解約の期限を守ること、必要な契約書をすぐ探して共有すること、法令とルールに沿って保存し管理の状況を説明することの3つに整理できます。目的によって台帳の項目や権限、履歴の設計が変わるため、部門ごとの期待をそろえて優先順位を決めることが大切です。自社の目的に対応する機能を見極めるため、資料請求で各製品を比べてみてください。
