ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■構築方法別
- SaaSを設定してすぐ使い始めたい：ジンジャーサイン
- クラウドとオンプレミスから選びたい：MyQuick、楽々Document Plus
- 台帳項目や画面を自社用に変えたい：LIRIS CLM、OPTiM Contract、MyQuick
- API連携で稟議や社内の他システムとつなぎたい：OPTiM Contract、MyQuick、Contract One、マネーフォワード クラウド契約、クラウド型電子契約サービス クラウドサイン
- ■構築の支援体制別
- 過去の契約書の登録代行あり：LIRIS CLM、MyQuick、Contract One、TOKIUM契約管理
- 初期設定や運用設計の支援あり：LIRIS CLM、Contract One、ジンジャーサイン
契約書管理システムを構築する3つの方法
契約書管理システムの構築方法は、どこまで自社で作り込むかによって3つに分けられます。費用や期間、運用の負担がそれぞれ異なるため、特徴を把握したうえで選びましょう。
自社開発で一から作る
自社開発は、社内のエンジニアや開発会社に依頼して、契約書管理の仕組みを一から作る方法です。稟議システムや基幹システムとの連携、独自の承認ルートなど、自社の業務にあわせた設計ができます。
一方で、要件定義から開発、テストまでに時間と費用がかかります。法改正があった場合の改修や、担当エンジニアの退職後の保守も自社で考える必要があります。既製品では満たせない要件があるかを確かめてから選ぶとよいでしょう。
ノーコードツールで作る
ノーコードツールは、プログラムを書かなくても、画面の操作だけでデータベースや入力画面を作れるサービスです。契約書の台帳と添付ファイルの保存、簡単な承認フローであれば、社内の担当者が短期間で作れる場合があります。
ただし、更新期限の通知や版の管理、電子契約サービスとの連携は、自分で設定を組み立てるか、追加の拡張機能が必要になる場合があります。作った担当者しか仕組みを理解していない状態にならないよう、設計内容を文書に残しておきましょう。
SaaSを自社用に設定して使う
SaaS（インターネット経由で利用するソフトウェア）の契約書管理システムを契約し、台帳項目や権限、通知を自社用に設定して使う方法です。更新期限の通知や検索といった基本機能があらかじめ備わっているため、開発なしで使い始められます。
設定できる範囲は製品ごとに異なり、項目の追加や画面の変更に制限がある場合もあります。自社の要件のうち、どこまで設定で対応でき、どこを運用で補うのかを、無料トライアルやデモで確かめましょう。
構築前に決める契約書管理の要件
契約書管理システムの構築を始める前に、何を、誰が、どのように管理するかを決めておく必要があります。要件があいまいなまま進めると、構築後に作り直しが発生する場合があります。
管理する契約の範囲と台帳項目
最初に、管理の対象を決めます。取引基本契約や秘密保持契約、業務委託契約、賃貸借契約など、どの種類の契約を登録するのか、覚書や注文書も含めるのかを整理します。
次に、台帳に持たせる項目を決めます。取引先名、契約の種類、締結日、契約期間、自動更新の有無、解約通知の期限、担当部署、原本の保管場所などが代表的な項目です。項目が多すぎると入力の負担が増えるため、検索や通知に使う項目を優先しましょう。
閲覧権限と承認の流れ
契約書には取引条件や価格が書かれているため、全社員が自由に閲覧できる状態は避けたいところです。部署ごと、契約の種類ごとに誰が閲覧・編集できるかを決め、権限の表を作っておきます。
あわせて、契約書を登録するときに上長や法務部門の確認を経るのか、登録後に誰が台帳を承認するのかも決めます。承認の流れを図にしておくと、システムの設定や開発の担当者と認識をそろえやすくなります。
法令にもとづく保存の要件
電子契約で締結した契約書は、電子帳簿保存法の電子取引データとして保存する必要があります。タイムスタンプの付与や訂正削除の記録といった改ざんを防ぐ措置、取引年月日・取引金額・取引先での検索など、満たすべき要件が定められています。
自社開発やノーコードで構築する場合、これらの要件を自社で満たす設計が必要です。要件の詳細は国税庁の公式情報で確認し、判断に迷う点は税理士や顧問の専門家に相談しましょう。
契約書管理システム構築の進め方
要件が固まったら、構築作業に入ります。どの構築方法でも、小さく試して確認しながら進めると、本番稼働後の手戻りを減らせます。ここでは構築から稼働までの流れを3つの段階で見ていきましょう。
1. 業務フローの整理と設計
まず、契約の申請から審査、締結、登録、更新までの現在の流れを書き出し、システムに置き換える部分を決めます。紙の原本を残す契約と、電子契約で締結する契約で流れが分かれる場合は、それぞれ整理します。
そのうえで、台帳項目や権限、通知のルールを設計書にまとめます。SaaSを使う場合も、設定内容を一覧にしておくと、後で担当者が替わったときに設定の意図を引き継げます。
2. テスト登録と既存データの移行
設計ができたら、実際の契約書を数十件ほど登録して動作を試します。検索で目的の契約書が見つかるか、通知が意図したタイミングで届くか、権限のない人が閲覧できないかといった点が確認ポイントです。
問題がなければ、Excelの台帳や共有フォルダにある既存の契約書を移行します。件数が多い場合は、有効な契約から優先して登録し、終了済みの契約は保存期間を確認したうえで順次移すと、作業負担を分散できるでしょう。
3. 本番稼働と並行運用
本番稼働の直後は、従来の管理方法と並行して運用し、登録漏れや通知の不具合がないかを確認します。並行期間を設けることで、問題が見つかっても従来の台帳で業務を続けられます。
利用者向けには、登録の手順や入力ルールをまとめたマニュアルを用意し、問い合わせ先を明確にしておきましょう。部署ごとに説明会を開くと、登録のルールが現場に伝わりやすくなります。稼働から一定期間後に利用状況を振り返り、使われていない項目や設定を見直します。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で契約書管理システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
自作の契約書管理システムで抜けやすい機能
自社開発やノーコードで契約書管理システムを構築すると、台帳と保存の仕組みは作れても、周辺の機能が後回しになる場合があります。構築時に見落としやすい機能を確認しておきましょう。
更新期限の通知と担当者の引き継ぎ
契約書管理で重要な機能の一つが、満了日や解約通知期限の前に担当者へ知らせる仕組みです。自作の場合、通知の送信処理を別途作る必要があり、送信に失敗したときに気づけない設計になっていることがあります。
また、担当者が異動や退職をすると、通知の送り先が無効になるおそれがあります。部署宛てに送る設定や、送信の履歴を確認できる仕組みも構築時に用意しておくと、更新漏れを防ぎやすくなります。
関連契約のひもづけと操作ログ
基本契約に対して覚書や変更契約が追加されると、最新の契約条件を確認するには複数の書類をたどる必要があります。関連する契約同士をひもづける項目がないと、変更前の条件で判断してしまうおそれがあります。
さらに、誰がいつ契約書を閲覧・変更したかを記録する操作ログも、自作では省かれがちです。内部監査や情報漏えいの調査で必要になる場合があるため、記録の範囲と保存期間を決めて実装しましょう。
構築を外部に任せる作業と社内に残す役割
契約書管理システムの構築は、全工程を社内で行う必要はありません。開発会社や提供会社に任せる作業と、社内の法務部門や情報システム部門が担う役割を分けて考えましょう。
開発会社や提供会社に任せる作業
システムの開発やサーバーの構築、他システムとの連携開発は、開発会社や提供会社に任せることができます。SaaSの場合も、初期設定の支援や、過去に締結した契約書の登録代行を提供している会社があります。
依頼する際は、支援の範囲が設定方法の案内なのか、設定作業の代行なのかを確認しておくことが大切です。見積もりの段階で作業内容を一覧にしてもらうと、追加費用の発生を抑えやすくなります。
法務部門や情報システム部門が担う役割
どの契約を管理し、誰に閲覧を許すかといった判断は、外部に任せられません。法務部門は台帳項目や登録ルールを決め、情報システム部門は権限やアカウントの管理、セキュリティの確認を担います。
構築後も、法改正や組織変更にあわせて設定を見直す必要があります。特定の担当者だけが仕組みを理解している状態を避けるため、複数人で設定内容を共有し、変更の手順を文書にしておきましょう。
構築方法と支援体制で見る製品一覧
SaaSを設定して使う場合に比べたい製品を、構築のしやすさや提供会社の支援に関わる特徴とあわせて表にしました。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| LIRIS CLM | 契約項目や権限を自社用に設定可能。導入設計から利用定着まで伴走支援 |
| OPTiM Contract | API連携と導入企業ごとのカスタマイズに対応。AI読取のカスタマイズも可能 |
| MyQuick | オンプレミスとクラウドに対応。AIの台帳作成に加え人手の入力サービスも |
| Contract One | 専任コンサルタントが業務の棚卸しから定着まで支援。API連携も可能 |
| TOKIUM契約管理 | 過去分を含む契約書のスキャンとアップロードを代行。原本の保管も代行 |
| マネーフォワード クラウド契約 | 社内申請のワークフローを標準搭載。Salesforce・Slack・APIと連携 |
| 楽々Document Plus | オンプレミスとクラウドから選択可能。契約審査ワークフローを標準搭載 |
| クラウド型電子契約サービス クラウドサイン | SalesforceやkintoneとAPI連携し、稟議や商談とひもづけて管理 |
| ジンジャーサイン | 担当者による運用設計や勉強会、マニュアル作成で導入を支援 |
開発せずに自社用の仕組みを整えられる製品
自社開発やノーコードでの構築と比べる際の候補として、設定の自由度や連携、登録代行、導入支援に特徴のある製品を紹介します。
LIRIS CLM
- 契約書の作成から承認、締結、管理まで一括して管理
- 抜群の操作性で、とにかく使いやすい！
- 業務フローに合わせて画面や権限を柔軟にカスタマイズ
LIRIS株式会社が提供する「LIRIS CLM」は、SaaSを使いながら、契約項目やワークフロー、権限を自社の運用にあわせて組み立てたい企業向けの契約業務プラットフォームです。導入設計から初期設定、利用定着までの伴走支援があり、管理者向けの初期操作説明や利用者向けの説明会も案内されています（内容はプランにより異なります）。オプションとして、契約書データの整備や登録代行、業務プロセス設計のコンサルティングも用意されており、構築作業の一部を任せられます。
OPTiM Contract
- AIが契約書管理台帳を自動作成・契約期限を自動で通知！
- AI読取のカスタマイズ、AI要約、AI契約紐づけなど豊富なAI機能！
- Docuworks文書の保管やスキャンデータの全文検索にも対応！
株式会社オプティムが提供する「OPTiM Contract」は、自作では手間のかかる期限通知や全文検索を、設定して使える形で備えたAI契約書管理システムです。API連携と導入企業ごとのカスタマイズにも対応しています。AI読取のカスタマイズにも対応しているため、管理したい項目にあわせた運用を検討できます。稟議情報やシステム構成図などの関連書類を契約書1件に最大10ファイルまでひもづけて保管でき、関連資料の置き場所を別に作らずに済みます。
MyQuick
- 悩ましい電子契約と紙契約の一元管理をシステム面でサポート
- 電子署名サービスと連携して締結、期限管理等の業務効率をアップ
- AIによる自動入力や高度な統制機能で入力の手間、ミスを大幅削減
インフォコム株式会社が提供する「MyQuick」は、API連携や導入企業ごとのカスタマイズに対応したAI文書管理システムです。自社開発ほど作り込まずに、自社の要件にあわせた構築を提供会社と相談しやすいでしょう。提供形態はクラウドとオンプレミスの両方があります。台帳作成をAIが支援し、AIだけでは足りない場合は人手による入力サービスも利用できます。導入支援のパートナーとして、リコージャパン株式会社が案内されています。
Contract One
- 契約書を正確にデータ化し、AIで扱いやすいデータベースを構築
- Contract One内で生成AIを活用し、さまざまな部門の課題を解決
- 法改正への対応をサポート
Sansan株式会社が提供する「Contract One」は、構築の作業を外部の支援に任せつつ、契約業務の流れも見直したい企業が検討したいサービスです。専任のコンサルタントが、現在の契約業務の棚卸しから導入後の業務フローの再構築、現場社員向けの勉強会まで支援すると案内されています。紙の契約書のスキャン代行に対応し、API連携も可能です。電子契約サービスやSansan、Bill Oneと連携して、契約情報を営業や経理の業務でも活用できます。
TOKIUM契約管理
- 製本済みの契約書を非破壊でスキャン代行
- あらゆる電子契約サービスから自動取り込み
- AIが契約書の管理台帳を自動作成
株式会社TOKIUMが提供する「TOKIUM契約管理」は、既存の契約書の移行作業を社内に残したくない場合に比べたい契約書管理システムです。導入前に締結した過去の契約書も含め、製本済みの契約書を非破壊でスキャンし、アップロードまで代行すると案内されています。利用期間中は紙の原本の保管も代行し、必要なときは1件単位で取り出せる仕組みです。AIが更新時期を自動計算してメールで知らせるため、自作で抜けやすい期限通知の仕組みを一から作らずに済みます。
マネーフォワード クラウド契約
- 法務相談-作成-申請-承認-締結-保存-管理までまるっとサポート
- 送信料・保管料がずっと0円。定額制のシンプルな料金体系
- 紙の契約書も電子契約もまとめて一元管理
株式会社マネーフォワードが提供する「マネーフォワード クラウド契約」は、社内申請と締結、保管を一つのサービスでまかないたい企業向けの契約管理サービスです。ワークフロー機能を標準で搭載し、承認者を固定する機能や進行状況の確認にも対応しています。外部連携としてSalesforce、Slack、API連携が案内されており、SSOによるログイン管理も可能です。他社の電子契約で締結した契約書も自動で取り込めるため、締結方法ごとに保管先を分けずに済みます。
楽々Document Plus
- 申請～締結・保管まで一気通貫！（電子契約サービス連携）
- 期限管理や（手書きOCR検索可）など豊富な機能でスマートに管理
- AI-OCRによる属性自動入力や、対話型QAのAI-Chatで業務効率向上
住友電工情報システム株式会社が提供する「楽々Document Plus」は、自作では作り込みに手間がかかる契約審査ワークフローを標準で搭載した文書管理システムです。契約書の起案から承認、公開までをペーパーレスで進められ、更新・解約時期の自動通知にも対応します。提供形態はオンプレミスとクラウドから選べます。電子帳簿保存法のスキャナ保存と電子取引に対応しており、保存要件を自社で一から設計する負担を抑えられます。導入支援のパートナーとして、日本オフィスシステム、キーウェアソリューションズ、リコージャパンが挙げられています。
クラウド型電子契約サービス クラウドサイン
- 累計契約送信件数3000万件超!※弁護士が監修した電子契約サービス
- 官公庁からスタートアップまで幅広い層の導入実績
- 電子帳簿保存法の要件を満たしたデータ保存が可能
弁護士ドットコム株式会社が提供する「クラウド型電子契約サービス クラウドサイン」は、契約の締結を既存の業務システムとつなげたい企業が確かめたい電子契約サービスです。SalesforceやkintoneとAPIで連携し、契約書を稟議や商談とひもづけて管理できると案内されています。導入企業ごとのカスタマイズにも対応しています。取引相手は登録不要で利用でき、電子帳簿保存法の要件を満たしたデータ保存にも対応しています。
ジンジャーサイン （jinjer株式会社）
- わかりやすいデザインと充実したサポート体制！
- ワークフローと契約書管理が一気通貫で利用できる！
- 従業員の組織データを活用した権限設定が可能！
まとめ
契約書管理システムの構築方法には、自社開発、ノーコードツールでの作成、SaaSを設定して使う方法があります。どの方法でも、管理する契約の範囲や台帳項目、閲覧権限、法令にもとづく保存要件を先に決めることが重要です。自作する場合は更新期限の通知や関連契約のひもづけ、操作ログが抜けやすいため注意しましょう。SaaSと比べて検討する際は、資料請求で設定できる範囲や支援体制を確認してください。
