ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■防ぎたい失敗別
- 締結後の登録漏れを減らしたい：TOKIUM契約管理、マネーフォワード クラウド契約、OPTiM Contract
- 更新期限の通知を担当者と部署の管理者に届けたい：OPTiM Contract
- 過去の紙の契約書を早く台帳化したい：TOKIUM契約管理、Contract One、MyQuick、楽々Document Plus
- 覚書や変更契約を基本契約とひもづけたい：Contract One、OPTiM Contract
契約書管理システムの失敗は登録漏れから始まる
契約書管理システムは、契約書が登録されて初めて役に立ちます。登録が漏れると、検索しても見つからず、更新期限の通知も届きません。導入後に起こりやすい登録の失敗を2つ見ていきましょう。どちらも、ルールの決め方とシステムの機能の両面から防ぐことができます。
締結後の登録が担当者任せになる
契約を締結した事業部門の担当者が契約書管理システムに登録する運用では、忙しい時期に登録が後回しになり、そのまま忘れられるケースがあります。登録の期限や担当が決まっていないと、誰が登録するのかがはっきりしません。法務部門は登録されていない契約に気づけず、更新期限の通知も届かないまま時間が過ぎてしまいます。
防ぐには、締結から何日以内に誰が登録するかをルールにし、法務部門が締結の申請とシステムの登録を突き合わせて確認する方法が有効です。電子契約サービスと連携して、締結した契約書が自動で取り込まれる製品を選ぶ方法もあります。紙で締結する契約は、原本を法務部門に送る手順とあわせて登録状況を確認するとよいでしょう。
過去の紙の契約書が移行されない
新しく締結する契約から登録を始め、過去の紙の契約書は後で移すと決めたまま、移行が進まないケースもあります。有効な契約の多くが紙のまま残っていると、システムを見ても契約の全体像がわからず、利用者が使わなくなるおそれがあります。
過去の契約書は、現在も有効な契約や自動更新の契約から優先して登録すると、効果が早く表れます。件数が多い場合は、スキャンや台帳入力の代行サービスや、AI-OCR（AIを使って文字を読み取る技術）で項目を読み取る機能を活用する方法も検討しましょう。移行の期限と担当を決めておくと、後回しになるのを防ぎやすくなります。
更新期限の通知が役に立たない失敗
更新期限の通知は、契約書管理システムを導入する目的の一つです。しかし、設定や運用に問題があると、通知が届いても対応が間に合わなかったり、通知自体が届かなかったりします。通知機能があっても、期限までに対応できるとは限らない点に注意しましょう。
自動更新と解約通知期限の入力漏れ
契約書には、期間満了の何か月前までに申し出がなければ自動で更新されるといった条項が含まれることがあります。台帳に満了日だけを登録し、解約を申し出る期限を入力していないと、満了日の直前に通知が届いても、解約の申し出が間に合いません。その結果、見直すつもりだった契約が、同じ条件のまま更新されてしまいます。
台帳には満了日とあわせて、自動更新の有無と解約通知の期限を必須項目として設けましょう。契約書の条項を読み取って入力する担当者が迷わないよう、入力例を示したマニュアルを用意すると、入力のばらつきを抑えられます。
通知先が異動者や退職者のまま
通知の送り先を個人に設定していると、担当者が異動や退職をした後も、元の担当者宛てに通知が送られ続けることがあります。通知メールが確認されないまま期限を過ぎてしまうおそれがあります。
通知は個人だけでなく、部署の共有アドレスや上長にも送られるよう設定すると、確認されないリスクを下げられます。人事異動の時期には、契約ごとの担当者を一覧で出力し、異動者の契約を引き継ぐ手順を決めておきましょう。通知の送信履歴を確認できる製品であれば、届いていない通知に気づく手がかりにもなります。
契約書管理システムが検索できない台帳になる失敗
契約書が登録されていても、目的の契約書を探せなければ意味がありません。台帳の入力ルールや関連する契約の扱いがあいまいだと、検索で見つからない台帳になってしまいます。
取引先名や契約名の表記がそろわない
同じ取引先でも、正式名称と略称、「株式会社」の位置の違いなどで表記が分かれると、取引先名で検索しても一部の契約書しか見つかりません。契約名も「業務委託契約書」「委託契約」のように担当者ごとに書き方が変わると、種類での絞り込みができなくなります。
取引先名は取引先の一覧から選ぶ形式にし、契約の種類は選択肢から選ぶ形式にすると、表記の揺れを抑えられます。既存の登録データは、移行のタイミングで表記をそろえておくとよいでしょう。取引先の社名変更や合併があった場合に、台帳の表記を更新する担当も決めておくと安心です。
覚書や変更契約が基本契約とつながらない
基本契約を結んだ後に、覚書や変更契約で単価や期間を変えることがあります。これらが別々の契約として登録され、基本契約とのつながりがわからないと、古い条件のまま判断してしまうおそれがあります。
登録時に関連する基本契約を指定できる項目を設け、基本契約の画面から覚書や変更契約をたどれるようにしておきましょう。関連契約のひもづけ機能を備えているかは、製品を選ぶ段階で確認したい項目です。システムで対応できない場合は、備考欄に基本契約の管理番号を入力するルールを設ける方法もあります。
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電子契約の保存方法が法令とずれるケース
電子契約の利用が広がると、紙の契約書とは異なる保存のルールに従う必要があります。紙の運用の延長で電子契約を扱うと、法令の要件とずれてしまう場合があります。
電子契約のデータを紙に印刷して保存
電子契約で締結した契約書は、電子帳簿保存法の電子取引データにあたり、2024年1月以降は原則として電子データのまま保存することが求められています。紙に印刷して保管するだけでは、要件を満たさない場合があります。
従来の紙の運用にあわせて印刷し、電子データは電子契約サービスに置いたままにしていると、サービスの契約が終わったときにデータを失うおそれもあります。電子データを契約書管理システムに取り込み、保存先を一本化しておきましょう。保存方法を切り替える際は、経理部門とも手順を共有しておくと安心です。
検索の要件を満たさない保存
電子取引データの保存では、取引年月日、取引金額、取引先で検索できる状態にしておくことが求められます。共有フォルダに置いただけで、ファイル名や台帳にこれらの情報がないと、要件を満たさない可能性があります。
契約書管理システムに登録する際は、これらの項目を入力する運用にしておくと対応しやすくなります。要件の詳細や、売上高などによる例外の扱いは国税庁の公式情報で確認し、判断に迷う場合は税理士に相談しましょう。紙で締結した契約書とは保存のルールが異なるため、台帳に締結方法を記録しておくと区別しやすくなります。
失敗に気づいたら行う見直しの手順
契約書管理システムがうまく使われていないと感じたら、まず現状を数字で把握し、原因に応じてルールや設定を見直します。立て直しの手順を2つの段階で紹介します。
1. 登録状況と漏れの棚卸し
最初に、締結の申請や稟議の記録と、契約書管理システムの登録件数を突き合わせ、登録されていない契約を洗い出します。あわせて、自動更新の有無や解約通知の期限が空欄になっている契約の件数も確認します。
漏れがどの部署や契約の種類に偏っているかがわかると、原因を絞り込めます。登録の手順がわかりにくいのか、担当が決まっていないのかを、利用者への聞き取りもあわせて確かめましょう。担当者一人で調べず、法務部門と事業部門の複数人で結果を共有すると、原因の見落としを減らせます。
2. 入力ルールと通知設定の再設計
棚卸しの結果をもとに、必須項目の見直しや選択式の入力への変更、登録の期限と担当の明確化を行います。通知先は部署単位にするなど、担当者の異動に左右されにくい設定に変えましょう。
ルールを変えたら、利用者向けのマニュアルを更新し、説明の機会を設けます。数か月後に再び登録状況を確認し、改善が進んでいるかを振り返ると、同じ失敗を繰り返しにくくなります。
登録漏れや更新漏れを防ぐ製品の比較表
契約書管理で起こりやすい失敗の防ぎ方に関わる機能を中心に、この記事で紹介する製品を表にまとめました。自社でつまずいている場面と照らしあわせてご覧ください。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| TOKIUM契約管理 | 電子契約サービスから自動保存。過去の紙の契約書も非破壊でスキャンを代行 |
| マネーフォワード クラウド契約 | ワークフローを標準搭載。他社電子契約の契約書も締結完了時に自動で取り込み |
| OPTiM Contract | 終了日前に担当者と部署の管理者へメール通知。AIが管理台帳を作成 |
| Contract One | 基本契約と個別契約の親子関係を自動判定し、契約ツリーとして表示 |
| MyQuick | AIによる台帳入力の支援に加え、人手による入力サービスも用意 |
| 楽々Document Plus | 手書きを含む契約書からAI-OCRで属性を抽出。更新・解約時期を自動通知 |
つまずきやすい場面を補う契約書管理システム
登録の漏れ、通知の届け先、紙の契約書の移行、関連契約のひもづけといった失敗の原因に対応する機能を備えた製品を紹介します。
TOKIUM契約管理
- 製本済みの契約書を非破壊でスキャン代行
- あらゆる電子契約サービスから自動取り込み
- AIが契約書の管理台帳を自動作成
株式会社TOKIUMが提供する「TOKIUM契約管理」は、登録が担当者任せになる失敗と、過去の紙の契約書が移行されない失敗の両方に手を打ちやすい契約書管理システムです。自社発行か取引先発行かを問わず、電子契約サービスで締結した契約書を自動で保存できると案内されています。紙の契約書は郵送するだけでスキャンが代行され、製本済みのものも非破壊で読み取られます。取引先情報の名寄せにも対応しているため、同じ取引先の契約を重複なく管理しやすいでしょう。
マネーフォワード クラウド契約
- 法務相談-作成-申請-承認-締結-保存-管理までまるっとサポート
- 送信料・保管料がずっと0円。定額制のシンプルな料金体系
- 紙の契約書も電子契約もまとめて一元管理
株式会社マネーフォワードが提供する「マネーフォワード クラウド契約」は、申請・承認と締結、保管を一つの流れにまとめ、登録漏れを起こしにくくしたい企業向けの契約管理サービスです。ワークフロー機能を標準で搭載し、承認が済んだ契約書とまだ締結していない契約書を一つの画面で把握できます。他社の電子契約サービスで締結した契約書も締結完了時に自動で取り込めるため、締結後の手作業による登録を減らせます。紙の契約書もあわせて一元管理できます。
OPTiM Contract
- AIが契約書管理台帳を自動作成・契約期限を自動で通知！
- AI読取のカスタマイズ、AI要約、AI契約紐づけなど豊富なAI機能！
- Docuworks文書の保管やスキャンデータの全文検索にも対応！
株式会社オプティムが提供する「OPTiM Contract」は、更新期限の通知が担当者一人で止まってしまう失敗を防ぎたい場合に検討したいAI契約書管理システムです。契約の終了日が近づくと、担当者に加えて部署の管理者にもメールで知らせると案内されています。アップロードした契約書からAIが管理台帳を作成し、AI契約紐づけの機能も備えています。連携している電子契約サービスから締結済みの契約書を取り込めるほか、スキャンデータの全文検索も可能です。
Contract One
- 契約書を正確にデータ化し、AIで扱いやすいデータベースを構築
- Contract One内で生成AIを活用し、さまざまな部門の課題を解決
- 法改正への対応をサポート
Sansan株式会社が提供する「Contract One」は、覚書や変更契約が基本契約とつながらない台帳を立て直したい企業が確かめたいサービスです。基本契約と個別契約の親子関係を自動で判定し、「契約ツリー」として表示できます。取引先の社名が変わっても契約先ごとにまとめられるため、社名変更の前後で契約が分かれて見つからない状態を避けやすいでしょう。紙の契約書のスキャン代行や、契約書の主要項目のデータ化にも対応しており、未移行の契約書が多い場合にも検討できます。
MyQuick
- 悩ましい電子契約と紙契約の一元管理をシステム面でサポート
- 電子署名サービスと連携して締結、期限管理等の業務効率をアップ
- AIによる自動入力や高度な統制機能で入力の手間、ミスを大幅削減
インフォコム株式会社が提供する「MyQuick」は、過去の契約書の移行が後回しになっている企業が、AIと人手の入力支援を組み合わせて台帳化を進めたいときの選択肢です。台帳作成の手間をAIが支援し、AIだけでは足りない場合に向けて人手による入力サービスも用意されています。クラウドサイン、GMOサイン、ドキュサインといった電子契約サービスと連携でき、過去の類似契約を検索して流用することも可能です。更新期限の管理もシステムで行えます。
楽々Document Plus
- 申請～締結・保管まで一気通貫！（電子契約サービス連携）
- 期限管理や（手書きOCR検索可）など豊富な機能でスマートに管理
- AI-OCRによる属性自動入力や、対話型QAのAI-Chatで業務効率向上
住友電工情報システム株式会社が提供する「楽々Document Plus」は、手書きを含む紙の契約書から台帳を作りたい企業が比べたい文書管理システムです。AI-OCRが取引先名や契約日、有効期限などの属性を抽出し、台帳を自動で作成します。更新・解約時期が近づくと担当者へ知らせる自動更新リマインダーも搭載しています。電子帳簿保存法のスキャナ保存と電子取引に対応し、JIIMA認証も取得しているため、電子契約の保存方法を見直す際にも確認しやすいでしょう。
まとめ
契約書管理システムの失敗は、運用面から起こる場合があります。代表的なのは、契約書の登録漏れ、解約通知期限の入力漏れや通知先の誤り、表記の揺れや関連契約のつながりの欠如、電子契約の保存方法のずれです。失敗に気づいたら、登録状況を棚卸しし、入力ルールと通知設定を見直しましょう。電子契約との連携や関連契約のひもづけなど、失敗を防ぐ機能は製品で異なるため、資料請求で比べてみてください。
