ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■運用で任せたい作業別
- 更新期限の自動通知：LIRIS CLM、OPTiM Contract、TOKIUM契約管理、楽々Document Plus、Contract One
- 契約の進捗や状態を一覧で把握：LIRIS CLM、Contract One
- 紙の原本の保管やスキャンの代行：TOKIUM契約管理、Contract One
- ■部門の役割分担を支える機能別
- 部署やグループ単位で閲覧権限を分けたい：OPTiM Contract、LegalXross、ジンジャーサイン
- 事業部門からの契約依頼や法務相談を受け付けたい：LIRIS CLM、マネーフォワード クラウド契約
契約書管理システムの運用は契約の流れで考える
契約書管理システムの運用ルールは、契約書が締結されてから廃棄されるまでの流れに沿って決めると、抜け漏れを防ぎやすくなります。まず全体の流れと、部門ごとの役割を整理しましょう。
締結から廃棄までの5つの段階
契約書は、締結、登録、保管、更新・変更、終了・廃棄という段階をたどります。運用ルールでは、段階ごとに作業の内容と期限、担当者を決めておきます。例えば、締結後の登録は何日以内か、更新の判断はいつまでに誰が行うかといった内容です。
段階の区切りがあいまいだと、登録は済んだが原本がどこにあるかわからない、契約が終わったのに台帳上は有効のまま、といった状態が生まれます。台帳に契約の状態を示す項目を設け、段階が進むたびに更新する運用にすると、現状を把握しやすくなります。状態ごとに件数を集計できれば、登録待ちや判断待ちの契約が滞っていないかも確かめられます。
法務部門と事業部門の役割分担
契約書管理の運用では、法務部門だけで全部を担うと、契約の背景や更新の要否を判断する情報が不足します。一方、事業部門に任せきりにすると、登録の品質がそろいません。双方の強みを生かせるよう、作業ごとに担当を分けることが大切です。
例えば、法務部門が台帳の項目や入力ルールを定めて内容を確認し、事業部門が契約の登録や更新の判断を担う形が考えられます。総務部門が紙の原本を保管する場合もあります。どの作業をどの部門が担うかを表にまとめ、社内に周知しておきましょう。部門ごとに閲覧や編集の権限を分けられる製品であれば、役割分担をシステムの設定にも反映できます。
締結後の登録と原本保管のルール
契約書管理システムの運用で最初に決めたいのが、締結した契約書を登録するルールと、紙の原本の保管方法です。ここが崩れると、検索や通知といった機能が生かされません。
登録の期限と入力項目の決め方
登録のルールでは、締結から何日以内に登録するか、誰が登録するかを決めます。電子契約で締結した契約書は連携で自動登録されるのか、手作業でアップロードするのかによって、担当者の作業も変わります。自動登録の場合も、台帳項目に不足がないかを確認する担当は決めておきましょう。登録が済んだ契約書は、状態の項目を「有効」に切り替えるところまでを登録作業に含めます。
入力項目は、取引先名、契約の種類、契約期間、自動更新の有無、解約通知の期限、担当部署などを必須にし、選択式で入力できる項目は選択式にします。入力例を示したマニュアルを用意すると、担当者による入力のばらつきを抑えられます。
紙の原本の保管場所と管理番号
紙で締結した契約書は、スキャンしたデータを契約書管理システムに登録したうえで、原本も保管します。原本の保管場所がわからなくなると、訴訟や監査で原本の提示を求められたときに対応できないおそれがあります。
原本には台帳と同じ管理番号を付け、どのキャビネットや保管箱に入れたかを台帳に記録しましょう。保管を外部の倉庫に委託する場合は、取り寄せにかかる日数や手順も決めておくと、急ぎの確認にも対応できます。原本を持ち出したときは、貸出と返却の記録を残しておくと紛失のリスクを下げられます。
更新や変更契約を管理する運用
契約期間中は、更新期限への対応と、覚書や変更契約の追加が主な運用作業です。通知を受け取った後に何をするかまで決めておくことで、期限内に対応できる運用を作れます。
更新アラートを受けた後の判断の流れ
契約書管理システムから更新期限の通知が届いたら、担当部署は契約を継続するか、条件を変えて更新するか、解約するかを判断します。判断の期限は、解約通知の期限から逆算し、相手方への連絡や社内の承認に必要な日数を見込んで設定します。条件の見直しを交渉する場合は、さらに余裕を持たせておくと安心です。
判断の結果は台帳に記録し、解約する場合は解約通知を送った日と方法も残しておきましょう。対応状況を一覧で確認できる製品であれば、期限が近いのに判断が済んでいない契約を法務部門が把握し、担当部署に確認できます。
覚書・変更契約の登録とひもづけ
契約期間中に単価や業務の範囲を変える場合、覚書や変更契約を結びます。これらを登録する際は、元の基本契約とひもづけ、どの条件が変わったかを台帳に記録しておくことが大切です。
ひもづけがないと、基本契約だけを見た担当者が古い条件で判断してしまうおそれがあります。変更契約によって契約期間が延びた場合は、更新期限の通知日も見直す必要があります。登録時の確認項目に、通知日の再設定を含めておきましょう。法務部門が登録内容を確認する手順を設けると、ひもづけの漏れにも気づけます。
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契約終了後の保存期間と廃棄の運用
契約が終了しても、契約書はすぐに廃棄できるわけではありません。法令や社内規程にもとづいて保存期間を決め、期間が過ぎた契約書を計画的に廃棄する運用が必要です。
保存期間の決め方
契約書の保存期間は、法令の定めと社内規程をもとに決めるのが基本です。法人税法では、取引に関して作成・受領した書類について原則7年間の保存が定められており、欠損金が生じた事業年度などでは10年間とされています。会社法でも、会計帳簿と事業に関する重要な資料を10年間保存するよう求めています。
契約の種類によっては、これより長く保存する企業もあります。保存期間の起算日を契約終了日とするのか事業年度末とするのかも含め、顧問の専門家に確認したうえで社内規程に定めましょう。契約書管理システムに保存期間の終了日を登録しておくと、廃棄の対象を検索で抽出でき、確認の手間を減らせます。
廃棄の承認と記録の残し方
保存期間を過ぎた契約書は、担当者の判断だけで廃棄せず、法務部門などの承認を経て廃棄します。訴訟や紛争が続いている契約、取引が継続している相手との基本契約など、期間が過ぎても残すべきものがあるためです。
廃棄した場合は、いつ、誰の承認で、どの契約書を廃棄したかを台帳に記録します。紙の原本は溶解処理など情報が復元できない方法で処分し、電子データも契約書管理システムから削除した記録を残しておくと、後から確認できます。廃棄の作業は、年に1回など時期を決めてまとめて行うと管理の手間を抑えられます。
契約書管理システムの運用を定期点検する
運用ルールを決めても、時間がたつと台帳と実態にずれが生じる場合があります。年に1回など時期を決めて点検し、ルールや設定を見直すことで、契約書管理システムの運用を続けられます。
台帳と原本の突き合わせ
定期点検では、台帳に登録された契約と、保管している原本や電子データを突き合わせます。台帳にあるのに原本が見つからない契約や、終了しているのに台帳上は有効のままの契約がないかを確認します。
件数が多い場合は、全件を一度に点検するのではなく、部署や契約の種類ごとに対象を分けて順に進めると負担を抑えられます。点検の結果は記録に残し、ずれが多かった部署には登録ルールを改めて周知しましょう。点検を担当者一人に任せず、複数人で確認する体制にしておくと、見落としを減らせます。
権限と通知設定の見直し
人事異動や組織変更があると、閲覧権限や通知の送り先が実態とずれていきます。異動した社員に前の部署の権限が残っていないか、通知が退職者宛てになっていないかを確認します。
あわせて、使われていない台帳項目や、入力の負担が大きい項目がないかも見直します。法改正や社内規程の変更があった場合は、入力項目や保存期間の設定に反映できているかも確認しましょう。点検の結果を法務部門と情報システム部門で共有し、設定の変更履歴を残しておくと、担当者が替わっても運用を引き継げます。
運用ルールを支える契約書管理システムの一覧
登録から更新、保管、権限の見直しまでの運用で役立つ機能に注目し、この記事で紹介する製品の特徴を整理しました。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| LIRIS CLM | 依頼フォームの受付から承認、締結済みまでのステータスを一連で管理 |
| OPTiM Contract | グループ単位で閲覧を限定。終了日前に担当者と部署の管理者へ通知 |
| TOKIUM契約管理 | 利用期間中は原本の保管を代行し、1件単位で取り出し可能 |
| 楽々Document Plus | 更新・解約時期を担当者へ自動通知。手書き文字まで全文検索が可能 |
| Contract One | 契約中・契約終了などの状況を自動判定。原本の保管にも対応 |
| LegalXross | フォルダごとに権限を設定でき、組織の改変時にはフォルダの統合も可能 |
| マネーフォワード クラウド契約 | 法務相談の受付から保存管理まで対応。承認・押印の証跡を記録 |
| ジンジャーサイン | フォルダの階層管理と公開設定、組織データを使った権限設定が可能 |
登録後の管理や点検の手間を減らす製品
契約のライフサイクルに沿った運用のうち、更新の通知や状態の把握、原本の保管、部門ごとの権限設定に対応した製品を紹介します。
LIRIS CLM
- 契約書の作成から承認、締結、管理まで一括して管理
- 抜群の操作性で、とにかく使いやすい！
- 業務フローに合わせて画面や権限を柔軟にカスタマイズ
LIRIS株式会社が提供する「LIRIS CLM」は、契約ごとの状態をステータスで管理し、運用が滞っている箇所を確かめたい企業に向く契約業務プラットフォームです。契約依頼フォームでの受付と承認ワークフローに加え、下書き・レビュー中・締結済みといったステータスを一連で管理できます。契約終了や自動更新に対するアラートに加え、担当案件数や依頼から締結までのリードタイムを分析するダッシュボードも備えており、定期点検で運用を振り返る材料にできます。
OPTiM Contract
- AIが契約書管理台帳を自動作成・契約期限を自動で通知！
- AI読取のカスタマイズ、AI要約、AI契約紐づけなど豊富なAI機能！
- Docuworks文書の保管やスキャンデータの全文検索にも対応！
株式会社オプティムが提供する「OPTiM Contract」は、部署ごとに閲覧範囲を分けて、事業部門と法務部門で契約書を共有したい場合に検討しやすいAI契約書管理システムです。ユーザーは企業アカウント配下のグループに所属し、グループのユーザーと担当ユーザーだけが契約書にアクセスできます。契約の終了前には担当者と部署の管理者へメールで知らせるため、更新の判断を部署内で進めやすいでしょう。稟議情報などの関連書類も契約書にひもづけて保管できます。
TOKIUM契約管理
- 製本済みの契約書を非破壊でスキャン代行
- あらゆる電子契約サービスから自動取り込み
- AIが契約書の管理台帳を自動作成
株式会社TOKIUMが提供する「TOKIUM契約管理」は、紙の原本を社内で保管し続ける負担を減らしたい企業が比べたい契約書管理システムです。利用期間中は期限を設けずに契約書の保管を代行し、原本が必要なときは1件単位で取り出せます。紙の契約書は郵送でスキャン代行を依頼でき、電子契約サービスで締結した契約書も自動で保存されます。AIが契約更新の時期を計算し、近づいた契約書をメールで知らせる機能も搭載した製品です。
楽々Document Plus
- 申請～締結・保管まで一気通貫！（電子契約サービス連携）
- 期限管理や（手書きOCR検索可）など豊富な機能でスマートに管理
- AI-OCRによる属性自動入力や、対話型QAのAI-Chatで業務効率向上
住友電工情報システム株式会社が提供する「楽々Document Plus」は、更新・解約時期の通知と、点検時の確認作業を支える検索機能をあわせて備えた文書管理システムです。契約書の更新・解約時期が近づくと担当者へ自動で通知し、契約書内のテキストや手書き文字まで横断的に全文検索できます。印刷・ダウンロードの禁止や透かし文字の挿入、詳細なアクセスログの管理にも対応しており、権限の見直しとあわせて利用状況を確かめやすいでしょう。
Contract One
- 契約書を正確にデータ化し、AIで扱いやすいデータベースを構築
- Contract One内で生成AIを活用し、さまざまな部門の課題を解決
- 法改正への対応をサポート
Sansan株式会社が提供する「Contract One」は、台帳上の契約の状態を手作業で更新する負担を減らしたい企業が確かめたいサービスです。データ化した内容をもとに「契約中」「契約終了」「契約終了日経過」といった状況を自動で判定し、基本契約と個別契約の関係も「契約ツリー」として表示できます。契約期間の終了が近い契約は、メールで事前に通知されます。紙の契約書のスキャン代行や、契約書原本の保管にも対応しています。
LegalXross
- 格納した契約書の情報をAIが自動で抽出し登録。追加課金は不要
- 抽出されたデータは項目毎に検索可能。複数項目での検索にも対応
- フォルダ毎の権限設定ができ、組織の改変時には統合も可能
SMBCリーガルX株式会社が提供する「LegalXross」は、組織変更のたびに権限を設定し直す手間を抑えたい企業が検討したい契約書管理のサービスです。フォルダごとに権限を設定でき、組織の改変時にはフォルダを統合することも可能です。解約通知期限や期日をもとに期限管理を行い、期限が近い書類は一覧画面で確認できます。格納した契約書の項目情報はAIが自動で抽出して登録し、項目ごとの検索にも対応しています。
マネーフォワード クラウド契約
- 法務相談-作成-申請-承認-締結-保存-管理までまるっとサポート
- 送信料・保管料がずっと0円。定額制のシンプルな料金体系
- 紙の契約書も電子契約もまとめて一元管理
株式会社マネーフォワードが提供する「マネーフォワード クラウド契約」は、事業部門からの法務相談を契約書とセットで残し、更新や変更の判断に生かしたい企業向けの契約管理サービスです。法務相談の受付から作成、申請・承認、締結、保存管理までを一つのサービスで扱えます。誰が確認して承認・押印したのかという証跡を残せるため、担当者が替わっても経緯をたどりやすいでしょう。閲覧権限の管理や契約書検索の機能も備えています。
ジンジャーサイン （jinjer株式会社）
- わかりやすいデザインと充実したサポート体制！
- ワークフローと契約書管理が一気通貫で利用できる！
- 従業員の組織データを活用した権限設定が可能！
まとめ
契約書管理システムの運用は、締結から登録、保管、更新・変更、終了・廃棄までの流れに沿って、段階ごとに作業と担当、期限を決めるのが基本です。更新アラートを受けた後の判断の流れや、保存期間と廃棄の承認まで定めておくと、台帳の正確さを保てます。年に1回などの定期点検で、台帳と原本、権限と通知設定を見直しましょう。運用を支える機能は製品で異なるため、資料請求で比べてみてください。
