ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■電子契約との関係別
- 電子契約の機能も一体で使える：マネーフォワード クラウド契約、freeeサイン、ジンジャーサイン
- 他社の電子契約サービスで締結した契約書を取り込める：TOKIUM契約管理、OPTiM Contract、マネーフォワード クラウド契約、Contract One、RAQCABI
- 紙の契約書を読み取って台帳化できる：TOKIUM契約管理、OPTiM Contract、Contract One、LegalXross
- ■全社での利用を支える機能別
- グループや組織にあわせて閲覧権限を設定できる：OPTiM Contract、LegalXross、ジンジャーサイン
- IPアドレスでアクセスを制限できる：OPTiM Contract、Contract One、LIRIS CLM
クラウド型の契約書管理システムとは
クラウド型の契約書管理システムは、提供会社が運用するサーバー上のサービスを、ブラウザなどから利用する形態です。自社でサーバーを用意する必要がなく、契約後すぐに使い始められる製品もあります。
ブラウザで台帳と契約書を扱う仕組み
クラウド型では、契約書のPDFと、取引先名や契約期間などを記録した管理台帳を、提供会社のサーバーに保存します。利用者はIDとパスワードでログインし、ブラウザから検索・閲覧・登録が可能です。スマートフォンやタブレットに対応した製品もあります。
ソフトウェアの更新は提供会社が担当するため、法改正に伴う機能追加や不具合の修正が、利用者側の作業なしで反映される場合もあります。ただし、更新内容や時期は提供会社が決めるため、画面や操作方法が変更されることもあるでしょう。
電子契約サービスとの違い
電子契約サービスは、契約書に電子署名を付けて相手方と締結するためのサービスです。一方、契約書管理システムは、締結後の契約書を保管し、更新期限や関連する契約を管理するためのものです。
電子契約サービスにも締結済みの書類を保管する機能はありますが、紙で締結した契約書や、相手方が指定した別の電子契約サービスで締結した契約書はまとめて管理できない場合があります。締結の方法を問わずに一元管理したい場合は、契約書管理システムが役立ちます。両者の役割を分けて考えると、必要な機能を整理しやすくなります。
契約書管理システムで効率化できる日々の業務
クラウド型の契約書管理システムなら、どこからでも契約書を確認でき、期限の管理や台帳づくりの手間も減らせます。日々の契約管理で効率化できる業務を紹介します。
社外や在宅からの検索と閲覧
紙の契約書や社内のファイルサーバーで管理していると、契約条件を確認するために出社したり、法務部門に問い合わせたりする必要があります。クラウド型であれば、権限のある担当者が外出先や在宅勤務中でも契約書を検索して閲覧できます。
営業担当者が商談の前に取引先との契約条件を確認したい場面などで、問い合わせの往復を減らせます。社外からのアクセスを認める範囲は、IPアドレスの制限や端末の制限を設定できるかとあわせて検討しましょう。
更新期限のアラートと担当者への通知
クラウド型の契約書管理システムでは、台帳に登録した契約期間や解約通知の期限をもとに、事前に担当者へメールなどで通知する機能を備えた製品があります。自動更新の契約を見落とし、不要な契約が続いてしまう事態を防ぐのに役立ちます。
通知はシステムから送られるため、Excelの台帳を担当者が定期的に見直す手間も減らせます。通知を何日前に送るか、担当者と上長の両方に送れるかなど、設定できる範囲を比べておきましょう。通知を受けた後の対応状況を記録できると、更新の判断が済んだかどうかも把握できます。
紙の契約書の読み取りと台帳づくり
過去に紙で締結した契約書を台帳化するには、スキャンしたうえで取引先名や契約期間を入力する必要があります。製品によっては、AI-OCR（AIを使って文字を読み取る技術）で契約書から項目を自動で抽出し、入力の手間を減らせます。
読み取りの結果には誤りが含まれる場合があるため、担当者が確認してから確定する運用が必要です。スキャン作業そのものを代行するサービスを用意している提供会社もあるため、件数が多い場合は相談するとよいでしょう。
電子契約サービスとクラウド型の契約書管理をつなぐ
電子契約の利用が広がるなか、締結した契約書を契約書管理システムへどう取り込むかが課題です。クラウド型どうしであれば、連携の仕組みを使って登録の手間を減らせる場合があります。
締結後の契約書の自動取り込み
電子契約サービスと連携できるクラウド型の契約書管理システムでは、締結が完了した契約書が自動で取り込まれ、台帳に登録されます。締結日や契約当事者などの情報が引き継がれる製品もあり、手入力による登録漏れや転記ミスを減らせるでしょう。法務部門が締結の完了を確認してから登録する手間も省けます。
連携の方式には、API（システム同士をつなぐ仕組み）による自動連携や、CSVでのデータ取り込みがあります。自社が使っている電子契約サービスと連携できるか、連携が止まったときにエラーを確認できるかを事前に確かめましょう。
紙と電子の契約書を同じ台帳で管理
取引先によっては紙での締結を求められることもあり、紙と電子の契約書が混在するケースがあります。紙の契約書はスキャンして登録し、原本の保管場所を台帳に記録しておくと、電子契約と同じ画面で検索できます。
電子契約で締結した契約書は、電子帳簿保存法の電子取引データとして、原則として電子のまま保存することが求められます。紙と電子で保存のルールが異なるため、台帳に締結方法の項目を設けて区別しておくと管理しやすくなります。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で契約書管理システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
クラウドに契約書を預ける前に確かめたいこと
クラウド型では、契約書のデータを提供会社のサーバーに預けます。安心して使い続けるために、データの保管場所や、サービスをやめるときの扱いを事前に確認しておきましょう。
データの保管場所とバックアップ
契約書のデータを保存するデータセンターの所在国は、社内規程や取引先との契約で問われる場合があります。国内のデータセンターに保管しているかを、提供会社の資料や利用規約で確認しましょう。
あわせて、バックアップの取得頻度や保管先、障害が起きたときの復旧の目標時間が公開されているかも確認します。サービスの稼働率の目標を示したSLA（サービス品質の保証内容）がある場合は、その内容も比べる材料になるでしょう。
解約時のデータの取り出し
将来、別の契約書管理システムへ移る場合や、利用をやめる場合に備えて、契約書のファイルと台帳データを取り出せるかを確認しておくことが大切です。台帳をCSVで出力できるか、契約書のファイルを一括でダウンロードできるかが確認の目安です。
解約後に提供会社がデータをいつ削除するのかも確かめておきましょう。削除までの期間が短いと、移行作業が間に合わないおそれがあります。電子契約サービスの機能として保管している場合は、電子署名やタイムスタンプの情報を保ったまま取り出せるかも重要なポイントです。
クラウド型の契約書管理システムを全社に広げる
クラウド型は社内のどこからでも使えるため、法務部門だけでなく事業部門にも利用を広げやすい形態です。利用範囲を広げる際に押さえておきたい点を紹介します。
事業部門への閲覧権限の開放
事業部門の担当者が、担当する取引先の契約書を自分で確認できるようにすると、法務部門への問い合わせが減り、更新の判断も早まります。ただし、全社員が全部の契約書を見られる状態は避ける必要があります。
部署ごと、契約の種類ごとに閲覧できる範囲を設定し、人事異動にあわせて権限を見直すルールを決めておきましょう。利用者が増えたときに、権限の設定を一括で変更できるかも確認しておくと安心です。部署の新設や統合があった場合の設定変更の手順も、あわせて決めておきましょう。
利用者数と料金体系の確認
クラウド型の契約書管理システムの料金は、利用者数や保管する契約書の件数、使える機能によって決まる製品があります。閲覧だけの利用者にも料金がかかるかどうかで、全社展開した場合の費用は大きく変わります。
まず法務部門で使い始め、効果を確認してから事業部門へ広げる場合は、途中でプランを変更できるかも確認しましょう。将来の利用者数を見込んで、複数の製品の見積もりを比べておくと判断しやすくなります。無料トライアルを用意している製品では、事業部門の担当者にも操作を試してもらうと、全社展開後の定着を見通せます。
電子契約との関係で比べるクラウド型製品一覧
電子契約の機能を一体で使えるか、他社の電子契約サービスや紙の契約書をどう取り込むかに注目して、この記事で紹介するクラウド型の製品をまとめました。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| TOKIUM契約管理 | 紙の契約書のスキャン・保管を代行し、電子契約サービスで締結した契約書も自動で保存 |
| OPTiM Contract | 電子契約サービス連携やOCRに対応し、グループ単位の閲覧権限も設定できる |
| マネーフォワード クラウド契約 | 締結とワークフローを一体で使え、他社の電子契約で結んだ契約書も自動で取り込める |
| freeeサイン | 作成から締結、管理までを1つで行え、過去の紙の契約書もPDFで保管できる |
| Contract One | 紙の契約書のスキャン代行とAI-OCRによるデータ化に対応し、IPアドレス制限も可能 |
| LegalXross | 紙をPDF化した契約書からもAIが項目を抽出し、フォルダごとに権限を設定できる |
| LIRIS CLM | 依頼受付から締結・管理までを扱え、監査ログやIPアドレス制限などの対策も用意 |
| ConPass | AIが管理項目を自動抽出し、ワークフローや全文検索、電子契約連携も備える |
| RAQCABI | 電子契約と紙の契約を一元管理し、DocuSign連携で電子署名済みの契約書を自動保存 |
| ジンジャーサイン | 締結とワークフローを一体で使え、組織データを活用した権限設定ができる |
電子契約と紙をまとめて扱えるクラウド型製品
締結した契約書の取り込み方や紙の契約書の台帳化、全社へ広げる際の権限管理に違いがある製品を紹介します。
TOKIUM契約管理
- 製本済みの契約書を非破壊でスキャン代行
- あらゆる電子契約サービスから自動取り込み
- AIが契約書の管理台帳を自動作成
株式会社TOKIUMが提供する「TOKIUM契約管理」は、電子契約サービスで締結した契約書を自動で保存できるクラウド型の契約書管理システムです。自社発行・取引先発行を問わず、さまざまな電子契約サービスに対応しています。紙の契約書は郵送するだけでスキャンとアップロードを代行してもらえ、AIが管理台帳を自動で作成します。原本の保管も代行の対象で、必要なときは1件単位で取り出すことが可能です。契約書は全文がデータ化されるため条文内のキーワードでも検索でき、更新時期が近い契約書はメールでアラートが届きます。紙と電子が混在している企業で検討しやすい製品です。
OPTiM Contract
- AIが契約書管理台帳を自動作成・契約期限を自動で通知！
- AI読取のカスタマイズ、AI要約、AI契約紐づけなど豊富なAI機能！
- Docuworks文書の保管やスキャンデータの全文検索にも対応！
株式会社オプティムが提供する「OPTiM Contract」は、主要な電子契約サービスとのシステム連携を進めているクラウド型の契約書管理システムです。連携した電子契約サービスから締結済みの契約書データを取り込め、電子契約のPDFはサービスの種類を問わず手動でアップロードして保管することもできます。スキャンした紙の契約書もOCRでテキスト化され、AIが管理台帳を作成します。グループに所属するユーザーだけが契約書を閲覧できる権限管理に対応し、IPアドレス制限はビジネスプラン以上で利用できます。
マネーフォワード クラウド契約
- 法務相談-作成-申請-承認-締結-保存-管理までまるっとサポート
- 送信料・保管料がずっと0円。定額制のシンプルな料金体系
- 紙の契約書も電子契約もまとめて一元管理
株式会社マネーフォワードが提供する「マネーフォワード クラウド契約」は、締結とワークフローを1つのサービスで扱える契約管理サービスです。法務相談の受付から契約書の作成、申請・承認、締結、保存管理までをカバーし、他社の電子契約サービスで締結された契約書も締結完了時に自動で取り込めます。紙の契約書もあわせて一元管理でき、閲覧権限の管理やSSOログイン管理にも対応しています。紙と複数の電子契約サービスの契約書が混在する前提で設計されており、誰が何の契約をしたのかをひとつの画面で把握できます。
freeeサイン
- 受領者も使いやすい 画面設計と充実サポート
- 文書の種類や受領者に合わせて選べる
- 自社運用にあった使い方が最安値で可能
フリー株式会社が提供する「freeeサイン」は、電子契約の締結から契約書の管理までをクラウド上でまとめて行えるワンストップ型の電子契約サービスです。テンプレート登録による契約書の作成、ワークフローによる社内承認、電子締結までをオンラインで進められます。freeeサインで締結した契約書に加え、過去の紙の契約書もPDFでアップロードして一元管理でき、契約書ごとに日付とメッセージを決めて有効期限のリマインダーを設定できます。二要素認証やSSOにも対応しており、社内承認もクラウド上で完結するため、在宅勤務中の承認や確認にも利用できます。
Contract One
- 契約書を正確にデータ化し、AIで扱いやすいデータベースを構築
- Contract One内で生成AIを活用し、さまざまな部門の課題を解決
- 法改正への対応をサポート
Sansan株式会社が提供する「Contract One」は、法務部門だけでなく現場を含む従業員が契約情報を活用できる環境づくりを掲げた、クラウド型の契約データベースサービスです。紙の契約書はスキャンを代行してもらえ、AI-OCRと専門スタッフの確認によって主要な項目をデータ化します。利用している電子契約サービスとの連携にも対応しています。契約期間の終了が近い契約はメールで通知され、共有範囲の設定やIPアドレス制限、シングルサインオンで閲覧できる人を管理できます。契約書はPDFやCSVでダウンロードできます。
LegalXross
- 格納した契約書の情報をAIが自動で抽出し登録。追加課金は不要
- 抽出されたデータは項目毎に検索可能。複数項目での検索にも対応
- フォルダ毎の権限設定ができ、組織の改変時には統合も可能
SMBCリーガルX株式会社が提供する「LegalXross」は、フォルダごとに権限を設定でき、組織を改変するときは統合もできるクラウド型のAI契約書管理サービスです。契約相手先の名称や締結日、取引金額などをAIが自動で抽出して台帳を作成し、この抽出に追加課金はかかりません。電子契約で締結した書類だけでなく、紙の契約書をPDF化した書類も取り込めます。登録した項目ごとのキーワード検索やAI検索、全文検索を使い分けられ、解約通知期限などにもとづく期限管理にも対応しています。
LIRIS CLM
- 契約書の作成から承認、締結、管理まで一括して管理
- 抜群の操作性で、とにかく使いやすい！
- 業務フローに合わせて画面や権限を柔軟にカスタマイズ
LIRIS株式会社が提供する「LIRIS CLM」は、事業部門からの契約依頼の受付から作成、承認、締結、管理までを1つの基盤で扱えるクラウド型の契約業務プラットフォームです。LLMとOCRで契約書から必要な情報を抽出してデータベース化し、PDFのほかWordやExcel、Webリンクの登録にも対応しています。契約終了や自動更新のアラートに加え、ダッシュボードで依頼から締結までのリードタイムを分析できます。SSOや二段階認証、監査ログ、IPアドレス制限などのセキュリティ対策も用意されています。
ConPass （株式会社日本パープル）
- AIが契約管理項目を自動抽出し、入力の手間を削減。
- ワークフローで進捗を可視化。
- 検索、関連リンク、権限設定で安全かつ容易に探せる。
RAQCABI （C-design株式会社）
- 電子契約と紙の契約を一元管理。
- DocuSign連携、電子署名自動保存と台帳作成。
- 月額9,800円から利用、14日間無料トライアルあり。
ジンジャーサイン （jinjer株式会社）
- わかりやすいデザインと充実したサポート体制！
- ワークフローと契約書管理が一気通貫で利用できる！
- 従業員の組織データを活用した権限設定が可能！
まとめ
クラウド型の契約書管理システムは、社外や在宅からの検索・閲覧、更新期限の通知、紙の契約書の台帳化といった業務を効率化できます。電子契約サービスと連携すれば、締結した契約書を自動で取り込めます。一方で、データの保管場所やバックアップ、解約時の取り出し方法は事前に確認が必要です。全社へ広げる場合の権限設計と料金体系も含めて、資料請求で複数の契約書管理システムを比べてみてください。
