ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■AIで支援する業務別
- 振込の内容をAIでチェックする：freee支出管理 Fullプラン
- 入金消込をAIや機械学習で支援する：バクラク債権管理、V-ONEクラウド
- 請求書や検収データをAI-OCRで読み取る：マネーフォワード クラウド債務支払、T-CHECK Plus
- ■対象とする業務別
- 支払（債務）の業務を支援する：freee支出管理 Fullプラン、マネーフォワード クラウド債務支払
- 入金（債権）の業務を支援する：バクラク債権管理、T-CHECK Plus、V-ONEクラウド
債務管理システムでAIが使われる支払業務
債務管理は、請求書を受け取ってから、内容を確認し、支払を済ませるまでの業務です。AIは、このうち入力や確認に時間がかかる部分を支援します。一方で、支払の最終的な判断や承認は人が行う業務です。ここでは、AIが支援する3つの場面を整理します。
請求書の読み取りとデータ化
AIを使ったOCRは、紙やPDFの請求書から、取引先名や金額、支払期日などを読み取り、データに変換します。手入力にかかる時間を減らし、転記の誤りを抑えられる場合があります。月末に請求書が集中する企業では、入力作業の負担軽減が見込めます。
読み取りの結果は、必ず人が確認します。請求書のレイアウトや印字の状態によって、読み取りの結果が変わるためです。
仕訳や勘定科目の候補を示す
読み取った内容と過去の仕訳をもとに、勘定科目や部門の候補を提示する機能があります。担当者は、候補を確認して選ぶだけで済むため、判断の手間が減ります。
初めての取引先や、判断が分かれる費用では、候補が外れる場合があります。担当者が修正する前提で、候補の修正がしやすい画面かどうかを確かめましょう。
支払内容の異常を見つける
過去の請求との比較で、金額が大きく異なる請求や、同じ内容の請求を見つけて知らせる機能を持つ製品があります。二重払いの防止に役立つ場合があります。ただし、検知は支払の誤りを完全に防ぐものではありません。
見つけられる異常の種類は、製品によって異なります。どのような基準で知らせるのかを、導入前にベンダーへ問い合わせましょう。
AI機能搭載の債務管理システムを比較するポイント
AI機能の名称が同じでも、扱える請求書の種類や、結果の確認のしやすさは異なります。機能の数よりも、支払の正確さを守れるかという基準で、次の3つのポイントを確認します。
読み取れる書類の種類と確認の流れ
請求書だけでなく、納品書や領収書、見積書にも対応できるかを確認します。手書きの書類や、取引先ごとに様式が異なる書類を読み取れるかも、実務では重要です。
読み取った結果を、元の書類と並べて確認できる画面かどうかも見ましょう。確認の手間が大きいと、AIで削減できる時間が限られます。スマートフォンやタブレットで確認できるかも、承認者の働き方によっては重要です。
仕訳や支払データの出力先との連携
作成した仕訳データを、自社の会計ソフトに取り込めるかを確認します。連携の方式がAPIなのか、ファイルの出力なのかによって、取り込みの手間が変わります。
銀行へ送る振込データを作成できるかも、確認したい点です。出力の形式が、利用する金融機関にあうかを、事前に確かめましょう。複数の銀行を使う企業では、対応できる形式の数も比較の対象です。
修正の履歴と承認フローの有無
AIの読み取り結果を担当者が修正したときに、修正前後の内容と、誰がいつ直したのかが残るかを確認します。履歴があれば、支払の誤りが起きたときに原因をたどれます。
承認の流れを設定できるかも重要です。担当者の確認後に上長が承認する、といった流れを、画面で管理できる製品なら統制を保ちやすくなります。承認者が不在の場合に代理を設定できるかも、あわせて確認しておきましょう。
請求書の受領から支払までのAI活用方法
AIは、請求書を受け取ってから支払うまでの流れの、複数の場面で使えます。ここでは、受領、確認、支払の準備という順に、活用方法を紹介します。
形式がそろわない請求書を一括で受け付ける
請求書は、紙、PDF、メールの添付など、受け取る形式が取引先ごとに異なります。AIによる読み取りと組み合わせると、形式の違いを意識せずに、同じ画面で処理できる場合があります。請求書の受領に使う窓口が複数あっても、情報の集約先を1か所にできます。
受領する窓口を一本化すると、請求書の取りこぼしを防ぎやすくなります。受領方法の違いにどこまで対応できるかは、製品で異なるため確認しましょう。
二重払いや振込先の変更を確認する
同じ取引先から同じ金額の請求が届いた場合に、AIが二重の可能性を知らせる使い方があります。取引先の振込先が前回と変わった場合にも、確認を促す仕組みを持つ製品があります。
知らせを受けたあとの確認は、人が行います。振込先の変更は、取引先へ別の連絡手段で確かめる手順を決めておくと安心です。
支払予定を見通して資金の準備に役立てる
読み取って登録した請求の情報から、支払期日ごとの金額を一覧で確認できます。月末や特定の週に支払が集中する様子が分かれば、資金の準備を進めやすくなります。
支払予定の集計は、AIの機能とは別に、システムの基本機能として備わる場合もあります。集計の単位や画面の見え方は、実際に触って確認しましょう。月次や週次など、見たい単位で表示を切り替えられるかも確かめます。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で債務管理・債権管理の一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
支払の正確さを守るためのAI利用の注意点
AIの読み取りや提案は、誤ることがあります。支払の誤りは取引先との関係にも影響するため、確認の手順と社内のルールを整えておきます。
読み取りの誤りに備えた確認の手順
金額や支払期日は、1桁の読み間違いでも大きな誤りにつながります。AIの読み取り結果のうち、金額や口座番号などの重要な項目は、必ず人が元の書類で確認します。
確認の対象を、すべての項目にするか、重要な項目に絞るかを決めておきます。確認した人の記録が残る仕組みも、あわせて整えましょう。確認の項目をチェックリストにしておくと、担当者が替わっても手順がそろいます。
不正な請求書やなりすましへの警戒
取引先を装った偽の請求書が届く可能性もあります。AIが読み取れたからといって、請求の内容が正しいとは限りません。発注や納品の記録との照合も欠かせません。
取引先の情報を登録する担当者と、支払を承認する担当者を分けておきます。役割を分けることで、不正が起きにくい体制を作れます。担当者の交代時に、権限を見直す手順も決めておきましょう。
取引情報や口座情報の取り扱い
請求書には、取引先の口座情報や取引の金額など、重要な情報が含まれます。AI機能のなかには、読み取りのために外部のサービスへデータを送るものがあります。
データの送信先や、保管の場所、学習への利用の有無は、製品によって異なります。社内の情報管理の規程に反しないかを、導入前に確認しておきましょう。情報システム部門や法務部門にも、早い段階で相談すると安心です。
債務管理にAIを定着させる運用のコツ
AI機能は、導入した直後は想定どおりに動かないことがあります。運用しながら調整を重ねる前提で、3つのコツを押さえておきます。
取引先ごとの請求書の様式を整理する
取引先の数が多いと、請求書の様式も多岐にわたります。読み取りの誤りが多い取引先を把握し、様式の統一を依頼したり、読み取りの設定を調整したりすると、確認の手間が減ります。改善の効果は、修正の件数で比べると把握できます。
取引先に電子での送付を依頼する方法もあります。送付方法を切り替えられるかは、取引先との関係を踏まえて判断しましょう。依頼する際は、送付先のアドレスや形式を明確に伝えます。
読み取りの修正を記録して傾向をつかむ
担当者がAIの読み取り結果を修正した内容を、記録しておきます。どの項目で、どの取引先の請求書で、誤りが多く出るのかが分かれば、設定の調整の手がかりとなります。
記録の集計は、月に1回など定期的に行います。ベンダーへ相談するときも、具体的な事例があると原因の特定が進みます。記録の様式は、簡単なものから始めて構いません。
経理の確認業務を複数人で分担する
AIによる効率化で作業が減っても、確認の担当を1人に集中させると、休暇や異動のときに業務が止まります。確認の手順を文書にして、複数人で担当できる状態にします。
確認作業に慣れた担当者が、手順を後任に引き継ぐ時間も確保しましょう。AIに任せる範囲を広げるときは、確認の体制も見直します。範囲を広げた直後は、確認の件数が増える場合があるため、人員の配置にも余裕を持たせます。
AI機能で比べる債務・債権管理システム一覧
AI-OCRや入金消込のAI支援など、AIを使った機能を備えた債務管理・債権管理システムを一覧にまとめました。支払側と入金側のどちらの業務を任せたいかを軸に、製品を比べてみてください。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| freee支出管理 Fullプラン | 振込でのAIチェックや決済上限金額の制御に対応し、支出のルールを守りやすい |
| バクラク債権管理 | 入金消込で初回取引の請求候補をAIが推測。仕訳作成や督促メールにも対応 |
| マネーフォワード クラウド債務支払 | AI OCRで請求書の入力を自動化。電子帳簿保存法とインボイス制度にも対応 |
| T-CHECK Plus | AI-OCRで紙やPDFの検収データを取り込める検収照合システム |
| V-ONEクラウド | 機械学習を取り入れた学習機能で、入金消込の照合率を高められる |
AIを使って支払と入金の業務を支える製品
請求書や検収データの読み取り、振込のチェック、入金消込の支援にAIを使える製品を紹介します。製品ごとにAIが担う範囲は異なるため、任せたい業務に当てはまるかを確認してください。
freee支出管理 Fullプラン
- ルールに基づき、会社の支出を自動で制御
- 高精度OCRによる自動明細取得で入力ミスや計算ミスを大幅削減！
- 作業量69%削減！データやマスタの連携で経理担当者の業務効率化
フリー株式会社が提供する「freee支出管理 Fullプラン」は、事前の申請から支払までを管理するクラウド型の支出管理システムです。決済上限金額の制御や、振込でのAIチェック、申請承認により、ルールに沿った支出管理を進められます。OCR機能による日付や金額の自動入力に加え、カード明細を使った経費科目の自動推測機能も備えています。申請から支払までのデータやマスタがつながるため、データの受け渡し作業を減らせます。
バクラク債権管理
- 自動照合などAIを活用した入金消込機能で債権管理業務がラクラク
- 未入金債権の督促メールや取引先へのリマインドメールも半自動化
- 柔軟に入金仕訳・売上仕訳も作成可能！スムーズな会計業務が実現
株式会社LayerXが提供する「バクラク債権管理」は、請求、仕訳、督促、入金消込の業務を効率化するクラウド型のサービスです。入金と請求のデータをルールで自動照合し、ルールが未設定の初回取引では、入金に対応する請求候補をAIが推測して提案します。振込人名義の表記揺れにも対応でき、部分消込や振込手数料などの差額も調整できます。仕訳の自動作成や、督促メールの半自動化も備えています。
マネーフォワード クラウド債務支払
- 請求書データの保存・入力・適格請求書判定の自動化
- 申請 / 承認のハンコリレーを電子化してテレワークに対応
- 請求書の受取と開封 / 保管 / 入力をBPOで
株式会社マネーフォワードが提供する「マネーフォワード クラウド債務支払」は、請求書の受領から電子化、ワークフロー、支払処理、会計処理までを一元管理するクラウド型のシステムです。メールで受け取った請求書データを自動で保存し、AI OCR機能で適格請求書の判定や支払先、支払金額などの入力を自動化します。承認経路を柔軟に設定でき、電子帳簿保存法とインボイス制度にも対応しているのが特徴です。紙の請求書は、BPOセンターによる受領の代行も選べます。
T-CHECK Plus
- 豊富な照合パターンで明細・伝票単位で柔軟な照合を実現！
- PDFをアップロードするだけで簡単自動照合！
- 【特許取得済み】照合システムで貴社のDXを促進！
株式会社東計電算 / Toukei (Thailand) Co., Ltd.が提供する「T-CHECK Plus」は、売上データと検収データを照合する検収照合システムです。入金消込の機能も備えています。AI-OCRによって紙やPDFの検収データをテキスト化して取り込めるため、手入力を減らせます。請求先ごとに最大10個の照合キーを設定でき、1対1からN対Nまで多様な照合パターンに対応しているのが特徴です。結果は照合済、未回収、過回収、単価差などに分類されます。
V-ONEクラウド
- 消込作業を大幅に削減！機械学習による高い照合率
- クレジットや口座振替などのBtoC決済管理にも対応
- メーカーや卸売業特有の検収データ照合にも対応
株式会社アール・アンド・エー・シーが提供する「V-ONEクラウド」は、入金消込を自動化して債権管理を支援するシステムです。独自の学習機能を備え、異なる名義での振込やおまとめ入金、振込手数料も学習することで、高い照合率を目指します。複数の金融機関や口座の取引明細を自動で取得でき、残高年齢表や滞留一覧表はワンボタンで出力できます。提供形態はオンプレミスとクラウドから選べます。
まとめ
AI機能搭載の債務管理システムは、請求書の読み取りや仕訳の候補提示、二重払いの確認で、支払業務を支援します。比較するときは、読み取れる書類、出力先との連携、修正の履歴と承認の流れを確認しましょう。最終確認は人が行い、運用を見直し続けることが大切です。債務管理・債権管理システムは、資料請求で比較できます。
