DX支援の運用で失敗につながる要因と確認したい対処法

DX支援の運用が失敗に至るのは複数要因が重なるため

運用がうまくいかないとき、原因を一つに決めてしまうと、同じつまずきを繰り返す可能性があります。まずは、要因を三つの側面に分けて見ていきましょう。

支援会社側に見られる要因

支援会社側の要因には、進捗や課題の報告が不足していたり、成果物の説明が専門的で依頼側に伝わりにくかったりする場合があります。支援の範囲に対する認識が、契約時にそろっていないケースもあります。

対策としては、報告の頻度や形式、成果物の内容を契約時に文書で確認しておくことです。定例会議の議事録を共有してもらえば、後から経緯を振り返る際にも役立ちます。疑問点は、会議の場で質問できる雰囲気かも見ておきましょう。

依頼側に見られる要因

依頼側の要因には、DXの目的や成功の判断基準が曖昧なまま、支援が始まってしまうことです。社内の意思決定者が不在で、確認や承認に時間がかかる場合もあります。支援を始める前に、解決したい課題と、運用がうまくいったと判断する基準を言葉にしておきましょう。

意思決定の担当者と承認の流れを決めておくと、支援会社も確認を依頼しやすくなります。承認に必要な日数も、計画に織り込んでおきましょう。目的が変わった場合は、早めに支援会社へ伝えることも大切です。

進め方に関わる要因

進め方の要因は、支援会社と依頼側のどちらにも属さない部分で起こります。役割の分担や連絡の経路、変更が生じたときの判断の手順が決まっていないと、対応が滞る可能性があります。契約の段階で、誰が何を決め、誰が作業を担うかを一覧にしておくことが対策です。

状況が変わったときに、計画を見直す機会を定期的に設けておくと、小さなずれを早く修正できます。見直しの結果は、関係者全員に共有しましょう。計画の変更が契約や費用に及ぶ場合は、その扱いも確認します。

経営企画の担当者1人で運用が回らないケース

経営企画の担当者が1人でDX支援の窓口を担う企業もあります。担当者に負担が集中すると、運用が滞る場合があります。つまずきの背景と、負担を分ける工夫を確認しましょう。

業務が1人に集中する状況

経営企画の担当者が、支援会社との調整、社内の関係部門への説明、経営層への報告をまとめて担うと、業務が集中します。通常業務との両立が難しくなり、確認の遅れや報告の滞りが生じる可能性があります。

支援会社の側から見ると、回答が得られない状態が続き、作業を進められなくなる場合があります。担当者の稼働の見通しを、依頼の段階で支援会社と共有しておくことが大切です。確認に時間がかかる時期は、あらかじめ伝えておきましょう。

担当者の異動や不在による停止

特定の担当者だけが経緯や設定の内容を把握している状態では、異動や休暇で運用が止まる可能性があります。担当者本人も、判断の根拠を後から説明しにくくなります。議事録や課題の管理表を共有の場所に残し、複数人が状況を見られる状態にしましょう。

操作や設定の履歴も、あわせて残しておくと原因をたどりやすくなります。支援会社にも、窓口となる担当者を複数人伝えておくと、連絡が途切れにくくなります。担当者の交代時は、引き継ぎの場へ支援会社にも同席してもらうと安心です。

負担を分散するための工夫

担当者を1人に決めるだけでなく、補佐役を置いたり、部門ごとの窓口を設けたりして、役割を分けることが考えられます。対応のルールや判断の基準を文書にしておくと、引き継ぎもしやすくなります。1人の努力に頼らず、複数人で状況を確認できる仕組みが大切です。

支援会社に、説明資料の作成や会議の進行を支援してもらえるかも相談しましょう。負担を軽くする支援が契約に含まれているかは、支援会社によって異なるため、事前の確認が必要です。

情報システム部門が不在のときに起こるトラブル

情報システム部門がない企業では、技術的な判断を社内で行いにくい場合があります。支援会社に任せる範囲が広がるほど、責任の範囲や判断の基準が曖昧になりがちです。

技術的な判断を社内で行えない場面

システムの選定や設定の変更に関する提案を受けても、内容の妥当性を社内で判断しにくい場合があります。判断ができないまま承認すると、運用開始後に想定と異なる動作に気づく可能性があります。

提案の内容は、目的に対してなぜその方法が適しているのか、他の選択肢と何が違うのかを、平易な言葉で説明してもらいましょう。説明を文書で受け取り、社内で共有しておくと安心です。わからない点は、その場で質問する習慣をつけましょう。

支援会社への依存と責任範囲の不明確さ

社内に知識を持つ人が少ないと、運用の判断を支援会社に頼りやすくなります。トラブルが起きたとき、どこまでが支援会社の担当で、どこからが自社の担当か、判断が分かれる場合があります。

契約書に、運用開始後の保守や問い合わせ対応の範囲を明記しておくことが重要です。アカウントの管理者権限やデータの保管場所も、自社がどこまで把握できるかを確認しておきましょう。支援の終了後に、資料やデータを引き渡してもらえるかも大切な点です。

外部の相談先や役割の補い方

情報システム部門の代わりに、IT顧問のような外部の専門家を活用する方法があります。支援会社とは別の立場から、提案の内容を確認してもらえるケースも見られます。ただし、外部の専門家が担える役割は契約の範囲で決まるため、相談できる内容を事前に確認する必要があります。

自社に不足している役割を洗い出し、社内で担えるものと外部に頼むものを分けましょう。外部の相談先を探す際は、支援の範囲や費用、秘密保持の取り決めを複数の会社で比べると、判断しやすくなります。

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複数拠点でDX支援を使うと計画と進捗が混乱する場合

複数の拠点でDX推進を進めると、拠点ごとに事情が異なり、全体の計画と進捗がずれる場合があります。混乱が起こる背景と、全体をそろえるための方法を確認します。

拠点ごとの運用ルールの違い

拠点が複数あると、業務のやり方や使う道具、担当者の習熟度が異なります。同じ計画で進めても、拠点によって作業の進み具合が変わり、全体の予定にずれが生じる可能性があります。

拠点の違いを把握するために、事前に各拠点の現状を調べる段階を設けましょう。拠点の担当者に直接質問し、困りごとを聞き取るのも有効です。全拠点を同じルールにそろえるのか、拠点ごとの違いを残すのかも、あらかじめ方針を決めておくと迷いにくくなります。

進捗の把握方法のばらつき

拠点ごとに進捗の報告の方法が違うと、全体の状況を一目で確認できません。報告の形式がばらばらだと、集計に時間がかかり、遅れの発見が遅くなる場合があります。進捗を報告する形式と頻度を、全拠点で統一しておきましょう。

支援会社に、共通の管理表や報告のひな形を用意してもらえるかを相談すると、拠点間の比較もしやすくなります。遅れが出た拠点には、早めに支援を振り向ける判断もしやすくなります。進捗を数値だけでなく、課題の内容もあわせて記録しておきましょう。

全体を調整する会議体と共通指標

拠点間の調整役が決まっていないと、課題が拠点ごとに抱え込まれ、全体で解決されにくくなります。本部や推進責任者が、定期的に各拠点の状況を確認する場が必要です。会議では、共通の指標を使って進捗や課題を確認しましょう。

指標は、完了した作業の数や、運用ルールの定着度合いなど、確認できる形で決めておくと、拠点間の認識のずれを抑えられます。会議の頻度も、あらかじめ決めておきましょう。拠点の担当者が発言しやすい進行にすると、課題を早期に把握できます。

経営企画と情報システム部門が分業するときの注意点

経営企画は事業の視点、情報システム部門は技術の視点から、DX支援に関わる場合があります。分業すること自体に問題があるのではなく、役割の境目が整理されていないとつまずく場合があります。

役割の境目が曖昧になる場面

システムの要件を決める役割や、支援会社への指示を出す役割が曖昧だと、同じ内容を両部門が別々に伝えてしまう可能性があります。支援会社が、どちらの意向を優先すべきか迷う場面も生じます。結果として、作業の手戻りや確認の往復が増える可能性があります。

支援会社への窓口は、まず一つに決めるのが一案です。意思決定の最終的な責任者を明確にしておくと、判断が遅れにくくなります。両部門の担当者は、窓口を通じて意見を集約する形にすると、指示の重複を避けられます。

情報共有の不足による認識のずれ

経営企画は経営層の意向を、情報システム部門は既存システムの制約を把握しています。両者の情報が共有されないと、実現が難しい計画が立てられたり、事業の目的から外れた設計が進んだりする可能性があります。

定期的な打ち合わせを設け、計画の変更や技術的な制約を双方で確認しましょう。決定事項を議事録に残し、支援会社にも同じ内容を共有すると、認識のずれを抑えられます。疑問が出たときに、どちらの部門に確認するかも決めておきましょう。

分業を機能させる決めごと

分業を機能させるには、役割と判断の権限、連絡の手順を事前に決めておくことが大切です。決めておきたい内容を、次のリストにまとめます。決めごとが曖昧だと、同じ確認を両部門が別々に行い、支援会社への指示が重複する場合があります。

■役割と責任

要件の決定、支援会社への指示、最終承認の担当者

■連絡の経路

支援会社の窓口と、両部門への情報共有の方法

■見直しの機会

役割分担がうまく機能しているかを確認する定期的な場

見直しの機会を設けると、運用の途中でも役割を調整できます。人事異動や組織変更があった際にも、同じ手順で更新しましょう。決めた内容は、両部門と支援会社が見られる場所に文書で置いておくと安心です。

運用の担い手を補うDX支援サービス

担当者が少ない場合や情報システム部門がない場合に、運用の担い手を補う選択肢となるサービスを紹介します。支援の範囲や引き継ぎの方法は、個別に確認しておきたい点です。

IT顧問 情シス君

株式会社デジタルハック

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《IT顧問 情シス君》のPOINT

1. 広範囲で情シス業務をカバーでき、何でも引き継ぎ可能
2. 引き継ぎ資料・手順書・マニュアルの作成を行い、内製化も支援
3. 3レイヤー体制による適材適所で脱属人化を無駄なくサポート

情シスSourcing(ソーシング)

ハイブリィド株式会社

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製品・サービスのPOINT

1. 企画業務から運用業務までほぼ全領域での支援が可能
2. どんな情報システム業務も、半日作業から個別依頼ができる
3. 情報システム部員を本来の企画業務へシフトすることが可能

スポットPM

rayout株式会社

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《スポットPM》のPOINT

1. 従来の一般的なコンサルとは異なり、低予算・小規模でも相談可能
2. リサーチから運用まで、プロジェクトをスピーディーに推進
3. プロジェクト専属のAIエージェントで工数削減とナレッジ化を実現

DX支援に関するよくある質問

DX支援の運用の失敗についてよくある質問と回答をまとめました。

■Q1：運用がうまくいかない原因は、支援会社にありますか？

A：支援会社側、依頼側、進め方の複数の要因が重なる場合があります。事実と経緯を記録し、双方で原因を確認しましょう。どちらか一方の問題と決めつけないことが、再発の防止につながります。

■Q2：担当者が1人でも、運用を続けられますか？

A：続けられる場合もありますが、異動や不在で止まる可能性があります。議事録や管理表を共有し、複数人で状況を把握できるようにしておきましょう。

■Q3：情報システム部門がない場合は、どう備えればよいですか？

A：提案の内容を平易な言葉で説明してもらい、文書で受け取りましょう。外部の専門家に相談する方法もあり、役割は契約の範囲で確認する必要があります。

■Q4：複数拠点で進捗が把握しにくいときは、どうすればよいですか？

A：報告の形式と頻度を全拠点でそろえる方法があります。共通の指標を使う定例の会議も、状況の把握に役立ちます。遅れが出た拠点には、早めに支援を検討しましょう。

まとめ

DX支援・コンサルティング・アウトソーシングの運用で失敗につながる要因は、支援会社側、依頼側、進め方の複数の側面にまたがります。担当者が1人の場合、情報システム部門がない場合、複数拠点や部門間で分業する場合のいずれも、役割と連絡の経路を事前に整理することが対処の出発点です。複数の支援会社を比べて、自社の体制にあう提案を選びましょう。気になるサービスがあれば、資料請求で詳細を確認してみてください。