DX支援でいう機能とエラーの捉え方
DX支援はソフトウェアではないため、機能は支援メニュー、エラーは支援内容や成果物、進行上の不具合にあたります。ここでは、この記事で扱う範囲と、不具合が起こる背景を整理します。
| 支援メニュー | 起こり得る不具合の例 |
|---|---|
| 業務の棚卸し | 作成した業務フローが現場の実態と食い違う |
| DX構想とロードマップの策定 | 前提条件や計画の内容に不整合が生じる |
| ツール選定の支援 | 要件の変更が選定結果に反映されず、遅れが出る |
| システムの導入と開発の支援 | 納品物に不具合が見つかる |
機能にあたる支援メニュー
DX支援サービスの機能にあたるのは、業務の棚卸し、DX構想やロードマップの策定、ツール選定の支援、システムの導入や開発の支援といった支援メニューです。提供される範囲は、支援会社や契約内容によって異なります。
依頼する際は、どのメニューが契約に含まれ、各メニューの成果物が何かを確認しましょう。メニューの名前が同じでも、支援の深さが異なる場合があるため、内容を文書で確認することが大切です。含まれない支援メニューは、自社か別の会社で補う必要があります。
エラーにあたる支援上の不具合
DX支援でのエラーとは、期待した支援内容や成果物が得られない状態を指します。例えば、業務フローの内容が実態と異なる、計画に矛盾がある、納品物の動作に問題があるといった状態です。
こうした不具合は、画面にエラーが表示されるわけではないため、気づくのが遅れる可能性があります。成果物を受け取った時点で内容を確認する場を設けておくと、早い段階で発見しやすくなります。気づいた点は、受領から一定の期間内に連絡するなど、確認の期限も決めておきましょう。
不具合の背景にある複数の要因
支援上の不具合は、支援会社側の確認不足だけで起こるわけではありません。依頼側の情報提供が不十分だったり、要件の変更が共有されなかったりと、複数の要因が重なる場合があります。進め方や連絡の経路が決まっていないことも、不具合の一因になります。
原因を一方に決めつけると、対処が遅れる可能性があります。事実と経緯を記録し、双方で原因を確認する姿勢が、再発の防止につながります。記録には、いつ、誰が、何を伝えたかを残しておくと、振り返りに役立ちます。
業務の棚卸しで作った業務フローが実態と合わない場合
業務の棚卸しは、現状の業務を洗い出して可視化する支援です。作成した業務フローが現場の実態と食い違うと、その後の構想や選定にも影響するため、早めの確認が欠かせません。
実態とのずれが生じる背景
業務フローが実態とずれる背景には、聞き取りの対象が一部の担当者に限られていたことや、例外的な対応が説明から漏れたことが考えられます。現場では、決まった手順以外の工夫が日常的に行われている場合があります。
聞き取りの対象や回数、期間を、事前に支援会社と確認しておきましょう。依頼側も、例外的な対応や繁忙期の動き方を、意識的に伝えることが大切です。普段は起こらない対応ほど、聞き取りの場では話題に上りにくいためです。
現場の担当者による確認
作成された業務フローは、現場の担当者に見てもらい、実際の動きと合っているかを確認する工程が必要です。管理者だけの確認では、現場の細かな動きが反映されない可能性があります。確認の対象は、通常の手順に加え、例外や緊急時の対応にも広げましょう。
確認の場では、図を見せるだけでなく、具体的な作業の場面を想定して照らし合わせましょう。気づいた点は、その場で記録して修正の依頼につなげると、手戻りを抑えられます。確認した担当者の名前と日付も残しておくと、後から経緯をたどれます。
修正の手順と履歴の管理
ずれが見つかったときは、修正の依頼先と手順、修正にかかる期間を確認しておきます。修正が契約の範囲に含まれるのか、追加の費用が必要かも、事前に把握しておきたい点です。修正の履歴は、版数と変更点を記録して残しましょう。
どの時点の業務フローを基準にするかが明確になると、後続の構想や選定でも混乱を避けられます。修正を依頼した内容と、反映された内容を照らし合わせる確認も忘れずに行いましょう。軽微な修正でも、記録に残す運用が望ましいです。
DX構想やロードマップの策定で起こる不整合
DX構想やロードマップは、DXの目的や取り組みの順番を示す計画です。策定の過程で前提条件や内容に食い違いが生じると、実行の段階で計画を見直す必要が出てくる場合があります。
前提条件の食い違い
ロードマップは、予算や人員、既存システムの状況といった前提条件にもとづいて作られます。前提が実態とずれていると、計画どおりに進まない可能性があります。策定の初期に、前提条件を一覧にして、依頼側と支援会社で確認しましょう。
前提が変わったときの連絡の手順を決めておくと、計画の修正を早めに始められます。前提の根拠となる資料も、あわせて共有しておくと見直しの際に役立ちます。予算の上限や人員の配置は、特に変更が生じやすい項目です。
計画の更新が反映されない状況
事業環境や社内の方針が変わると、策定済みの計画が実態に合わなくなる場合があります。更新のたびに複数の資料を直す運用では、資料の間で内容が食い違う可能性があります。計画の更新を誰が行い、どの資料を基準にするかを決めておきましょう。
更新の頻度と、更新内容を関係者に伝える方法もあわせて取り決めておくと安心です。最新の版がどれかを一目でわかるようにしておくことも、混乱を防ぐ工夫です。古い版は、参照用として別に保管しておきましょう。
経営層と現場の認識の差
経営層が描くDXの目標と、現場の負担や事情が食い違っていると、計画が実行段階で進まなくなる可能性があります。策定の過程に現場の意見が反映されない場合に起こりやすい状況です。両者の認識のずれは、計画の途中で表面化する場合もあります。
策定の途中で、現場の担当者から意見を聞く機会を設けましょう。経営層への説明では、実行する際の負担や課題もあわせて共有すると、計画への理解が深まります。認識のずれは、早い段階で解消するほど、修正の手間を抑えられます。
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ツール選定の支援で反映が遅れるときの確認点
ツール選定の支援では、要件の整理から比較、提案までを支援会社が担います。やり取りが重なる工程のため、変更の反映が遅れたり、認識がずれたりする場合があります。
要件の変更が反映されない状況
選定の途中で要件が変わったとき、変更が比較の資料に反映されないまま、検討が進んでしまう場合があります。変更の連絡が口頭だけだと、記録に残らず、反映の漏れが生じやすくなります。
要件の変更は、文書やチャットなど記録に残る形で伝えましょう。支援会社にも、変更を受けて資料を更新した時点で、更新内容を連絡してもらうよう依頼しておくと安心です。変更の影響が大きい場合は、選定のやり直しが必要かも相談しましょう。
比較資料や回答の遅れ
候補となるツールの提供会社から回答が遅れたり、必要な情報が得られなかったりして、比較資料の完成が遅れる場合があります。原因が支援会社と提供会社のどちらにあるかを、すぐに判断できない場合もあります。
支援会社に、資料の提出期限と、遅れが見込まれた時点の連絡の手順を確認しておきましょう。依頼側も、社内の確認や承認にかかる日数を計画に含めておくことが重要です。遅れが全体の日程に及ぶ場合の調整方法も、あわせて話し合っておきます。
反映状況の確認の仕方
選定の進み具合を確認するために、定例の打ち合わせで、変更点の反映状況を一覧で見る方法があります。変更を依頼した日と、反映された日を記録すると、遅れの原因を整理しやすくなります。
複数の支援会社を比べる際は、選定のプロセスや成果物の例を見せてもらいましょう。比較の観点を事前に決めておくと、反映の遅れが生じた場合も、影響の範囲を把握しやすくなります。遅れの原因が複数ある場合は、順に切り分けて確認しましょう。
システム導入や開発の支援で不具合が見つかったとき
システムの導入や開発を支援してもらう場合は、納品物に不具合が見つかる可能性があります。慌てずに対応するため、確認の方法や連絡の流れを事前に決めておきましょう。
契約の形態と検収の確認
開発を伴う支援には、成果物の完成を約束する請負契約と、業務の遂行を約束する準委任契約があります。契約の形態によって、成果物に対する責任や、不具合時の対応が異なる場合があります。
契約の前に、どちらの形態か、検収の方法や期間がどう定められているかを確認しましょう。検収では、依頼した要件どおりに動くかを、事前に決めた手順で確かめることが重要です。検収の結果は書面に残し、指摘事項の対応状況も追跡しましょう。
不具合の連絡と対応の流れ
不具合を見つけたときは、発生した日時、操作の手順、画面の状況を記録し、支援会社に連絡します。原因が開発の内容にあるのか、利用環境や連携先の設定にあるのかは、調査しないとわからない場合があります。
連絡の窓口と、受付から回答までの目安を、契約時に確認しておきましょう。調査に協力できるよう、社内の情報システム部門や関係者との連絡経路も整えておくと安心です。本番の環境に影響する調査は、実施の前に承認の手順を確認します。
再発防止のための記録と共有
不具合への対応が終わったら、原因と対処の内容を記録し、関係者に共有しましょう。記録が残っていれば、同じ不具合が起きたときに、確認の手間を減らせます。記録には、再発を防ぐために変更した点も書き添えます。
次の工程や別の支援メニューを依頼する際にも、記録を支援会社に共有すると、同じ失敗を繰り返しにくくなります。記録は担当者個人ではなく、共有の場所に保管しましょう。定期的に見返す機会を設けると、運用の改善にも役立ちます。
支援内容の範囲を確かめたいDX支援サービス
支援メニューの範囲と成果物のずれを防ぐには、支援の段階を具体的に確認することが大切です。段階ごとの支援内容が示されているサービスを紹介します。範囲や費用は、個別に確認しましょう。
スポットPM
- 従来の一般的なコンサルとは異なり、低予算・小規模でも相談可能
- リサーチから運用まで、プロジェクトをスピーディーに推進
- プロジェクト専属のAIエージェントで工数削減とナレッジ化を実現
rayout株式会社が提供する「スポットPM」は、低予算・小規模でも相談できるPM（プロジェクトマネジメント）サービスです。リサーチ・設計、プロトタイプ、運用という3つのフェーズを示し、自社やターゲットの言語化から、プロトタイプの実装、運用と改善までを支援するとしています。段階ごとの成果物を確認したい場合に検討できます。提供エリアは全国で、プロジェクト専属のAIエージェントでナレッジ化を図る点も案内されています。
IT顧問 情シス君
- 広範囲で情シス業務をカバーでき、何でも引き継ぎ可能
- 引き継ぎ資料・手順書・マニュアルの作成を行い、内製化も支援
- 3レイヤー体制による適材適所で脱属人化を無駄なくサポート
株式会社デジタルハックが提供する「IT顧問 情シス君」は、社内のIT導入や運用の業務を引き継ぐIT支援サービスです。ビジネスプロセスの上流から下流まで、戦略策定、実装、運用、トラブルシューティングを一貫して支援するとしています。業務の引き継ぎ資料や手順書、マニュアルの作成にも対応し、内製化も支援するサービスです。提供エリアは全国で、上流から下流までが範囲に含まれるため、工程ごとの成果物の範囲を確認しやすくなります。
情シスSourcing(ソーシング)
- 企画業務から運用業務までほぼ全領域での支援が可能
- どんな情報システム業務も、半日作業から個別依頼ができる
- 情報システム部員を本来の企画業務へシフトすることが可能
ハイブリィド株式会社が提供する「情シスSourcing(ソーシング)」は、情報システム業務をコンサルティングから運用支援までアウトソーシングできるサービスです。要件が固まっていない段階からコミュニケーションをとりながら、実装を支援できるとしています。コンサルティングやSE、プログラミング、運用サービスの領域を1社で支援でき、半日作業から依頼できます。対象は従業員10名以上で、依頼時は担当する工程と成果物の範囲を書面で確認しておきましょう。
DXモジュールシリーズ （株式会社FAプロダクツ）
- シミュレーションで最適生産投入を自動化
- 仮想空間で設備を再現するバーチャルコミッションニング
- 設備異常を予知保全システムで検知「Siluro」
DXレディネス （ライフイズテック株式会社）
- 大手中心に100社以上でDX人材育成を支援
- 全ビジネス人材をDX推進の主体者へ
- 全員がデジタルで課題解決できる状態へ
システムコンサルティングサービス （ストラクチュアルライン株式会社）
- コンサルタントが導入を主導。
- 業務・技術・マネジメントの3領域を支援。
- Java/Python/AIなど幅広い技術に対応。
DX支援に関するよくある質問
DX支援のエラーについてよくある質問と回答をまとめました。
- ■Q1：DX支援のエラーとは、ソフトの不具合のことですか？
- A：この記事では、支援内容のずれ、成果物の不備、進行上の遅れを指します。画面に表示されないため、成果物を受け取った時点で確認する場を設けましょう。
- ■Q2：業務フローが現場の実態と合わないときは、どうすればよいですか？
- A：現場の担当者に具体的な場面を想定して確認してもらいましょう。修正の依頼先と手順、費用の扱いも、事前に確認しておくと安心です。修正の履歴も残しておきましょう。
- ■Q3：ツール選定の反映が遅れたときは、何を確認しますか？
- A：要件の変更を記録に残る形で伝えたかを確認しましょう。依頼した日と反映された日を記録すると、遅れの原因を整理しやすくなります。原因が複数にまたがる場合もあるため、双方で状況を確認しましょう。
- ■Q4：開発の支援で不具合が見つかったら、どう対応しますか？
- A：発生日時と操作の手順を記録し、契約で決めた窓口へ連絡しましょう。請負か準委任かで対応が異なる場合があるため、契約の内容も確認します。
まとめ
DX支援・コンサルティング・アウトソーシングのエラーは、ソフトの不具合ではなく、支援内容のずれ、成果物の不備、進行上の遅れとして表れる場合があります。業務フローの確認、前提条件の共有、変更の記録、検収の手順を整えておくと、早期の発見と対処につながります。原因を一方に決めつけず、記録をもとに双方で確認しましょう。気になるサービスがあれば、資料請求で詳細を確認してみてください。
