帳票電子化アプリとは
帳票電子化アプリとは、業務で扱う帳票を紙ではなく電子データで作成、管理するためのアプリです。発行から送付、承認、保存までをまとめて行える製品もあり、帳票業務の負担軽減につながります。
紙帳票を電子データで扱う
帳票電子化アプリでは、請求書や見積書、納品書、発注書、申請書などを電子データとして扱えます。紙に印刷して押印や郵送、ファイリングする作業を減らせるため、担当者の作業時間を抑えやすくなります。
帳票の形式を統一しやすい点もメリットです。部門ごとに異なるフォーマットを使っている場合でも、テンプレートを整備すれば、入力漏れや確認漏れの防止に役立ちます。
作成から保存まで管理する
帳票電子化アプリは、帳票の作成だけでなく、承認から配信、検索、保存まで対応できる製品があります。発行後の控えや取引先から受領した帳票もまとめて管理すれば、後から探す手間を減らせるでしょう。
経理部門では、請求書の発行や受領、支払処理と関連する場面が多くあります。営業部門では、見積書や注文書の作成状況を可視化し、確認待ちの滞留を把握しやすくなります。
法令対応の土台を整える
電子取引データを扱う場合、電子帳簿保存法への対応も重要です。国税庁は、電子帳簿保存法について、税務関係帳簿書類のデータ保存や電子取引データの保存方法を定める制度と説明しています。
帳票電子化アプリを選ぶ際は、検索要件や改ざん防止、保存期間、権限管理に対応できるかを確認しましょう。インボイス制度に関連する請求書を扱う場合は、登録番号や税率ごとの消費税額などの記載にも注意が必要です。
参考：電子帳簿等保存制度特設サイト｜国税庁
参考：インボイス制度について｜国税庁
帳票電子化アプリでできること
帳票電子化アプリの主な役割は、帳票業務を電子化し、作業の流れを整理することです。作成・承認・送付・保存のどこに課題があるかを把握すると、必要な機能を選びやすくなります。
帳票を作成しやすくする
帳票電子化アプリでは、テンプレートを使って帳票を作成できます。会社名や取引日、金額、品目などを決まった項目に入力するため、表計算ソフトで都度作るよりも標準化しやすくなります。
製品によっては、基幹システムや販売管理システムのデータを取り込み、帳票の自動生成も可能です。毎月同じ取引先へ請求書を発行する企業では、転記作業の削減に役立つでしょう。
承認や配信を効率化する
紙帳票では、上長確認や押印、封入、郵送に時間がかかります。帳票電子化アプリを使うと、承認依頼や差し戻し、送付状況の確認を画面上で進められます。
メール送信やWeb配信に対応する製品なら、取引先への送付作業も効率化できるでしょう。送付履歴を残せるため、送ったかどうかを確認する手間も減らせます。
帳票を検索しやすくする
電子化した帳票は、取引先名、金額、日付、帳票種別などで検索できます。紙のファイルを開いて探す必要がなくなるため、監査対応や問い合わせ対応にも活用しやすいでしょう。
受領帳票を扱う場合は、文字認識機能の有無も確認したい項目です。紙やPDFの内容を読み取り、検索項目として登録できれば、保管後の確認作業が進めやすくなります。
帳票電子化アプリの主な機能は以下のとおりです。あわせて参考にしてください。
| 機能 | 確認ポイント |
|---|---|
| 帳票作成 | テンプレート作成や項目入力、既存データ取り込みに対応できるか |
| 承認 | 承認ルートや差し戻し、通知、操作履歴を管理できるか |
| 配信 | メール送信やWeb配信、郵送代行などに対応しているか |
| 保存 | 検索や権限設定、改ざん防止、保存期間管理に対応できるか |
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帳票電子化アプリが向いている場面
帳票電子化アプリは、帳票の量が多い企業だけでなく、紙の管理や確認作業に課題がある企業にも向いています。利用場面を整理すると、優先すべき機能が明確になります。
請求書発行を効率化したい
請求書の作成や承認、送付、控えの保存に時間がかかる企業には、帳票電子化アプリが向いています。請求データをもとに帳票を作成し、送付まで進められれば、月末月初の負担を抑えやすくなります。
インボイス制度への対応を考える場合は、適格請求書の記載項目に対応できるか確認しましょう。登録番号や税率ごとの金額を正しく扱える製品を選ぶことが大切です。
受領帳票を管理したい
取引先から受け取る請求書や納品書が多い企業では、受領後の仕分けや保管が課題になりやすいです。帳票電子化アプリを使うと、受領データを部署や取引先ごとに整理できます。
紙で受け取った帳票を電子化する場合は、スキャン後の文字認識や入力補助が役立ちます。承認ワークフローや支払処理との連携も確認すると、経理業務全体を見直しやすくなります。
現場帳票をデジタル化したい
点検表や作業報告書、検査記録など、現場で使う帳票も電子化の対象です。スマートフォンやタブレットで入力できる製品なら、紙を持ち帰って転記する作業を減らせます。
写真添付や位置情報、入力チェックに対応していれば、報告内容の抜け漏れ防止にもつながります。現場利用では、オフライン環境で使えるかも確認しておくと安心です。
帳票電子化アプリの比較ポイント
帳票電子化アプリは、製品ごとに得意な帳票や機能が異なります。価格だけで選ぶのではなく、対象帳票や連携、保存要件、操作性をあわせて比較しましょう。
対象帳票があうか
まず確認したいのは、自社で電子化したい帳票に対応できるかです。請求書中心の製品もあれば、現場帳票や基幹系帳票の出力に強い製品もあります。
帳票名だけで判断せず、作成や受領、配信、保存のどこまで対応できるかを確認しましょう。既存の帳票レイアウトを引き継ぎたい場合は、テンプレート編集の自由度も重要です。
既存システムと連携できるか
帳票業務では、販売管理や会計、基幹システム、経費精算などのデータを使うことが多くあります。連携できない場合、電子化後も手入力が残る可能性があります。
連携方法は、標準連携やファイル取り込み、API連携など製品によって異なります。導入前に、連携したいシステム名やデータ項目を整理しておきましょう。
保存要件を満たせるか
電子帳簿保存法の対象となる帳票を扱う場合は、真実性や可視性を確保する仕組みが必要です。タイムスタンプや訂正削除履歴、検索機能、権限管理などを確認してください。
法令対応は、製品を導入すれば自動で完了するものではありません。社内の運用ルールや保存対象、担当者の権限を決めたうえで、製品機能と組みあわせることが重要です。
現場で使いやすいか
帳票電子化は、経理や情報システム部門だけで完結しないことがあります。営業や購買、工場、店舗など、実際に帳票を扱う部門が使いやすいかも確認しましょう。
画面の見やすさや入力補助、スマートフォン対応、承認通知のわかりやすさは、定着に影響します。無料トライアルやデモを活用し、利用部門の意見も取り入れるとよいでしょう。
利用目的に必要な機能があうか
帳票電子化アプリは、発行や受領、現場入力、基幹帳票管理のどこを改善したいかで選ぶ製品が変わります。導入目的が曖昧なまま比較すると、不要な機能に費用をかけたり、必要な連携が不足したりする可能性があります。
以下のように利用場面ごとの確認項目を整理すると、自社に必要な機能を絞り込みやすくなります。
- ■発行中心で使う場合
- 請求書や見積書の作成、送付、控え保存を重視します。
- ■受領中心で使う場合
- 受け取った請求書の読み取りや承認、支払連携を確認します。
- ■現場帳票で使う場合
- スマートフォン入力や写真添付、オフライン利用を比較します。
- ■基幹帳票で使う場合
- 大量出力や帳票設計、既存システム連携を確認します。
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▶請求書業務に強い帳票電子化アプリを比較
ここからは、ITトレンドに掲載されている帳票電子化製品を紹介します。請求書の作成・送付・保存を効率化したい場合は、請求書業務に対応した製品を比較しましょう。インボイス制度への対応や会計ソフトとの連携、取引先への送付方法などを確認することが重要です。
ジョブカン見積/請求書
- 請求,仕入業務に必要な帳票発行/送付/消込まで様々な機能を実装
- 得意先、仕入先毎にレポート作成可能！自動集計で一目で確認
- 月額料金のみで何枚発行/送付しても料金変わらずにご利用可能
株式会社DONUTSが提供する「ジョブカン見積/請求書」は、見積書や請求書の作成を支援する帳票電子化アプリです。営業活動で発生する帳票をまとめて作成し、取引先への提出や社内確認を効率化したい企業に向いています。見積から請求までの流れを整えたい場合に検討しやすい製品です。
マネーフォワード クラウドインボイス
- 請求書や納品書、支払明細書などあらゆる帳票送付業務を自動化
- あらゆる帳票フォーマットに対応しているためスムーズに導入可能
- 電子帳簿保存法・インボイス制度対応
株式会社マネーフォワードが提供する「マネーフォワード クラウドインボイス」は、請求書業務の電子化を支援する帳票電子化アプリです。請求書の作成や管理、送付に関する業務を見直したい企業に向いています。会計やバックオフィス業務とのつながりを重視し、請求処理を効率化したい場合に検討できます。
freee請求書
- 主要機能を網羅しながら納得の低価格を実現
- 債権管理・入金消込・仕訳の自動作成まで対応
- 24.5万社に選ばれている、確かな信頼 ※
フリー株式会社が提供する「freee請求書」は、請求書を中心とした帳票の作成や管理を行える帳票電子化アプリです。請求書発行の手作業を減らし、経理や営業の確認作業を標準化したい企業に向いています。クラウド上で請求関連の情報を管理したい場合にも候補になります。
▶受領・保存業務に強い帳票電子化アプリを比較
受領した請求書や電子取引データを管理したい場合は、保存・検索・承認機能に強みをもつ製品が適しています。電子帳簿保存法への対応状況に加え、権限管理や検索性、社内承認フローとの相性も確認しましょう。
invox電子帳簿保存
- 月契約で業界最安水準、使った分だけのムダのない料金
- 低コストなAI OCRと99.9％精度保証のオペレータ入力を選択できる
- 継続率99.8％／シリーズ累計30,000社以上が利用(2024年11月時点)
株式会社invoxが提供する「invox電子帳簿保存」は、電子取引データやスキャン書類の保存を支援する帳票電子化アプリです。受領した帳票を整理し、必要なときに検索できる状態を整えたい企業に向いています。経理部門の保存業務や確認作業を効率化したい場合に検討しやすい製品です。
バクラク請求書受取
- AI-OCRが請求書を数秒で自動で読み取り！手入力をゼロに
- レポートで受取状況や支払い状況を可視化して支払い漏れをゼロに
- 稟議から支払いまで一気通貫、内部統制を強化！
株式会社LayerXが提供する「バクラク請求書受取」は、受領請求書の処理を効率化する帳票電子化アプリです。請求書の受け取りから確認、承認、支払に向けた処理までを整理したい企業に向いています。経理部門で紙やメール添付の請求書管理に負担を感じている場合に候補になります。
楽楽電子保存
- 電子帳簿保存法対応の手間を削減！請求書の保存・管理をラクに
- AI-OCR機能で書類の文字情報を自動で読み取り、簡単にデータ化
- シンプル操作でどんな人でも使いやすい！社内浸透もスムーズに
株式会社ラクスが提供する「楽楽電子保存」は、電子帳簿保存法に関連する書類保存を支援する帳票電子化アプリです。請求書や領収書などの取引書類を電子データで管理し、検索や保存の体制を整えたい企業に向いています。紙やPDFの保管方法を見直したい場合に検討できます。
▶基幹帳票・現場帳票に強い帳票電子化アプリを比較
基幹システムから出力される大量の帳票や、現場で発生する記録を電子化したい場合は、帳票設計・出力・入力方法に強みをもつ製品を比較しましょう。既存システムとの連携性や、スマートフォン・タブレットでの使いやすさも重要な選定ポイントです。
電子帳票基盤システム Paples
- 電子帳簿保存法の4区分に活用でき、システム対応実績も多数あり
- 帳票の取込から電子保存・配信までをワンパッケージで一元管理
- 各種業務システム連携し多彩なソリューションで帳票運用を効率化
日鉄日立システムソリューションズ株式会社が提供する「電子帳票基盤システム Paples」は、企業の帳票基盤を整えるための帳票電子化アプリです。基幹システムから出力される帳票を管理し、配信や保管の仕組みを整えたい企業に向いています。帳票量が多い企業や、部門横断で帳票管理を見直したい場合に検討できます。
i-Reporter （株式会社シムトップス）
- Excelデータを丸ごと移行するだけで帳票ができる
- 音声入力や画像取り込み機能で多くの情報量を記録できる
- 紙媒体より安全に情報管理ができる
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帳票電子化アプリのFAQ
帳票電子化アプリを検討する際は、電子帳簿保存法や紙帳票の扱い、導入範囲に関する疑問が出やすいです。よくある質問を整理し、導入前の不安を解消しましょう。
- Q１：帳票電子化アプリと請求書発行システムの違いは何ですか？
- 請求書発行システムは、請求書の作成や送付を中心に支援します。一方、帳票電子化アプリは、請求書以外の見積書や納品書、申請書、現場帳票、基幹帳票なども対象にできる製品があります。自社で電子化したい帳票の範囲を先に整理しましょう。
- Q２：電子帳簿保存法に対応できますか？
- 対応できる製品は多くありますが、製品導入だけで法令対応が完了するわけではありません。保存対象や検索項目、訂正削除の管理、権限設定などを社内ルールとして整える必要があります。導入時は、税理士や関係部門にも確認すると安心です。
- Q３：紙で受け取った帳票も電子化できますか？
- スキャナ保存や文字認識に対応する製品であれば、紙帳票を電子データとして管理できます。ただし、読み取り精度や入力補助、原本の扱いは製品や運用方法によって異なります。紙の保管を減らしたい場合は、スキャン後の確認フローも比較しましょう。
- Q４：スマートフォンで使えますか？
- スマートフォンやタブレットに対応する製品もあります。現場帳票や外出先での承認に使う場合は、画面の見やすさや入力のしやすさを確認しましょう。写真添付やオフライン利用が必要な業務では、対応範囲の確認が重要です。
- Q５：導入前に何を準備すればよいですか？
- まず、電子化したい帳票の種類や件数、利用部門、承認ルートを整理しましょう。次に、既存システムとの連携や保存要件を確認します。現状の業務フローを可視化しておくと、製品比較やベンダーへの相談が進めやすくなります。
まとめ
帳票電子化アプリは、帳票の作成や承認、配信、保存を効率化し、紙中心の業務を見直すための有効な手段です。請求書や受領帳票、現場帳票、基幹帳票など、対象によって必要な機能は異なります。
自社にあう製品を選ぶには、利用目的や連携先、法令対応、現場での使いやすさを比較することが大切です。複数製品の機能や費用を比較したい方は、ITトレンドの一括資料請求を活用してください。
