検索精度の問題で目的の文書が見つからない
エンタープライズサーチへの最大の不満として「検索しても欲しい情報が出てこない」という精度問題があります。原因を理解することで適切な改善策を取れます。
キーワードの表現の違いで検索漏れが起きる
「売上向上策」で検索しても「収益改善提案」という表現の文書がヒットしないという状況は、全文検索のシステムでよく起きる問題です。検索ワードと文書内の表現が一致しないと、関連する内容でも検索結果に表示されません。
この問題を根本的に解決するにはAI検索（セマンティック検索）機能を持つシステムを選ぶか、現行システムに同義語辞書を登録する方法が有効です。「売上向上」と「収益改善」が同じ意味として検索できるように同義語を登録すると、検索漏れを減らすことができます。定期的に検索ログを確認し「検索されているのに結果クリックが少ないキーワード」を特定して同義語を追加する改善サイクルを設けることをお勧めします。
インデックスの古さによる最新文書の未反映
更新したファイルや新しく追加したファイルが検索結果に反映されるまでに時間がかかる場合、「昨日作成した資料が検索できない」という状況が起きます。インデックスの更新頻度がクロールサイクルに依存するシステムでは、リアルタイム性に限界があります。
インデックス更新の頻度設定を確認し、業務上問題ない頻度に変更できるかをベンダーに確認することが重要です。重要な資料保管フォルダのクロール頻度を高くする設定が可能な場合は、更新が多いフォルダから優先的に適用することをお勧めします。最新性が特に重要な資料については、手動でインデックスを更新できる機能があるかも確認してみてください。
UIの複雑さと操作の難しさ
検索機能そのものではなく、操作画面の複雑さが「使いにくい」と感じさせる原因になることがあります。ユーザーが直感的に使えるUIかどうかが定着を左右します。
詳細検索条件が多すぎて使いこなせない
多機能なエンタープライズサーチでは検索オプションが多く用意されている反面、初心者ユーザーには複雑すぎて使いこなせないことがあります。「どの絞り込み条件を使えばよいかわからない」という状態では、シンプルなキーワード検索しか使われなくなります。
通常の検索はシンプルな検索ボックスで完結し、必要なときだけ詳細オプションを展開できるUI設計のシステムを選ぶことが使いやすさを高めます。デモ環境でITに不慣れな担当者に操作してもらい、説明なしにどの程度使いこなせるかを確認してから選定することをお勧めします。
検索結果の表示が見づらく判断に時間がかかる
検索結果にファイル名だけが表示され、内容が全くわからない状態では、一つひとつのファイルを開いて確認する作業が発生します。スニペット（文書内のヒット箇所の抜粋）が表示されない、関連性のスコアが表示されないシステムは、使いにくさの原因になります。
検索結果画面でスニペット・ファイル形式・更新日時・作成者などが確認できるか、ファイルを開かずにプレビューできるかをデモで確認してください。検索結果の表示項目がカスタマイズできる製品では、自社の利用シーンに合った表示に設定できるため、ユーザーの使い勝手を改善できます。
管理者の設定作業が重すぎる問題とモバイル対応
システム管理者にとっての使いにくさも、導入後の運用継続を妨げる要因です。管理画面の操作性とモバイル対応の不備が、組織全体の活用を制限することがあります。
設定変更のたびにエンジニアが必要になる問題
検索精度の改善のために同義語を追加したい、新しい部門のフォルダを検索対象に追加したいといった場面で、毎回エンジニアへの依頼が必要なシステムでは改善のスピードが上がりません。管理者がGUIで設定変更できる範囲が狭いほど、IT部門への依頼が増え運用の柔軟性が低下します。
同義語辞書の更新、検索対象リポジトリの追加、優先表示ルールの変更などが管理画面でノーコードで完結するかをデモで確認することが重要です。管理者向けのドキュメントやトレーニング資料が充実しているかも、担当者交代時の引き継ぎやすさに影響します。非IT担当者が管理操作を担当できるかどうかをデモで実際に試してみてください。
スマートフォンやタブレットからの検索が使いにくい
外出先や移動中にスマートフォンで社内情報を調べたいとき、PCブラウザ用の画面がそのままスマートフォンに表示されて操作しにくかったり、特定の機能が使えなかったりすることがあります。レスポンシブデザイン非対応のシステムでは、モバイルでの使いやすさが著しく低下します。
自社でスマートフォンやタブレットからの検索ニーズがある場合は、実際のデバイスでデモを実施して操作性を確認することが重要です。スマートフォン専用アプリがある製品はブラウザ版より操作性が高い傾向があります。外出の多い営業担当者や経営層がモバイルでどのように使うかを想定したシナリオでテストを行うことをお勧めします。
使いやすさと管理しやすさを両立した製品を比較する
エンドユーザーと管理者の両方が使いやすいエンタープライズサーチを紹介します。使いやすさをデモで体験してから選定しましょう。
QuickSolution
- [9年連続シェアNo.1] 発売から25年 5600サーバの導入実績
- 純国産で日本語に強い！高速・高精度な検索かつ画像OCRにも対応
- RAG、生成AI連携、AIエージェント(Copilot等)で社内情報に回答
QuickSolutionは、オンプレミスとクラウドに分散した情報を、ファイルの中身までまとめて検索できるシステムです。画像OCRにも対応しているため、検索対象となる情報の範囲を広げやすく、社内のさまざまな資料を一つの検索環境から探せます。
NaviPlusサーチ
- 高速レスポンス & クイック検索
- 高頻度なデータ更新
- AI×人による検索チューニング
NaviPlusサーチは、ECサイト内で目的の商品や情報を見つけやすくするSaaS型の検索サービスです。AIを活用してサイト内検索を最適化でき、高機能・多機能な検索環境を構築できます。
saguroot
- デザイン会社が創る直感的UIUXで誰もが簡単に使える
- 画像やテキストを含め、異なるファイル形式でも横断的に検索可能
- 網羅的な検索だけではなく生成AI・AIによる要約やタグ付けも実現
sagurootは、複雑になりがちな横断検索を、ユーザー目線でシンプルに利用できるよう設計された検索サービスです。直感的なUI・UXを特徴としており、オンラインストレージに埋もれた資料を迷わず見つけられる環境づくりを支援します。
FileBlog FS
- 高性能な検索エンジンを手軽に導入
- ビューア搭載！各種フォーマットをブラウザで全ページ閲覧
- スマートフォン・タブレットからもファイルサーバ－を検索・閲覧
FileBlog FSは、ファイルサーバー内の文書をWeb上から検索・閲覧できるシステムです。目的のファイルへすばやくアクセスできるほか、1億ファイル規模の大規模環境にも対応し、小規模からフル機能で導入できます。
Accela BizSearch （富士通株式会社）
- 国内2000サーバ以上の導入実績
- 高速レスポンスで業務の思考を止めない検索体験
- 各システムのアクセス権限を継承した安全な検索
Sinequa （伊藤忠テクノソリューションズ株式会社）
- 200種以上の外部接続が可能で既存環境の変更は最小限。
- 21言語対応のNLP・機械学習で意味・文脈を捉えて情報提示。
- オンプレ、IaaS、SaaSで導入可能。高セキュリティ用途にも対応。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料を取り寄せて機能や特徴をさまざまな製品を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でエンタープライズサーチの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
エンタープライズサーチの使いにくさに関するFAQ
使いにくさについてよくある質問と回答をまとめました。
- ■Q1：導入したシステムが使いにくい場合、改善できる余地はありますか？
- 同義語辞書の充実化、優先表示ルールの見直し、UIのカスタマイズ設定など、設定面での改善で解消できる問題は多くあります。まずベンダーのサポートに相談し、改善できる設定項目を確認することをお勧めします。
- ■Q2：ユーザーアンケートで「使いにくい」という声が多い場合、どう対応すればよいですか？
- 「何が使いにくいか」を具体的に聞き取り、検索精度の問題なのかUI操作の問題なのかを切り分けることが第一歩です。原因に応じて同義語辞書の登録、UIのカスタマイズ、操作説明会の実施など対策を選んでください。
- ■Q3：スマートフォン対応の確認はデモでどうすればよいですか？
- 自社で使っているスマートフォンの機種とOS、ブラウザで実際にデモ環境にアクセスし、検索・絞り込み・結果表示・ファイルプレビューが問題なく動作するかを確認することをお勧めします。
まとめ
エンタープライズサーチの使いにくさは、検索精度の不足、UI設計の複雑さ、管理設定の負担の大きさ、モバイル対応の不備が主な原因です。導入前にデモ環境での実操作確認、IT以外のユーザーへの試用、モバイルでの動作確認を行うことで使いにくさのリスクを事前に把握できます。まずは資料請求でデモ環境の提供を依頼してみてください。
