まったく使われていない社内情報
そもそも社内では古くからデータベースが存在しており、利用目的によって分類分けされています。しかしこの分類分けが近年複雑化しており、今まで通りの分類分けでは欲しい情報を早く収集することは不可能に近いです。
また知りたい情報がプレゼンテーションで利用された文の中に記載されていた場合どうでしょう。そもそも検索しても情報を受け取ることができないかもしれません。自社に情報を100％活用するためにも、自社にあったエンタープライズを導入を検討しましょう。
選定ポイント１ 導入目的の明確化
まずは、導入目的を明確にしましょう。「どんな使い方をしたいのか」が明確になっていないと、導入後に活用できないまま費用だけがかかっているなんてことにもなりかねません。導入目的を明確にした上で、自社にはどんな機能が必要なのかも洗い出すことができます。
「本当に導入するのがエンタープライズサーチであっているか」と疑問に思った方は、以下の記事も参考にしてみてください。
選定ポイント２ 提供形態と対象規模
エンタープライズサーチには、主にオンプレミス型とクラウド型の2つの提供形態があります。以下の特徴を踏まえたうえで、自社にとってどちらが最適かを検討してみましょう。
オンプレミス型エンタープライズサーチ
オンプレミス型は、自社サーバーにシステムを構築し、利用する形態です。自社で構築するためカスタマイズが可能で、自社ニーズに合わせて機能追加ができます。また、自社ネットワークでの運用となるため、クラウド型と比較してセキュリティ面で安心という点もメリットと言えるでしょう。
費用面では、導入初期に多額のコストがかかります。具体的にはサーバーやライセンス費用などで、そのほか保守費用なども必要となります。しかし、人数が増えたり長期間使ってもシステムの費用は変わらないため、大企業や長期利用を考える企業にはお勧めです。
クラウド型エンタープライズサーチ
クラウド型は、提供会社のサービスをインターネット経由で利用する形態です。オンプレミス型と違ってサーバーやシステムを構築する手間がなく、短期かつ安価に導入することができます。また、インターネットにつながっている環境であればどこでも利用できる点もメリットです。
料金体系はユーザー数ごとの月額課金型です。従業員数の増減にも対応しやすいため、スタートアップや中小企業にお勧めですが、ユーザー数が急激に増えたり利用期間が長くなると、結果としてコストが高くなることもあります。
また、利用形態の他、製品によって対象となる従業員規模が異なります。全ての企業規模に対応する製品もあれば、250名以上5,000名未満など定めているものもあるため、検討している製品が自社の規模に合っているかを確認しましょう。
選定ポイント３ 検索の仕方や検索可能な範囲
エンタープライズサーチでの検索方法や、検索可能な範囲を確認しましょう。導入してもシステムが使いにくく、ユーザーが使わなかったらまったく意味がありません。また検索したコンテンツが検索可能範囲外の場合は欲しい情報も得れません。
自社が利用しているデータ形式を利用できるかも確認しておきましょう。膨大な資料の中からコンテンツを探すため、ある程度ファイルを絞り込んだ上で検索する際は、自社で利用しているデータ形式が検索できるシステムであるかが重要になるのです。
選定ポイント４ 必要な機能の有無
自社でどの機能が必要なのかを明らかにすることで、製品を最大限に活用できます。また製品自体の基本機能からオプション機能まで理解しておきくことも大切でしょう。基本機能から応用機能を以下で紹介しますので是非参考にしてください。
- ■全文検索【基本】
- ■資料絞り込み【基本】
- ■サムネイルの強調【基本】
- ■キーワード候補表示機能【オプション】
- ■検索条件を保存できる機能【オプション】
- ■レポート機能【オプション】
エンタープライズサーチの機能について詳しく知りたい方は以下の記事を参考にしてください。
選定ポイント５ セキュリティ機能の性能
社内データには、人事情報などの個人情報や機密情報も含まれており、それらを全ユーザーが検索・閲覧できてしまうと、情報漏洩のリスクが高まる可能性があります。
エンタープライズサーチでは、このようなリスクを低減するためアクセス権限を設定することができます。設定レベル・範囲は製品によって異なりますので、自社が求めるレベルに合っているかを確認し、選定しましょう。
選定ポイントについて紹介してきましたが実際に製品がどのように活用されているのか知りたい方は以下の記事を参考にしてください。
自社に合うエンタープライズサーチを選定して業務効率化を！
エンタープライズサーチシステムは社内の膨大なデータから素早く検索でき、業務効率化が期待できるシステムです。自社の業務を圧倒的に効率的にするためにも、まずは製品の資料請求を行うことをおすすめします。
