エンタープライズサーチ４つの選定ポイントをご紹介！

導入目的の明確化

まずは、なぜ導入目的を明確にしましょう。「どんな使い方をしたいのか」が明確になっていないと、導入後に活用できないまま費用だけがかかっているなんてことにもなりかねません。導入目的を明確にした上で、自社にはどんな機能が必要なのかも洗い出すことができます。

「本当に導入するのがエンタープライズサーチであっているか」と疑問に思った方は、以下の記事も参考にしてみてください。

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失敗しない！エンタープライズサーチ導入時４つのポイント

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提供形態と対象規模

エンタープライズサーチには、主にオンプレミス型とクラウド型の2つの提供形態があります。以下の特徴を踏まえたうえで、自社にとってどちらが最適かを検討してみましょう。

オンプレミス型

オンプレミス型は、自社サーバーにシステムを構築し、利用する形態です。自社で構築するためカスタマイズが可能で、自社ニーズに合わせて機能追加ができます。また、自社ネットワークでの運用となるため、クラウド型と比較してセキュリティ面で安心という点もメリットと言えるでしょう。

費用面では、導入初期に多額のコストがかかります。具体的にはサーバーやライセンス費用などで、そのほか保守費用なども必要となります。しかし、人数が増えたり長期間使ってもシステムの費用は変わらないため、大企業や長期利用を考える企業にはお勧めです。

クラウド型

クラウド型は、提供会社のサービスをインターネット経由で利用する形態です。オンプレミス型と違ってサーバーやシステムを構築する手間がなく、短期かつ安価に導入することができます。また、インターネットにつながっている環境であればどこでも利用できる点もメリットです。

料金体系はユーザー数ごとの月額課金型です。従業員数の増減にも対応しやすいため、スタートアップや中小企業にお勧めですが、ユーザー数が急激に増えたり利用期間が長くなると、結果としてコストが高くなることもあります。

また、利用形態の他、製品によって対象となる従業員規模が異なります。全ての企業規模に対応する製品もあれば、250名以上5,000名未満など定めているものもあるため、検討している製品が自社の規模に合っているかを確認しましょう。

検索の仕方や検索可能な範囲

基本機能でご紹介した機能以外にも、キーワード候補表示や検索条件を保存できる機能、レポート機能など、製品によって多くの機能が搭載されています。そのため、どのような機能が必要なのかをきちんと把握しておかなければ、導入後に使いこなせなくなる可能性も出てきます。

自社の活用目的に合った機能が揃っている製品を選ぶことが大切です。

セキュリティ機能

社内データには、人事情報などの個人情報や機密情報も含まれており、それらを全ユーザーが検索・閲覧できてしまうと、情報漏洩のリスクが高まる可能性があります。

エンタープライズサーチでは、このようなリスクを低減するためアクセス権限を設定することができます。設定レベル・範囲は製品によって異なりますので、自社が求めるレベルに合っているかを確認し、選定しましょう。

エンタープライズサーチ製品を比較してみよう！

ご紹介してきたように、エンタープライズサーチシステムは社内の膨大なデータから素早く検索でき、業務効率化が期待できるシステムです。検索時間を短縮できると、その分業務に充てられるため、生産性の向上も見込めます。

導入を検討している企業は、ぜひ比較ポイントも踏まえて選定を進めてみてはいかがでしょうか。ITトレンドではエンタープライズサーチ製品の資料を無料で請求することができます。気になる方はぜひご覧になってみてください。