エンタープライズサーチシステムの比較ポイントは？

エンタープライズサーチシステムの基本

まずは、エンタープライズサーチシステムについて解説していきます。

エンタープライズサーチシステムとは？

エンタープライズサーチとは、企業内のあらゆる情報（ファイルサーバ、データベース、Word、Excel、PDFなど）を横断的に検索できる検索エンジンのことです。

普段使っているGoogleやYahoo!などのインターネットサーチの社内版というと、イメージしやすいかもしれません。しかし、エンタープライズサーチでは検索でアクセス制限を設定できるという点がインターネットサーチと大きく異なる点です。

基本機能

エンタープライズサーチシステムの基本機能は、主に3つあります。

全文検索機能

社内の資料やデータを、簡単・スピーディーに検索することができる機能です。検索対象はOffice文書だけでなく、画像や動画、PDFなど多岐にわたります。また、検索条件を詳細に設定できるため、ファイル名だけでなく、ファイル形式、日時、データ内のテキストなどからも目的のデータを検索することができます。

類似検索機能

検索ワードと完全に一致していなくても、類似していれば検索結果で表示してくれる機能です。ファイル名が思い出せないときや、「サーバー」「サーバ」などの表記ゆれをしていても、その違いを認識して最適な結果を表示してくれます。

検索ワード強調機能

検索したワードが検索結果で強調して表示される機能です。検索ワードが太字で表示されることで、1つずつファイルを確認しなくても、目的のデータなのかを一目で判断することができます。

製品の比較ポイント

エンタープライズサーチシステムには、検索を正確・スムーズにおこなうためのさまざまな機能が搭載されていることを理解いただけたかと思います。では、実際に製品を選定する際の比較ポイントについてご紹介します。

提供形態と対象規模を確認しよう

エンタープライズサーチシステムには、主にオンプレミス型とクラウド型の2つの提供形態があります。以下の特徴を踏まえたうえで、自社にとってどちらが最適かを検討してみましょう。

オンプレミス型

オンプレミス型は、自社サーバーにシステムを構築し、利用する形態です。自社で構築するためカスタマイズが可能で、自社ニーズに合わせて機能追加ができます。また、自社ネットワークでの運用となるため、クラウド型と比較してセキュリティ面で安心という点もメリットと言えるでしょう。

費用面では、導入初期に多額のコストがかかります。具体的にはサーバーやライセンス費用などで、そのほか保守費用なども必要となります。しかし、人数が増えたり長期間使ってもシステムの費用は変わらないため、大企業や長期利用を考える企業にはお勧めです。

クラウド型

クラウド型は、提供会社のサービスをインターネット経由で利用する形態です。オンプレミス型と違ってサーバーやシステムを構築する手間がなく、短期かつ安価に導入することができます。また、インターネットにつながっている環境であればどこでも利用できる点もメリットです。

料金体系はユーザー数ごとの月額課金型です。従業員数の増減にも対応しやすいため、スタートアップや中小企業にお勧めですが、ユーザー数が急激に増えたり利用期間が長くなると、結果としてコストが高くなることもあります。

また、利用形態の他、製品によって対象となる従業員規模が異なります。全ての企業規模に対応する製品もあれば、250名以上5,000名未満など定めているものもあるため、検討している製品が自社の規模に合っているかを確認しましょう。

検索の仕方や検索可能な範囲を確認しておこう

基本機能でご紹介した機能以外にも、キーワード候補表示や検索条件を保存できる機能、レポート機能など、製品によって多くの機能が搭載されています。そのため、どのような機能が必要なのかをきちんと把握しておかなければ、導入後に使いこなせなくなる可能性も出てきます。

自社の活用目的に合った機能が揃っている製品を選ぶことが大切です。

セキュリティ機能を比較しよう

社内データには、人事情報などの個人情報や機密情報も含まれており、それらを全ユーザーが検索・閲覧できてしまうと、情報漏洩のリスクが高まる可能性があります。エンタープライズサーチシステムでは、このようなリスクを低減するためアクセス権限を設定することができます。設定レベル・範囲は製品によって異なりますので、自社が求めるレベルに合っているかを確認し、選定しましょう。

まとめ

ご紹介してきたように、エンタープライズサーチシステムは社内の膨大なデータから素早く検索でき、業務効率化が期待できるシステムです。検索時間を短縮できると、その分業務に充てられるため、生産性の向上も見込めます。

導入を検討している企業は、ぜひ比較ポイントも踏まえて選定を進めてみてはいかがでしょうか。