エンタープライズサーチシステム導入後に必要な５ステップ

ステップ１　セキュリティに考慮したアクセス権限の設定

エンタープライズサーチシステムの導入後には、社内のさまざまなデータを検索できるようになります。そして当然、検索したデータの閲覧やダウンロードも可能となります。

一方で、すべての社員があらゆるデータにアクセスできる環境というのは情報セキュリティの観点から問題があると言わざるを得ません。そのためシステム導入後には、情報セキュリティ上のリスクを回避するために検索対象となっているデータについてセキュリティポリシーに基づいたアクセス権限の設定を行う必要があります。

ステップ２　データごとに実行可能な操作の制限

情報セキュリティの質を高めるには、アクセス権限だけではなくデータごとに実行可能な操作を設定することも重要です。

エンタープライズサーチシステムでは、検索したデータについてデータの閲覧や編集、端末へのダウンロードなどを実行することができます。そのため、データの機密性を考慮した上で各データについて実行できる操作をシステム設定によって限定することが必要となるのです。

ステップ３　マルチデバイスへの対応

最新のエンタープライズサーチシステムの中には、PCだけではなくスマートフォンやタブレットなどのモバイル端末でも利用できるものも登場しています。

こうしたマルチデバイス対応型のシステムを導入した場合には、複数のデバイスで利用できるように必要なシステム設定を行いましょう。モバイル端末でも必要なデータを検索できるようにすることで、オフィス外でもシステムを利用できるようになり情報共有のスピードを一層高めることができるからです。

ステップ４　タグ付けなどを行うことで利便性の向上

エンタープライズサーチシステムの中には、検索対象となるデータについてタグ付けを行うことのできるものも存在します。このようなシステムではタグ付けを行うことで、データどうしを関連付けて検索効率を一層向上させることができます。

またデータの内容に直接的に関係したキーワードがデータ内のテキストなどに盛り込まれていない場合でも、タグ付けを行うことで検索結果に表示させることもできます。

ステップ５　検索対象となるデータの整理

エンタープライズサーチシステムを導入した直後は、検索対象となるデータがあまり整理されていない状態となっている場合がほとんどです。そのため検索を行い類似した複数のデータがヒットした場合には「どのデータが最新のものなのか」「どのデータが正しいのか」といったことに悩むケースが多くなります。

したがってシステム導入の初期段階では、各部門と連携しながら検索対象のデータを整理する必要があります。あるいはタグ付けを活用して、類似データを登録日付や正規性にしたがって区分するというのもひとつの方法です。

5つのステップで情報共有スピードの確実な向上を

以上のように、エンタープライズサーチシステムの導入直後には「アクセス権限の設定」「実行できる操作の制限」「マルチデバイスへの対応」「タグ付け」「データの整理」という5つのステップに取り組むことが重要となります。

そしてこの5ステップを確実に実行することで、システム導入を成功へと導き情報共有の徹底と迅速化が実現できるでしょう。まだ未導入の方は、一度製品をご覧になってみてはいかがでしょうか。