エンタープライズサーチとは
エンタープライズサーチとは、企業内のあらゆる情報を横断検索できるシステムのことです。企業内検索エンジンや社内検索システム、エンタープライズ検索とも呼ばれます。保管場所を問わず社内のデータから必要な情報を探し出せるため、企業内での情報共有がスムーズになり、業務効率化やデータの有効活用につながります。
エンタープライズサーチの仕組みと機能
エンタープライズサーチは、システム内のクローラーと呼ばれるプログラムが各ストレージを巡回し、データを収集します。集められたデータを検索しやすいよう整理し、インデックスを生成することで検索を効率化する仕組みです。データ量に応じて違いはありますが、１台のサーバにクローラー、インデクサー、サーチャーといったプログラムを搭載しているのが一般的な構成です。
この仕組みを利用して、エンタープライズサーチにはスピーディーな検索・表示を可能にするさまざまな機能が搭載されています。ここでは、エンタープライズサーチの基本機能について詳しく解説します。
検索機能
構造化データと非構造化データを問わず、フォルダ名やファイル名・テキストの全文検索・画像・動画も対象として検索でき、わずか数秒で結果を表示します。文書管理システムとは異なり、複数のシステムやサーバをまたいでの横断検索も可能です。主な検索機能は以下のとおりです。
- ●詳細検索機能：日時やファイルなどの詳細条件を指定して検索する
- ●類似検索機能：類似データの検索にも対応する
- ●あいまい検索機能：表記ゆれを補正する
- ●絞り込み検索機能：検索対象範囲を指定できる
- ●自然文検索機能：自然な言葉でも関連情報を検索できる
なお、全文検索については以下の記事で詳しく解説しているため、あわせて参考にしてください。
サジェスト機能
検索補助機能ともいい、検索窓に入力したキーワードをもとに候補ワードを表示します。過去に検索されたキーワードや検索数の多いワードデータなどをもとに表示するため、効率的に検索できます。正確な名称を忘れた、絞り込むキーワードが思いつかないといった場合にも効果的な補助機能です。
サムネイル機能
検索結果の画面で、キーワードを強調して表示する機能です。検索キーワードとその前後のテキストを表示するため、ファイルを一つひとつ開いて確認する手間が省けます。
アクセス権限管理機能
ユーザーや部署単位で検索権限を設定できる機能です。一部の従業員のみに閲覧を許可するデータなどには、アクセス制限を設定することで権限のないユーザーによる閲覧を防ぎます。情報漏えいリスクも抑えられ、セキュリティ面で安心です。認証機能を搭載した製品もあります。
情報収集機能 （RSS機能）
RSSとは「Rich Site Summary」の略で、必要な更新情報や新着情報を配信できる技術のことです。製品によっては、このRSS機能が搭載されているものもあります。例えば、企業内でよく検索されるサイトを登録しておけば、更新内容をすばやくキャッチアップできます。
エンタープライズサーチを導入するメリット
では、エンタープライズサーチを活用することで、具体的にどのようなメリットが得られるのでしょうか。ここでは、エンタープライズサーチの導入で得られるメリットを解説します。
大容量のデータに耐えられる
製品によって差はありますが、大規模・大容量のデータに対応したエンタープライズサーチなら、高セキュリティ環境下での高速検索を実現します。将来的にデータが膨大になっても、分散検索で拡張可能なため安心です。
また、製品によってはAIを搭載したシステムや、画像OCR検索やチャットボットなどの機能を備え、より迅速かつスムーズな検索を支援する機能が搭載されたものもあります。
企業内で情報共有できる
部署を問わず企業内のさまざまな情報を共有でき、従業員同士の確認や連絡といった手間が省けます。昨今のフレキシブルな働き方にも適したシステムといえるでしょう。横断的に情報を取得できるため、社内にある情報からビジネスチャンスを見つけられるかもしれません。
管理機能をもつ製品であれば、検索ログなどから利用状況の把握も可能です。どの組織でどのような動き・ニーズがあるのかを分析でき、企業内の環境改善に活かせます。
データ収集時間を削減できる
別の方法として、ファイル管理アプリでファイル検索を行う方法もありますが、結果の表示までにやや時間を要します。容量や情報量が多いほど時間がかかるのは必然といえるでしょう。エンタープライズサーチなら、大容量データの検索に対応し、瞬時に検索結果を表示するため、データ検索にかかる時間を大幅に短縮できます。作業の効率化のみならず、コア業務への注力も可能になります。
セキュリティ対策が可能になる
インターネット上の検索エンジンとは異なり、ユーザーごとに細かくアクセス制限を設定できるため、セキュリティ対策に効果的です。機密情報や個人情報などに検索・閲覧制限をかけることで、情報漏えいや訴訟などのリスクを防ぎます。
容易にシステムを導入できる
導入は専用サーバを用意し、システムをインストールして設定を行います。簡単な操作性を強みとする製品も多く、導入から運用までのサポート体制を敷いているベンダーもあります。自社の要件にあわせたスムーズな導入が叶うでしょう。
人気のエンタープライズサーチは、以下のボタンから確認できます。資料請求（無料）もできるため、気になる製品はぜひ問い合わせてみてください。
エンタープライズサーチ導入時のデメリットや注意点
エンタープライズサーチはメリットの多いツールですが、自社の要件にあう製品を選ばなければ、導入効果を感じられないケースもあるでしょう。そのため、導入前に各社製品の搭載機能や検索精度、サポートの有無などを確認し、よく比較して選定するのがおすすめです。
また、エンタープライズサーチの料金プランには「買い切り型」「月額課金型」などがあります。データ量やアカウント数などでも料金は変動するため、自社のデータ量や従業員数、予算なども考慮して検討するとよいでしょう。
エンタープライズサーチの活用方法と事例
エンタープライズサーチは企業内のビッグデータを一瞬で検索できるため、業務の改善や新たなビジネスの発見などにもつながるでしょう。また、企業内のデータを検索する以外にも、以下のような活用方法があります。
- ●ナレッジマネジメントとして活用
- ●ECサイト・ヘルプデスク業務の改善に活用
では、実際にエンタープライズサーチを導入した企業はどのようにシステムを活用しているか見てみましょう。ここではITトレンドのおすすめ製品のなかから、利用者の口コミを紹介します。
「ファイルめがね」の活用例（口コミ紹介）
今まではファイル名のみでしか検索がかからなかったため、ドキュメント作成者が適当な名前を付けていると必要なドキュメントを見つけられなかった。例えば「見積書」という名前だけではどのお客様への見積書か判別ができなかった。 「ファイルめがね」を導入したことでドキュメントの中身まで検索がかかるので、すぐに必要な書類にたどりつけます。
参考：必要なファイルがすぐに見つかる！！｜ファイルめがね｜ITトレンド
これまではファイルサーバで社内すべてのドキュメントを管理しており、エクスプローラーの検索から必要なドキュメントを探していたとのこと。エンタープライズサーチの導入により、必要なファイルをすぐに見つけられるようになったそうです。
「FileBlog（ファイルブログ）」の活用例（口コミ紹介）
職場のデータを持ち帰って作業の続きを行いたい。その方法が簡便であるほうがよいというリクエストを受け導入しました。操作が簡単で端末を選ばないため、あまりコンピュータが得意でない職員も利用してくれており、管理者の負担軽減になっている。
参考：職場のファイルサーバにらくらくアクセスできて生産性向上｜FileBlog （ファイルブログ）｜ITトレンド
導入した製品「FileBlog（ファイルブログ）」は、Active Directory連携により、Windowsサーバのファイルにブラウザからアクセスできます。そのため、場所を問わず気軽にファイルを見られる点が魅力だそうです。Office形式のファイルやPDF、画像ファイルなどをダウンロードすることなくプレビュー表示できるため、扱いやすいという声が聞かれました。
エンタープライズサーチの選び方・比較ポイント
エンタープライズサーチを導入する際にチェックすべき比較ポイントは以下のとおりです。
- ●収集データの範囲は自社にあっているか
- ●データ検索はしやすいか
- ●自社の用途にあった機能があるか
- ●料金プランが自社の条件にあっているか
- ●サポートは受けられるか
収集データの範囲は自社にあっているか
せっかくシステムを導入しても、自社で使用している保管場所へ検索が及ばなければ意味がありません。導入を検討している製品のクローラーが対象とする検索範囲について、必ず確認しておきましょう。特に、Microsoft 365やGoogleドライブをはじめとした、クラウドサービスへの横断が可能かは調べておくことをおすすめします。
また、自社で扱うデータ形式に対応しているかも重要です。独自システムがある場合は拡張連携の可否についても調べておきましょう。
データ検索はしやすいか
新入社員をはじめ、専門的な知識を要するなどの理由で検索キーワードが思いつかず、必要な情報にたどりつけない場合もあります。利用するユーザーと扱う情報が増えるほど、データ検索のしやすさは重要になります。
例えばあいまい検索やサジェスト機能、AIによる絞り込みキーワードの自動抽出機能などが搭載された製品を選ぶのがおすすめです。可能であれば無料トライアルや体験デモを通じて実際に操作してみるとよいでしょう。
自社の用途にあった機能があるか
検索機能・分析機能・ダッシュボード機能など、製品によって搭載する機能は大きく異なります。自社で解決したい課題や利用目的・シーンに応じて、製品比較前にあらかじめ必要な機能を絞り込んでおきましょう。例えばカスタマーサポートをはじめ、迅速かつ的確に必要な情報を探し出すことが求められるシーンでは、検索機能の充実した製品が適しています。グローバル展開している企業であれば、多言語対応の有無なども確認すべきでしょう。
企業の重要な情報を扱うため、セキュリティ機能も重要です。アクセス制限や認証機能についてもどこまで細かく設定できるか、事前に確認してみてください。
料金プランが自社の条件にあっているか
機能やデータ量によってエンタープライズサーチのコストは異なります。システム導入に必要な費用は、サーバ設置費用・システム費用・保守費用・月額利用料などがあげられます。
見積もりをとって、社内予算や導入時期などの条件にあった製品を選びましょう。また無駄なコストが発生しないよう、必要な機能などの条件をあらかじめ絞り込んだうえで製品を比較するのがおすすめです。
サポートは受けられるか
エンタープライズサーチを導入する際には、情報システム部門の担当者の協力が必要となるでしょう。しかしリソースの確保などの課題があるため、導入サポート体制の整ったシステムを選ぶのがおすすめです。開発にかかるサポートが受けられれば、効率的なプロジェクトの進行が望めるでしょう。
ベンダーのサポートサービスには、導入時のほか、保守サポートも多く存在します。バージョンアップへの対応やメンテナンスを依頼できるため管理工数の低減が見込めます。そのほか、操作方法に関する問い合わせや、運用時のトラブル対応などの窓口やフォロー体制の有無についても事前に確認しておきましょう。
エンタープライズサーチの選定ポイントについてより詳しく知りたい方は、以下の記事も参考にしてください。
エンタープライズサーチのおすすめ製品
ここでは、ITトレンド上半期ランキング2024（エンタープライズサーチ）で資料請求が多かった製品TOP５を紹介します。気になる製品は無料で資料請求もできるため、ぜひ製品選びの参考にしてください。
Neuron ES
- リリース13年。豊富な導入実績＆8年連続ITトレンドランキング1位
- 社内データを基盤とした生成AI（RAG連携）チャット機能も登場
- 検索システムに必要十分な機能を備えつつ、お求めやすい価格設定
FileBlog FS
- 高性能な検索エンジンを手軽に導入
- ファイルビューア搭載！ファイル内容を全ページ閲覧
- スマートフォン・タブレットからもファイルサーバ－を検索・閲覧
QuickSolution
- [売上シェアNo.1 四冠達成] 発売から23年 5300サーバの導入実績
- 純国産で日本語に強い！高速・高精度な検索かつ画像OCRにも対応
- ChatGPTなど、生成AIとの連携(RAG対応)で社内情報に回答
brox
- 手書き文字や画質の粗いFAX文書でも探せる高精度AI-OCR
- 画像やPDFに限らずOffice系ドキュメントも横断検索が可能
- 目当ての書類やテキストが探しやすくなるハイライト表示
エンタープライズサーチはさまざまな特徴をもつ製品があるため、どのシステムを導入すればよいか悩む担当者も多いようです。以下の記事では、エンタープライズサーチのおすすめ製品を特徴や価格、クチコミ評価などで比較しています。製品の導入を検討したい方は、ぜひ参考にしてください。
まとめ
エンタープライズサーチは豊富な機能でデータを検索しやすく、結果も瞬時に表示できるため企業が蓄積したビッグデータを検索するのに有効なツールです。社内情報を有効に活用できていないと感じている方は、この機会にエンタープライズサーチの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
下のボタンから各社製品資料の一括請求が可能です。自社への導入検討にぜひご活用ください。
