エンタープライズサーチの基本
まずは、エンタープライズサーチについて解説します。
そもそもエンタープライズサーチとは？
エンタープライズサーチとは、企業内のあらゆる情報を横断し検索できる検索エンジンのことです。膨大なデータから必要なものを探し出すのは、時間も手間もかかります。エンタープライズサーチを導入することで、いつでもすぐに目的のデータやファイルを検索することができ、業務効率化やナレッジ共有、情報活用など多岐にわたって貢献しています。
基本機能
エンタープライズサーチには、スピーディーな検索・表示を実現するために、様々な機能が搭載されています。ここではその基本機能をご紹介します。
サジェスト機能
検索窓でキーワードを入力すると、候補ワードを表示する機能です。よく検索されるワードデータなどから表示されるため、効率的に検索することができます。また、誤入力を防いだり、検索ワードが思いつかない場合でも補助機能として入力をサポートしてくれます。
検索機能
フォルダ名やファイル名、文書内のテキストも対象として検索することができます。検索結果の表示もスピーディで、わずか数秒で表示されることがほとんどです。また、文書管理システムと異なり、複数のシステムやサーバをまたいでの検索も可能です。
その他、製品によって様々ありますが、条件を詳細に指定して検索する詳細検索機能や、検索条件を保存できる機能、検索したデータと似ているものを検索できる類似検索機能など、様々な検索機能が搭載されています。
アクセス権限管理機能
ユーザーや部署単位で検索権限を設定できる機能です。社内データの中には、一部の社員のみに閲覧が許可されたデータも含まれています。そのようなデータにアクセス制限を設定しておくことで、他の社員から閲覧されることなく、外部に情報が漏れるリスクも低くなるため、セキュリティ面でも安心です。
情報収集機能 （RSS機能）
RSSとは「Rich Site Summary」の略で、必要としている情報を効率的に収集することができる機能です。製品によっては、このRSS機能が搭載されているものもあります。例えば、社内でよく検索されるサイトを登録しておくことで、更新内容をすばやくキャッチアップすることができます。
メリット
機能面だけでも非常に便利なエンタープライズサーチですが、改めてメリットについてご紹介します。
社内の様々な情報が検索可能
社内のあらゆる情報を簡単に検索することができ、検索時間や社員同士のやりとりの手間が省ける点が大きなメリットです。加えて、キーワードだけでなく、ExcelやPDF、Wordなどのファイル形式や日時も指定して検索することができるので、例えば「1週間前にPowerPointで共有されていた会議資料」なども検索・表示することが可能です。また、テラバイト級の大きなサイズのファイルも検索でき、画像や動画、DTPなども簡単に検索できます。
コスト削減
資料やデータを探す時間は非常にムダです。しかし、業務に必要なものであれば探さないわけにはいきません。検索の時間にも給料が発生していると考えれば、いかにムダな部分を省くかが重要になってきます。エンタープライズサーチの様々な検索機能によって検索時間を短縮することは、業務の効率化だけでなく人的コストの削減にも繋がるのです。
セキュリティ対策にもなる
インターネット上の検索エンジンと異なる点として、ユーザー毎に細かくアクセス制限を設定できることが挙げられます。設定をすることで、機密情報や人事などの個人情報データを誰でも閲覧できる状態を防ぎ、結果として情報漏洩を防止することにも繋がります。
まとめ
いかがでしたか。エンタープライズサーチエンジンはインターネット上のGoogle検索の社内バージョンと考えていただければ、分かりやすいかと思います。社内の膨大なデータを活用し、社員の工数削減を実現するためにも導入したツールです。どのような製品があるのか気になる方は、ぜひ資料請求をしてみてください。
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