社内検索ができるエンタープライズサーチとは？機能からメリットまで！

エンタープライズサーチとは？

エンタープライズサーチとは、企業内のあらゆる情報を横断し検索できる社内検索エンジンのことです。IT化が進み、膨大なデータから必要なものを探し出すのは、時間も手間もかかりますが、エンタープライズサーチを活用することで、インターネットの検索エンジンのように検索し圧倒的なパフォーマンスを提供します。

また、いつでもすぐに目的のデータやファイルを検索することができ、業務効率化やナレッジ共有し情報活用などに大きく貢献しています。また、ナレッジマネジメントや文書管理システムの一部として提供されることがあるため、一貫してシステムを利用できるのです。

エンタープライズサーチの機能

エンタープライズサーチには、スピーディーな検索・表示を実現するために、様々な機能が搭載されています。ここではその基本機能をご紹介します。

検索機能

フォルダ名やファイル名、文書内のテキストも対象として検索することができます。検索結果の表示もスピーディで、わずか数秒で表示されることがほとんどです。また、文書管理システムと異なり、複数のシステムやサーバをまたいでの検索も可能です。

その他、製品によって様々ありますが、条件を詳細に指定して検索する詳細検索機能や、検索条件を保存できる機能、検索したデータと似ているものを検索できる類似検索機能など、様々な検索機能が搭載されています。

サジェスト機能

検索窓でキーワードを入力すると、候補ワードを表示する機能です。よく検索されるワードデータなどから表示されるため、効率的に検索することができます。また、誤入力を防いだり、検索ワードが思いつかない場合でも補助機能として入力をサポートしてくれます。

アクセス権限管理機能

ユーザーや部署単位で検索権限を設定できる機能です。社内データの中には、一部の社員のみに閲覧が許可されたデータも含まれています。そのようなデータにアクセス制限を設定しておくことで、他の社員から閲覧されることなく、外部に情報が漏れるリスクも低くなるため、セキュリティ面でも安心です。

情報収集機能 （RSS機能）

RSSとは「Rich Site Summary」の略で、必要な更新情報や新着情報を配信できる技術です。製品によっては、このRSS機能が搭載されているものもあります。例えば、社内でよく検索されるサイトを登録しておくことで、更新内容をすばやくキャッチアップすることができます。

エンタープライズサーチの機能を紹介しましたが、さらに詳しく基本機能について知りたい方は以下の記事をご覧ください。

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エンタープライズサーチ導入のメリット

機能面だけでも非常に便利なエンタープライズサーチですが、メリットについてご紹介します。

他部署同士の情報を共有できる

他部署同士の情報など、社内のあらゆる情報を共有でき、社員同士のやりとりの手間が省ける点が大きなメリットです。会社で取り扱っている情報を横断的にみれることで、新しいビジネスチャンスにも貢献するでしょう。

加えて、ExcelやPDF、Wordなどのファイル形式や日時も指定して検索することができるので、例えば「1週間前にPowerPointで共有されていた会議資料」なども検索・表示することが可能です。また、テラバイト級の大きなサイズのファイルも検索でき、画像や動画、DTPなども簡単に検索できます。

データ収集時間を削減

資料やデータを探す時間は非常にムダです。しかし、業務に必要なものであれば探さないわけにはいきません。検索の時間にも給料が発生していると考えれば、いかにムダな部分を省くかが重要になってきます。

エンタープライズサーチの様々な検索機能によって検索時間を短縮することは、業務の効率化だけでなく人的コストの削減にも繋がるのです。

セキュリティ対策が可能

インターネット上の検索エンジンと異なる点として、ユーザー毎に細かくアクセス制限を設定できることが挙げられます。設定をすることで、機密情報や人事などの個人情報データを誰でも閲覧できる状態を防ぎ、結果として情報漏洩を防止することにも繋がります。

システムの導入が簡単

基本的にシステムをインストールするだけで、すぐに利用することができるため情報システムやITに詳し専門家がいなくでも、簡単にシステムを導入することが可能です。また、検索設定や、インデックスも自社に合わせて設定できることもメリットになるでしょう。

以下の記事では、さらにくわしくエンタープライズサーチのメリットについて解説しているので、興味のある方はご覧ください。

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エンタープライズサーチのデメリット

エンタープライズサーチを導入後、自社に合った製品を選定できていなかったなどの失敗によって、イメージが悪くなってしまうケースがあります。まずはきちんと自社の要件を明確にし、必要な機能や仕様を洗い出しましょう。

「導入失敗を防ぎたい」という方は以下の記事で紹介しているので、是非参考にしてみてください。

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どんな活用方法があるのか

エンタープライズサーチはただ企業内の情報を検索できるだけではありません。使い方によっては、以下のような活用方法があります。

• ●ナレッジマネジメントとして活用
• ●顧客情報データを新商品開発に活用
• ●ECサイト・ヘルプデスク業務の改善に活用

企業にある全てのデータを一瞬で検索できるので、業務改善や思いもよらない発見にも繋がります。活用例が気になる方や、どんな企業が導入に向いているのかわからない方は、以下の記事をご覧ください。

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エンタープライズサーチを活用して業務を効率化しよう

エンタープライズサーチエンジンはインターネット上のGoogle検索の社内バージョンと考えていただければ、分かりやすいかと思います。社内の膨大なデータを活用し、社員の工数削減を実現するためにも導入したツールです。どのような製品があるのか気になる方、製品を比較してみたい方は、ぜひ資料請求をしてみてください。

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