エンタープライズサーチの活用事例とは？概要から具体的な効果を紹介

現代の企業にはさまざまな業務システムが導入され、企業内に蓄積される情報は年々増加の一途をたどっています。膨大な企業内情報の中からいかに効率的に必要な情報を抽出するか。これは非常に重要な問題です。

かといって、社内に情報共有用のデータベースを設置すると、その構築や運用、情報の追加登録・修正には多大なリソースが消費されます。こうした問題を解決してくれるのがエンタープライズサーチです。この記事では、エンタープライズサーチの概要から活用例をご紹介します。

エンタープライズサーチとは

エンタープライズサーチとは、企業内情報に対し、必要な時に必要な社員が必要な情報に効率よくアクセスできるよう企業内情報を一元管理する「企業内検索エンジン」のことです。

一般的な検索エンジンとの主な相違点は、以下の点が挙げられます。

・部外者からのアクセスを防ぎ、検索者の権限に応じた範囲内でだけ検索を許すなどのセキュア機能
・ファイル名だけでなく、ファイルの属性などに基づいたきめ細かな検索手段の独自設定

さらに、サーバを横断した検索やあいまいな文言での検索ができる機能があり、さまざまな活用方法があります。

関連記事エンタープライズサーチとは？導入メリットや選び方、おすすめ製品も紹介

エンタープライズサーチ４つの活用例

ここからはエンタープライズサーチの活用例をご紹介します。

活用例１：ナレッジマネジメントとして

エンタープライズサーチはさまざまな企業ニーズに適合しますが、その主たる用途はナレッジマネジメントでしょう。

たとえば膨大なアイテムの機器を販売するメーカーなどでは、ひとつの型番の製品に対して設計情報・開発情報・メンテナンスマニュアル・ユーザマニュアル・修理記録など、さまざまな部署ごとに保管されている情報を一括検索できます。

開発部門の社員が修理記録を見て製品改善のヒントを探したり、修理担当者がマニュアルをチェックして、故障の原因になりやすい使用法の指示を改善するようマニュアル制作部署に要求したりといった活用法も考えられます。

活用例２：ECサイト運営

エンタープライズサーチは、企業内情報の一部を顧客や一般向けに提供する際にも有効です。たとえばECサイトを運営している企業では、顧客に対してWebサイト上でカタログや製品情報を公開していることが多いと思います。

しかし、多くのECサイトでは「製品名／型番がわからない」「この製品に自分が希望する機能がついているかどうかわからない」といった、見込顧客が欲しい情報を入手するための手段が確立されていません。

その点、エンタープライズサーチなら、見込顧客が入力した検索キーワードに幅広くマッチングする商品情報を提示できるので、見込顧客が知りたい情報を適切に提供できる可能性が高くなります。

活用例３：ヘルプデスク運営

ECサイト運営同様にエンタープライズサーチをヘルプデスクに採用すれば、問い合わせ内容をいちいちファイリングする必要なく、ログを保存しておくだけで「これまでに類似の問い合わせはなかったか？」が瞬時に検索可能になります。

回答までに要する時間の短縮、ヘルプデスクの人件費削減など多くのメリットが期待できる、またサービスデスクやコールセンターの業務改善にもつなげられるのではないでしょうか。

エンタープライズサーチを活用して業務を効率的におこなおう！

エンタープライズサーチの活用例をご紹介しましたが、社内の情報検索の煩雑さやナレッジの共有に課題を感じている方は、導入を検討してみてはいかがでしょうか。自社に最適なエンタープライズサーチを導入できるよう製品を比較してみましょう。

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