エンタープライズサーチで情報活用の効率が変わる！

ビッグデータ化する企業内情報を効率的に活用

現代の企業にはさまざまな業務システムが導入され、企業内に蓄積される情報は年々増加の一途をたどっています。また、社員ひとりひとりが社内に蓄積された情報やナレッジを共有し、より生産性の高い業務を推進することは企業間競争で優位に立つために欠かせません。

膨大な企業内情報の中からいかに効率的に必要な情報を抽出するか。これは非常に重要な問題です。 かといって、社内に情報共有用のデータベースを設置すると、その構築や運用、情報の追加登録・修正には多大なリソースが消費されます。こうした問題を解決してくれるのがエンタープライズサーチです。

エンタープライズサーチの活用イメージ

エンタープライズサーチはさまざまな企業ニーズに適合しますが、その主たる用途はナレッジマネジメントでしょう。

たとえば膨大なアイテムの機器を販売するメーカーなどでは、ひとつの型番の製品に対して設計情報・開発情報・メンテナンスマニュアル・ユーザマニュアル・修理記録など、さまざまな部署ごとに保管されている情報を一括検索することができます。

開発部門の社員が修理記録を見て製品改善のヒントを探したり、修理担当者がマニュアルをチェックして、故障の原因になりやすい使用法の指示を改善するようマニュアル制作部署に要求したりといった活用法も考えられます。

ECサイト・ヘルプデスク運営にも役立つ

エンタープライズサーチは、企業内情報の一部を顧客や一般向けに提供する際にも有効です。 たとえばECサイトを運営している企業では、顧客に対してWebサイト上でカタログや製品情報を公開していることが多いと思います。

しかし、多くのECサイトでは「製品名／型番がわからない」「この製品に自分が希望する機能がついているかどうかわからない」といった、見込顧客が欲しい情報を入手するための手段が確立されていません。

その点、エンタープライズサーチなら、見込顧客が入力した検索キーワードに幅広くマッチングする商品情報を提示できるので、見込顧客が知りたい情報を適切に提供できる可能性が高くなります。

また、同様にエンタープライズサーチをヘルプデスクに採用すれば、問い合わせ内容をいちいちファイリングする必要なく、ログを保存しておくだけで「これまでに類似の問い合わせはなかったか？」が瞬時に検索可能になります。回答までに要する時間の短縮、ヘルプデスクの人件費削減など多くのメリットが期待できるでしょう。

自社に最適なエンタープライズサーチの選び方

エンタープライズサーチにはさまざまな製品が提供されていますが、導入の際にチェックするべきポイントはおおよそ次の通りです。

【規模】

管理させたい企業内情報の総量はどれくらいか、また将来どれぐらいまで増大しそうかを予測し、その規模に対応できる製品を選びましょう。なお、企業内情報が膨大になるにつれ検索スピードも重要になります。

【扱えるファイルの範囲】

インターネット検索エンジンの場合、検索対象となるのはHTMLファイル、画像ファイル、PDFファイルなどに限定されていますが、エンタープライズサーチはそのほかさまざまなアプリケーション形式のファイルに対応できるものがあります。企業内情報のファイル形式を網羅できる製品を選びましょう。

【セキュリティ及びアクセス権限】

検索者の権限を、所属部署やポジションなど、どのようなルールに基づいて制限できるか、セキュリティ保全のためにどのようなシステムを採用しているかなどを確認しましょう。

上記の様なポイントを押さえながら、自社に合ったシステムの選定をしていきましょう。