ポイント１ そもそもエンタープライズサーチが最適なのか
企業によっては、情報にたどり着く最適な方法が「検索」であるとは限りません。例えば、蓄積された情報が膨大な企業の場合を考えてみます。情報量が膨大だと、検索結果も膨大な量になってしまいます。まず、導入すべきツールがエンタープライズサーチであるのかを確認しましょう。
以下のエンタープライズサーチと類似しているシステムの特徴を分類した表を参考にしてください。
| システム名 | 機能 | メリット | 主なユーザー |
|---|---|---|---|
| エンタープライズサーチ | 検索補助、自然文検索、クリック検索 | 内外のウェブサイト含め情報を一元に検索できる | 情報システム部門 |
| 文書管理システム | 文書の作成、登録、利用、共有、破棄、保存 | 紙の書類をデジタルで保存できる | 人事部門 |
| ナレッジマネジメントツール | FAQ、ドキュメント管理、検索機能、グループウェア、eラーニングなど | 個人の経験やノウハウを共有できる | 経営企画部門 |
エンタープライズサーチの特徴
エンタープライズサーチの特徴は横断的な社内情報に効率よくアクセスできることです。エンタープライズサーチは、「検索」という手法で必要な情報に効率よくアクセスすることを実現します。GoogleやYahoo!などの検索エンジンのように社内ドキュメントファイルや資料を簡単に検索することができます。
エンタープライズサーチについてもっと詳しく知りたい方は以下の記事を参考にしてください。
文書管理システムの特徴
社内情報を簡単に収集できるシステムの中に文書管理システムというものがあります。文書管理システムとは文書等の記録情報の発生後、活用・保管から廃棄もしくはアーカイブされるまでを適切に管理することです。特に秘密保持のために利用される傾向があります。
文書管理システムについて詳しく知りたい方は以下の記事を参考にしてください。
ナレッジマネジメントツールの特徴
また、ナレッジマネジメントツールとは知識の共有・活用を目的としたツールです。書類の適正な保管・廃棄を目的とした文書管理とは根本的に異なりまが、知識を共有するこで、ビジネスチャンスにも繋がるでしょう。知識の共有の為には資料整理が重要な為、ナレッジマネジメントと文書管理システムが一緒に利用されることが多いとされています。
ナレッジマネジメントについて詳しく知りたい方は以下の記事を参考にしてください。
ポイント２ セキュリティ対策がしっかりなされているか
エンタープライズサーチの導入により、既存の情報源に対するセキュリティ設定の不備が顕在化するケースがあります。これは、エンタープライズサーチ自体にセキュリティの課題があるというよりも、そもそもの情報管理が徹底されていないことが露呈してしまうということです。
例えば、部門全体で使用するからという理由で、誰でもアクセス可能なファイルサーバを使用しているケースが考えられます。エンタープライズサーチを導入すると、それまでアクセスすることのなかったファイルに、部門外からアクセスがしやすくなります。
他部門に共有したくない情報などがある場合は、エンタープライズサーチの権限設定機能を利用したり、ファイルサーバの設定を変更する必要があります。このようなことを避ける為にも、しっかりセキュリティ対策がなされているシステムを選定しましょう。
ポイント３ 自社のデータ形式に対応しているか
ファイル形式について、ワードやエクセルといった一般的なファイル形式の文書は、エンタープライズサーチの標準機能だけで検索できることが多いです。
しかし、グループウェアなどを検索対象とする場合には、専用のアダプタをオプションとして別途購入しなければならないことがあります。また、製品によっては、画像データや音声ファイルの検索ができるものもあり、こうした機能を必要とする場合は必ず確認をしておくのがよいでしょう。
ポイント４ 検索スピードが敏速であるか
事業が拡大中の企業などは、今後情報量がどのくらい増大するのかを考慮したうえでシステムを選ぶ必要があります。情報量が多くなるほど検索スピードに影響します。１回の検索に１分も２分もかかっていたら、導入の意味がありません。
部門ごと、個人ごと等に区切って、現状どれくらいの情報があるのか、今後どれくらいまで増大するのかを、事業計画や人員計画をもとにある程度算出しておけると、製品の検討に役立ちます。
エンタープライズサーチ導入失敗例
エンタープライズサーチをうまく活用しないとどのような失敗が起こるでしょうか。
導入しただけでは情報の活用はできない
そもそも検索したいものは、なんなのか把握していないと検索したいコンテンツを抽出できません。企業情報は、メール、PC上のファイル、ファイルサーバー、Notes、イントラネット、業務システムなど様々なファイルで管理されています。
メールに関する情報を業務システムから探しても見つかりません。また、削除付みファイルまでも検索範囲に入ってしまったら情報の正確性も確保できないでしょう。ただエンタープライズサーチを導入するだけで、見つけたい資料や情報が出てくるわけではありません。なんの情報を検索したいのか明らかにする必要があるのです。
キーワードだけで検索すると逆に時間ロスになる
エンタープライズサーチで「2018年４月決算書」とキーワードで検索すると、部署や製品、また担当した人が違う決算書が膨大にヒットしてしまいます。しっかり、正確で欲しい情報を獲得するためにも、コンテンツ、キーワード、ファイルから検索するなど段階を踏んだ検索方法をとりましょう。
すこしでもエンタープライズサーチを選定して導入検討したいと思った方は、以下の記事で選定方法を紹介していますので、是非参考にしてください。
エンタープライズサーチ導入失敗を防ぎ業務効率化しよう！
エンタープライズサーチの導入に失敗する理由は様々です。しかし原因を突き詰め、失敗しない為のポイントを押さえることで、業務を効率化させ、新たな戦略に大きく貢献するでしょう。エンタープライズサーチが気になった方は、是非無料で資料請求を行ってみてはいかがでしょうか。
