失敗しない！エンタープライズサーチ導入時４つのポイント

ポイント１　そもそもエンタープライズサーチが最適なのか

まず、導入すべきツールがエンタープライズサーチであるのかを確認しましょう。

エンタープライズサーチを導入する企業の課題

エンタープライズサーチの導入を考えている多くの企業は、「必要な情報に効率よくアクセスできない」という課題を抱えていると思います。エンタープライズサーチは、「検索」という手法で必要な情報に効率よくアクセスすることを実現します。しかし、そもそもエンタープライズサーチが本当に自社に最適なのか、考えたことはありますか？

企業によっては、情報にたどり着く最適な方法が「検索」であるとは限りません。例えば、蓄積された情報が膨大な企業の場合を考えてみます。情報量が膨大だと、検索結果も膨大な量になることが多いです。普段インターネットで検索した際に、表示件数が多すぎて目的の情報を見つけられなかった経験もあるのではないでしょうか。

他のツールも検討してみよう！

こういった企業には、エンタープライズサーチよりも文書管理システムやナレッジマネジメントツールのほうが合っているかもしれません。文書管理システムは文書に特化していますが、エンタープライズサーチよりも整理や検索が簡単に行なえます。

また、ナレッジマネジメントツールはナレッジを共有するツールですが、エンタープライズサーチや文書管理などの機能が備わっており、より多角的な検索が可能です。

文書管理システムやナレッジマネジメントツールについて興味のある方は、以下の記事を参考にしてください。

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ポイント２　セキュリティの不備に注意

エンタープライズサーチの導入により、既存の情報源に対するセキュリティ設定の不備が顕在化するケースが多くあります。これは、エンタープライズサーチ自体にセキュリティの課題があるというよりも、そもそもの情報管理が徹底されていない場合、それが露呈してしまうということです。

例えば、部門全体で使用するからという理由で、誰でもアクセス可能なファイルサーバを使用しているケースが考えられます。エンタープライズサーチを導入すると、それまでアクセスすることのなかったファイルに、部門外からアクセスがしやすくなります。

他部門に共有したくない情報などがある場合は、エンタープライズサーチの権限設定機能を利用したり、ファイルサーバの設定を変更する必要があります。

ポイント３　対応ファイルに注意

ファイル形式について、ワードやエクセルといった一般的なファイル形式の文書は、エンタープライズサーチの標準機能だけで検索できることが多いです。

しかし、グループウェアなどを検索対象とする場合には、専用のアダプタをオプションとして別途購入しなければならないことがあります。また、製品によっては、画像データや音声ファイルの検索ができるものもあり、そういった機能を必要とする場合は必ず確認をしておくのがよいでしょう。

ポイント４　検索スピードに注意

事業が拡大中の企業などは、今後情報量がどのくらい増大するのかを考慮したうえでシステムを選ぶ必要があります。情報量が多くなるほど検索スピードに影響します。１回の検索に１分も２分もかかっていたら、導入の意味がないですよね。

部門ごと、個人ごと等に区切って、現状どれくらいの情報があるのか、今後どれくらいまで増大するのかを、事業計画や人員計画をもとにある程度算出しておけると、製品の検討に役立ちます。

導入失敗しないために自社の課題・状況を把握しよう

以上、エンタープライズサーチで失敗しないための４つのポイントを紹介しました。導入に失敗する理由は様々です。しかし原因を突き詰めると、自社の課題や状況を正確に把握していない、というケースが多いと思われます。

自社の検索コストが大きい原因は何か、情報管理はどうなされているのかなど、課題と状況を正確に把握することから始めましょう。そうすることで、必要となるスペック・機能が定まり、自社に最適なシステム選びが可能となります。

エンタープライズサーチの選定ポイントについて気になる方は、以下の記事をご覧ください。

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