ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■配信用途別
- 広告・案内の一斉配信：valueFax、BizFAXスマートキャスト、NetFax、F-ネコ
- 発注書・請求書など帳票の個別送信：FNX e-帳票FAXサービス、@Tovas
- 返信FAXなど受信の電子化：FNX e-受信FAXサービス
- ■送信方法別
- Web画面から配信：valueFax、NetFax、秒速FAX
- メールから送信：BizFAXスマートキャスト、秒速FAX、eFAX、jFax
- 基幹システムと連携：FNX e-帳票FAXサービス、@Tovas
FAX配信システムの乗り換えで影響を受ける3つの要素
FAX配信システムの乗り換えでは、宛先と配信停止の記録、送信元番号、自動送信の連携という3つの要素が影響を受けます。いずれも送信先や社内業務に直接関わるため、移行計画の段階で現状を整理しておけば、切り替え後の手戻りを抑えられます。
宛先リストと配信停止の記録
最も重要な移行データは、宛先リストと配信停止の記録です。宛先リストはCSVで出力するケースが多い一方、停止希望の記録は旧サービスの管理画面内にしか残っていない場合もあります。
まず旧サービスで、宛先の項目（会社名や部署、FAX番号、属性）と停止記録それぞれの出力方法を確認しましょう。出力に対応していない項目は、画面から一覧を控えるなど、解約前に保存する方法を決めておく必要があります。
送信元のFAX番号と返信FAXの受け口
FAX配信サービスを替えると、受信側に表示される送信元番号が変わる場合があります。自社の既存番号をそのまま表示するか、サービス側の番号を使用するかは、サービスや契約内容によって異なります。
注文書の返信や問い合わせをFAXで受けている場合は、返信先番号も確認しましょう。原稿に記載した返信先番号と新サービスの受信番号が一致していないと、返信FAXが届かないおそれがあります。原稿テンプレートの番号表記もあわせて見直す必要があります。
基幹システムからの自動送信
販売管理や受発注システムから発注書や請求書を自動でFAX送信している場合は、連携設定の見直しが必要です。連携方法には、メールに添付して送る方式や、API（システム同士をつなぐ窓口）を利用する方式があります。
旧サービスと同じ連携方式を新サービスが提供していても、宛先の指定方法やファイル形式が異なる場合があります。連携部分を担当する社内の情報システム部門や開発会社に、仕様書を早めに共有しておくと安心です。改修が必要な場合は、その期間も乗り換えのスケジュールに組み込みましょう。
広告FAXの配信停止リストを新サービスへ移す
広告や案内を一斉配信する企業にとって、配信停止リストの引き継ぎは法令にも関わる作業です。停止記録が抜けたまま配信を再開すると、停止を求めた相手に再び送ってしまうおそれがあります。ここでは、停止記録を確実に移すための考え方を整理します。
特定商取引法と広告FAXの承諾
通信販売などの広告をFAXで送る場合、特定商取引法により、承諾を得ていない相手への送信が制限されています。取引形態によって規制の範囲は異なるため、自社の配信が対象になるかは法務担当者や専門家に確認しましょう。
乗り換えの際は、宛先ごとの承諾記録と停止記録をセットで移す必要があります。承諾を得た日付や経路を別の台帳で管理している場合は、新サービスの宛先リストとの照合方法も決めておきます。台帳とリストで会社名の表記が異なると照合に時間がかかるため、FAX番号を共通の照合キーにすると作業が進めやすくなります。
停止記録の照合と取り込みの手順
停止記録は、宛先リストを取り込む前に照合しておくと漏れを防げます。具体的には、旧サービスから出力した停止番号の一覧と新しい宛先リストを照らし合わせ、停止番号が配信対象に残っていないか確認します。
新サービスに配信停止リストの登録機能があれば、宛先リストより先に停止番号を登録する方法もあります。登録後は旧サービスとの件数の一致を確かめ、照合した担当者と日付を記録に残しておきましょう。
FAX配信の届き方を新旧で比べる試験送信
乗り換え先のFAX配信システムが自社の用途に適しているかは、試験送信で確かめるのが確実です。送信の成否だけでなく、受信側での見え方や不達の理由まで確認すると、本番運用での問い合わせを減らせます。
社内の宛先で行う少数の試験送信
試験送信は、まず社内の複数拠点や協力を得られる取引先など、少数の宛先で行いましょう。受信側では、文字や表のかすれ、ページの順番、送信元番号の表示を確認します。
原稿の作り方が旧サービスと異なると、同じ内容でも見え方が変わる場合があります。WordやPDFなど、普段使うファイル形式ごとに送信し、レイアウトの崩れがないか確かめましょう。細い罫線や小さな文字が多い帳票は解像度によっても見え方が変わるため、標準と高画質の両方で試すと判断材料が増えます。
送信結果レポートと不達理由の確認
送信結果のレポートは、サービスによって項目や出力形式が異なります。不達となった宛先について、話し中や番号の誤り、相手の機器の応答なしといった理由をどこまで把握できるか確認しましょう。
不達の理由は、相手の回線状況や機器の設定など複数の要因で変わります。再送回数・間隔の自動設定や、再送結果の一括確認への対応状況も、運用負担を左右するポイントです。不達となった宛先を一覧で出力し、宛先リストの修正に活用する仕組みも確認しましょう。番号が変わった取引先を早期に把握すれば、リストの鮮度を保ちやすくなります。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まずは資料請求を活用し、各製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に個別で問い合わせる手間を省き、たった1回の入力（約60秒）でFAX配信サービスの一括資料請求が可能です。浮いた時間を製品の比較検討に充てましょう。
乗り換え先のFAX配信システムで変わる料金の数え方
FAX配信システムの料金は、送信枚数や送信先の地域、契約形態によって計算方法が異なります。旧サービスとの単価比較だけでは、実際の請求額に差が生じるおそれがあります。自社の送信実績をもとに試算しましょう。
枚数課金と月額固定の違い
料金体系には、送信枚数に応じた従量型と、一定枚数までを月額料金に含む固定型があります。配信量の月ごとの変動が大きい企業は従量型、毎月ほぼ同じ量を送る企業は固定型が試算しやすい傾向です。
試算には、旧サービスの過去1年分の月別送信枚数を活用すると便利です。繁忙期に固定型の上限を超えないか、超過時の追加単価はいくらかも確認しておきましょう。
課金単位と送信条件の確認
同じ1枚でも、ページ数と送信時間のどちらを基準にするかで費用が変わる場合があります。また、高画質での送信や国際FAX、送信日時の予約などがオプション扱いになるサービスもあります。
見積もりを依頼する際は、原稿の平均ページ数や送信先の地域、利用する送信オプションを伝えましょう。実態に近い金額を算出してもらいやすくなります。初期費用や最低利用期間も比較表にまとめておくと判断しやすくなります。
取引先に影響を出さないFAX配信の切り替え
FAX配信の切り替えは、送信先の取引先にも影響します。送信元番号の変更や返信先の案内、旧サービスの解約時期を計画的に決めておけば、受信側の混乱や送信履歴の欠落を防ぎやすくなります。
送信元表示の変更と取引先への案内
送信元番号や送信者名の表示が変わる場合は、切り替え前に主な取引先へ案内しておきましょう。番号の変更を知らない相手は、迷惑FAXと判断して受信を拒否する設定をしている可能性もあります。
案内方法には、旧サービスでの最後の配信に一文を添える、営業担当者から個別に伝えるといった方法があります。返信FAXの番号が変わる場合は、原稿の修正に加えて取引先の登録情報の更新も依頼しましょう。案内後しばらくは旧番号あての返信が届く可能性もあるため、受信を停止する時期は返信状況を見ながら判断します。
旧サービスの解約時期と送信履歴の保存
旧サービスは、新サービスでの配信が安定するまで一定期間残しておけば、問題発生時の切り戻しに役立ちます。ただし、費用が二重にかかるため、並行稼働の期間は契約更新日から逆算して決めましょう。
解約後は、送信履歴や過去の送信原稿を閲覧できなくなるサービスもあります。取引の証跡として必要な履歴は、解約前に出力して社内の保管場所へ移しておきましょう。保管期間は社内規程や取引内容に照らして決める必要があります。
乗り換え先候補のFAX配信サービス一覧
乗り換え先を検討する際は、一斉配信か帳票送信か、送信方法はWeb画面・メール・システム連携のどれかを先に整理すると、候補を絞りやすくなります。この記事で紹介するFAX配信サービスの特徴を一覧にまとめました。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| valueFax | ブラウザから操作するFAX一斉送信サービス。送信除外やクレームリスト共有の機能を搭載 |
| FNX e-帳票FAXサービス | システムで処理した発注書や支払通知書などの帳票を、FAXで自動送信するサービス |
| @Tovas | 帳票ツールや基幹システムと連携し、PDFやTIFFの帳票をFAX送信するクラウドサービス |
| FNX e-受信FAXサービス | 現在のFAX番号のまま受信FAXをPDF化し、Webでの閲覧・仕分け・返信に対応 |
| BizFAXスマートキャスト | 既存のFAX端末やメール環境を活かし、一斉同報送信と大量受信に対応 |
| NetFax | パソコンやスマホから原稿と宛先をアップロードし、FAXを一斉送信 |
| F-ネコ | 利用中のFAX機から操作して一斉送信する法人向けFAX一斉配信サービス |
| 秒速FAX | ブラウザやメールからのFAX送信に対応。ISO27001認証を取得 |
| eFAX | メールでFAXを送受信するクラウド型インターネットFAX。市外局番を選択可能 |
| jFax | FAX機がなくてもメールでFAXを送受信し、外出先からの利用にも対応 |
配信方式から選ぶFAX配信サービス
旧サービスの送信方法や配信用途を引き継げるかを基準に、乗り換え先の候補となるFAX配信サービスを紹介します。宛先リストや停止記録の取り込み方法、連携方式の仕様は資料で確認しましょう。
valueFax
- 初期費用無料！1枚あたり約2.3円(税込2.5円)～の低価格を実現
- 無料で使用できる豊富なリスト数は毎日更新され常に最新の状態
- FAX専用回線は不要！大量一斉配信が可能！
広告FAXの停止記録を引き継ぎたい企業には、株式会社Valueが提供する「valueFax」が候補です。ブラウザから4つの工程でFAX DMを配信するクラウド型の一斉送信サービスで、専用ソフトは不要です。指定したFAX番号への送信を除外するエクセプトフォルダ機能やクレームリストの共有機能を備え、配信停止を希望した宛先の管理に役立ちます。送信リストの情報を原稿に差し込む宛名差込機能もあり、担当者名を入れた案内の作成にも対応しています。
FNX e-帳票FAXサービス
- 800社以上の導入実績！豊富なサービス利用実績
- 年中無休のサポート体制
- 堅牢なシステムと高水準のサービスレベル
販売管理や受発注システムからの自動送信を移行したい場合は、株式会社ネクスウェイが提供する「FNX e-帳票FAXサービス」が選択肢です。システムで処理された発注書や納期回答書、支払通知書などの帳票データを、印刷せずに取引先へFAXで自動送信するサービスです。FAXサーバやモデム、回線を自社で保有する必要はありません。全銀TCP/IPやFTP(S)、HTTP(S)、SOAPなどのプロトコルに対応し、時刻指定やリダイヤルの機能も備えています。フリーダイヤルでのサポートは24時間365日の体制です。
@Tovas
- サーバ、専用回線は不要 最小コストでスピーディーに利用開始
- お客様のご利用中のシステムとシームレスに連携
- Web上の管理画面から送信状況を確認
基幹システムとの連携を作り直す際の候補として、コクヨ株式会社が提供する「@Tovas」があります。帳票データをFAXやファイルで配信するクラウドサービスで、帳票ツールや業務アプリケーション、基幹システムと連携モジュールやAPIでつなぎ、FAX送信を自動化します。TIFFやPDFの帳票を相手先のFAXへ直接送るほか、Web管理画面での送信状況の確認や、ユーザーアカウントの発行・権限管理にも対応しています。送受信の履歴を第三者的に記録・証明する情報トレーサビリティも提供しています。
FNX e-受信FAXサービス
- 現在ご利用いただいているFAX番号をそのまま使える！
- 何枚受信しても追加課金0円！
- 設置は簡単！すぐに始められるクラウド型！
返信FAXの受け口を見直したい企業には、株式会社ネクスウェイが提供する「FNX e-受信FAXサービス」が選択肢です。現在のFAX番号をそのまま使い、受信したFAXをPDFデータとしてクラウドで管理するサービスです。利用中のFAX機に専用アダプタを取り付けて利用し、Web上での閲覧・仕分け・検索・編集・返信に対応しています。テキストや定型文、デート印の差し込みにも対応。受信枚数による追加課金はなく、ログインIDの増加に対する追加課金もありません。
BizFAXスマートキャスト （NTTドコモビジネス株式会社）
- メールから直接FAX送信でき、簡単に導入可能。
- 大量同報送信・受信に対応し、業務効率を向上。
- 24時間365日サポート、設備冗長化クラウド基盤で安心運用。
NetFax （NetReal株式会社）
- 最短5分で予約可能、1件から20,000件まで一斉送信対応。
- 原稿と宛先をアップロードし、画質調整できてスマホ運用も容易。
- CSVで送信結果をDL、不着時エラー理由も確認可能。
F-ネコ （ヤマトシステム開発株式会社）
- 現在ご利用中のFAX機から簡単操作で一斉送信できる
- キャリア回線の利用でセキュリティの高い安全な配信を実現
- ヘルプデスク完備で専門スタッフが安心サポート
秒速FAX （株式会社Karigo）
- ISO27001認証の強固なセキュリティ
- ブラウザ・メールから簡単FAX送信。
- アカウント開設後、60秒でFAX送信完了
eFAX （j2 Global Japan 有限会社）
- スマホ・PCからいつでもどこでもFAX送受信可能。
- 47都道府県の市外局番からFAX番号を選択可能。
- 月150枚まで送受信無料枠がありコストを抑えられる。
jFax （j2 Global Japan 有限会社）
- FAX不要、メールで簡単送受信・外出先利用可
- 受信100ページ、送信50ページまで無料
- 東京03・大阪06・050の市外局番が使える
まとめ
FAX配信システムの乗り換えでは、宛先リストと配信停止の記録、送信元番号、基幹システムからの自動送信の3点を先に整理する必要があります。広告FAXを送る企業は停止記録を照合してから取り込み、試験送信で受信側の見え方や不達理由を確かめましょう。料金は自社の送信実績をもとに試算し、取引先への案内や旧サービスの解約時期も計画しておくと安心です。乗り換え先のFAX配信サービスを比較する際は、資料請求で送信方法や料金体系を確認してください。
