ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■よく届く請求書の形式別
- 紙の郵送が多い（受領代行・スキャン）：invox受取請求書、freee支出管理 受取請求書アシスト、楽楽請求、マネーフォワード クラウド債務支払
- メール添付のPDFが中心：invox受取請求書、freee支出管理 受取請求書アシスト、楽楽請求、マネーフォワード クラウド債務支払
- ■受け取った後のデータの使い道別
- 会計ソフトへの仕訳連携：invox受取請求書、freee支出管理 受取請求書アシスト、楽楽請求
- 税理士など外部の専門家との共有：ペイトナー請求書
- ■料金の決まり方別
- 受け取る件数に応じて費用が決まる：freee支出管理 受取請求書アシスト、Bill One請求書受領
- 月額0円から始められる：ペイトナー請求書
個人事業主に請求書受取サービスは必要か
請求書受取サービスは、法人だけでなく個人事業主も利用できます。ただし、受け取る件数が少ない場合は、会計ソフトの書類保存機能などで足りることもあります。サービスの役割と、似た名前のサービスとの違いを整理したうえで判断しましょう。
請求書受取サービスの役割
請求書受取サービスとは、取引先から届く請求書をまとめて受け取り、データ化してクラウド上に保存するサービスです。紙の請求書をサービス提供会社の拠点で受け取り、スキャンする受領代行に対応したものもあります。
受け取った請求書は、取引先名や金額、支払期日などの項目が読み取られ、一覧で確認できる状態で保存されます。紙やメール、Webダウンロードと届き方がばらばらでも、1か所で探せる状態にできる点が主な利点です。支払期日を一覧で把握できれば、振込漏れの防止にも役立ちます。
請求書の「買取」サービスとの違い
「請求書受取」と名前が似たサービスに、請求書の買取サービスがあります。こちらは、取引先に発行した請求書の売掛金を支払期日より前に買い取ってもらい、手数料を差し引いた金額を受け取る資金調達の手段です。
請求書受取サービスは、仕入れや外注費など支払う側の請求書を整理するための業務サービスであり、資金調達の機能はありません。入金を早めたい場合と、届く請求書の整理を楽にしたい場合とでは、検討すべきサービスが異なる点に注意しましょう。検索結果では両者が並んで表示されることもあるため、サービス内容の説明を読んで見分けることが大切です。
導入を検討したい個人事業主の状況
請求書受取サービスの導入を検討したいのは、外注先や仕入れ先が多く、毎月一定数の請求書を受け取る個人事業主です。例えば、複数のクラウドサービスを契約しているWeb制作業や、材料の仕入れ先が多い工務店などが挙げられます。
一方で、受け取る請求書が月に数件で、すべてPDFで届く場合は、会計ソフトの書類保存機能やフォルダ管理で対応できる場合もあります。現在の受取件数と、整理や入力にかけている時間を一度書き出してから判断すると、費用に見あうかを考えやすくなります。今後の取引の増加が見込まれるかもあわせて考えておきましょう。
個人事業主が押さえたい電子保存とインボイス
請求書の受け取り方を見直す際は、電子帳簿保存法とインボイス制度との関係を確認しておくことが大切です。どちらも法人だけでなく個人事業主にも関わる制度ですが、個人事業主の規模や消費税の申告方法によって、必要な対応の範囲が変わります。
電子で届いた請求書はデータのまま保存する
電子帳簿保存法では、メール添付のPDFやWebからダウンロードした請求書など、電子で受け取った取引情報を、データのまま保存することが求められています。2024年1月以降の電子取引は、印刷した紙だけを保存する方法は原則として認められていません。
保存の際は、データの改ざんを防ぐための措置や、必要なときに探し出せる状態にしておくことも求められます。請求書受取サービスを使うと、受け取ったデータをこうした要件に沿って保存しやすくなります。対応範囲はサービスごとに異なるため、提供会社の説明を確認しましょう。
小規模な個人事業主は検索要件が緩和される
電子取引データの保存では、日付や金額、取引先で検索できることが原則として求められます。ただし、基準期間の売上高が5,000万円以下で、税務調査の際にデータの提出（ダウンロードの求め）に応じられる場合は、この検索の要件が不要とされています。
個人事業主の基準期間は、原則として前々年です。この緩和を受けても、データを保存する義務や改ざん防止の措置はなくなりません。サービスを使わずに自分で管理する場合も、保存先やファイル名のルールを決めておくと安心です。最新の要件は国税庁の情報で確認しましょう。
インボイスの確認が必要かは申告方法で変わる
受け取った請求書がインボイス（適格請求書）の要件を満たしているかの確認は、消費税の申告方法によって必要性が異なります。仕入れにかかった消費税を実額で差し引く一般課税の場合は、インボイスの保存が原則として必要です。
一方で、簡易課税を選んでいる場合や、消費税の免税事業者である場合は、仕入税額控除の計算にインボイスを使わないため、確認の手間は小さくなります。登録番号の確認機能を重視するかどうかは、自身の申告方法を税理士などに確認してから決めましょう。
請求書の届き方別に見る受け取りの整え方
個人事業主のもとに届く請求書は、メール添付、取引先サイトからのダウンロード、紙の郵送の3つに大きく分けられます。届き方ごとに手間のかかる作業が異なるため、自分の取引でどの形式が多いかを把握して、請求書受取サービスで補いたい部分を見極めましょう。
メールで届く請求書
メール添付のPDFで届く請求書は、受信箱に埋もれて見落としたり、どのメールに添付されていたかを探す手間が生じたりしやすい形式です。仕事用とプライベート用のアドレスを分けていない場合は、さらに探しにくくなります。
請求書受取サービスには、専用のメールアドレスあてに転送するだけで取り込めるものがあります。取引先に送付先を変更してもらうか、自分で転送するルールを決めておくと、受け取った時点で一覧に集まる状態をつくれます。
取引先のサイトからダウンロードする請求書
通信費やクラウドサービスの利用料などは、取引先の管理画面にログインして請求書をダウンロードする形式が見られます。メールで通知が届かない場合もあるため、毎月のダウンロード作業を忘れやすい点が課題です。
ダウンロードしたファイルをサービスにアップロードする方法のほか、サービスによっては取り込みを補助する機能を備えたものもあります。まずは、ダウンロードが必要な取引先と、請求書が発行される時期を一覧にしておくと、取り忘れを防ぎやすくなります。
紙で郵送される請求書
紙で郵送される請求書は、開封や保管、会計ソフトへの手入力に時間がかかります。自宅を事業所にしている個人事業主の場合、私的な郵便物と混ざり、紛失するおそれもあります。
請求書の送付先をサービス提供会社の拠点に変更し、代わりに受け取ってスキャンしてもらう受領代行を使うと、紙を手元で扱う作業を減らせます。ただし、送付先の変更を取引先に依頼する手間があるため、紙で届く件数が多い場合に検討するとよいでしょう。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で請求書受取サービスの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
一人で運用する請求書受取サービスの選び方
個人事業主が請求書受取サービスを選ぶ際は、法人向けの多機能さよりも、自分の受取件数と経理の流れにあうかを重視することが大切です。料金の仕組み、会計処理とのつながり、手間を増やさない操作性の3点から比べましょう。
受取件数にあう料金プラン
請求書受取サービスの料金は、月額の基本料金に加えて、受け取る件数やデータ化の方法に応じて費用がかかる体系が見られます。受領代行や人による入力確認を含むプランは、データ化の範囲が広い分、費用も上がる傾向があります。
個人事業主の場合は、少ない件数から利用できるプランや、無料で試せる期間があるかを確認しましょう。繁忙期に件数が増える業種では、上限を超えたときの追加料金の扱いも事前に確認しておくと、想定外の出費を防げます。年単位の契約で割引があるかも比べておきましょう。
会計ソフトや確定申告とのつながり
受け取った請求書のデータを会計ソフトに連携できれば、仕訳の入力を手作業で行う手間を減らせます。すでに使っている会計ソフトと連携できるか、連携はファイルの取り込みか自動連携かを確認しましょう。
確定申告を税理士に依頼している場合は、税理士がデータを閲覧できるかも比較のポイントです。閲覧用のアカウントを追加できる仕組みがあれば、請求書を郵送やメールで渡す手間を省けます。追加アカウントに費用がかかるかもあわせて確認しておきましょう。
一人でも手間を増やさない操作性
法人向けの請求書受取サービスには、承認の手順や部署ごとの権限設定など、複数人での運用を前提とした機能が備わっているものがあります。一人で使う個人事業主にとっては、こうした設定がかえって手間になる場合があります。
無料トライアルなどで、請求書の取り込みから確認、保存までを実際に試し、毎月の作業が何分程度で終わるかを確かめましょう。外出先で確認したい場合は、スマートフォンから閲覧や取り込みができるかも確認しておくと安心です。
個人事業主向け請求書受取サービスを比較するポイント
受け取る請求書の件数が限られる個人事業主が、請求書受取サービスを比べる観点を整理します。
受け取る請求書の届き方への対応
請求書がメール、取引先のサイト、郵送のどれで届くかによって、必要な機能が変わります。紙の請求書を代わりに受け取ってデータ化する代行があるか、メールの添付PDFを自動で取り込めるかを比べましょう。届き方の割合は事業ごとに異なるため、直近数か月の請求書を種類別に数えておくと、比べる際の基準を持てます。郵送の請求書が少ない事業では、紙の代行を使わない契約で費用を抑えられるかも確認しましょう。
受取件数に合う料金と無料枠
受け取る請求書が月に数件なら、件数に応じた課金や無料枠のあるサービスのほうが費用を抑えられる場合があります。月額の固定料金に含まれる受取件数、超過したときの追加料金、紙の代行にかかる手数料の発生条件を確認しましょう。個人事業主として契約できるかどうかもサービスごとに異なるため、事前に問い合わせておきたい点です。無料枠で試せる期間があれば、実際に届いた請求書を取り込み、読み取りの結果を自分の目で確かめるのも一案です。
会計処理と申告方法から見る選び方
個人事業主ならではの選び方は、消費税の申告方法によって変わります。仕入税額控除を受ける課税事業者なら、登録番号の確認や仕訳データの出力に対応しているかが比較の要点です。電子帳簿保存法の要件を満たした保存ができるか、会計ソフトへ連携できるかもあわせて見て、確定申告の作業を一人で回せる形を選びましょう。免税事業者の場合は、確認機能が不要なことも多いため、使わない機能にまで費用を払わない契約を選ぶ視点が役立ちます。
個人事業主が比べたい請求書受取サービス一覧
ここでは、請求書の届き方や会計処理とのつながりを比べやすいよう、紹介する請求書受取サービスの特徴を一覧にまとめました。紙とPDFのどちらが多いかを思い浮かべながら確認してください。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| invox受取請求書 | 専用メールアドレスやスキャン代行で受け取り、仕訳データを作成して会計ソフトへ連携 |
| freee支出管理 受取請求書アシスト | メール・アップロード・郵送で受け取り、会計ソフトにあわせたCSVを出力 |
| 楽楽請求 | 受取代行オプションとAIの読み取りで、仕訳データや振込データを作成 |
| マネーフォワード クラウド債務支払 | メールで受け取った請求書の自動保存と、紙の請求書の受領代行に対応 |
| Bill One請求書受領 | 紙やPDFの請求書をオンラインで受け取り、月額料金は受領枚数に応じて見積もり |
| ペイトナー請求書 | 月額0円から利用でき、請求書のデータ化から振込までをまとめて扱える |
届き方と会計処理で選ぶ請求書受取サービス
紙の受領代行やメールでの取り込み、会計ソフトへのデータ連携など、一人で運用する際の手間を減らせる機能を備えた請求書受取サービスを紹介します。個人事業主として契約できるかや料金の条件は、資料請求で確認しましょう。
invox受取請求書
- 請求書受取サービス 導入社数実績No.1(※)
- 業界最安水準の料金で、受取から発行まで請求書を一元管理
- AI OCRとオペレータの確認を組み合わせデータ化精度99.9%を保証
株式会社invoxが提供する「invox受取請求書」は、請求書の受取から入力・支払・計上までを自動化するクラウド型の請求書受領システムです。専用メールアドレスへの送付、PDFや画像のアップロード、Googleドライブなどのフォルダ連携で取り込めるため、届き方がばらばらでも一か所で管理できます。紙の請求書は、送付先をinvoxスキャンセンターに変更すると、受取・開封・スキャンを任せられます。仕訳データを作成して会計ソフトへ連携でき、参考価格は980円～です。
freee支出管理 受取請求書アシスト
- 毎月利用数が異なる場合も使った分だけコストの無駄なく利用可能
- 請求書の受取や明細行の入力の手間・法対応をまるっと解決
- 優先度が高い請求書の受取から保管作業業務までシステム化
フリー株式会社が提供する「freee支出管理 受取請求書アシスト」は、請求書の受取から保管、入力までを決められた処理の流れでまとめて行うクラウド請求書処理サービスです。取引先にはメール・アップロード・郵送のいずれかで送付を依頼するだけで、紙の請求書はスキャンしてデータ化されます。読み取った明細はハイライト表示で確認でき、CSVデータは利用中の会計ソフトにあわせて出力を設定できます。毎月の受取件数が変わる場合も、使った分だけの費用で利用できます。
楽楽請求
- さまざまな形式で届く請求書を一元管理で漏れ防止
- 高精度なAI-OCR機能で転記・照合作業を効率化
- 仕訳〜支払処理までを自動化し、手間を大幅削減
株式会社ラクスが提供する「楽楽請求」は、請求書の受領から仕訳・支払処理までを効率化するクラウド型の請求書受領システムです。郵送・Web発行・メール送付など異なる形式で届く請求書をまとめて管理でき、PDFの請求書は指定のメールアドレスへの送付で自動的に取り込めます。受取代行オプションを使えば、紙の請求書の開封やスキャンも任せられます。AIが明細まで読み取り、過去の仕訳パターンをもとに仕訳データを作成するほか、会計ソフト連携や振込データの出力にも対応しています。
マネーフォワード クラウド債務支払
- 請求書データの保存・入力・適格請求書判定の自動化
- 申請 / 承認のハンコリレーを電子化してテレワークに対応
- 請求書の受取と開封 / 保管 / 入力をBPOで
株式会社マネーフォワードが提供する「マネーフォワード クラウド債務支払」は、受領した請求書の電子化から支払処理・会計処理までを一元管理するサービスです。メールで受け取った請求書データを自動で保存し、AI OCRで支払先や支払金額の入力、適格請求書の判定を自動化します。紙で届く請求書は、BPOセンターが受領を代行してデータ化・アップロードし、ファイリングや保管も任せられます。会計ソフトとの連携にも対応しており、紙とメールが混在する場合に検討しやすいサービスです。
Bill One請求書受領
- あらゆる請求書をオンラインで受け取れる
- 請求書業務をデジタルで完結できる
- 法対応と同時に業務改善を実現
Sansan株式会社が提供する「Bill One請求書受領」は、紙やPDFなど形式の異なる請求書をオンラインで受け取れるクラウド請求書受領サービスです。請求書業務をデジタルで完結させられます。紙の請求書と電子ファイルの請求書が混在している状況や、請求書の処理のために出社が必要になるといった課題の解消を目指しています。電子帳簿保存法やインボイス制度で求められる対応はサービス側で行うため、法改正のたびに業務の流れを見直す手間を抑えられます。月額利用料は受領する請求書の枚数に応じて見積もられます。
ペイトナー請求書 （ペイトナー株式会社）
- シンプルで使いやすい！税理士が仕訳している企業にピッタリ！！
- 請求書管理だけでなく振込まで一気通貫！
- 月額0円でも充実の機能を提供！小規模な会社に特におすすめ！
まとめ
個人事業主が請求書受取サービスを導入するかは、受取件数と請求書の届き方、消費税の申告方法をもとに判断できます。電子で届いた請求書はデータのまま保存する必要があり、小規模な事業者には検索要件の緩和もあります。紙が多いなら受領代行、PDFが中心なら取り込みと会計ソフト連携を重視しましょう。自分の取引にあう請求書受取サービスを比べるために、まずは資料請求してみてください。
