ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■導入の目的別
- 紙の請求書の受け取りを代行してほしい：invox受取請求書、マネーフォワード クラウド債務支払、楽楽請求、BtoBプラットフォーム 請求書
- 請求書の入力作業を減らしたい：invox受取請求書、バクラク請求書受取、マネーフォワード クラウド債務支払、楽楽請求、BtoBプラットフォーム 請求書、Finto請求振込
- 承認や支払いの遅れを防ぎたい：invox受取請求書、バクラク請求書受取、マネーフォワード クラウド債務支払、楽楽請求、freee支出管理 Fullプラン、Finto請求振込
- 電子帳簿保存法にそって保存したい：invox受取請求書、バクラク請求書受取、マネーフォワード クラウド債務支払、楽楽請求、BtoBプラットフォーム 請求書、freee支出管理 Fullプラン、Finto請求振込
- 取引先とデータで請求書をやり取りしたい：BtoBプラットフォーム 請求書
請求書受取サービスの目的は受け取りの一本化
請求書受取サービスの中心にある目的は、ばらばらに届く請求書を一つの窓口に集めることです。受け取りがまとまることで、その後の入力や承認、保存の作業も同じ流れで進められます。まずは、受け取りが分散していると何が起きるのかを確認しましょう。
届き方の異なる請求書が生む負担
企業に届く請求書は、郵送の紙、メールに添付されたPDF、取引先のWebサイトからダウンロードする電子データなど、取引先ごとに形式が異なります。届き方が違うと、郵便物の開封、メールの確認、Webサイトへのログインといった作業が別々に発生します。
受け取る担当者や部署が分かれている場合は、請求書がどこにあるのかを探す手間も加わります。経理部門に届くまでに時間がかかり、月末の締め作業に請求書がそろわないといった事態につながる場合もあります。
受け取りの窓口を一つにまとめる意味
請求書受取サービスを使うと、紙もPDFも電子データも、一つのシステム上に集めて管理できます。紙の請求書は、サービスの提供会社が代わりに受け取ってスキャンする形式もあり、郵送分を含めて画面上で確認できます。
窓口がまとまると、「どの取引先の請求書が届いていないか」を一覧で把握できます。届いていない請求書を早めに取引先へ問い合わせられるため、締め作業の直前に慌てて対応する場面を減らせます。受け取りの状況を複数の担当者で共有できる点も、属人化を防ぐうえで役立ちます。
請求書受取サービスで果たせる業務上の目的
受け取りを一本化した先には、経理業務そのものを効率化するという目的があります。請求書の処理は、入力、承認、支払い、保存と工程が多く、それぞれに手作業が残りがちです。ここでは、請求書受取サービスで改善を目指せる業務を3つ紹介します。
入力作業と転記ミスを減らす
請求書受取サービスの多くは、受け取った請求書から取引先名や金額、支払期日などをデータとして読み取ります。読み取りには、AI-OCR（AIを使った文字読み取り技術）や、人の目による確認を組み合わせる方式などがあります。
読み取ったデータを会計ソフトや支払いの仕組みに連携すれば、請求書を見ながら手入力する作業を減らせます。手入力が減ると、金額の打ち間違いや取引先の取り違えといった転記ミスも起こりにくくなります。読み取りの精度や確認の方法はサービスによって異なるため、事前に確かめておきましょう。
承認と支払いの遅れを防ぐ
紙の請求書は、担当者の机から上長、経理部門へと手渡しで回すため、出張や在宅勤務で承認者が不在のときは処理が止まります。請求書受取サービスで承認の流れをシステム上に移すと、承認者は場所を問わずに内容を確かめられます。
承認の進み具合が画面に表示されるサービスであれば、どこで処理が止まっているかを経理部門が把握できます。支払期日が近い請求書を優先して処理するといった判断もしやすくなります。支払いの遅れは取引先との信頼関係にも関わるため、期日管理を確実にすることは重要な目的です。
出社しなくても請求書を処理できる体制をつくる
紙の請求書が会社に届く限り、誰かが出社して郵便物を開封する必要があります。請求書受取サービスで紙の請求書の受け取りとスキャンを外部に任せれば、経理担当者が出社しなくても請求書の内容を確認できます。
この目的は、在宅勤務を取り入れたい企業だけでなく、災害や感染症の流行などで出社が難しくなった場合の備えとしても意味があります。ただし、紙の原本をどこで保管するのか、いつ廃棄できるのかはサービスの内容や社内規程によって異なるため、導入前に確認しておきましょう。
電子帳簿保存法とインボイス制度への対応という目的
請求書受取サービスを導入する目的には、税に関する法制度にそった処理を整えることも含まれます。電子帳簿保存法やインボイス制度は、請求書の受け取り方や保存方法に直接関わる制度です。ここでは、法対応の観点から見た目的を整理します。
電子取引データを要件にそって保存する
電子帳簿保存法では、メールやWebサイトで受け取った請求書などの電子取引データを、電子データのまま保存することが求められています。保存の際は、取引年月日や金額、取引先で検索できることなどの要件を満たす必要があります。
請求書受取サービスの中には、受け取った請求書を要件にそって保存する仕組みを備えたものがあります。紙の請求書をスキャンして保存する場合は、スキャナ保存の要件も関わります。どの保存方法にどこまで対応しているかはサービスによって異なるため、国税庁の情報とあわせて確認し、必要に応じて税理士に相談しましょう。
適格請求書かどうかを確認する
インボイス制度のもとでは、仕入税額控除を受けるために、受け取った請求書が適格請求書（インボイス）の要件を満たしているかを確認する必要があります。確認の主な項目は、登録番号の記載や税率ごとの消費税額などです。
請求書受取サービスの中には、請求書に記載された登録番号を国税庁の公表サイトの情報と照らし合わせる機能を持つものがあります。免税事業者などからの仕入れに関する経過措置の控除割合は時期によって変わるため、最新の取り扱いは国税庁の情報で確認しましょう。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で請求書受取サービスの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
目的別に見る請求書受取サービスのタイプ
請求書受取サービスは、どの工程を任せるかによっていくつかのタイプに分かれます。目的が「紙を減らすこと」なのか「入力を減らすこと」なのかで、あうタイプも変わるでしょう。代表的な3つのタイプと、それぞれが向く目的を紹介します。
紙の請求書を減らしたい場合の受取代行型
受取代行型は、取引先が紙の請求書を送る先をサービスの提供会社に変え、提供会社が開封とスキャンを行うタイプです。紙の請求書が多く、郵便物の開封や仕分けに時間を取られている企業の目的にあいます。
導入にあたっては、取引先に送付先の変更を案内する必要があります。案内文の作成や取引先への連絡を支援するサービスもありますが、支援の範囲は提供会社によって異なります。スキャン後の原本の扱いや、届いてから画面で確認できるまでの日数もあわせて確認しましょう。
入力を自動化したい場合のデータ化重視型
データ化重視型は、受け取った請求書から項目を読み取り、会計ソフトなどに連携することに力を入れたタイプです。紙よりもPDFで届く請求書が多く、入力作業の削減を最優先の目的とする企業に向いています。
読み取りの方式には、AI-OCRのみで読み取るもの、AI-OCRの結果を人が確認するものなどがあります。人の確認を挟む方式は、データの正確さを重視する場合の選択肢ですが、データ化までに時間がかかる場合もあります。自社の会計ソフトと連携できるかも、選ぶ際に確認しましょう。
取引先とデータでやり取りしたい場合のWeb受取型
Web受取型は、取引先が請求書の電子データを直接アップロードしたり、デジタルインボイスとして送信したりする仕組みを持つタイプです。紙やPDFを読み取る工程そのものを減らしたい企業の目的にあいます。
デジタルインボイスとは、請求書の情報を、システム同士で自動処理できる形式でやり取りする仕組みです。日本では、Peppol（ペポル）と呼ばれる国際的な標準仕様をもとにした取り組みが進められています。ただし、取引先の対応状況に左右されるため、紙やPDFの受け取りと組み合わせて運用するのが現実的です。
目的を達成するための導入前の準備
請求書受取サービスを導入しても、目的があいまいなままでは効果を判断できません。どの課題を優先して解決したいのかを決め、社内と取引先の準備を整えておくことが大切です。導入前に取り組みたい3つの準備を紹介します。
目的に優先順位をつける
請求書受取サービスで果たしたい目的は、受け取りの一本化、入力の削減、承認の迅速化、法対応など複数あります。すべてを同時に満たそうとすると、サービスの選定が難しくなり、費用もふくらみやすくなります。
まずは、月にどのくらいの請求書が、どの形式で届いているのかを数えてみましょう。紙が多ければ受け取りの代行、PDFが多ければデータ化の機能を優先するといった判断ができます。優先する目的が決まると、比べるべきサービスのタイプも絞り込めます。
取引先への案内と受け取りのルールを決める
請求書の送付先や送付方法を変える場合は、取引先への案内が欠かせません。変更の時期や新しい送付先、問い合わせ先をまとめた案内文を用意し、切り替えの時期を決めて周知しましょう。
あわせて、社内の受け取りルールも決めておきます。例えば、各部署の担当者に直接届いた請求書をどのようにサービスへ登録するのか、取引先のWebサイトからダウンロードする請求書は誰が取り込むのか、といったルールです。ルールを文書にまとめておくと、担当者が替わっても運用を続けられます。
効果を測る指標を決めておく
導入の目的を果たせたかを判断するために、効果を測る指標を事前に決めておきましょう。例えば、請求書1件あたりの処理時間、月次の締め作業にかかる日数、入力ミスによる修正の件数などです。
導入前にこれらの数値を記録しておけば、導入後と比べて効果を示せます。思ったほど効果が出ない場合も、どの工程に時間がかかっているのかを把握できるため、運用の見直しやサービスの設定変更につなげられます。数値は経理部門だけでなく、承認を行う各部署とも共有しましょう。
目的別に比べる請求書受取サービス一覧
受け取りの代行や入力の自動化など、導入の目的に応じて比べられるよう、紹介する請求書受取サービスの特徴を表にまとめました。自社の目的にあうサービスを絞り込む際にお役立てください。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| invox受取請求書 | AI-OCRとオペレーターの確認で請求書をデータ化。紙の受取・スキャン代行や仕訳・振込データの作成にも対応 |
| バクラク請求書受取 | AI-OCRで請求書を読み取り、仕訳・振込データを自動生成。受取・支払状況の可視化や重複請求書の検知に対応 |
| マネーフォワード クラウド債務支払 | 紙の請求書の受取・開封・保管・入力をBPOで代行可能。AI-OCRと申請・承認ワークフローにも対応 |
| 楽楽請求 | 紙・PDF・Web請求書を一元管理。AI-OCRによる読み取りや仕訳・振込データの自動生成、受取代行オプションを提供 |
| BtoBプラットフォーム 請求書 | 請求書の発行・受取を一元化。Peppolによるデータ連携や、紙・PDFの受領代行オプションに対応 |
| freee支出管理 Fullプラン | 請求書の支払申請・承認から振込まで対応。経費精算やカード支払いなど、会社の支出をまとめて管理 |
| Finto請求振込 | 専用メールアドレスで請求書を自動回収。AI-OCRによるデータ化から振込予約・一括振込まで対応 |
受け取りの一本化に向く請求書受取サービス
紙やPDF、Web請求書をまとめて受け取り、入力から承認、保存までの手間を減らす目的に沿ったサービスを紹介します。自社の目的の優先順位とあわせて確認してください。
invox受取請求書
- 請求書受取サービス 導入社数実績No.1(※)
- 業界最安水準の料金で、受取から発行まで請求書を一元管理
- AI OCRとオペレータの確認を組み合わせデータ化精度99.9%を保証
株式会社invoxが提供する「invox受取請求書」は、請求書の受け取りから入力、支払、計上までを効率化するクラウド型サービスです。紙やPDF、デジタルインボイスなど幅広い形式に対応し、AI-OCRとオペレーターの確認を組み合わせて高精度にデータ化します。紙の請求書の受取・スキャン代行も利用でき、仕訳データや振込データの作成、会計ソフトとの連携にも対応。受け取りの方法が異なる請求書を一元管理し、入力から支払いまでの作業を減らしたい企業に適しています。
バクラク請求書受取
- AI-OCRが請求書を数秒で自動で読み取り！手入力をゼロに
- レポートで受取状況や支払い状況を可視化して支払い漏れをゼロに
- 稟議から支払いまで一気通貫、内部統制を強化！
株式会社LayerXが提供する「バクラク請求書受取」は、請求書の受け取りから会計処理、支払処理までを効率化するクラウド型サービスです。AI-OCRが請求書の内容を自動で読み取り、仕訳・振込データを生成します。過去の仕訳データを学習する機能や、同一請求書の重複を検知する機能も搭載。受取状況や支払状況を可視化でき、支払い漏れの防止に役立ちます。「バクラク申請」と組み合わせれば、稟議から支払いまで一貫した管理も可能です。
マネーフォワード クラウド債務支払
- 請求書データの保存・入力・適格請求書判定の自動化
- 申請 / 承認のハンコリレーを電子化してテレワークに対応
- 請求書の受取と開封 / 保管 / 入力をBPOで
株式会社マネーフォワードが提供する「マネーフォワード クラウド債務支払」は、請求書の受領から申請・承認、支払処理までを一元管理できるクラウド型サービスです。紙の請求書の受取・開封・保管・入力をBPOで任せられ、経理担当者の出社や手作業を減らせます。AI-OCRによる支払先・金額の入力や、適格請求書発行事業者の登録番号の照合にも対応。承認経路を柔軟に設定でき、紙の請求書処理と承認業務の両方を効率化したい企業の候補です。
楽楽請求
- さまざまな形式で届く請求書を一元管理で漏れ防止
- 高精度なAI-OCR機能で転記・照合作業を効率化
- 仕訳〜支払処理までを自動化し、手間を大幅削減
株式会社ラクスが提供する「楽楽請求」は、郵送やWeb、メールなどで届く請求書を一元管理するAI搭載のクラウド型請求書受領システムです。受取代行オプションを利用すれば、請求書の受領や取り込み作業も外部に任せられます。AI-OCRによる明細の読み取りに加え、発注・納品データとの照合、仕訳・振込データの自動生成にも対応。承認フローや受領・処理状況を管理できるため、請求書の受け取りから支払準備までを効率化したい企業に向いています。
BtoBプラットフォーム 請求書
- 請求書の発行も受取も完結！最大90%の業務時間削減
- 紙・PDFなど、形式を問わずあらゆる請求書の受領を委託可能！
- 法改正への対応と万全のセキュリティ対策
株式会社インフォマートが提供する「BtoBプラットフォーム 請求書」は、請求書の発行と受取を一つのプラットフォームで行えるクラウド型サービスです。取引先とのデータ送受信に加え、紙やPDF、Peppolによるデジタルインボイスにも対応しています。紙・PDFの請求書は、オプションで受領やデータ化を委託することも可能です。AI-OCRや会計システム連携、電子帳簿保存法に対応した保存機能も備え、取引先とともに請求書のやり取りを電子化したい企業に適しています。
freee支出管理 Fullプラン
- ルールに基づき、会社の支出を自動で制御
- 高精度OCRによる自動明細取得で入力ミスや計算ミスを大幅削減！
- 作業量69%削減！データやマスタの連携で経理担当者の業務効率化
フリー株式会社が提供する「freee支出管理 Fullプラン」は、請求書の支払申請や経費精算、カード支払いなど、企業の支出をまとめて管理するクラウド型サービスです。事前申請から承認、振込までの業務を一元化し、申請内容や支払データの連携によって転記作業を減らせます。高精度OCRによる明細の自動取得や、社内ルールに応じた支出の制御にも対応。請求書の支払処理だけでなく、経費やカード利用を含めた支出管理全体を効率化したい企業の選択肢です。
Finto請求振込
- メール転送だけで請求書を自動回収・登録
- AI-OCRが請求情報を高精度で読み取り支払データ化
- 1件240円の一括振込で手数料と作業負担を削減
トラボックス株式会社が提供する「Finto請求振込」は、請求書の回収からAIによるデータ化、振込までを一元化するクラウド型サービスです。専用メールアドレスに届いた請求書を自動で取り込み、AI-OCRで読み取った情報から支払データを作成します。振込日時の指定や一括振込に対応し、会計ソフト向けのCSV出力も可能です。電子帳簿保存法とインボイス制度にも対応しており、請求書の入力作業と振込業務の負担をまとめて減らしたい企業に向いています。
まとめ
請求書受取サービスの目的は、届き方の異なる請求書の受け取りを一つにまとめ、入力や承認、保存の手間と遅れを減らすことです。電子帳簿保存法やインボイス制度にそった処理を整えることも目的に含まれます。受取代行型やデータ化重視型など、サービスのタイプによって果たせる目的は異なります。自社が優先したい目的にあう請求書受取サービスを比べるために、まずは資料請求してみてください。
