マニュアル作成ツール選定で確認したいセキュリティ要件
セキュリティ要件が厳しい企業では、アクセス権限やデータの取り扱いについて事前に確認しておく項目があります。ISMS対応を含めて整理しておきましょう。
アクセス権限や暗号化など確認したい設定項目
マニュアルには業務手順だけでなく、社内の運用ルールや顧客対応の内容が含まれる場合があります。誰でも編集や閲覧ができる状態にしておくと、意図しない変更や情報の外部流出につながる可能性があります。
選定時は、部署や役職ごとに閲覧・編集の権限を分けられるか、通信や保存データが暗号化されているかを確認しましょう。あわせて、操作ログを確認できる機能があるかも見ておくと、誰がいつ変更したかを追跡しやすくなり、社内規程との整合性を確認しやすくなります。
ISMS対応を確認する際に見ておきたいポイント
ISMSとは、情報セキュリティマネジメントシステムの略称で、組織的な情報管理体制を示す認証制度です。ISMS認証を取得している提供会社かどうかは、公式サイトの認証情報で確認できます。
ただし、提供会社がISMS認証を取得していることと、製品の全機能がその基準に沿って設計されていることは必ずしも同じ意味ではありません。データセンターの所在地やバックアップ体制、障害発生時の対応範囲についても、資料請求や問い合わせを通じて個別に確認することをおすすめします。社内の情報システム部門がある場合は、選定段階から相談しておくと、規程との整合性を確認しやすくなり、導入後の見直しの手間も抑えやすくなります。
国産のマニュアル作成ツールを検討する際の視点
国産のマニュアル作成ツールを希望する声もありますが、開発元の所在地だけで機能や使いやすさが決まるわけではありません。確認したい視点を整理します。
国産ツールを検討する場合に確認したい点
国産のツールは、日本語の画面表示や日本の商習慣に沿った機能が用意されている場合があります。一方で、海外製のツールでも日本語対応やサポート体制を整えている製品もあるため、開発元の所在地だけで判断せず、機能や対応範囲を個別に確認する必要があります。
比較する際は、画面や操作マニュアルが日本語で用意されているか、問い合わせ窓口の対応言語や対応時間はどうかを確認しましょう。製品によって対応範囲は異なるため、自社の利用環境に合うかを資料や問い合わせで確認することが大切です。海外グループ会社とのやり取りが多い場合は、英語表示への切り替えができるかもあわせて確認しておくと安心です。
サポート体制や問い合わせ対応の確認方法
サポートといっても、マニュアル閲覧のみ、問い合わせ窓口の対応、初期設定の支援など、提供会社によって範囲が異なります。「サポートが受けられる」という説明だけでは、具体的に何をしてもらえるのか分からない場合があります。
導入前に、設定方法の案内やトラブル発生時の対応窓口、対応時間帯を具体的に確認しておくと、導入後に想定していた支援と異なるという状況を避けやすくなります。複数の製品を比較する際は、同じ質問項目で確認すると比較がしやすくなります。
API連携やシステム連携の要件を満たすための確認軸
既存の社内システムと連携させたい場合は、API連携の仕様や対応範囲を事前に確認しておく必要があります。連携の可否は製品によって異なります。
API連携で確認したい仕様
API連携が必須の場合は、どのシステムとどの範囲まで連携できるかを個別に確認する必要があります。例えば、社内のグループウェアや教育管理システムとID情報を連携できるか、マニュアルの更新情報を他システムへ通知できるかといった点が確認項目になります。
API連携の実績や対応範囲は製品ごとに異なるため、導入検討時にはAPI仕様書の有無や、連携実績のあるシステムの種類を問い合わせで確認しましょう。連携部分の設定に専門知識が必要な場合は、情報システム部門への相談も検討してください。将来的に連携先を増やす予定がある場合は、拡張性についても事前に確認しておくとよいでしょう。連携先が増えるほど設定や検証の工数もかかるため、余裕を持ったスケジュールで進めることが望ましいといえます。
既存システムとの連携で注意したいポイント
システム連携では、片方のシステム側だけでなく、連携先の設定や外部環境の影響によって同期の停止や反映の遅延が起こる場合があります。原因を一方のシステムだけに限定せず、両方の設定を確認する姿勢が重要です。
導入前に、連携エラーが起きた際の通知方法や、手動での再同期が可能かどうかを確認しておくと、運用開始後のトラブル対応がしやすくなります。連携範囲が広い場合は、本番運用の前に検証環境で動作を確認する方法も検討しましょう。連携エラーの履歴を確認できる機能があれば、原因の切り分けにも役立ちます。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料を取り寄せて機能や特徴をさまざまな製品を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でマニュアル作成ツールの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
テンプレートを自由にカスタマイズできるかの確認軸
自社のフォーマットに合わせてテンプレートを調整したい場合は、カスタマイズできる範囲を事前に確認しておく必要があります。
カスタマイズ性を左右する要素
マニュアル作成ツールのテンプレートは、フォントや色、レイアウトの調整範囲が製品によって異なります。既存の社内フォーマットに近づけたい場合、項目の追加や順序の入れ替えができるかどうかも確認しておきたい点です。
カスタマイズ性が高いほど自由度は上がりますが、その分設定に時間がかかる場合もあります。自社でどこまで調整したいかを事前に整理したうえで、テンプレートの編集画面をトライアルで確認すると、導入後の作業イメージを持ちやすくなります。担当者がプログラミングの知識を持たない場合でも操作できるかどうかも、確認しておきたい観点です。
自社のフォーマットに合わせる際の確認ポイント
既存のマニュアルをそのまま移行したい場合は、Wordやパワーポイントの形式からの取り込みに対応しているかを確認しましょう。取り込み後にレイアウトが崩れる場合があるため、実際のファイルで動作を確認しておくと安心です。
また、部署ごとに異なるテンプレートを使い分けたい場合は、テンプレートを複数登録できるかどうかも確認項目になります。運用開始後にテンプレートを追加できるか、変更した場合に既存のマニュアルへ影響が出ないかも問い合わせておくとよいでしょう。テンプレートの変更履歴を残せる機能があれば、過去の形式に戻したい場合にも対応しやすくなります。
多言語対応と現場でのスマホ閲覧のしやすさ
外国人スタッフが多い現場や、事務所以外での閲覧が多い現場では、多言語対応とスマホでの閲覧しやすさも確認しておきたい条件です。
外国人スタッフ向けの多言語対応で確認したい点
多言語対応といっても、画面表示の言語切り替えのみに対応する製品と、マニュアル本文の翻訳機能まで備える製品では対応範囲が異なります。翻訳の精度や対応言語の種類も製品によって差があります。
導入前に、対応している言語の一覧や、翻訳が自動翻訳によるものか人手による翻訳かを確認しておくと、現場で実際に使えるかどうかを判断しやすくなります。専門用語が多い業務内容の場合は、翻訳後の文章を現場担当者が確認する運用も検討しましょう。画像や動画に含まれる文字については、翻訳の対象外になる場合がある点にも注意が必要です。
現場でスマホから閲覧する際に確認したい表示形式
工場や店舗など、パソコンを使いにくい現場では、スマートフォンやタブレットから閲覧できるかどうかが重要な確認項目になります。画面が小さい端末でも文字や画像が見やすく表示されるかを確認しましょう。
あわせて、通信環境が不安定な現場では、オフラインでも閲覧できる機能があるかを確認しておくと安心です。動画マニュアルを多用する場合は、通信量や読み込み速度についても、実際の利用環境でトライアル確認することをおすすめします。端末の機種やOSのバージョンによって表示が崩れる場合もあるため、現場で使う端末に近い環境で事前に確認しておくと、運用開始後の混乱を抑えやすくなります。
セキュリティやAPI連携の条件を確認したい製品
権限管理やシステム連携、多言語対応、スマホ閲覧といった導入条件を比較する際の参考として、確認しておきたい製品を紹介します。資料請求を通じて自社の要件に合うか確かめてみてください。
Confluence
- チームのナレッジを1か所に統合し、あらゆるチームをつなぐ
- お気に入りのツールを統合し、シームレスに仕事を進める
- AIによって、Confluenceでの作業をより効率的・生産的に
アトラシアン株式会社が提供する「Confluence」は、文書やナレッジをチームで共同編集できるコラボレーションツールです。細かな権限設定によりアクセス制御を行えるほか、他のAtlassian製品やSlack、Microsoft Teamsなど外部ツールとの連携にも対応します。編集履歴が記録されるため、社内規程に沿った運用状況の確認にも活用できます。
NotePM
- 社内のナレッジ情報を蓄積・共有するツール
- 豊富なAI機能（チャットボット・マニュアル作成・要約・校正等)
- 大手・金融機関も導入。実績と安心のセキュリティ
株式会社プロジェクト・モードが提供する「NotePM」は、社内wikiとしてマニュアルやナレッジを蓄積できるクラウド型のツールです。フォルダやページ単位で閲覧・編集権限を細かく設定でき、更新履歴も自動で記録されます。テンプレート機能を備え、部署ごとに異なるフォーマットを使い分ける運用にも対応します。
COCOMITE
- 操作手順から規程規約まで。多様な文書を簡単に作成／更新できる
- 最新マニュアル集約×キーワード検索で、即アクセス・自己解決
- 専任メンバーが伴走支援、使われるマニュアル運用を構築
コニカミノルタジャパン株式会社が提供する「COCOMITE」は、現場向けのマニュアル作成・共有ツールです。スマートフォンやタブレットからの閲覧を想定した画面構成になっており、現場担当者が手元の端末でマニュアルを確認できます。複合機事業を展開する企業が提供しており、社内システムとの連携についても問い合わせを通じて確認できます。
PIP-Maker （TOPPAN株式会社）
- AIがスキル・経験を学習し、組織内の知見を可視化
- 質問で最適な情報・人物を発見
- ISMS認証済みの強固なセキュリティ体制
TANREN （TANREN株式会社）
- AIエージェントが営業データを分析し個別フィードバックを提供。
- Azure採用、SLA99.5%以上で安心のセキュリティ。
- HRアワード、e-Learning大賞受賞歴あり
まとめ
マニュアル作成ツールの導入条件は、セキュリティ要件やISMS対応、API連携、テンプレートのカスタマイズ性、多言語対応、スマホでの閲覧しやすさなど多岐にわたります。自社の業務環境や現場の利用状況にあわせて確認項目を整理し、トライアルや資料請求を通じて実際の動作を確認したうえで比較検討を進めることをおすすめします。
