AIを活用したマニュアル作成とは
AIを活用したマニュアル作成とは、生成AIや音声認識などを使って、構成作成や文章生成、文字起こし、校正といった作業を効率化する方法です。これまで人が一から行っていた作業の一部をAIに任せることで、マニュアルの作成・更新にかかる時間や負担を減らせます。
ただし、AIが生成した内容には誤りが含まれる可能性があります。そのため、AIで草案を作成し、業務を理解している担当者が内容を確認・修正して仕上げるのが基本です。
AIで効率化できる主な工程
AIは、マニュアルの見出し構成や文章の下書き作成、既存資料の要約・校正、動画や音声の文字起こしなどに活用できます。ツールによっては、操作画面を記録して手順や画面キャプチャを自動で整理できるものもあります。
特に、情報を文章にまとめたり、既存の素材から必要な内容を整理したりする工程はAIと相性がよく、担当者は内容の確認や補足など、より重要な作業に集中しやすくなります。
AI活用に向いているマニュアル
AIを活用しやすいのは、システムの操作手順や定型業務の手順書、社内FAQなど、手順や情報を一定の形式で整理できるマニュアルです。操作動画や説明音声などの素材がある場合も、文字起こしや要約を活用して効率よく文章化できます。
一方、複雑な判断や例外対応が多い業務、安全性や法令に関わるマニュアルでは、AIだけで完成させるのは適していません。AIを作成支援として活用し、重要な内容は担当者や専門家が確認することが大切です。
AIでマニュアルを作成する手順
AIを使ったマニュアル作成は、「素材を準備する」「AIで草案を作成する」「人が確認・修正する」の３ステップで進めるとスムーズです。それぞれのポイントを見ていきましょう。
１．マニュアルの目的と素材を整理する
まず、誰が何のために読むマニュアルなのかを明確にします。そのうえで、既存の手順書やメモ、操作画面の録画、作業動画、会議の記録など、マニュアル作成に必要な情報を集めましょう。
AIに素材を渡す際は、「新人向け」「システム操作を初めて行う人向け」など対象読者も指定すると、説明の粒度を調整しやすくなります。素材と目的を整理しておくことで、その後の修正作業も減らせます。
２．AIで構成や文章の草案を作成する
次に、生成AIやマニュアル作成ツールを使って、見出し構成や本文の草案を作ります。生成AIを利用する場合は、「対象読者」「目的」「必要な手順」「文体」「出力形式」などをプロンプトで具体的に指定することがポイントです。
最初から完成版を求めるのではなく、まず構成を作成し、その後に各手順を詳しく生成するなど、段階的に進めると内容を調整しやすくなります。
３．人の目で内容を確認・修正する
AIが作成した内容は、必ず人が確認しましょう。手順の抜けや事実誤認、社内用語の使い方、実際の業務フローとの違いなどをチェックし、必要に応じて修正します。
また、操作画面の画像や注意書き、具体例などを追加すると、読み手が理解しやすいマニュアルになります。公開後も業務やシステムの変更にあわせて定期的に見直し、最新の状態を維持することが重要です。
AIによるマニュアル作成でできること
AIは文章生成だけでなく、マニュアル作成に関わるさまざまな工程を支援できます。代表的な活用方法は以下のとおりです。
| できること | 活用例 |
|---|---|
| 構成・文章の生成 | 目的や対象読者を指定して、見出し構成や本文の草案を作成する |
| 動画・音声の文字起こし | 操作動画や説明音声をテキスト化し、マニュアルの原稿に活用する |
| 要約・校正 | 長い説明を簡潔にまとめたり、表記や文章表現を整えたりする |
| 翻訳 | 作成したマニュアルを複数の言語へ翻訳する |
| 手順の整理 | 操作内容や既存資料から作業手順を抽出し、順番に整理する |
動画や音声を文字起こしする
音声認識に対応したAIを利用すれば、操作画面の録画や作業動画に含まれる音声を自動でテキスト化できます。動画を再生しながら一から文章を書き起こす必要がなくなるため、マニュアル作成の負担を減らせます。
文字起こしした内容をさらにAIで要約し、手順ごとに整理すれば、動画や口頭説明を文章形式のマニュアルへ変換する際にも役立ちます。
文章を要約・校正・翻訳する
既存マニュアルの文章をAIに読み込ませ、長い説明を簡潔にしたり、表現や表記を統一したりすることも可能です。複数の担当者が作成したマニュアルの書き方をそろえたい場合にも役立ちます。
また、翻訳機能を活用すれば、多言語版のマニュアル作成も効率化できます。ただし、専門用語や重要な手順の翻訳は誤りがないか人が確認しましょう。
操作や作業の手順を整理する
対応するマニュアル作成ツールでは、操作画面の録画や入力内容をもとに、作業手順や画面キャプチャを自動的に整理できる場合があります。手作業で画像を取得し、順番に並べる負担を減らせる点がメリットです。
さらに、共通のテンプレートを利用してマニュアルを作成すれば、文書ごとの構成や表記のばらつきを抑えやすくなります。
AIでマニュアルを作成するメリット
AIを活用することで、作成時間の短縮だけでなく、更新作業やマニュアル品質の標準化にも効果が期待できます。
作成・更新にかかる工数を削減できる
文章の下書きや文字起こし、要約などをAIに任せることで、担当者が一から作成する工程を減らせます。業務内容やシステムの変更時も、既存文章の修正や再構成をAIで支援できるため、更新作業の効率化にもつながります。
マニュアルの属人化を防ぎやすい
マニュアル作成のテンプレートやAIへの指示方法を統一すれば、担当者による構成・表現のばらつきを抑えやすくなります。特定の担当者だけに作成や更新が集中する状態を見直し、組織内でマニュアルを継続的に管理しやすくなるでしょう。
既存の情報を再利用しやすい
過去のマニュアルや議事録、FAQ、研修資料などをもとに、新しいマニュアルの草案を作成することも可能です。すでに社内に蓄積されている情報を再利用できれば、ゼロから文章を作成する負担を軽減できます。
AIでマニュアルを作成する際の注意点
AIを利用すれば多くの工程を効率化できますが、生成された情報の正確性や、入力するデータの取り扱いには注意が必要です。
AIが生成した内容をそのまま使用しない
生成AIは、事実と異なる情報や実際には存在しない内容をもっともらしく生成する場合があります。そのため、作成した手順や説明が正しいか、必ず担当者が確認してから公開しましょう。
特に、安全管理や法令、金銭などに関わるマニュアルでは、専門知識をもつ担当者によるチェックが欠かせません。
機密情報や個人情報の入力に注意する
外部のAIサービスへ社内情報を入力する場合は、入力データがどのように保存・利用されるのかを確認する必要があります。顧客情報や個人情報、社外秘情報などを安易に入力しないよう、社内で利用ルールを定めておきましょう。
業務で本格的に利用する場合は、入力データをAIの学習に利用しない設定や、アクセス制御などのセキュリティ機能を備えているかも確認すると安心です。
AIだけでは判断できない情報を補う
例外処理や暗黙のルール、経験にもとづく判断などは、AIだけでは十分に整理できない場合があります。現場担当者への確認やレビューを組み合わせ、実際の業務で迷わず使える内容に仕上げることが重要です。
AIマニュアル作成ツールの選び方
マニュアル作成を継続的に効率化したい場合は、AI機能を備えたマニュアル作成ツールの導入も選択肢です。製品を比較する際は、AI機能だけでなく、作成後の更新・共有・管理まで含めて確認しましょう。
作成したいマニュアルに合う機能があるか
まず、自社が作成したいマニュアルの種類に対応しているかを確認します。文章中心の手順書を作りたい場合と、操作画面や動画を使ったマニュアルを作りたい場合では、必要な機能が異なります。
AI文章生成、動画・音声の文字起こし、画面キャプチャ、手順の自動作成など、効率化したい工程に対応する機能を備えているか比較しましょう。
更新・共有・検索がしやすいか
マニュアルは作成して終わりではなく、継続的な更新が必要です。編集権限の設定やバージョン管理、検索、社内共有など、作成後の運用を効率化できる機能も確認しましょう。
閲覧履歴や利用状況を確認できる製品であれば、「作成したマニュアルが実際に読まれているか」を把握し、内容の改善にも活用できます。
セキュリティや料金を確認する
社内の業務情報を扱う場合は、アクセス制御やデータ暗号化、ログ管理などのセキュリティ機能も重要です。AI機能を利用する際のデータの取り扱いについても確認しておきましょう。
また、初期費用や月額料金だけでなく、利用人数や保存容量、AI機能の利用回数によって追加料金が発生するかも比較します。無料トライアルがある場合は、実際の業務で操作性を試してから導入を判断するのがおすすめです。
ITトレンドでは、マニュアル作成ツールを多数比較・掲載しています。AI機能や作成方法、料金、サポート体制などを比較したい方は、各製品の資料を取り寄せて確認してみましょう。一度の入力で複数製品の資料をまとめて請求できます。
AI機能を備えたマニュアル作成ツール
ここからは、AIを活用してマニュアル作成を効率化できる製品を紹介します。AI機能の内容や作成できるマニュアルの形式、運用・管理機能などを比較し、自社に適した製品を検討してください。
COCOMITE
- 操作手順から規程規約まで。多様な文書を簡単に作成／更新できる
- 最新マニュアル集約×キーワード検索で、即アクセス・自己解決
- 専任メンバーが伴走支援、使われるマニュアル運用を構築
コニカミノルタジャパン株式会社が提供する『COCOMITE』は、業務マニュアルや操作手順書、規程規約などをクラウド上で作成・共有・管理できるオンラインマニュアルサービスです。タイトルを入力すると構成や下書きを生成する「AIマニュアル作成アシスト」を備え、作成業務の効率化を支援します。また、キーワード検索や5階層のフォルダ管理、アクセス権限設定にも対応。最新のマニュアルを一元管理し、業務の属人化や社内問い合わせを減らしたい企業に適しています。
アニー （関通ホールディングス株式会社）
- マニュアルをチェックリスト形式で作成し、仕事のよりどころに。
- 新人教育の時間短縮と即戦力化を支援。
- 属人化を解消するノウハウを提供
まとめ
AIを活用すれば、マニュアルの構成・文章作成、動画や音声の文字起こし、要約・校正・翻訳など、さまざまな工程を効率化できます。一方、AIが生成した情報が常に正しいとは限らないため、人による確認や機密情報の取り扱いルールは欠かせません。
まずは文章の下書きや校正など取り入れやすい工程からAIを活用し、継続的なマニュアル作成・更新を効率化したい場合は、専用ツールの導入も検討しましょう。複数製品の機能や料金、AIの対応範囲を比較し、自社の業務に合うサービスを選ぶことが大切です。
