中小企業向けマニュアル作成ツールを徹底解説！選び方やおすすめ製品を紹介

中小企業がマニュアル作成ツールを導入するべき理由

中小企業は、大企業に比べて限られた人員とリソースで業務を遂行する必要があり、業務の効率化や人材育成が重要な課題となります。特に以下のような課題がよく見られます。

• ●業務の属人化：特定の社員に業務が依存しやすく、ノウハウが共有されにくい。
• ●知識管理の非効率：口頭伝承やOJTに頼り、必要な情報をすぐに見つけられない。
• ●新人教育の負担：同じ指導を繰り返すことで教育コストがかかる。
• ●業務品質のばらつき：標準化された業務フローが整備されておらず、作業ミスが発生しやすい。
• ●テレワーク対応の遅れ：紙ベースのマニュアルが多く、リモートワークに適応できない。

こうした課題を解決するために、マニュアル作成ツールの導入が効果的です。

中小企業がマニュアル作成ツールを導入するメリット

中小企業がマニュアル作成ツールを導入することで、主に以下の３つのメリットが得られます。

業務を標準化できる

中小企業では、担当者ごとに業務の進め方が異なり、バラつきが生じやすい傾向にあります。標準化されたマニュアルを整備することで、誰でも同じ品質で業務を遂行できる環境が整います。作業ミスや業務の属人化の防止にもつながり、生産性の向上が期待できます。

新人研修やOJTを効率化できる

中小企業では、限られたリソースで人材育成を行う必要があります。マニュアル作成ツールを活用すれば、新人研修やOJTの効率化が可能です。画像や動画を活用したマニュアルは、視覚的な理解を促進し、教育担当者が繰り返し説明する手間を削減できます。また、社員が自主的に学習できる環境を整えることで、短期間で即戦力化が図れます。

社内ナレッジを一元管理できる

マニュアル作成ツールは、社内ナレッジの一元管理にも役立ちます。特にクラウド型のツールであれば、部署や拠点を超えて情報をリアルタイムで共有可能です。これにより、社内の情報が均一化され、全社員が最新の知識やノウハウを活用しやすくなります。また、テレワーク環境や多拠点展開にも柔軟に対応できるため、現代の働き方にも適しています。

企業規模に関係なく使えるマニュアル作成ツールを比較したい方は、以下の一覧をご活用ください。

中小企業向けマニュアル作成ツールの主な機能

中小企業に必要なマニュアル作成ツールの４つの基本機能を紹介します。

テキスト・画像・動画の挿入機能

マニュアル作成ツールでは、テキストだけでなく、画像や動画を組み合わせた直感的な説明ができます。これにより、複雑な作業手順も視覚的に理解しやすくなります。例えば、以下のような活用方法があります。

• ●ソフトウェアの操作手順をスクリーンショットで解説
• ●設備のメンテナンス手順を動画で紹介
• ●図解を用いたプロセスの説明

テンプレートによる簡単なマニュアル作成

あらかじめ用意されたテンプレートを使えば、短時間で統一感のあるマニュアルを作成できます。テンプレートは業務別や目的別にカスタマイズされていることが多く、専門知識がなくても高品質なマニュアルが作れます。具体的なメリットは以下のとおりです。

• ●初心者でも簡単に作成できる
• ●デザインやレイアウトの統一が図れる
• ●修正や更新も迅速に対応可能

バージョン管理機能

業務マニュアルは定期的な更新が必要です。しかし、バージョン管理機能があれば、過去のバージョンと最新バージョンの違いを簡単に確認できます。変更履歴の追跡や復元も可能なため、常に正確な情報を維持できます。バージョン管理機能には、次のようなメリットがあります。

• ●古いマニュアルが参照されるリスクを回避
• ●更新履歴の可視化で改訂状況を管理可能
• ●以前のバージョンに簡単に戻せる

クラウドでの共有・アクセス管理

クラウドベースのツールなら、どこからでもマニュアルにアクセス可能です。また、アクセス権限を設定することで、情報漏えいを防止しつつ、必要な人だけに共有できます。クラウド型ツールを活用することで、以下のようなメリットが得られます。

• ●テレワークや外出先でもマニュアル閲覧が可能
• ●部署や役職ごとに閲覧・編集権限を設定
• ●社内外での情報共有がスムーズになる

中小企業向けマニュアル作成ツールの選び方

中小企業がマニュアル作成ツールを導入する際に、特に重要な３つのポイントを紹介します。

直感的なUIで誰でも簡単に作成可能か

中小企業では、社員ごとにITスキルの差があるため、誰でも簡単に操作できるユーザーインターフェースが求められます。特に、ドラッグ＆ドロップ機能や直感的なナビゲーションが備わったツールを選ぶと、導入後の教育コストを抑えられます。

また、テンプレートや自動レイアウト機能があると、マニュアル作成の時間を短縮でき、より効率的な運用が可能になります。試用版を活用し、実際の操作性を確認してから導入するのが理想です。

限られた予算でも導入しやすい料金プランか

中小企業では、限られた予算内でツールを選定する必要があります。そのため、初期費用や月額料金のコストパフォーマンスを重視し、必要な機能だけを備えたプランを選ぶことが重要です。

特に、「基本機能が無料」「利用ユーザー数に応じた従量課金制」「長期契約割引がある」などのプランを検討すると、コストを最適化できます。不要な機能が多い高額なツールではなく、自社のニーズにあった料金プランのツールを選びましょう。

情報漏えい防止のための機能を備えているか

マニュアルには、業務ノウハウや機密情報が含まれるため、セキュリティ対策が必須です。特にクラウド型のツールでは、データの暗号化、アクセス制限、ユーザーごとの権限管理などの機能が備わっているかを確認しましょう。

多くのツールでは、ログ管理やIPアドレス制限機能が提供されており、不正アクセスのリスクを最小限に抑えられます。情報管理の観点からも、導入前にセキュリティレベルを十分に比較・検討することが重要です。

より詳しい選び方は以下の記事をご覧ください。マニュアル作成ツールの種類や人気製品ランキングも紹介しています。

中小企業におすすめのマニュアル作成ツール比較

ここでは、中小企業に適したマニュアル作成ツールを厳選して紹介します。それぞれの特徴や料金プランを比較し、自社にあったツールを見つけてください。

Qast

any株式会社

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NotePM

株式会社プロジェクト・モード

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マニュアル作成ツール導入でよくある失敗と対策方法

マニュアル作成ツールを導入しても、運用がうまくいかないケースがあります。特に多いのが以下の２つの失敗です。

マニュアル作成ツールを効果的に活用するには、初期設定だけでなく、継続的な運用ルールを策定することが不可欠です。そのために、以下の３つを意識して導入・運用を進めましょう。

• ●必要な機能だけを活用し、段階的に使い方を広げる
• ●定期的な更新スケジュールと管理担当者を決める
• ●ツールのバージョン管理機能を活用し、常に最新情報を維持する

これらの対策を実施すれば、マニュアル作成ツールを効果的に運用し、業務の効率化を最大限に活かせます。

まとめ

中小企業では、限られたリソースで業務を効率化し、ナレッジを管理することが求められます。マニュアル作成ツールを導入することで、業務の標準化、新人研修の効率化、ナレッジの一元管理が可能になり、組織全体の生産性向上に貢献します。

また、導入にあたっては、使いやすさ・コスト・セキュリティを重視し、業務にあったツール選定が重要です。特に、クラウド型のツールを活用することで、リモートワークや多拠点展開にも対応しやすくなります。

この記事で紹介した製品を参考に、自社に最適なマニュアル作成ツールを選びましょう。詳しい製品情報は、以下のボタンより資料請求（無料）が可能です。ぜひ活用してください。