デジタルアダプションとは？求められる理由やツールの機能を解説

デジタルアダプションとは

デジタルアダプションとは、企業が新しいシステムやソフトウェアをうまく活用し、最大化するプロセスです。技術を導入するだけではなく、計画どおりに機能し、社員が使いこなしていることを指しています。

多くの企業がデジタルトランスフォーメーション（DX）を推進しており、業務プロセスが大きく変わっています。具体的には、会計システムや在庫管理システムのようなデジタルツールを採用することで、仕事の速度や精度を向上させることが可能です。システムをうまく利用することで、作業の自動化や効率化が実現します。

デジタルアダプションが求められる理由

デジタルアダプションが求められる理由として、主に以下のような背景があります。

• ●デジタル技術の急速な進化
• ●効率性と生産性の向上

デジタル技術は日々進化しており、新しいツールやソリューションが続々と登場しています。特に近年は、人手不足に悩む業種も出てきているため、DX化がより推進されているのです。

さらに、デジタルツールの導入は、業務の効率化と生産性向上に大きく貢献します。自動化、データ分析、クラウドサービスなどを活用することで時間とコストを節約し、より高い成果を達成できるでしょう。

デジタルアダプションツールとは

デジタルアダプションツールとは、企業や組織がデジタル技術を導入し、効果的に活用するために設計されたソフトウェアやプラットフォームのことです。

具体的には、社員や顧客が新しいシステムやWebサービスを効率的に利用し、社内の業務管理システムや外部向けのクラウドベースのサービスなどで使用されます。業務マニュアルに沿ったデータ入力機能やチャット機能など、ユーザーが新しいプラットフォームに慣れるのを助ける機能が提供されています。

近年DX化が進んでいますが、どんなによいシステムを取り入れられたとしても業務のなかで学習する時間がなければ、ITリテラシーを高めることは困難です。 デジタルアダプションツールを導入することで、従業員は作業を効率的にでき、システムやWebサービスを不安なく利用できるでしょう。

デジタルアダプションツールの３つの機能

デジタルアダプションツールの機能は主に以下の３つです。

• ●データ分析機能
• ●定型操作の自動入力機能
• ●マニュアル作成機能

デジタルアダプションツールを活用することで、社員がシステムを使いこなせているかを分析したり、マニュアルを作成し使いやすくしたりできます。それぞれの機能を詳しく解説します。

データ分析機能

デジタルアダプションツールの機能の１つとして、ソフトウェアやWebサービスの利用状況を収集し分析する機能があります。機能は企業が社内のシステム利用を促進し、効果を最大化するために重要です。

データ分析機能を活用することで、どの社員がどのシステムを頻繁に利用しているか、利用していないかを把握できます。さらに、システム内でミスが発生しやすい箇所や、ほとんど利用されていない機能を特定することも可能です。企業はどこに焦点を当ててトレーニングやサポートを提供すべきか判断でき、より効果的なマニュアルやアドバイスを提供できます。

定型操作の自動入力機能

システムの利用時には、繰り返し行われる定型的な操作が多いものです。システムの操作が面倒であったり複雑であったりすると、システムの使用が避けられてしまいます。

デジタルアダプションツールには、定型操作を自動化する機能が備わっており、操作時間やミスを減少できます。これにより、ユーザーはより重要な業務に集中できるようになるでしょう。さらに、ユーザーが入力した情報を記憶し、次回の入力時に自動的に入力することも可能です。

マニュアル作成機能

デジタルアダプションツールには、マニュアル作成機能があります。システムの使用手順を画面上で解説するガイド機能や、入力する際のルール説明、ヒントなどを示す画面も設置でき、操作の際の疑問や不明点を解消するのに役立ちます。また、誤入力を防ぐために、ユーザーが入力する内容をリアルタイムでチェックする機能も備わっており、入力ミスを未然に防ぐことが可能です。

マニュアル作成機能はユーザーの状況にあわせてカスタマイズ可能で、日時や使用するデバイスによって異なる内容を表示できます。マニュアルを作成する際には、専用のマニュアル作成ツールを導入することで、効率的にマニュアルの作成が可能です。

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マニュアル作成する際の４つのポイント

マニュアル作成する際のポイントは以下の４つです。

• ●誰でもわかる言葉や表現を使う
• ●見た目にこだわる
• ●何度も見直しをする
• ●情報共有や更新を容易に行えるようにする

誰でもわかる言葉や表現を使う

マニュアル作成において、誰でも理解できる言葉や表現を使用することは、ユーザーが情報を簡単に理解し活用するために重要です。専門用語や複雑な表現は、特定の知識を持たないユーザーにとって理解が難しく、マニュアルの効果を低下させます。

例えば、IT業界で使われる専門用語を避け、一般的な言葉を使ってシステムの設定手順を説明したマニュアルは、スキルを持たない人々にも理解しやすいでしょう。わかりやすい言葉を使用することで、マニュアルはより理解しやすくなり、ユーザーはストレスなくシステムを活用できます。

見た目にこだわる

見た目にこだわったマニュアルは、ユーザーの理解度を高めるために重要です。視覚的な要素が豊かであるほど、ユーザーは内容に引き込まれ、理解しやすくなります。

例えば、色分けされた見出しやアイコンや図表を用いたマニュアルは、テキストだけのものに比べてユーザーの注意を引きやすく、情報の理解が容易です。見た目にこだわることで、情報を理解しやすくなり、マニュアルの有効性を高められるでしょう。

何度も見直しをする

マニュアルを何度も見直すことで、誤りや曖昧な表現が浮き彫りになり、改善する部分がわかります。マニュアルが明確になり、ユーザーにとって理解しやすいものになります。

例えば、初稿で見落とされた小さな誤字や誤解を招くような表現が、見直しの過程で発見され、修正可能です。また、新たな視点からのフィードバックを得ることで、マニュアルの内容をよりブラッシュアップできます。

情報共有や更新を容易に行えるようにする

マニュアルの情報共有や更新の容易さは、マニュアルを長期にわたって使用できるようにするために重要です。容易に共有や更新ができるマニュアルは、変化する状況や新しい情報に迅速に対応します。

オンラインで共有されているマニュアルは、新しい手順や変更がある場合、簡単に更新でき、変更がすぐに全ユーザーに伝わります。マニュアルは常に最新の情報が掲載され、ユーザーにとって常に使いやすいマニュアルであり続けることが可能です。

マニュアル作成ツールでデジタルアダプションを進めよう

デジタルアダプションを導入することで、社内で新しいシステムを導入した際に、最大限活用できます。また、デジタルアダプションを取り入れる際には、専用のツールを活用することもポイントです。

デジタルアダプションツールは、データ分析や定型操作の自動入力機能、マニュアル作成機能などがあります。機能のなかでも、一からマニュアル作成するのが大変と感じる方には、マニュアル作成ツールの導入がおすすめです。マニュアル作成ツールに関する資料を配布しているので、効率よく作成したい方は、資料請求をご利用ください。