マニュアル作成ツールの連携性を確認する意味
連携性を確認する目的は、既存の業務フローにマニュアルを組み込みやすくすることです。まずは連携を確認する基本的な視点を整理しましょう。
連携性が業務の使いやすさに関わる理由
マニュアル作成ツールを単体で導入すると、既存の社内システムと情報が分かれてしまい、確認する画面が増えるケースがあります。普段使っているチャットや管理システムから離れた場所にマニュアルがあると、確認の手間が増える場合があります。
連携機能を確認しておくと、普段の業務画面からマニュアルへアクセスしやすくなる場合があります。ただし、連携できる範囲は製品によって異なるため、自社で使っているシステムと組み合わせて確認する必要があります。導入前に、連携実績のあるシステムの一覧を問い合わせておくと安心です。連携範囲が広い製品ほど設定項目も増える傾向があるため、自社に必要な連携先を絞ったうえで比較すると選定の負担を抑えやすくなります。
連携を確認する際の基本的な視点
連携を検討する際は、通知の連携なのか、データの同期なのか、認証情報の連携なのかを区別して確認することが重要です。「連携できる」という表現だけでは、具体的に何ができるのかが分からない場合があります。
選定時は、連携先のシステム名を具体的に挙げて、どのような操作が連携で自動化されるかを問い合わせましょう。連携設定に専門知識が必要な場合は、情報システム部門やベンダーのサポート窓口に相談することも選択肢になります。相談先を決めずに設定を進めると、トラブル発生時に対応が後回しになる可能性があるため、事前に窓口を確認しておくことが望ましいといえます。
社内チャットツールとの連携でできること
社内チャットツールと連携できるマニュアル作成ツールは、更新情報の通知や検索の手間を減らせる場合があります。連携時に確認したい内容を紹介します。
チャットツール連携で得られる通知の仕組み
マニュアルを更新した際に、チャットツールへ自動で通知を送る機能を備えた製品があります。これにより、担当者がメールや掲示板を個別に確認しなくても、更新情報を把握しやすくなる場合があります。
また、チャット上でキーワードを入力すると関連するマニュアルの一部が表示される機能を備えた製品もあります。こうした機能は、日常的にチャットツールを使う職場で、マニュアルを確認する手間を減らす一助になります。対応しているチャットツールの種類は製品によって異なるため、自社で使っているツールに対応しているか確認しましょう。通知の頻度を調整できるかどうかも、通知が多くなりすぎて確認漏れが起きないようにするための確認項目になります。
連携設定で確認しておきたい注意点
チャットツールとの連携設定は、権限の付与や認証情報の登録が必要になる場合があります。設定を誤ると、意図しない範囲まで通知が届いたり、逆に必要な通知が届かなかったりするケースがあります。
導入時は、通知の対象範囲を部署やチームごとに設定できるかを確認しておくと、運用開始後の調整がしやすくなります。連携がうまく機能しない場合の原因は、マニュアルツール側の設定だけでなく、チャットツール側の権限設定にある場合もあるため、両方を確認する姿勢が大切です。設定を担当者一人に任せきりにせず、手順を記録しておくと、担当者が変わった場合でも同じ設定を再現しやすくなります。
LMSや研修管理システムとの連携で広がる活用範囲
LMS（学習管理システム）や研修管理システム、勤怠管理システムと連携できると、新人教育や研修の記録とマニュアルを結びつけやすくなる場合があります。
LMSとの連携で新人教育に活用できる範囲
LMSは、研修の受講状況やテスト結果を管理するシステムです。マニュアル作成ツールと連携できると、研修の教材としてマニュアルを組み込み、受講者の閲覧状況や理解度を確認しやすくなる場合があります。
連携の範囲は製品によって異なり、閲覧履歴のみ連携できる製品もあれば、テスト機能と組み合わせて理解度を確認できる製品もあります。新人教育の効果を確認したい場合は、どこまでのデータを連携できるかを具体的に問い合わせておくとよいでしょう。
勤怠管理システムとの連携で確認したい点
勤怠管理システムとの連携では、研修時間の記録や教育に関する運用を管理しやすくなる場合があります。ただし、連携の可否や範囲は製品の組み合わせによって異なるため、両方のシステムの仕様を確認する必要があります。
連携がうまく機能しない場合、原因がマニュアル作成ツール側にあるのか、勤怠管理システム側にあるのか、あるいは双方の設定の不整合にあるのかを切り分けて確認する必要があります。導入前に、連携エラー発生時のサポート対応範囲も確認しておくと安心です。あわせて、エラーが発生した際に管理者へ通知が届く仕組みがあるかどうかも確認しておくと、対応の遅れを防ぎやすくなります。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料を取り寄せて機能や特徴をさまざまな製品を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でマニュアル作成ツールの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
Google Driveなどストレージサービスとの連携
Google Driveなどのクラウドストレージと連携できると、既存のファイル資産をマニュアル作成ツールへ取り込みやすくなる場合があります。確認しておきたい点を紹介します。
Google Drive連携でできるファイル管理
Google Driveと連携できるマニュアル作成ツールでは、Drive上に保存された文書や画像を取り込んでマニュアルへ活用できる場合があります。既存のファイルを一から作り直す手間を減らせる可能性があります。
ただし、連携できるファイル形式や取り込み後のレイアウトの再現度は製品によって差があります。取り込んだ後にレイアウトが崩れる場合があるため、実際に使用しているファイルで動作を確認しておくと安心です。あわせて、Drive側の更新内容をマニュアル側へ反映できるか、または再取り込みが必要かどうかも確認しましょう。
ストレージ連携時に確認したいアクセス権限
ストレージサービスと連携する際は、どの範囲のフォルダやファイルにアクセスできるかを事前に確認しておく必要があります。権限の設定を誤ると、閲覧すべきでない範囲の資料まで連携されてしまう可能性があります。
連携設定は、情報システム部門が管理しているアカウントの権限とあわせて確認するとよいでしょう。連携を解除した場合に、取り込んだデータがどう扱われるかについても、事前に問い合わせておくと運用の見通しを立てやすくなります。
API連携のしやすさとデータ出力の柔軟性
API連携がしやすいツールを求める場合や、データのエクスポート・CSV出力の柔軟性を重視する場合は、対応範囲を具体的に確認する必要があります。
API連携のしやすさを左右する要素
API連携のしやすさは、公開されているAPI仕様書の充実度や、利用できるAPIの機能、連携実績などによって左右されます。仕様書が整備されていない場合、連携設定に時間がかかるケースがあります。
導入前に、API仕様書の有無や、過去の連携実績、連携設定を自社で行えるか外部の支援が必要かを確認しておきましょう。専門知識を持つ担当者が社内にいない場合は、ベンダーによる設定支援の範囲もあわせて確認することをおすすめします。支援の内容がどこまで代行してもらえるのかも、契約前に具体的に確認しておくと安心です。
CSV出力やデータエクスポートで確認したい項目
マニュアルの内容や閲覧履歴をCSV形式で出力できると、他のシステムでの分析や社内資料への転用がしやすくなる場合があります。出力できるデータの種類は製品によって異なります。
確認する際は、出力できる項目（閲覧履歴、更新履歴、コメントなど）や、出力の際の文字コード、他システムへの取り込みやすさを具体的に問い合わせましょう。将来的に他のツールへ乗り換える可能性がある場合は、データを移行しやすい形式で出力できるかも確認しておくと安心です。出力できる範囲や形式は製品の仕様によって決まっているため、必要なデータを具体的に想定したうえで比較するとよいでしょう。
チャットやストレージとの連携を確認したい製品
社内チャットやストレージサービスとの連携、API連携のしやすさを確認する際の参考として、代表的な製品を紹介します。自社で使っているシステムと組み合わせて比較検討してみてください。
Confluence
- チームのナレッジを1か所に統合し、あらゆるチームをつなぐ
- お気に入りのツールを統合し、シームレスに仕事を進める
- AIによって、Confluenceでの作業をより効率的・生産的に
アトラシアン株式会社が提供する「Confluence」は、文書やナレッジをチームで共同編集できるコラボレーションツールです。Slackなどのチャットツールと連携し、更新内容の通知を受け取る構成に対応するほか、他のAtlassian製品や外部ツールとの統合も可能です。ページごとの更新履歴も自動で記録されます。
NotePM
- 社内のナレッジ情報を蓄積・共有するツール
- 豊富なAI機能（チャットボット・マニュアル作成・要約・校正等)
- 大手・金融機関も導入。実績と安心のセキュリティ
株式会社プロジェクト・モードが提供する「NotePM」は、社内wikiとしてマニュアルやナレッジを蓄積できるクラウド型のツールです。社内チャットツールと連携して更新通知を届けられるほか、既存のWordやExcelファイルを取り込んでページ化できます。検索機能やフォルダ管理により、複数システムに分散した情報を一元化しやすくなります。
TANREN （TANREN株式会社）
- AIエージェントが営業データを分析し個別フィードバックを提供。
- Azure採用、SLA99.5%以上で安心のセキュリティ。
- HRアワード、e-Learning大賞受賞歴あり
i-Share （株式会社クイックス）
- 専門知識不要、直感的にマニュアル作成可能
- 多言語・多媒体対応、出力形式を柔軟に切替可能
- 部品化・流用でマニュアル制作の工数とコストを削減
まとめ
マニュアル作成ツールの連携性は、社内チャットやLMS、勤怠管理システム、Google Drive、API連携、データ出力など、確認する観点が多岐にわたります。自社で使っているシステムとの組み合わせを具体的に想定したうえで、連携実績や設定範囲を問い合わせて比較することをおすすめします。資料請求を通じて詳細を確認してみてください。
