ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■移行元のマニュアルの形式別
- PowerPoint資料の取り込み：PIP-Maker、iTutor
- PDF・Excelの手順書からの作り直し：ジョブステ（Create!JobStation）
- 動画マニュアルの移行：VideoTouch、VideoStep
- マニュアルデータの移行サービス：KnowledgeSh@re
- ■乗り換え後のマニュアルの作り方別
- 画面キャプチャで手順書を作る：iTutor、GAKTEん、COCOMITE
- 動画で作業手順を残す：tebiki、VideoStep、VideoTouch
- テキストと画像で記事形式にまとめる：NotePM、Confluence、COCOMITE
マニュアル作成ツールの乗り換えで手間が変わる理由
マニュアル作成ツールの乗り換えにかかる手間は、ツールの操作よりも、既存マニュアルの保存形式やデータ構造に左右されます。ここでは、移行作業の量を左右する3つの要素を整理します。
保存形式とデータ構造の違い
マニュアル作成ツールは、製品ごとにマニュアルの保存方法が異なります。見出しや手順の番号、注意書きの枠などを独自の構造で管理している製品では、別のツールへの直接取り込みが難しい場合があります。
旧ツールからPDF形式でしか書き出せない場合、見た目は残っても、新しいツールで文章や手順を編集し直す必要があります。乗り換えを決める前に、旧ツールが対応する書き出し形式を管理画面やヘルプで確認しておきましょう。
画像や動画などの埋め込み素材
手順書に貼り付けた画面キャプチャや写真、動画は、本文とは別ファイルで保存されている場合があります。本文だけを書き出すと、画像のリンクが切れたり、解像度が下がったりする可能性があります。
特に画像に矢印や枠などの注釈を付けている場合、注釈が画像と一体になっているか、ツール上で後から重ねているかで扱いが変わります。後から注釈を重ねる方式では、書き出し時に消えるケースもあるため、代表的なマニュアルを試しに書き出して確認しましょう。
閲覧URLと権限の設定
マニュアルの移行では、文書そのものに加えて、閲覧権限の設定も引き継ぐ必要があります。部署別や職種別に公開範囲を分けている場合、その設定は旧ツール内にしか残っていない可能性があります。
また、社内ポータルやチャット、業務システムの画面に旧ツールのURLを掲載している場合、乗り換え後はリンク先の変更が必要です。掲載場所を事前に洗い出しておけば、切り替え時の案内漏れを防げます。
既存マニュアルを形式ごとに仕分ける
乗り換えの準備では、既存マニュアルを保存形式ごとに分類し、それぞれの移行方法を決めておくと作業の見通しが立ちます。新しいツールへの取り込みに対応する形式と、作り直しが必要な形式を分けて考えましょう。
Word・Excel・PowerPointの文書
Officeファイルで作成したマニュアルは、文章や表を再利用しやすく、比較的移行しやすい形式です。乗り換え先によっては、Word文書やPowerPointのファイルを読み込み、ページや手順に変換する製品もあります。
ただし、Excelのセルを使って画像と文章を並べたマニュアルは、変換時にレイアウトが崩れる場合があります。読み込み機能があっても、変換後の見た目や手順の順番を確認し、必要に応じて手作業で整える前提で計画しましょう。
PDFや紙をスキャンした資料
PDFや紙のマニュアルをスキャンした資料は、文字が画像として保存されている場合があり、そのままでは文章の編集が難しい場合があります。OCR（画像から文字を読み取る技術）で文字を取り出す方法もありますが、読み取りの誤りが残る可能性があります。
こうした資料は、PDFのまま添付して参照用に残すか、新しいツールで作り直すかを文書ごとに判断します。頻繁に使う手順書は作り直し、参照頻度の低い資料は添付で残すなど、利用状況に応じて分けると工数を抑えられます。
動画や画面キャプチャの素材
作業の様子を撮影した動画や、操作画面を録画したデータは、元の動画ファイルが手元に残っているかを確認しましょう。旧ツールにアップロードしただけで、元ファイルを保存していないケースもあるためです。
動画に字幕やチャプター、テロップを付けている場合、ツール上の機能で追加したものか、動画に焼き込まれたものかで移行のしやすさが変わります。ツール上で追加した字幕やチャプターは書き出しに対応していない場合もあるため、旧ツールの仕様を確認しておきましょう。
乗り換え先のマニュアル作成ツールで確認する仕様
既存マニュアルを仕分けたら、乗り換え先のツールが各形式の取り込みに対応しているかを確認します。取り込みだけでなく、書き出しや権限の仕様もあわせて調べておくと、将来の見直しにも備えられます。
取り込める形式と変換後の崩れ
乗り換え先を検討する際は、対応するファイル形式に加え、読み込み後も文章や手順を編集できるか確認しましょう。読み込みには対応していても、画像やファイルを添付として保存するだけの製品もあります。
確認には、既存マニュアルから形式の異なる数本を選び、無料トライアルやデモ環境で実際に取り込む方法が有効です。表や番号付きの手順、注釈付きの画像の変換結果を見れば、手作業による修正量を見積もりやすくなります。
書き出し形式と次の移行への備え
乗り換え先を選ぶ際は、取り込みと同じく、マニュアルの書き出し形式も確認しておきましょう。PDFやHTML、Officeファイルなどの汎用的な形式に対応していれば、将来のツール移行や監査時の提出にも役立ちます。
あわせて、契約終了後のデータ取り出し期限も確認が必要です。解約後の扱いは製品や契約によって異なるため、利用規約やベンダーへの問い合わせで確かめておくと、次回の移行負担を減らせます。
閲覧者アカウントと公開範囲の設定
マニュアル作成ツールは、作成者と閲覧者で必要なアカウントの種類が異なる場合があります。閲覧者の多い企業では、個別アカウントの要否やログイン不要の公開方法の有無によって、運用の手間と費用が変わります。
部署別に公開範囲を設定する場合は、グループ単位の権限管理や社内アカウント管理システムとの連携にも注目しましょう。旧ツールの権限設定を一覧にしておくと、新しいツールでの再現方法を比較しやすくなります。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でマニュアル作成ツールの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
乗り換えを機に移すマニュアルを選び直す
既存マニュアルをすべて移す必要はありません。乗り換えは、マニュアルの棚卸しを行うよい機会です。現在も使われているものと内容が古くなったものを見分け、移行・作り直し・廃止のいずれかを判断しましょう。
閲覧履歴から利用頻度を把握する
旧ツールに閲覧数や最終閲覧日の記録があれば、そのデータをもとにマニュアルの利用状況を把握します。長期間閲覧されていないマニュアルは、業務が変わって使われなくなった可能性があります。
閲覧記録がない場合は、各部署の担当者に日常的に使うマニュアルを挙げてもらう方法もあります。利用頻度の高いものから優先して移行すれば、乗り換え直後から現場で必要な手順書を参照する環境が整います。
古くなった手順は作り直しを優先する
システムの画面や作業手順が変わったまま更新されていないマニュアルは、そのまま移しても現場では役に立ちません。移行対象を選ぶ際に、記載内容が現在の業務にあっているかも点検しましょう。
内容が古いマニュアルは、旧データを変換するより、新しいツールのテンプレートを使って作り直したほうが手間を抑えられる場合があります。画面キャプチャや動画を活用すれば、手順の変更時にも必要な部分を差し替えやすくなります。
作成者と更新ルールを決め直す
乗り換え後に同じ問題を繰り返さないよう、マニュアルごとに作成者と更新担当を決め直しましょう。担当者を1人に固定すると、異動や退職によって更新が止まる可能性があるため、部署単位で複数人が編集する体制を整えておくと安心です。
あわせて、業務やシステムの変更時における更新手順、公開前の確認者、改訂履歴の残し方も明文化しておきます。マニュアル作成ツールに承認機能や変更履歴の管理機能があるかも、選定時の確認項目です。
現場への切り替え案内と旧ツールの停止
新しいマニュアル作成ツールにデータを移したら、現場の閲覧者が迷わず目的のマニュアルにたどり着けるよう、参照先を案内しましょう。旧ツールの停止時期は、切り替えの完了を確認してから決めます。
参照リンクやQRコードの差し替え
現場では、社内ポータルのリンクや業務システムのヘルプ、作業場所に貼ったQRコードなど、さまざまな入口からマニュアルを開いている場合があります。乗り換え後は、洗い出した掲載場所のリンクを新しいURLに差し替えます。
印刷して掲示しているQRコードは差し替えに時間がかかるため、早めに準備しておきましょう。旧URLから新しい参照先への案内方法も提供会社に確認しておくと、切り替え直後の問い合わせを減らせます。
旧ツールの閲覧期間と解約の時期
旧ツールの契約は、移行内容の確認が終わるまで継続するのが安全です。移行漏れのマニュアルが見つかった際にも、元データを参照する必要があるためです。契約の更新日や解約の申し出期限を確認し、移行作業の期間と重なるよう計画しましょう。
解約前には、念のため旧ツールの全マニュアルを書き出し、社内の保管場所に残しておくと安心です。保管したデータは、監査や過去の手順を確認する際の記録としても役立ちます。
既存マニュアルの形式で見るマニュアル作成ツール一覧
既存マニュアルの形式や、乗り換え後の作り方にあわせて検討しやすい製品を一覧にしました。移行対象のマニュアルと照らし合わせて確認してみてください。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| ジョブステ（Create!JobStation） | PDFやExcelの既存マニュアルからAIが業務フローを生成し、手順に沿った作業進行を支援 |
| Confluence | ページ単位の権限設定と変更履歴を備え、複数人の同時編集に対応するナレッジ管理基盤 |
| COCOMITE | ステップごとに画像を添付する形式で手順書を作成。PDF出力や外部公開にも対応 |
| NotePM | アップロードしたファイルをAIがマニュアルに変換し、添付ファイル内の文字も検索対象 |
| PIP-Maker | ノートに原稿を入れたPowerPointから、アバターやAI音声付きの動画を作成 |
| iTutor | PC操作の画面キャプチャから、Office形式や動画のマニュアルを自動生成するソフト |
| VideoTouch | 手持ちの動画のアップロードや画面収録による動画マニュアルサイトの構築に対応 |
| VideoStep | 撮影した動画を手順ごとに自動で分割し、音声解析AIで字幕を作成 |
| KnowledgeSh@re | マニュアル作成・共有の基盤に加え、既存マニュアルのデータ移行サービスを用意 |
| GAKTEん | PC操作画面の自動キャプチャでマニュアルを作成し、現場ではスマホによる作成にも対応 |
| tebiki | 撮影した動画に字幕や翻訳を自動で付け、現場向けの動画マニュアルを作成 |
既存マニュアルを移しやすいマニュアル作成ツール
手元のOffice文書やPDF、動画を活かしやすい機能や、乗り換え後の作成方法に特徴のある製品を紹介します。
ジョブステ（Create!JobStation）
- 業務フローに沿って実務を進められるマニュアルツール
- AIで業務フローを自動生成
- 業務の進捗状況や対応履歴をまとめて確認
インフォテック株式会社が提供する「ジョブステ（Create!JobStation）」は、業務の流れを可視化する業務プロセス管理ツールです。既存のPDFやExcelの手順書からAIが業務フローを自動生成し、旧来の手順書を新しい運用へ移す際の再作成の手間を軽減します。業務ステップごとに画像やリンクを含むマニュアルとチェックリストを設置し、条件に応じて必要な手順のみ表示する仕組みも備えています。進捗状況の可視化やリマインドメールにも対応しており、移行後の運用状況を追いやすい点も特徴です。
Confluence
- 10万社以上が活用するナレッジ管理とコラボレーションの基盤
- Jira、Slack、Googleなど業務ツールと連携し情報を一元管理
- AIアシスタントRovoで検索・要約・コンテンツ作成を効率化
アトラシアン株式会社が提供する「Confluence」は、部署やプロジェクトごとの文書をページとしてまとめ、スペース単位で整理するナレッジ管理基盤です。ページ単位の権限設定とアクセス制御に対応しており、旧ツールで分けていた公開範囲の再設計に役立ちます。複数人によるリアルタイム共同編集や変更履歴・バージョン管理を備え、AIアシスタントRovoによる要約やドラフト作成にも対応しています。
COCOMITE
- 操作手順から規程規約まで。多様な文書を簡単に作成／更新できる
- 最新マニュアル集約×キーワード検索で、即アクセス・自己解決
- 専任メンバーが伴走支援、使われるマニュアル運用を構築
コニカミノルタジャパン株式会社が提供する「COCOMITE」は、固定フォーマットを使ってマニュアルを作成・運用するオンラインマニュアルサービスです。1ステップにつき画像やスクリーンショットを最大4枚添付し、PC操作の手順書作成に役立ちます。表はExcelからの貼り付けに対応し、PDF出力や外部公開、QRコード生成も可能です。フォルダ単位のアクセス権限や承認フロー、閲覧ログレポートを備え、移行後の利用状況の確認にも役立ちます。
NotePM
- 社内のナレッジ情報を蓄積・共有するツール
- 豊富なAI機能が追加費用なしで利用可能（AIチャットボット等)
- 大手・金融機関も導入。実績と安心のセキュリティ
株式会社プロジェクト・モードが提供する「NotePM」は、アップロードしたファイルをAIがマニュアルに自動変換する機能を備えたナレッジマネジメントツールです。Word、Excel、PowerPoint、PDF、動画などのページ内プレビューに対応し、添付ファイル内のテキストも検索対象に含まれます。テンプレートを使ったテキストと画像のマニュアル作成に加え、変更履歴や閲覧履歴、アクセス制限の機能もあり、移行後の更新管理にも役立ちます。
iTutor （株式会社ブルーポート）
- 簡単3ステップで、業務マニュアル作成時間を圧倒的に削減！
- 紙のマニュアルから動画まで、幅広いコンテンツの作成に対応
- 1800社以上の導入実績！充実のサポート体制で導入後も安心
VideoTouch （VideoTouch株式会社）
- 動画アップロードや画面収録で誰でも簡単に動画作成
- わかりやすい「動画マニュアル」をワンストップで簡単に構築
- 学習効果を計測してきめ細やかな学習フォローができる
VideoStep （株式会社VideoStep）
- パワポ感覚の動画編集で、誰でもかんたんに動画作成・編集できる
- 撮影した動画は、VideoStepが自動で適切なステップごとに分割
- AIで機械翻訳・音声吹き込みができ、字幕編集もかんたん！
KnowledgeSh@re （株式会社富士通ラーニングメディア）
- マルチデバイス対応！簡単なのに本格的なマニュアル作成が可能
- プロが考案！人材育成機能を搭載！動画コンテンツで動きも見える
- より効果的に活用いただくための豊富な支援サービス
GAKTEん （株式会社テンダ）
- PC操作画面の自動キャプチャでマニュアル作成時間を大幅削減
- 導入実績3,000社以上。
- AIでマニュアル作成を支援
tebiki （Tebiki株式会社）
- 簡単操作で誰でもすぐに分かりやすい動画マニュアルが作成可能
- 100カ国以上の言語に対応で外国人向け動画も安心
- 図形の挿入や編集作業も簡単で専門知識は不要です
まとめ
マニュアル作成ツールの乗り換えでは、既存マニュアルをWordやPDF、動画などの形式ごとに仕分け、取り込むもの・作り直すもの・参照用に残すものを決めるのが重要です。乗り換え先は、取り込みと書き出しの形式、閲覧者のアカウントと公開範囲を確認して選びましょう。自社のマニュアルの形式や作り方にあう製品を探す際は、資料請求を活用して複数のマニュアル作成ツールを比較してみてください。
