座席管理システムとは
座席管理システムとは、オフィスの空席状況や利用者を可視化し、座席の予約・在席確認を効率化するシステムです。フリーアドレスやハイブリッドワークにおいて、従業員が空いている席を探したり、誰がどこにいるか確認したりする際に活用されます。
製品によっては、座席だけでなく会議室や共有スペースの予約にも対応しており、オフィス内のスペースをまとめて管理できます。
座席管理システムでできること
座席管理システムでは、オフィスマップ上で空席を確認し、そのまま利用したい座席を予約できます。在席状況を確認できる製品なら、同僚がどこにいるかを探す手間も減らせます。
また、座席の利用履歴や稼働状況を蓄積・分析できる製品もあり、利用実態にあわせた座席数やオフィスレイアウトの見直しにも役立ちます。
会議室予約システムとの違い
会議室予約システムは、主に会議室やミーティングスペースの予約・利用状況を管理するシステムです。一方、座席管理システムは、従業員が日常的に使用する個人の座席を中心に管理します。
ただし、近年は座席と会議室の両方を予約・管理できる製品もあります。フリーアドレスだけでなく、会議室を含めたオフィス全体のスペース利用を効率化したい場合は、対応範囲を確認するとよいでしょう。
フリーアドレス・ハイブリッドワークで需要が高まっている
出社とテレワークを組み合わせるハイブリッドワークの普及により、日によって出社人数が変わる企業も増えています。固定席を設けないフリーアドレスでは、出社時の座席確保や在席者の把握が課題になりやすいため、座席管理システムの活用が進んでいます。
空席や在席状況をリアルタイムに把握できれば、限られた座席を効率よく利用できるほか、同僚を探しやすくなり、出社時のコミュニケーション促進にもつながります。
座席管理システムの主な機能
比較を始める前に、座席管理システムが備える代表的な機能を確認しましょう。どの機能を重視するかで、適した製品は変わります。ここでは予約・可視化・分析という3つの軸で解説します。
座席予約と空席状況のマップ可視化
中心となるのが座席予約と空席の可視化です。オフィスのレイアウトを再現したマップ上で空いている席が色分けして表示され、利用者はスマートフォンやパソコンから使いたい席を選んで予約します。当日だけでなく、数日先や1カ月先の予約に対応する製品もあります。
この事前予約は「ホテリング」とも呼ばれ、出社日に席が確保できているという安心感につながります。チームで隣り合った席をまとめて押さえたり、代理で予約したりできる製品もあり、部署単位の出社にも対応しやすい設計が求められます。
誰がどこにいるかを示す在席・出社状況の把握
座席に設置したQRコードやICカードを読み取ることで、その席に誰が座っているかを記録し、在席状況をリアルタイムに表示できます。フリーアドレスでも同僚の居場所がすぐ分かるため、声をかけたいときや急ぎの相談があるときに探し回る手間を減らせます。
出社予定を事前に登録する仕組みを備えた製品なら、当日の出社人数を前もって見通せます。管理者は座席の稼働状況を一覧で確認でき、テレワークとの併用状況も含めて全体像を把握できます。安否確認や座席の混雑緩和にも役立ちます。
利用データの分析とレポート出力
蓄積された予約や在席のデータを集計し、座席や会議室の稼働率をグラフやレポートで確認できる機能も重要です。どのエリアが混みやすいか、曜日ごとにどれだけ席が使われているかを把握できれば、レイアウト見直しの根拠になります。
利用ログをCSV形式で出力できる製品もあり、社内での分析やほかのシステムへの取り込みに活用できます。実際の使われ方をデータで裏づけることで、オフィス面積の最適化やコスト削減の検討を、感覚ではなく数値にもとづいて進められます。
座席管理システムの料金相場
導入判断で気になるのが費用です。座席管理システムの料金は提供形態や利用規模によって幅がありますが、おおまかな相場観と費用構造を知っておくと、見積もりの比較がしやすくなります。
初期費用と月額料金の目安
クラウド型の座席管理システムは、月額料金で使う形が主流です。料金は利用人数や座席数に応じて決まることが多く、1ユーザーあたり月額数百円程度から設定されている製品もあります。初期費用は無料の場合もあれば、設定支援などで別途かかる場合もあります。
会議室予約や入退室管理といった機能を追加すると、その分費用が上がる料金体系が一般的です。まずは必要な機能と対象人数を整理し、月額と初期費用を合わせた年間の総額で比較すると、製品ごとの負担の差が見えやすくなります。
無料で使える範囲と有料プランの違い
製品によっては、少人数向けの無料プランや無料トライアルを用意しています。無料の範囲では、登録できる座席数や利用人数、使える機能に制限が設けられていることが一般的です。まず小規模に試してから本格導入したい企業に向いています。
有料プランでは、分析レポートや外部ツール連携、手厚いサポートなど運用を支える機能が利用できます。無料プランで操作感を確かめたうえで、必要な機能が有料プランに含まれているかを確認すると、導入後のミスマッチを防げます。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料を取り寄せて、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で会議室予約システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
座席管理システムの選び方
座席管理システムを選ぶ際は、対応できる座席・拠点数だけでなく、既存ツールとの連携や従業員の使いやすさも重要です。自社の働き方や運用方法にあわせて、以下のポイントを比較しましょう。
自社の座席数や運用方法に対応しているか
まず、管理できる座席数や拠点数が自社の規模に合っているか確認しましょう。小規模なオフィスから複数拠点を持つ企業まで、製品によって想定する利用規模は異なります。
また、完全なフリーアドレスだけでなく、固定席との併用や部署ごとのエリア設定などに対応できるかも確認ポイントです。将来的な増席や拠点追加を予定している場合は、拡張性も比較しておきましょう。
会議室予約やカレンダーなどと連携できるか
現在利用しているツールとの連携性も確認しましょう。GoogleカレンダーやMicrosoft 365と連携できれば、スケジュールと座席・会議室の予約をまとめて管理しやすくなります。
製品によっては、勤怠管理や入退室管理などとの連携にも対応しています。既存システムと連携することで二重入力を減らしたい場合は、対応サービスや連携方法を事前に確認してください。
従業員・管理者の双方が使いやすいか
座席管理システムは日常的に利用するため、従業員が簡単に座席を予約・確認できるかが重要です。スマートフォン対応やオフィスマップの見やすさ、QRコードによるチェックインなどを比較しましょう。
あわせて、管理者が座席レイアウトや利用ルールを変更しやすいかも確認が必要です。無料トライアルやデモが用意されている場合は、実際の利用者と管理者の双方で操作性を確かめるとよいでしょう。
比較検討したい座席管理システム
ここまでの選び方をふまえ、座席管理や座席予約に対応した代表的な製品を紹介します。それぞれ得意とする環境や連携範囲が異なるため、自社の働き方と照らし合わせながら比較してください。
Colorkrew Biz
- 座席管理サービス利用者数 No.1
- 導入企業数800社以上で利用されている座席・備品管理サービス
- ３ステップではじめられ、QRコードとアプリで即開始できる
株式会社Colorkrewが提供する『Colorkrew Biz』は、座席や会議室の予約・利用状況を可視化できる座席管理ツールです。QRコードを読み取るだけで座席の予約やチェックインができ、ユーザー検索やグループ予約、複数拠点・フロアの管理にも対応します。会議室はOutlookやGoogleカレンダーと連携でき、フリーアドレスやハイブリッドワークでの座席・スペース管理を効率化できます。
Acall
- AIチャットで簡単予約！会議の時間・人数などの条件を伝えるだけ
- 空予約は自動でキャンセル！無駄のない会議室運用を実現
- 利用実績データをもとに課題や傾向を分析！会議室の活用を最適化
Acall株式会社が提供する『Acall』は、会議室や座席の予約・利用状況を管理できるワークスタイル支援サービスです。Webブラウザやスマホアプリ、Googleカレンダー・Outlookから予約でき、会議室ではチェックイン・チェックアウトによって利用実績を記録できます。空予約の自動キャンセルや利用データの分析にも対応し、座席予約や受付機能と組み合わせてオフィス運用を効率化できます。
Coo Kai 座席予約
- Microsoft 365とシームレスに連携
- 誰もが直感的に使える、分かりやすいUI/UX設計
- シンプルな操作で、座席や会議室の予約を簡単に実現
株式会社ピーエスシーが提供する『Coo Kai 座席予約』は、Microsoft 365 Power Platform上で利用できる座席・会議室予約システムです。オフィスの座席レイアウトや空き状況を確認し、当日だけでなく先の日程まで座席を予約できます。OutlookやTeamsなどMicrosoft 365と連携し、予約状況や出社予定をリアルタイムで把握できる点が特徴です。フリーアドレスやハイブリッドワークを導入している企業の座席管理を効率化します。
RICOHスマート予約サービスforフリーアドレス （株式会社リコー）
- 予約とチェックインを一元管理できる
- フロアマップ連携で空席検索や近くの席予約が可能。
- 利用ログから稼働率・働き方を表示。
DeskMosaic （NTTデータルウィーブ株式会社）
- 高い操作性と安心のセキュリティ
- NFC/QRコードの用意とレイアウト登録で導入可能
- 2週間で導入・運用可能、手厚いサポート体制。
座席管理システムに関するよくある質問
最後に、座席管理システムの比較検討でよく寄せられる疑問に答えます。導入前の不安を解消し、スムーズな製品選びにつなげてください。
会議室予約システムと兼用できますか
座席管理と会議室予約の両方に対応した製品を選べば、1つのシステムで兼用できます。座席と会議室を同じ画面から予約できるため、利用者は複数のツールを使い分ける必要がありません。管理側も予約情報を一元管理でき、運用の負担を抑えられます。
ただし、製品によっては座席管理か会議室予約のどちらかに強みが偏っている場合があります。兼用を前提とするなら、両方の機能が自社の求める水準を満たしているかを、資料や無料トライアルで具体的に確認しておくと安心です。
小規模オフィスやテレワーク併用でも導入できますか
小規模オフィスでも導入は可能です。少人数向けのプランや、座席数に応じた料金体系を用意する製品が多く、規模に合わせて無理のない費用で始められます。まずは一部の部署から試験的に導入し、効果を確かめてから広げる進め方も現実的です。
テレワークとの併用にも適しています。出社予定の登録や在席の可視化により、出社する日だけ席を確保する運用がしやすくなります。誰がいつ出社するかを共有できれば、対面での打ち合わせも調整しやすく、ハイブリッドな働き方を支える基盤として機能します。
まとめ
座席管理システムは、フリーアドレスやハイブリッドワークで生じる座席の過不足や在席の分かりにくさを解消し、予約から可視化、分析までを一元化する仕組みです。比較の際は、主な機能に加えて料金体系、自社の働き方や規模との適合性、既存ツールとの連携、操作性やサポート体制を確認することが欠かせません。会議室予約との兼用可否も含め、複数の製品の資料を取り寄せて見比べることで、自社に本当に合う一台を見極めやすくなります。
