ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■費用の抑え方別
- 無料トライアルから試したい：Colorkrew Biz、Acall、ResourceLook
- 初期費用や月額料金を抑えて始めたい：予約ルームズ、ResourceLook、touch-mee
- ■導入後のサポート別
- 電話やメールで問い合わせたい：予約ルームズ、ROOM LEAD、Coo Kai 座席予約
- 利用ガイドやレクチャーで使い方を学びたい：Nimway
オープンソースの会議室予約システムとは
オープンソースの会議室予約システムとは、プログラムの設計図にあたるソースコードが公開され、決められた条件のもとで誰でも利用や改修ができるソフトウェアです。まずは基本的な特徴と、費用がかかる部分を確認しましょう。
ソースコードが公開されたソフトウェアの特徴
オープンソースのソフトウェアは、開発者や開発コミュニティがソースコードを公開しており、利用者は入手したプログラムを自社のサーバーに設置して使います。会議室予約の分野でも、会議室や備品の予約に使えるソフトウェアが公開されています。
ソースコードを読めば、どのような処理が行われているかを確認でき、必要に応じて機能を追加することも可能です。一方で、開発や更新は有志の開発者によって進められている場合もあり、更新の頻度や継続性はソフトウェアごとに異なります。最終更新日や、不具合の報告にどの程度対応されているかを、公開されている情報で確認しておきましょう。
無料で使える範囲と費用がかかる部分
オープンソースの会議室予約システムは、ソフトウェアのライセンス料がかからない点が魅力です。しかし、運用にかかる費用がすべて無料になるわけではありません。
実際には、ソフトウェアを動かすサーバーやクラウド環境の利用料、ドメインやサーバー証明書の費用、設置や設定を行う担当者の作業時間がかかります。外部の事業者に構築や保守を依頼すれば、その委託費用も発生します。導入を検討する際は、ライセンス料以外の費用も含めて見積もりましょう。
クラウド型の無料プランとの違い
会議室予約システムを無料で使う方法には、オープンソースのほかに、クラウド型の製品が提供する無料プランや無料トライアルもあります。無料プランはベンダーがサーバーを運用するため、自社でサーバーを用意する必要がありません。
ただし、無料プランでは登録できる会議室の数や利用者数、使える機能に上限が設けられている場合があります。オープンソースは登録数などの上限が設けられていない場合が多い代わりに運用の手間がかかるため、どちらが自社にあうかは、運用の担い手と必要な機能の範囲で判断しましょう。
オープンソースを選ぶメリットと注意点
オープンソースの会議室予約システムには、改修の自由度が高いというメリットがあります。その一方で、セキュリティ対策や情報収集を自社で行う必要がある点には注意が必要です。それぞれを具体的に見ていきましょう。
自社の運用ルールにあわせて改修できる
オープンソースのメリットは、自社の運用ルールにあわせてプログラムを改修できる点です。例えば、部署ごとに予約できる会議室を分ける、予約の最大時間を会議室ごとに変えるといった独自のルールを、自社で実装できます。
ただし、改修にはプログラミングの知識が必要です。また、改修した部分は、元のソフトウェアが更新された際に動かなくなる可能性があります。改修の内容を記録し、更新のたびに動作を確認する手間がかかることも踏まえて判断しましょう。
脆弱性への対応は自社で行う
オープンソースのソフトウェアにも、セキュリティ上の弱点である脆弱性が見つかることがあります。脆弱性が公表された場合、修正版への更新や設定の変更は、利用者である自社が対応する必要があります。
会議室予約システムには社員の氏名や所属、会議の件名が保存されるため、対応が遅れると情報漏えいにつながるおそれがあります。開発元の更新情報や、IPAなどの公的機関が公表する脆弱性情報を定期的に確認する担当と手順を決めておきましょう。
日本語の情報が限られる場合がある
オープンソースの会議室予約システムには、海外で開発されたものもあります。画面やマニュアルが日本語に対応しているか、日本の祝日や日付の表示形式に対応しているかは、導入前に確認したい点です。
また、トラブルが起きた際は、開発コミュニティの掲示板や公開された情報をもとに自分で解決策を探すことが基本です。情報が英語のみの場合や、利用者が少なく情報が見つかりにくい場合もあるため、運用担当者が調べながら対応できるかも考慮しましょう。
導入前に確認したいライセンスと動作環境
オープンソースの会議室予約システムを導入する前には、ライセンスの条件と、動かすために必要なサーバー環境を確認しておく必要があります。どちらも後から問題になりやすい部分のため、事前に整理しておきましょう。
ライセンスの種類と改修時の扱い
オープンソースのソフトウェアには、それぞれ利用条件を定めたライセンスがあります。代表的なものにGPLやMITライセンスがあり、改修したプログラムを社外に配布する際にソースコードの公開が求められるかどうかといった条件が異なります。
社内だけで利用する場合でも、著作権の表示を残すといった条件が定められていることがあります。ライセンスの条件を正しく理解できているか不安な場合は、法務部門や専門家に確認してから導入しましょう。導入したソフトウェア名とバージョン、ライセンスの種類を社内で記録しておくと、後から確認する際にも役立ちます。
動作に必要なサーバーとソフトウェア
オープンソースの会議室予約システムを動かすには、Webサーバーやデータベース、プログラムを実行するための環境を用意する必要があります。必要なソフトウェアの種類やバージョンは、ソフトウェアごとの説明資料に記載されています。社内で既に使っているサーバーの環境と組み合わせられるかも、あわせて確かめておきましょう。
社内のサーバーに設置するか、クラウド上の仮想サーバーを借りるかによって、準備する作業も変わります。社外から予約できるようにしたい場合は、アクセスの制限や通信の暗号化といったセキュリティの設定も必要です。こうした作業を自社で行えない場合は、構築を外部の事業者に依頼する費用も見込んでおきましょう。
データのバックアップと移行のしやすさ
オープンソースでは、予約データのバックアップも自社で行います。サーバーの故障や設定の誤りでデータが失われないよう、定期的にバックアップを取り、復元できるかを試しておくことが大切です。
あわせて、将来ほかの会議室予約システムに移行する可能性も考えておきましょう。会議室の情報と予約履歴を、CSVのような扱いやすい形式で取り出せるかを確認しておくと、移行の際の手間を減らせます。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で会議室予約システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品の比較検討を進めましょう。
製品版の会議室予約システムが向くケース
オープンソースが自社にあわない場合は、ベンダーが提供する製品版の会議室予約システムを検討しましょう。ここでは、製品版のほうが運用しやすいと考えられる代表的なケースを紹介します。
運用担当者を確保しにくい場合
社内にサーバーの管理やプログラムの知識を持つ担当者がいない場合は、製品版のクラウド型が向いています。サーバーの保守やソフトウェアの更新、脆弱性への対応をベンダーが行うため、自社は会議室の登録や利用ルールの設定に集中できます。
オープンソースを導入した担当者が異動や退職をすると、誰も仕組みを理解していない状態になるおそれもあります。運用が特定の人に依存しやすい環境では、問い合わせ窓口やマニュアルが整った製品版のほうが、長く安定して使い続けやすいでしょう。
周辺の設備やシステムと連携したい場合
会議室前の表示端末や在室を検知するセンサー、受付システム、グループウェアのカレンダーと連携させたい場合も、製品版が検討しやすい選択肢です。オープンソースでこうした連携を実現するには、自社で開発が必要になるケースがあります。
製品版では、連携できる機器やサービスがあらかじめ用意されている場合があります。自社で使っているグループウェアや設備と連携できるかを、資料請求や問い合わせで確認してから比較しましょう。連携に追加の費用や機器が必要かどうかも、見積もりの段階で確かめておくと安心です。
無料トライアルと料金がわかる製品一覧
オープンソースの代わりに検討できる製品版の会議室予約システムを、無料トライアルの有無や料金、導入後のサポートの違いで整理しました。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| 予約ルームズ | 初期費用0円で、参考価格は15,000円から |
| Colorkrew Biz | 30日間の無料トライアルがあり、座席や備品も管理できる |
| Acall | 無料トライアルで試せ、運用面の提案も受けられる |
| ROOM LEAD | グループウェアなしで使えるStandardタイプを選べる |
| Nimway | 利用ガイドや分析レクチャーで定着を支援する |
| Coo Kai 座席予約 | Microsoft 365の環境で使え、電話とメールで相談できる |
| ResourceLook | 会議室1～5室は固定料金で、30日間のトライアルがある |
| touch-mee | 1室あたり月額3,500円で、30日間のトライアルがある |
オープンソース以外で費用を抑えて始める
ソフトウェア自体が無料でも、サーバーの用意や保守は自社で負担します。サーバー管理が不要なクラウド型で、試用や小規模向けの料金、サポートの内容が確認できる製品を紹介します。
予約ルームズ
- スマホとタブレットで場所を選ばず簡単にスペース管理
- 受付システム『RECEPTIONIST』と連携し、時間通りに会議室へ案内
- テナントを跨いだ会議室の予約・管理が可能なマルチテナント対応
株式会社RECEPTIONISTが提供する「予約ルームズ」は、初期費用0円で始められるクラウド型の会議室予約システムです。月額利用料のみで使え、参考価格は15,000円からです。サーバーの用意や保守が不要なため、オープンソースを自社で運用する手間を避けたい企業に向きます。空予約の自動キャンセルや無断延長のアラートも備え、電話とメールで問い合わせできます。
Colorkrew Biz
- 座席管理サービス利用者数 No.1
- 導入企業数800社以上で利用されている座席・備品管理サービス
- ３ステップではじめられ、QRコードとアプリで即開始できる
株式会社Colorkrewが提供する「Colorkrew Biz」は、30日間の無料トライアルプランがあるクラウド型のサービスです。有料プランのスタンダードプランは月額40,000円（従業員数300人以下の場合）で、初期費用は全プラン無料です。会議室予約はOutlookやGoogleカレンダーと連携し、QRコードを使ったチェックインによって空予約を防止できます。座席や備品の管理にも対応しており、実際に使ってから費用を判断したい企業の選択肢です。
Acall
- AIチャットで簡単予約！会議の時間・人数などの条件を伝えるだけ
- 空予約は自動でキャンセル！無駄のない会議室運用を実現
- 利用実績データをもとに課題や傾向を分析！会議室の活用を最適化
Acall株式会社が提供する「Acall」は、無料トライアルで試せるクラウド型の会議室予約サービスです。トライアルで体験したうえで検討でき、機能の組み合わせは自社の働き方にあわせた提案を受けられます。チェックイン機能で空予約を自動キャンセルし、利用データの分析と運用改善の提案もあります。サーバーを自社で管理せず、サポートを受けながら始めたい企業の候補です。
ROOM LEAD
- 一定時間未チェックイン時に自動キャンセルで空予約抑止
- フロアMAP・部屋前モニタ・QRでリアルタイム利用状況表示
- 会議室別稼働率など14項目の分析レポートで運用改善
株式会社 ユーテックが提供する「ROOM LEAD」は、グループウェアなしでも使えるタイプを選べるクラウド型のシステムです。選べるタイプは、Microsoft 365連携、Google Workspace連携、グループウェア不要のStandardの3つで、導入後に運用にあわせて切り替えることもできます。チェックインがない予約の自動キャンセルや、14項目の分析レポートも利用できます。電話とメールで問い合わせできるサポート体制です。
Nimway
- 予約された座席がアプリへ表示され、誰がどこにいるか一目瞭然
- オフィスの利用状況を分析・可視化し、課題発見・改善を実現
- 不使用の会議室は自動キャンセル！空予約対策に有効
ソニーネットワークコミュニケーションズ株式会社が提供する「Nimway」は、利用ガイドとハンズオンのレクチャーで定着を支援するクラウド型のサービスです。利用方法や分析方法を動画コンテンツで学べるほか、分析画面を使ったレクチャーを受けられます。使い方を自力で調べる負担を減らしたい企業向けです。センサーによる自動チェックインと、空予約の自動キャンセルにも対応します。
Coo Kai 座席予約
- Microsoft 365とシームレスに連携
- 誰もが直感的に使える、分かりやすいUI/UX設計
- シンプルな操作で、座席や会議室の予約を簡単に実現
株式会社ピーエスシーが提供する「Coo Kai 座席予約」は、Microsoft 365の環境で使える座席・会議室の予約アプリケーションです。Power Platform上で構築されており、Outlookのカレンダー情報やTeamsと連動して、普段使い慣れた環境のまま予約状況を確認できます。電話とメールでサポートを受けられます。すでにMicrosoft 365を使っている企業が、その環境を生かして導入を検討できる選択肢です。
ResourceLook （株式会社ビービーシステム）
- Teams連携で来訪者の受付を無人化！
- 自動キャンセルで会議室のカラ予約をゼロに！
- 充実のレポート機能で会議室運用を適正化！
touch-mee （株式会社電通総研テクノロジー）
- NFCカードにタッチするだけ！非常に簡単なチェックイン機能
- 会議室前に端末を設置せず導入・管理コストダウン
- レイアウト変更・オフィス引越時も柔軟に対応可能
まとめ
オープンソースの会議室予約システムは、ライセンス料をかけずに導入でき、自社の運用ルールにあわせて改修できる点が魅力です。一方で、サーバーの用意や脆弱性への対応、バックアップ、トラブル時の調査は自社で担います。ライセンスの条件や動作環境も事前に確認しましょう。運用担当者の確保が難しい場合や設備と連携したい場合は、製品版の会議室予約システムを資料請求で比較してみてください。
