ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■予約データの取り出し方別
- ■予約できる対象の範囲別
- 会議室と備品：カシカイ、ROOM LEAD、Colorkrew Biz、ResourceLook、BRoomHubs
- 会議室と座席・ワークブース：ROOM LEAD、予約ルームズ、Colorkrew Biz、Nimway
会議室予約システムのデータベースの役割
データベースとは、決まった形式でデータを整理して保存し、必要なときに検索や更新ができるようにする仕組みです。会議室予約システムでは、予約の受付から利用状況の確認まで、すべての処理がデータベースをもとに動いています。製品の選定や自作の検討にあたって、どのようなデータを持つ仕組みなのかを理解しておくと判断に役立ちます。
予約情報を一か所で管理する仕組み
会議室予約システムでは、社員が予約を入れると、その内容がデータベースに保存されます。ほかの社員が空き状況を確認する際は、データベースに保存された予約の一覧をもとに、空いている時間帯が表示されます。
予約情報が一か所に集まっているため、誰がどの端末から見ても同じ状態を確認できます。予約の変更や取り消しもすぐに反映されるので、紙の予約表や部署ごとの管理表のように、情報が古いまま残るといった事態を防ぎやすくなります。管理者が利用状況を集計する際も、同じデータを参照できる点が利点です。
表計算ソフトでの管理との違い
会議室の予約を表計算ソフトの共有ファイルで管理している企業もあります。表計算ソフトは手軽に始められる反面、複数人が同時に編集すると内容が上書きされたり、ファイルが開けなかったりする場合があります。
データベースを使う会議室予約システムは、同時に予約が入った場合でも、先に確定した予約を優先して重複を防ぐといった処理ができます。また、過去の予約データを長期間ためても動作が遅くなりにくく、条件を指定した検索や集計もしやすくなります。予約件数が増えてきたら、管理方法を見直すタイミングといえます。
会議室予約システムのデータベースで管理するデータ
会議室予約システムのデータベースで管理するデータは、大きく3種類に分けられます。会議室や設備の基本情報、日々の予約と利用者の情報、実際の利用実績です。それぞれにどのような項目が含まれるのかを見ていきましょう。
会議室と設備のマスタ
マスタとは、頻繁には変わらない基本情報をまとめたデータのことです。会議室のマスタには、会議室の名前、所在するフロアや拠点、定員、利用できる時間帯といった項目が含まれます。
あわせて、モニターやWeb会議用のカメラ、ホワイトボードといった設備の情報も登録します。設備を会議室とは別に管理しておくと、プロジェクターのような持ち運べる備品を個別に予約する使い方にも対応できます。マスタの情報が正確であるほど、利用者は条件にあう会議室を探しやすくなります。
予約と利用者のデータ
予約のデータには、予約した会議室、開始と終了の日時、予約者、参加人数、会議の件名、繰り返し予約かどうかといった項目が含まれます。利用者のデータには、社員の氏名や所属部署、メールアドレス、権限の種類が保存されます。
予約と利用者を別々に管理し、社員番号のような共通の項目で結び付けておくと、異動で所属が変わった場合も利用者のデータを1か所直すだけで済みます。氏名や会議の件名は社内の情報にあたるため、閲覧できる範囲を権限で制限することも大切です。例えば、役員会議の件名は一般の社員には「予約済み」とだけ表示するといった設定ができるかも確認しておきましょう。
実際の利用実績のデータ
予約データだけでは、会議室が実際に使われたかどうかはわかりません。そこで、会議室前の端末でのチェックインや、在室を検知するセンサーの記録を利用実績として保存する仕組みがあります。
予約と利用実績を照らし合わせると、予約したのに使われなかった空予約や、予定より早く終わった会議を把握できます。こうしたデータは、会議室の数や運用ルールを見直す際の材料として使えます。どの方法で利用実績を記録できるかは製品によって異なるため、導入前に確認しましょう。
会議室予約のデータベースを自作する際の注意点
会議室予約のデータベースは、データベースソフトやノーコードツールを使って自作することもできます。ただし、予約の仕組みを正しく動かすには、重複予約の防止やデータの保護といった点に注意が必要です。主な注意点を紹介します。
重複予約を防ぐ仕組み
会議室予約のデータベースを自作する際に最も注意したいのが、重複予約の防止です。同じ会議室に時間帯が重なる予約が入らないよう、新しい予約を保存する前に、既存の予約と時間が重なっていないかを確認する処理が必要です。
開始時刻が同じ場合だけでなく、10時から11時までの予約に対して10時30分開始の予約が入るといった、一部だけ重なるケースも判定できるようにします。繰り返し予約や、会議の延長で終了時刻を変更する場合も、同じ確認が働くかをテストしておきましょう。
同時アクセスとデータの整合性
複数の社員がほぼ同時に同じ会議室を予約しようとした場合、確認と保存の処理が同時に進むと、両方の予約が登録されてしまうおそれがあります。これを防ぐには、1件の予約を処理している間、別の予約の保存を待たせる排他制御という仕組みが必要です。
表計算ソフトや簡易的なツールでは、この排他制御を十分に設定できない場合があります。利用者が多い企業や、朝の時間帯に予約が集中する企業では、同時アクセスに耐えられるかを事前に検証しておくことが大切です。検証が難しい場合は、こうした処理があらかじめ組み込まれた製品の利用も検討しましょう。
バックアップと保存期間の設定
予約データが失われると、当日の会議室の利用が混乱するおそれがあります。自作する場合は、データベースのバックアップを定期的に取得し、別の場所に保管しておきましょう。実際に復元できるかを試しておくことも重要です。
あわせて、過去の予約データをどのくらいの期間保存するかも決めておきます。利用状況の分析には一定期間のデータが役立つ一方、社員の情報を含むデータを必要以上に長く残すことは避けたいところです。社内の規程にあわせて、保存期間と削除の手順を定めましょう。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で会議室予約システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品の比較検討を進めましょう。
会議室予約システムにたまったデータの生かし方
会議室予約システムのデータベースにたまった予約や利用のデータは、会議室の運用を見直すための材料として活用できます。データの取り出し方と、分析を業務改善につなげる方法を紹介します。
CSV出力や他システムへの取り込み
蓄積したデータを活用する方法の1つが、CSV形式での出力です。CSVで出力すれば、表計算ソフトやBIツールで自由に集計できます。BIツールとは、社内のデータを集計してグラフや表で見えるようにするツールのことです。
また、APIを使って、グループウェアや入退室管理システム、受付システムとデータを連携させる方法もあります。APIとは、システム同士がデータをやり取りするための窓口です。どの項目を出力できるか、APIが公開されているかは製品によって異なるため、比較の際に確認しましょう。
利用率の分析と会議室の見直し
予約データと利用実績を組み合わせると、会議室ごとの利用率や、予約が集中する時間帯、参加人数と定員の差を分析できます。例えば、大きな会議室が少人数の打ち合わせに使われている割合が高ければ、小さな会議室を増やす検討材料として活用できます。
空予約の割合が高い場合は、開始時刻を過ぎても利用が確認できない予約を自動で取り消すルールの導入も考えられます。分析の結果は総務部門や施設の担当者で共有し、定期的に運用ルールを見直す流れを作るとよいでしょう。分析を担当者1人に任せず、手順を共有しておくと継続しやすくなります。
運用ルールを変えた後の効果の確認
予約データは、運用ルールを変えた後に効果が出ているかを確かめる際にも役立ちます。例えば、予約の自動取り消しを始めた前後で空予約の割合を比べると、ルールの見直しが会議室不足の解消につながったかを判断できます。
比べる際は、繁忙期や長期休暇を含むかどうかで利用状況が変わるため、同じ条件の期間で比較することが大切です。結果を記録して社内に共有しておくと、次のルール見直しや、会議室の増設や削減を判断する際の根拠として使えます。
データの出し方と管理対象の違いがわかる一覧
予約や利用のデータを出力する方法、他のシステムとの連携、レポート機能、管理できる対象の違いに着目して、会議室予約システムを整理しました。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| カシカイ | 予約データをCSV出力でき、利用率は表とグラフで確認 |
| Acall | 利用ログをCSV出力でき、API連携にも対応 |
| Nimway | 座席と会議室の利用データを分析し、API連携にも対応 |
| ROOM LEAD | 14項目の分析レポートと利用実績データの出力に対応 |
| 予約ルームズ | 稼働率や空予約の傾向を自動で分析して可視化する |
| Colorkrew Biz | 会議室、座席、備品を1つのサービスで管理する |
| Biz Room | 利用ログをCSV出力し、ExcelやTableauと連携できる |
| touch-mee | 利用履歴の記録と出力に対応し、予約率も確認できる |
| ResourceLook | 利用状況とキャンセル率をグラフで確認できる |
| BRoomHubs | 会議室、ブース、備品を一括で管理できる |
予約データを分析に生かせる会議室予約
データベースにたまった予約と利用の記録は、取り出し方で活用の幅が変わります。CSV出力や分析レポートなど、データの扱いに特徴のある製品を紹介します。
カシカイ
- 細かな料金設定と自動計算で、貸会議室の業務を効率化
- 仮予約や会議室連結に対応し、予約管理のミスを防止
- マイページや帳票出力で、利用者・管理者の負担を軽減
株式会社ASJが提供する「カシカイ」は、予約データのCSV出力と利用率の分析を備えた、貸会議室向けのクラウド型予約システムです。予約データは項目や並び順を指定して出力でき、稼働率や予約・キャンセル数は表とグラフで確認できます。見積書や請求書、領収書の帳票出力にも対応します。貸会議室を運営する施設で、予約データを集計や請求に使いたい場合の選択肢です。参考価格は9,900円からです。
Acall
- AIチャットで簡単予約！会議の時間・人数などの条件を伝えるだけ
- 空予約は自動でキャンセル！無駄のない会議室運用を実現
- 利用実績データをもとに課題や傾向を分析！会議室の活用を最適化
Acall株式会社が提供する「Acall」は、会議の利用実績をログとして蓄積し、CSVで出力できるクラウド型のサービスです。チェックインログや会議室の利用状況の履歴、受付・入退館の履歴を確認できます。API連携にも対応しており、利用実績をもとに課題や傾向を把握する分析・運用改善のサービスも提供されます。予約データを社内の集計や他のシステムでも使いたい企業の候補です。
Nimway
- 予約された座席がアプリへ表示され、誰がどこにいるか一目瞭然
- オフィスの利用状況を分析・可視化し、課題発見・改善を実現
- 不使用の会議室は自動キャンセル！空予約対策に有効
ソニーネットワークコミュニケーションズ株式会社が提供する「Nimway」は、座席と会議室の利用データを拠点やフロアごとに分析できるクラウド型のサービスです。ピークタイムや実際の稼働率をスペースごとに把握でき、予約率とセンサーによる利用率の比較も可能です。API連携に対応しており、分析結果はオフィスのレイアウト改善に生かせます。
ROOM LEAD
- 一定時間未チェックイン時に自動キャンセルで空予約抑止
- フロアMAP・部屋前モニタ・QRでリアルタイム利用状況表示
- 会議室別稼働率など14項目の分析レポートで運用改善
株式会社 ユーテックが提供する「ROOM LEAD」は、利用実績のデータ出力と14項目の分析レポートを備えたクラウド型のシステムです。会議室・予約者・部署・利用時間・稼働率などの利用実績を出力でき、全体稼働率や会議室別稼働率、空予約率などを画面で確認できます。備品の予約にも対応するため、会議室と備品の利用状況をあわせて把握したい企業の選択肢です。
予約ルームズ
- スマホとタブレットで場所を選ばず簡単にスペース管理
- 受付システム『RECEPTIONIST』と連携し、時間通りに会議室へ案内
- テナントを跨いだ会議室の予約・管理が可能なマルチテナント対応
株式会社RECEPTIONISTが提供する「予約ルームズ」は、空予約の傾向や稼働率を自動で分析して表示するクラウド型の会議室予約システムです。空予約の多いタイトルや人を一覧で確認できるほか、稼働している時間帯や入退室の時間も把握できます。利用状況を画面で確認しながら、会議室の運用を見直したい企業に向きます。
Colorkrew Biz
- 座席管理サービス利用者数 No.1
- 導入企業数800社以上で利用されている座席・備品管理サービス
- ３ステップではじめられ、QRコードとアプリで即開始できる
株式会社Colorkrewが提供する「Colorkrew Biz」は、会議室、座席、備品の利用状況を1つのサービスで可視化できるクラウド型のサービスです。会議室の利用状況はレイアウト上でリアルタイムに確認でき、QRコードを読み取るだけで備品の貸し出しと返却を記録できます。座席の予約や、複数拠点・フロアの管理にも対応します。予約の対象を会議室以外にも広げたい企業向けです。
Biz Room （パナソニック デジタル株式会社）
- 未使用予約の自動取消で空室のムダを削減。
- タブレット＋Microsoft 365で直感的に予約管理。
- CSV出力＆ExcelやTableau連携で会議室利用実態を可視化。
touch-mee （株式会社電通総研テクノロジー）
- NFCカードにタッチするだけ！非常に簡単なチェックイン機能
- 会議室前に端末を設置せず導入・管理コストダウン
- レイアウト変更・オフィス引越時も柔軟に対応可能
ResourceLook （株式会社ビービーシステム）
- Teams連携で来訪者の受付を無人化！
- 自動キャンセルで会議室のカラ予約をゼロに！
- 充実のレポート機能で会議室運用を適正化！
BRoomHubs （株式会社アークシステム）
- 中小から大企業まで業種を問わない豊富な導入実績！
- 基本機能にとどまらない多様なカスタマイズが可能！
- 最短2週間で本格導入可能なクラウド型を採用！
まとめ
会議室予約システムのデータベースは、会議室と設備のマスタ、予約と利用者のデータ、利用実績を一か所で管理し、重複予約の防止や利用状況の分析を支える仕組みです。自作する場合は、重複予約の判定や同時アクセスへの対応、バックアップと保存期間に注意が必要です。予約データの出力や連携の方法も含めて、自社にあう会議室予約システムを資料請求で比較してみてください。
