ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■導入の始め方別
- 小規模から低価格で始めたい：予約ルームズ、カシカイ、ResourceLook、touch-mee
- 予約のルールにあわせて権限や運用を設定したい：ROOM LEAD、BRoomHubs
- Microsoft 365の環境で使いたい：Coo Kai 座席予約、ROOM LEAD
- ■会議室の規模別
- 1拠点で会議室が数室の中小規模：ResourceLook、touch-mee
- 複数の拠点に多数の会議室がある：Colorkrew Biz、Nimway、BRoomHubs
会議室予約システムを内製する主な方法
会議室予約システムを内製する方法は、大きく3つに分けられます。表計算ソフトや共有カレンダーを工夫して使う方法、ノーコードやローコードのツールで作る方法、プログラミングで開発する方法です。それぞれの特徴を見ていきましょう。
表計算ソフトや共有カレンダーで運用する
最も手軽な方法は、表計算ソフトの共有ファイルやグループウェアの共有カレンダーで会議室の予約を管理することです。会議室ごとにシートやカレンダーを用意し、社員が空いている時間に名前を書き込む形で運用します。
追加の費用をかけずにすぐ始められる一方、同時に編集した際の上書きや、重複予約を防ぐ仕組みを作りにくい点が課題です。会議室が数室で、利用者が限られている段階の方法と考え、予約件数が増えてきたら次の方法を検討するとよいでしょう。ファイルの保存場所や編集できる人の範囲を決めておくと、誤って予約が消されるといったトラブルも減らせます。
ノーコードやローコードのツールで作る
ノーコードツールとは、プログラムを書かずに画面の操作だけで業務アプリを作れるツールのことです。ローコードツールは、少しのプログラムで機能を追加できるツールを指します。社内で既に契約しているツールがあれば、追加費用を抑えて予約アプリを作れる場合があります。
予約の入力画面や一覧表示、重複した際のエラー表示といった基本機能は、比較的短い期間で形にできます。ただし、ツールの利用者数に応じた料金がかかる場合や、ツールで実現できない機能もあるため、作りたい機能が実現できるかを事前に確認しましょう。社内の情報システム部門が、ツールで作ったアプリの管理方法や利用ルールを定めている場合もあるため、作り始める前に相談しておくと安心です。
プログラミングで開発する
社内に開発者がいる場合は、プログラミングで一から会議室予約システムを開発する方法もあります。画面の構成や予約のルール、社内システムとの連携を自由に設計できる点が特徴です。
その反面、サーバーの用意やセキュリティ対策、不具合の修正、機能追加の対応は、すべて自社で担う必要があります。開発した担当者が異動すると保守が難しくなるおそれもあるため、設計書や操作手順を残し、複数人で仕組みを理解しておく体制が欠かせません。
内製で作る会議室予約の機能の範囲
内製を始める前に、どこまでの機能を作るかを決めておくことが大切です。最初から多くの機能を作ろうとすると、完成までに時間がかかり、保守の負担も増えます。最低限必要な機能と、後から求められやすい機能に分けて考えましょう。
最初に必要な予約の機能
内製の会議室予約システムで最初に必要なのは、会議室の一覧と空き状況の表示、予約の登録と変更、取り消し、重複予約の防止といった基本機能です。誰が予約したかがわかるよう、予約者の名前や部署も記録できるようにします。
あわせて、会議室ごとの定員や設備の情報を表示できると、利用者が会議室を選びやすくなります。まずはこの範囲で作り、実際に使った社員の意見を聞きながら、機能を追加していく進め方がおすすめです。最初の段階で必要な機能を絞り込んでおくと、試行を始めるまでの期間も短くできます。
運用を始めた後に求められやすい機能
運用を始めると、繰り返し予約、予約前のリマインド通知、グループウェアのカレンダーとの連携、空予約の自動取り消しといった機能が求められる場合があります。管理者からは、会議室ごとの利用率を集計したいという要望が出ることもあります。
こうした機能は、作る手間に加えて、仕様の変更や不具合への対応といった保守の負担も増やします。要望をすべて受け入れるのではなく、効果と手間を比べて優先順位を付け、内製で対応する範囲を決めておきましょう。対応しないと決めた要望も記録に残しておくと、後から市販の製品を検討する際の要件として生かせます。
会議室予約システムを内製する進め方
会議室予約システムの内製は、いきなり全社で使い始めるのではなく、現状の整理、試作と一部の部署での試行、全社への展開という順に段階を踏んで進めると、手戻りを減らせます。それぞれの段階で行うことを紹介します。
現在の予約ルールの整理
最初に、現在の会議室の予約ルールを書き出します。予約できる期間の上限、1回あたりの最大時間、部署ごとに優先して使える会議室の有無、社外の来客がある場合の扱いといった項目です。
ルールが部署ごとに異なっていたり、明文化されていなかったりする場合は、総務部門が中心となって統一してから作り始めましょう。ルールが曖昧なまま作ると、完成後に機能の作り直しが必要になる場合があります。あわせて、会議室ごとの名前と定員を一覧にし、最新の状態に整えておきます。
試作と一部の部署での試行
整理したルールをもとに試作版を作り、一部の部署で試しに使ってもらいます。試行の期間には、予約の入力に迷う箇所がないか、重複予約が正しく防げているか、スマートフォンからも操作できるかを確認します。
利用者からの意見は一覧にまとめ、すぐに直すものと後で検討するものに分けておきましょう。試行中は、従来の予約方法と新しい仕組みが並行して使われることで予約が重なる場合もあるため、試行する会議室を限定するといった工夫も有効です。
全社展開と運用ルールの周知
試行で見つかった課題を直したら、全社に展開します。展開の前に、予約方法やルールをまとめた手順書を用意し、社内ポータルやメールで周知しましょう。問い合わせ先と、システムが止まった際の予約方法もあわせて案内しておくと安心です。
展開した後は、問い合わせの内容や利用状況を定期的に確認し、ルールや機能を見直します。担当者を1人に固定せず、複数人で管理方法を共有しておくと、異動や休暇があっても運用が止まりにくくなります。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で会議室予約システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品の比較検討を進めましょう。
内製と市販の会議室予約システムの分かれ目
内製と市販の会議室予約システムのどちらが向くかは、会議室の規模や求める機能だけでなく、作った後に保守を続けられるかによって変わります。判断の分かれ目となる3つのポイントを紹介します。
保守を担う人がいるか
内製を続けられるかどうかは、作った仕組みを保守できる人がいるかで大きく変わります。ツールのバージョンアップへの対応や不具合の修正、会議室の追加にともなう設定の変更は、運用している限り発生します。
社内に保守を担える人が少ない場合や、担当者が本来の業務と兼務している場合は、市販の製品を利用したほうが運用を続けやすいでしょう。クラウド型の製品であれば、サーバーの保守や機能の更新はベンダーが行います。内製にかかる担当者の作業時間を費用に換算し、市販の製品の利用料と比べてみるのも1つの方法です。
設備やほかのシステムとの連携が必要か
会議室前の予約状況を表示する端末、在室を検知するセンサー、受付システムや入退室管理システムと連携させたい場合は、内製の難易度が上がります。機器ごとに接続の仕組みが異なり、開発や検証に時間がかかるためです。
市販の製品には、こうした設備との連携に対応したものがあります。自社で使いたい設備が決まっている場合は、連携に対応した製品があるかを資料請求で確認し、内製した場合の手間と比べて判断しましょう。
会議室の数や拠点が増える見込みがあるか
現在は会議室が数室でも、オフィスの移転や拠点の追加で会議室が増える見込みがある場合は、将来の規模も考えて判断することが大切です。拠点ごとの管理者の設定や、拠点をまたいだ空き状況の検索が必要になると、内製で対応する範囲が広がります。
まずは内製で始め、規模が大きくなった段階で市販の製品に移行する方法もあります。その場合に備えて、予約データや会議室の情報をCSVのような形式で取り出せるようにしておくと、移行の手間を減らせます。
内製との分かれ目を整理する製品の一覧
内製をやめて市販品を使う場合の選択肢として、料金の始めやすさ、予約ルールの設定、利用できる環境、会議室の規模に着目して整理しました。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| 予約ルームズ | 初期費用0円で、参考価格は15,000円から |
| カシカイ | 料金計算や重複予約の防止など、貸会議室の運営向け機能が揃う |
| Coo Kai 座席予約 | Microsoft 365のPower Platform上で動作する |
| Colorkrew Biz | 複数拠点・フロアに対応し、会議室、座席、備品を管理 |
| Nimway | 拠点ごとの稼働率を把握でき、機器との組み合わせも可能 |
| ROOM LEAD | 権限設定や代理予約など、運用ルールにあわせた設定ができる |
| ResourceLook | 会議室1～5室は月額15,000円の固定料金で使える |
| touch-mee | 1室あたり月額3,500円で、スマホのタッチでチェックイン |
| BRoomHubs | 拠点やフロアで絞り込める会議室・備品の一元管理 |
内製に代わる市販の会議室予約システム
保守を担える人が限られる企業や、会議室が増える見込みのある企業が検討しやすい製品を、始めやすさと対応規模の観点から紹介します。
予約ルームズ
- スマホとタブレットで場所を選ばず簡単にスペース管理
- 受付システム『RECEPTIONIST』と連携し、時間通りに会議室へ案内
- テナントを跨いだ会議室の予約・管理が可能なマルチテナント対応
株式会社RECEPTIONISTが提供する「予約ルームズ」は、表計算ソフトでは作りにくい空予約の自動キャンセルまで備えたクラウド型の会議室予約システムです。初期費用が0円で、月額利用料のみで利用でき、参考価格は15,000円からです。スマホやタブレットを会議室に置く形で始められ、無断延長のアラートも利用できます。まず小さく始めたい企業向けです。
カシカイ
- 細かな料金設定と自動計算で、貸会議室の業務を効率化
- 仮予約や会議室連結に対応し、予約管理のミスを防止
- マイページや帳票出力で、利用者・管理者の負担を軽減
株式会社ASJが提供する「カシカイ」は、料金計算と重複予約の防止を備えた、貸会議室向けのクラウド型予約システムです。会員種別や利用目的、時間帯に応じた料金を自動で計算し、会議室の連結予約や備品の管理にも対応します。参考価格は9,900円からで、初期費用は33,000円です。自作では手間のかかる料金計算や重複予約の制御を任せたい、貸会議室の運営者が検討できます。
Coo Kai 座席予約
- Microsoft 365とシームレスに連携
- 誰もが直感的に使える、分かりやすいUI/UX設計
- シンプルな操作で、座席や会議室の予約を簡単に実現
株式会社ピーエスシーが提供する「Coo Kai 座席予約」は、Microsoft 365のPower Platform上で構築された、座席と会議室の予約アプリケーションです。Outlookのカレンダー情報やTeamsと連動し、座席のレイアウトや会議室の空き状況を画面上で確認して予約できます。ノーコードやローコードでの内製を検討する企業が、既製のアプリケーションと比べる際の候補です。
Colorkrew Biz
- 座席管理サービス利用者数 No.1
- 導入企業数800社以上で利用されている座席・備品管理サービス
- ３ステップではじめられ、QRコードとアプリで即開始できる
株式会社Colorkrewが提供する「Colorkrew Biz」は、複数拠点・フロアの座席管理に対応するクラウド型のサービスです。会議室予約はOutlookやGoogleカレンダーと連携し、QRコードを使ったチェックインによって空予約を防止します。会議室や備品もあわせて管理できます。30日間の無料トライアルプランもあり、拠点が増える見込みがある企業でも試しやすい製品です。
Nimway
- 予約された座席がアプリへ表示され、誰がどこにいるか一目瞭然
- オフィスの利用状況を分析・可視化し、課題発見・改善を実現
- 不使用の会議室は自動キャンセル！空予約対策に有効
ソニーネットワークコミュニケーションズ株式会社が提供する「Nimway」は、複数の拠点にまたがる座席や会議室を管理するクラウド型のサービスです。センサーやルームパネルなどの機器と組み合わせて使う構成で、内製では作り込みにくい自動チェックインや空予約の自動キャンセルにも対応します。座席・部屋・フロア・拠点ごとの稼働率を確認でき、拠点や会議室が増えた後の運用にも使えます。複数拠点に多数の会議室がある企業が検討できます。
ROOM LEAD
- 一定時間未チェックイン時に自動キャンセルで空予約抑止
- フロアMAP・部屋前モニタ・QRでリアルタイム利用状況表示
- 会議室別稼働率など14項目の分析レポートで運用改善
株式会社 ユーテックが提供する「ROOM LEAD」は、代理予約の権限設定などで運用ルールに対応するクラウド型のシステムです。秘書や受付担当者が代理で予約や変更を行える権限を設定でき、チェックインの猶予時間で空予約を自動キャンセルする運用にも対応します。Microsoft 365やGoogle Workspaceと予定表を同期するタイプと、グループウェアなしで使えるタイプがあります。
ResourceLook （株式会社ビービーシステム）
- Teams連携で来訪者の受付を無人化！
- 自動キャンセルで会議室のカラ予約をゼロに！
- 充実のレポート機能で会議室運用を適正化！
touch-mee （株式会社電通総研テクノロジー）
- NFCカードにタッチするだけ！非常に簡単なチェックイン機能
- 会議室前に端末を設置せず導入・管理コストダウン
- レイアウト変更・オフィス引越時も柔軟に対応可能
BRoomHubs （株式会社アークシステム）
- 中小から大企業まで業種を問わない豊富な導入実績！
- 基本機能にとどまらない多様なカスタマイズが可能！
- 最短2週間で本格導入可能なクラウド型を採用！
まとめ
会議室予約システムの内製は、会議室が少なくルールが単純な企業であれば、表計算ソフトやノーコードツールで現実的に進められます。最初は基本機能に絞り、予約ルールの整理、試行、全社展開の順に進めましょう。一方、保守を担う人がいない場合や設備との連携が必要な場合、拠点が増える見込みがある場合は、市販の会議室予約システムも選択肢です。自社にあう方法を資料請求で比較してみてください。
