ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■AIや自動化に任せたい業務別
- 条件にあう会議室や日程を提案してほしい：Acall、Colorkrew Biz
- 使われていない予約を自動で解放したい：Acall、Nimway、ROOM LEAD、予約ルームズ、Colorkrew Biz、ROOMCONCIER、Biz Room
- 利用データから会議室の数や配置を見直したい：Nimway、ROOM LEAD、予約ルームズ、Acall
- ■予約を受け付ける窓口別
会議室予約システムでのAIの活用方法：使われる場面
会議室予約システムは、会議室の空き状況の確認から予約、変更、利用履歴の管理までをオンラインで行う仕組みです。AIは、予約する人の手間を減らす場面と、管理する人の判断を助ける場面の両方で使われています。主な3つの場面を紹介します。
条件にあう会議室の提案
AIの活用場面の1つ目は、条件にあう会議室の提案です。参加人数や必要な設備、参加者の座席に近いフロアといった条件をもとに、空いている会議室の中から候補を示します。予約する人が会議室の一覧を1つずつ確認する手間を減らせます。
製品によっては、参加者の予定の空き時間とあわせて、会議の日時と会議室を同時に提案するものもあります。ただし、どの条件を考慮して提案するかは製品ごとに異なるため、自社の会議室の使い方にあう条件を設定できるかを確認しましょう。
普段の言葉での予約受付
2つ目は、普段使う言葉での予約受付です。例えば、ビジネスチャットに「明日の14時から1時間、6人で使える会議室を予約して」と入力すると、AIが日時や人数を読み取り、空いている会議室を予約する使い方があります。
予約画面を開かずに済むため、移動中や別の作業の合間でも予約しやすくなります。一方で、入力の内容によっては日時や人数を誤って読み取る可能性もあります。予約が確定する前に、内容を確認する画面や返信が表示されるかを確かめておくと安心です。
利用データの分析
3つ目は、蓄積した予約や利用のデータの分析です。会議室ごとの利用率や、予約が集中する曜日と時間帯、予約人数と会議室の定員の差といった傾向を、AIや分析機能が集計して示します。
総務や施設管理の担当者は、こうした分析結果をもとに、使われにくい会議室の用途変更や、小さな会議室の増設を検討できます。表計算ソフトで集計すると時間がかかる作業を任せられる点が特徴ですが、分析結果をどう判断に生かすかは担当者が決める必要があります。
AIで空予約や会議室不足に対処する
会議室の運用でよく聞かれる悩みが、予約されているのに使われていない空予約と、会議室が足りないという不満です。会議室予約システムのAIは、こうした課題の把握や対処に役立ちます。具体的な使い方を見ていきましょう。
未使用予約の検知と解放
空予約への対策として、使われていない予約を検知して自動で解放する仕組みがあります。会議室前の端末でのチェックインや、在室を検知するセンサーの情報をもとに、開始時刻を過ぎても利用が確認できない予約を取り消します。
AIを活用する製品では、過去の利用状況から空予約になりやすい予約の傾向を分析し、予約者に確認の通知を送るといった使い方も考えられます。解放までの猶予時間や、解放前に通知するかどうかは、社内のルールにあわせて設定できるかを確認しましょう。
予約の偏りや混雑する時間帯の把握
会議室が足りないと感じる場合でも、実際は、特定の時間帯や一部の会議室へ予約が集中しているだけというケースがあります。AIや分析機能を使うと、曜日や時間帯ごとの予約状況を一覧で確認でき、偏りがどこにあるかを把握できます。
偏りがわかれば、定例会議の時間をずらす、人気の会議室の予約に上限を設けるといった運用面の対策を検討できます。会議室を増やす前に、今ある会議室を有効に使えているかを確かめる材料として活用しましょう。
会議室の数や広さの見直し
利用データの分析は、会議室の数や広さを見直す際の判断材料にもなります。例えば、10人用の会議室が2人や3人の打ち合わせで使われている割合が高ければ、大きな会議室を分割する、少人数用のブースを増やすといった選択肢が考えられます。
オフィスの移転やレイアウト変更を予定している企業では、こうしたデータを計画づくりの根拠として活用できます。ただし、データだけでは会議の性質や参加者の意見までは読み取れないため、利用者へのアンケートとあわせて判断するとよいでしょう。
AI搭載の会議室予約システムを比較するときの前提
会議室予約システムのAI機能は、もとになるデータがそろっていなければ十分に働きません。実際の利用状況を記録する設備や、社内のカレンダーとの連携、会議室の情報の整備がそろって初めて効果が期待できます。製品を比較するときは、自社が各製品の前提を満たせるかを確かめましょう。
実際の利用状況を記録する設備
予約データだけでは、その会議室が実際に使われたかどうかはわかりません。空予約の検知や正確な利用率の分析には、会議室前のタブレット端末でのチェックイン、人の在室を検知するセンサー、入退室の記録といった仕組みが必要です。
どの設備に対応しているかは製品によって異なり、センサーや端末を別途用意する場合は追加の費用がかかります。まずは利用者のチェックインで運用を始め、効果を見てからセンサーを導入するなど、段階的に進める方法もあります。
グループウェアのカレンダーとの連携
社員の予定をグループウェアのカレンダーで管理している企業もあります。会議室予約システムとカレンダーが連携していないと、予約の情報が二重になり、AIが参照するデータにずれが生じるおそれがあります。
カレンダーで会議を作成すると同時に会議室が予約される仕組みであれば、予約の入力漏れを減らせます。自社で使っているグループウェアと連携できるか、予約の変更や取り消しが双方に反映されるかを確認しておきましょう。
会議室の情報の整備
AIが条件にあう会議室を提案するには、会議室ごとの定員、設置されているモニターやWeb会議用の機器、フロアや位置の情報が正しく登録されている必要があります。情報が古いままだと、設備がない会議室を提案されるといった不具合が起こります。
導入時には会議室の情報を一覧にして見直し、レイアウト変更や機器の入れ替えがあった際に誰が更新するかを決めておきましょう。最新の情報を保つための担当と手順を決めておくことが、AIの提案を役立てるための土台です。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で会議室予約システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品の比較検討を進めましょう。
AI搭載会議室予約システムにおけるAI運用のコツと注意したいこと
AIを活用すると会議室の運用を効率化できる一方で、提案の誤りや、社員の行動に関するデータの扱いといった注意点もあります。導入後に利用者の不満や混乱が起きないよう、事前に確認しておきたい点を紹介します。
提案や自動処理の誤りへの備え
AIによる提案や自動の取り消しは、常に正しく動くとは限りません。例えば、センサーが在室を検知できず、使用中の会議室の予約が解放されてしまうといったケースも考えられます。
こうした事態に備えて、自動で取り消す前に予約者へ通知が届くか、取り消された予約を元に戻せるか、操作の履歴を確認できるかを確かめておきましょう。トラブルが起きた際の問い合わせ先も、社内で周知しておくと混乱を防げます。
社員の行動に関するデータの扱い
会議室の利用データやセンサーの情報には、誰がいつどの会議室を使ったかという社員の行動に関する情報が含まれます。分析の目的を超えて個人の働き方を監視していると受け取られないよう、利用目的を明確にして社員に説明することが大切です。
データを閲覧できる担当者の範囲や、保存期間、外部のサービスに送られるデータの範囲も確認しておきましょう。AIの分析にどのデータが使われるかは製品によって異なるため、ベンダーへの確認が必要です。社内の情報セキュリティの規程や、個人情報の取り扱いに関する方針と照らし合わせておくことも大切です。
利用者への周知と運用ルールの見直し
AI機能を導入しても、利用者が仕組みを理解していなければ効果は限られます。例えば、チェックインをしないと予約が自動で取り消されることを知らないまま使うと、会議中に予約が消えたという問い合わせが増えるおそれがあります。
導入前に、チェックインの方法や自動で取り消されるまでの時間、チャットでの予約方法を社内に周知しましょう。導入後も、問い合わせの内容や利用データをもとに、猶予時間や予約の上限といったルールを定期的に見直すことが大切です。
AI機能搭載の会議室予約システム一覧
この記事で紹介する会議室予約システムのうち、AI機能を確認できる製品を一覧にまとめました。AIが担う範囲や機能の違いを比較してください。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| Acall | AIチャットで空き会議室を探せ、空予約は自動キャンセル |
AI機能搭載の会議室予約システムの紹介
ここでは、AI機能を備えた会議室予約システムを紹介します。AIが担う範囲と、対応する業務や機能を確認し、自社の課題にあう製品を選びましょう。
Acall
- AIチャットで簡単予約！会議の時間・人数などの条件を伝えるだけ
- 空予約は自動でキャンセル！無駄のない会議室運用を実現
- 利用実績データをもとに課題や傾向を分析！会議室の活用を最適化
Acall株式会社が提供する「Acall」は、AIチャットで空き会議室を探せるクラウド型の会議室予約サービスです。会議の時間や人数、目的などの条件を伝えると、AIが要望に沿った会議室を探します。会議室に設置したアプリでチェックインとチェックアウトを行うため、使われない予約の自動キャンセルや、早く終わった会議室の再利用も可能です。蓄積した利用データの分析と、運用改善の提案も受けられます。
AI機能以外の目的で選ぶ会議室予約システム
AI機能以外の観点で会議室予約システムを選びたい場合に検討できる製品を紹介します。AIの有無は資料で確認してください。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| Colorkrew Biz | 予定と会議室の状況を分析して日程を提案する |
| Nimway | センサーで空予約を自動キャンセルし、利用状況を分析 |
| ROOM LEAD | 未チェックイン予約を自動キャンセルし、14項目で分析 |
| 予約ルームズ | 空予約を自動キャンセルし、稼働率や空予約の傾向を可視化 |
| Coo Kai 座席予約 | Microsoft 365と連動し、座席と会議室を予約できる |
| ROOMCONCIER | 人感センサーで空予約を検知し、自動キャンセルする |
| Biz Room | 未使用の予約を自動で取り消し、利用ログを分析できる |
Colorkrew Biz
- 座席管理サービス利用者数 No.1
- 導入企業数800社以上で利用されている座席・備品管理サービス
- ３ステップではじめられ、QRコードとアプリで即開始できる
株式会社Colorkrewが提供する「Colorkrew Biz」は、予定と会議室の状況を分析して日程を提案するスケジューラーを備えたクラウド型のサービスです。全員の予定を踏まえて候補日を示すレコメンド機能で、会議室探しを含む日程調整の手間を減らせます（スケジューラーの利用にはOutlookとの連携が必要です）。会議室予約はOutlookやGoogleカレンダーと相互に連携し、QRコードを使ったチェックインで空予約の防止や自動キャンセルにも対応します。
Nimway
- 予約された座席がアプリへ表示され、誰がどこにいるか一目瞭然
- オフィスの利用状況を分析・可視化し、課題発見・改善を実現
- 不使用の会議室は自動キャンセル！空予約対策に有効
ソニーネットワークコミュニケーションズ株式会社が提供する「Nimway」は、センサーで会議室の利用を検知し、空予約を自動でキャンセルするクラウド型のサービスです。予約時刻から一定時間使われない場合に予約が解放され、予定より早く会議が終わった際には、予約者へ会議室のリリースを促す機能もあります。予約率とセンサーによる利用率を比較できるため、改善状況の確認にも使えます。座席・会議室・フロア・拠点ごとの稼働率も把握でき、オフィスのレイアウトを見直す際の材料として使えます。
ROOM LEAD
- 一定時間未チェックイン時に自動キャンセルで空予約抑止
- フロアMAP・部屋前モニタ・QRでリアルタイム利用状況表示
- 会議室別稼働率など14項目の分析レポートで運用改善
株式会社 ユーテックが提供する「ROOM LEAD」は、チェックインのない予約を自動でキャンセルするクラウド型の会議室予約システムです。一定時間内にチェックインが行われなければ予約が解放され、会議室の無駄を減らせます。会議室別の稼働率や空予約率など14項目の分析レポートを出力でき、運用の見直しにも使えます。会議終了の30分前から3分前の間で、Bluetoothスピーカーによる予告アラームも設定できます。
予約ルームズ
- スマホとタブレットで場所を選ばず簡単にスペース管理
- 受付システム『RECEPTIONIST』と連携し、時間通りに会議室へ案内
- テナントを跨いだ会議室の予約・管理が可能なマルチテナント対応
株式会社RECEPTIONISTが提供する「予約ルームズ」は、空予約の自動キャンセルと利用傾向の可視化を備えたクラウド型の会議室予約システムです。入室が確認できない予約は自動でキャンセルされ、予約時間を超える利用にはアラートで知らせます。空予約の多いタイトルや人、会議室の稼働率、入退室の時間を一覧で確認でき、改善点の把握に役立ちます。会議室や集中席、電話ブースの予約に使え、専用のスマホアプリやタブレット端末から利用できます。
Coo Kai 座席予約
- Microsoft 365とシームレスに連携
- 誰もが直感的に使える、分かりやすいUI/UX設計
- シンプルな操作で、座席や会議室の予約を簡単に実現
株式会社ピーエスシーが提供する「Coo Kai 座席予約」は、Microsoft 365と連動して座席と会議室を予約できるアプリケーションです。Microsoft 365のPower Platform上で構築されており、Outlookのカレンダー情報やTeamsなど、普段使っている環境のまま利用できます。座席のレイアウトや会議室の空き状況を画面上で確認してその場で予約でき、先の日程の事前予約にも対応します。カレンダーと連携して予約したい企業の候補です。
ROOMCONCIER （株式会社ユビテック）
- 人感センサーで空予約を自動検知・自動キャンセル。
- 既存グループウェアと連携し、専用アプリ不要で導入・運用可能。
- 稼働率や利用傾向を可視化し、改善に活用可能。
Biz Room （パナソニック デジタル株式会社）
- 未使用予約の自動取消で空室のムダを削減。
- タブレット＋Microsoft 365で直感的に予約管理。
- CSV出力＆ExcelやTableau連携で会議室利用実態を可視化。
まとめ
会議室予約システムのAI活用では、条件にあう会議室の提案、チャットでの予約、未使用予約の解放、利用データの分析が主な場面です。空予約の削減や会議室の見直しに役立つ一方、在室状況を記録する設備やカレンダー連携、会議室の情報の整備が前提となります。誤りへの備えやデータの扱いも確認しながら、自社にあうAI機能を持つ会議室予約システムを資料請求で比較してみてください。
