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デジタル化で紙の請求書発行がほぼゼロに。物流DXの一翼を担う業務改革を推進しています。

大手飲料メーカー、サッポログループの物流事業を担うサッポログループ物流株式会社様。グループ外企業との取引も多く、協力会社と連携した輸配送を行うため、受け取る請求書も発行する請求書も膨大な件数になります。事業拡大と将来の労働人口減少を見据えた業務標準化プロジェクトとして請求支払業務をデジタル化。電子請求書と郵送代行でペーパーレスを実現しました。

導入担当者

この事例のポイント

01

請求書発行に伴うアナログな申請フローがボタンひとつに

アナログな申請フローをボタンひとつで済ませられるようになり、月初に集中していた作業負荷を緩和。

02

取引先へ即日請求データが届き、顧客サービスも向上

『BtoB プラットフォーム 請求書』で返してくださる会社も増え、浸透している様子を感じます。

03

業務標準化を実現し、月初に集中する作業負荷を緩和

毎月デジタル化が進み、業務標準化プロジェクトの中でもずば抜けた効果を得られています。

導入企業プロフィール

社名サッポログループ物流株式会社
業種運輸
部署区分経営企画
従業員規模250名以上 500名未満
事業内容貨物利用運送業 荷役作業および倉庫業 流通加工ほか

導入前の課題

全国9支社での請求書業務は、手作業が多く非効率な状態でした。発行時の帳簿への手書きや上長の承認・押印に加え、郵送前の事前連絡(FAXやメール)など、煩雑で二度手間となる作業が発生しています。
支払業務でも、支払通知書はFAX やPDF、エクセルなど相手の希望に合わせて形式がバラバラで、標準化から遠い状況でした。支社ごとの担当者が月初に約4日間を費やし、この時期だけ極めて繁忙になりました。

導入を決めた理由

全社的に業務標準化を推進する大きなプロジェクトがあり、基幹システムや配車システムの刷新などと同時に、電子請求書システムの導入が検討されたという経緯がありました。
ポッカサッポロ社やグループ会社での実績をきっかけにシステム導入が決定しました。

導入後の効果

※導入から6ヶ月の成果

デジタル化で紙の請求書発行がほぼゼロに。

導入当初からデジタル化率は60%以上とまずまずの出だしで、手応えを感じました。作業時間は半日から1日程度短縮され、実務担当者も業務負担が減ったことを実感しているようです。
発行後に即日届くので、先方へFAX やメールを送るといった手間もなくなりました。

活用している主な機能・工夫点

支払業務に関する帳票も、請求書の発行もデジタル化

発行機能 - 請求書の発行業務をデジタル化
郵送代行サービス - 電子請求書に対応していない取引先様にも、自動で郵送されるサービス
通知書機能 - 支払先に対して支払通知書(支払案内書)を作成・発行できる機能

取引先には電子請求書に移行しますという案内ハガキをお送りしました。

操作方法に関するお問い合わせを数多く頂戴しました。1件1件対応した結果、導入当初からデジタル化率は60%以上とまずまずの出だしで、手応えを感じました。
デジタル化が進むにつれ担当者の意識が高まり、グループチャットでのノウハウ共有やマニュアル化を推進。取引先からの問合せも各担当者が対応可能となり、業務負担の軽減につながりました。
新規取引先への案内は各支社で実施し、請求支払は『BtoBプラットフォーム 請求書』で行う旨を周知。基幹システムの企業情報登録時も、メールアドレス入力を必須とするフローへ改定しました。

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