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毎月6000枚届く請求書をデジタル化し、処理時間を半減。東西で異なるフローを統一し業務改善へ。

ゼネコン大手の大林組のグループ企業として、ビル管理事業と建築事業を行う大林ファシリティーズ株式会社様。東京支店と大阪支店で、毎月合わせて6000枚にものぼる紙の請求書の処理には、人的・時間的・精神的なコストがかかっていました。インボイス制度や電子帳簿保存法への対応を前に『BtoBプラットフォーム 請求書』を導入。すでに大きな効果を実感されています。

導入担当者

この事例のポイント

01

月6000枚もの請求書をデジタル化し、業務時間を半減

ペーパーレス化と仕訳の事前設定により、請求書1枚あたりの処理時間が半減した。

02

煩雑な承認フローも解消し、ハンコの押印はゼロに

現場へ出ている上長も出先にいながらクラウド上で確認・承認ができるようになりました。

03

業務の改善効果を実感し、さらなるデジタル化へ取り組み

AI-OCRの「BP Storage for請求書」も導入し、全ての請求書をデジタルに一本化できた。

導入企業プロフィール

社名大林ファシリティーズ株式会社
業種建設/不動産
部署区分その他
従業員規模1,000名以上 5,000名未満
事業内容設備管理、清掃、環境衛生管理、警備、マンション管理他

導入前の課題

東京支店と大阪支店で月6000枚の紙請求書処理に多大なコストがかかり、現場受取に伴う大阪支店への移動・郵送が発生。現場担当者の処理が期限ぎりぎりとなり、支店事務方への業務集中も大きな課題となっていた。
ハンコを押さなければ経理に回せないので、急遽体調不良で休むときは翌日まとまった時間を作って作業をするか、当日中に処理が必要な場合は他の人に代わってもらうこともありました。

導入を決めた理由

とにかく大変な請求書業務をデジタル化したいということで、プロジェクトチームを立ち上げました。
業務の効率化はもちろんですが、インボイス制度、電子帳簿保存法といった法令対応を控え、このままの体制ではとても対応できないということもありました。

導入後の効果

※導入から6ヶ月の成果

経理に回すまでの作業がとても楽になりました。請求書1枚あたりの処理時間は半減しました。

ペーパーレス化と仕訳の事前設定により手作業や精神的負担を解消され、請求書処理が一括で申請できるように。上長はクラウド対応で出先からの確認・承認が可能になり、上長の帰社までの事務方の待機時間が解消された
請求データがすぐに届くので締め作業がスムーズに。承認フローや督促が必要なものなどが可視化された。販売管理システムとの照合も、受取請求書のデータをダウンロードして確認可能に。作業時間の短縮ができました。

活用している主な機能・工夫点

すべての請求書をデジタルで一本化できました。

承認フローを活用し、承認が必要な場合はメールで知らせてくれますので、現場へ出ている上長も出先にいながらクラウド上で確認・承認ができるようになりました。
仕訳は『BtoBプラットフォーム 請求書』上で予め設定しており、物件や経理課で確認が必要なもののみを空白に設定することで、すでに8割が埋まった状態にしています。
紙の請求書でしか対応できない取引先は、AI-OCRの『BP Storage for請求書』も合わせて導入し、『BtoBプラットフォーム 請求書』に取り込んでいます。すべての請求書を一本化できました。

ビル管理担当者と建築担当者の2人がプロジェクトチームを主導

ビル管理担当者と建築担当者の2人がプロジェクトチームを主導してくれたおかげで、大阪支店だけでなく東京支店へも波及し、結果的に全社で『BtoBプラットフォーム 請求書』を導入できました。
承認フローや督促が必要なものなど、紙の時代には見えなかったものが可視化され、経理からも事業部へ処理を促すことができます。
受取請求書データの一括ダウンロードで販売管理システムとの照合が可能に。支払いデータの作成は『BtoBプラットフォーム 請求書』から出力したデータを会計システムに取り込むことで作業が完了できます。

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