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毎月5,000枚あった紙の請求書や様々な帳票をすべて電子化

鉄道事業と並び小田急電鉄の中核を担う不動産事業。商業施設の管理を行うSC事業部では、毎月約1,000店舗分、合計で約5,000枚にもなる業界特有の複雑な帳票発行業務で、多大な作業時間とコストがかかっていました。これらを解決するためシステムを導入し、全帳票のデータを取り込み、通知書機能を使って送信するだけで、担当1名で定時内に作業が完了。印刷代や郵送代、人件費など、発行業務にかかっていたコストの約80%を削減できました。

導入担当者

この事例のポイント

01

紙の請求書や様々な帳票を電子化

毎月5,000枚あった紙の請求書や様々な帳票をすべて電子化しました。

02

5名の残業が担当1名で定時内に完了

毎月3回、5名が残業して行っていた業務が、担当1名で定時内に完了しました。

03

発行業務にかかるコストを約80%削減

印刷代や郵送代、紙代、人件費など、発行業務にかかっていたコストの約80%が削減できました。

導入企業プロフィール

社名小田急電鉄株式会社
業種運輸
部署区分経営企画
従業員規模1,000名以上 5,000名未満
事業内容鉄道事業、不動産業、その他事業

導入前の課題

預託型については各テナントの売上げが確定するのが翌日のため、そこからの発行作業は時間外作業になり、5名で約2時間かかっていました。
テナント様から金額を早く知りたいといった問い合わせがあった際、該当の帳票を探し出してファックスで送信するなどの対応に時間がかかっていました。

導入を決めた理由

導入費用が安いだけでなく、基幹システムとの連携がスムーズに行えそうだったことが理由です。
事前にヒアリングしたところすでに『BtoBプラットフォーム』を導入済みのテナント様が多く、テナント様の拒絶反応が少なそうだったことも理由です。

導入後の効果

※導入から6ヶ月の成果

発行作業の軽減とコストの約80%削減

約5,000枚あった印刷・封入などの作業が軽減され、いまでは1人でも定時には作業が完了し、その日のうちにテナント様へも金額が通知されています。
まだごく一部だけ紙で発行しているテナント様はありますが、印刷代や郵送代、紙代、人件費など、発行業務にかかっていたコストの約80%が削減できました。

活用している主な機能・工夫点

通知書機能を活用した帳票送信とシステム連携

受取側から発行側に対して支払通知書や支払案内書を作成・発行できる「通知書機能」
全帳票のデータを取り込むための「基幹システム連携機能」
テナント様への請求型・預託型などの「各種帳票の送信機能」

事前のヒアリングと既存システムを活かしたスムーズな導入

導入前にテナント様へヒアリングを行い、システムをご存知の企業が多いことを確認して、拒絶反応が少なそうなシステムを選定しました。
全帳票のデータを取り込むのに時間はかかりますが、受取モデルの通知書機能を使って帳票を送信するだけで終わるよう運用を仕組み化しました。
現状はSC事業部のみの導入ですが、今後効率化の手段として、社内の他の部署にも波及していくことを想定して運用しています。

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