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全国の事務所で受け取る月2,000通の請求書を、98%電子化。承認フローの脱ハンコでテレワーク化。

“地域密着”と“自社一貫”を守りながら全国に分譲マンションを供給してきた株式会社穴吹工務店様。戸建事業や不動産ソリューションなど幅広い事業展開で、上質な住まいと暮らしを提供しています。約80カ所の拠点に届く請求書は月に約2,000通。そのほとんどを電子請求書に切り替え、取引業者と一緒に業務効率化を実現されました。

導入担当者

この事例のポイント

01

取引業者は費用負担なしで、電子請求書を発行可能

発行側の取引業者様に初期コストや使用料のご負担をお願いするわけにはいきません。

02

バラバラだった大量の明細も、電子化を機に一つの請求書に

注文ごとにバラバラで来ていた請求書が、電子データ化により明細をまとめられるようになりました。

03

受取から承認までWebで完結し、テレワークを実現

差し戻しも修正も郵送と違って画面上で完結し、請求書作成の効率化は先方にとってもメリットです。

導入企業プロフィール

社名株式会社穴吹工務店
業種建設/不動産
部署区分人事・総務
従業員規模500名以上 750名未満
事業内容不動産開発、不動産販売、建設請負

導入前の課題

取引業者様はダウンロードしたファイルに請求内容を入力して、印刷、押印し各現場作業所や営業所に郵送します。請求書の処理は各現場が担当し社内ワークフローシステムに入力していました。
各拠点が受け取ってシステムに入力した後の請求書原本は、支店に集約してファイリングしていました。業者コード順に並べて管理するのですが、添付書類が多くひと月に1ファイルというボリュームでした。

導入を決めた理由

いくつか調べてみましたが、受取側として使えるサービスは多くないんですね。
取引業者様に初期コストや使用料のご負担をお願いするわけにはいきません。取引業者様が無料で使える受取サービスだった点が、『BtoB プラットフォーム 請求書』を導入した決め手になりました。

導入後の効果

※導入から6ヶ月の成果

ほぼすべての月末締請求書を電子化し、明細をまとめられるようになりチェックの手間が軽減されました。

月2,000通の請求書の98%を電子化し、受取から承認までWebで完結したことで、テレワーク対応が可能になりました。
取引業者様が送信されたら確実に届きますし、請求書が今どこにあるのかも一目でわかるようになりました。

活用している主な機能・工夫点

履歴からの発行機能や、画面上での差し戻し機能などを活用し、双方の業務効率化を実現しています。

発行機能において、過去の履歴から作成できる機能を活用することで、取引業者様側の請求書作成業務の効率化も実現されています。
受取機能により、差し戻しも修正も郵送と違って画面上で完結するため、ペーパーレス化とスピーディーな処理が可能になりました。
電子データでの受取機能を活用することで、同じ企業でも注文ごとにバラバラで来ていた請求書明細をまとめられるようになりました。

取引先向けWeb説明会を開催したほか、マニュアルやブログでの案内など徹底的なサポートを実施しました。

事前にビデオ会議ツールを使ったWeb説明会を開催し、トータルで1,200社ほどご参加いただきました。導入当初に行った支援はマニュアルダウンロードのご案内やレクチャーなどです。
電子請求書の発行の仕方を記事にしたブログも、取引業者様向けページで公開しています。
一人親方・職人さんのような方はパソコン自体持っていないこともあります。こちらからお願いするからには責任をもって徹底的にサポートしなくてはと当初から考えていました。

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