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グループで導入し、月間約1,000通の請求書を電子化。支払データも出力でき、支払業務が簡素化。

認知症高齢者対応のグループホーム事業を主軸に、認知症介護のリーディングカンパニーとして介護業界を牽引する、メディカル・ケア・サービス株式会社様。全国300カ所以上で介護事業所を展開し、毎月受け取る1,200通あまりの請求書は本社が一括で処理しています。請求書の受取業務を電子化したことで、月次決算の早期化が実現し素早い経営判断に貢献。業務効率化が進み支払処理にも余裕が生まれました。

導入担当者

この事例のポイント

01

スキマ時間で処理し、月次決算の早期化を実現

業務に30分ほどスキマ時間がある時などに処理を進めることで、月次決算早期化につながっています。

02

承認フローを改善し、請求書到着・承認状況を可視化

事業所で受領した請求書があるか、上長が承認したかすべて可視化され、理想の承認フローを実現しました。

03

ファームバンキング用のデータ出力でチェック業務を時短化

FBデータを直接出力できるので、1,200枚の請求書を1枚1枚めくりながら突合する作業が不要です。

導入企業プロフィール

社名メディカル・ケア・サービス株式会社
業種医療/福祉
部署区分経理・財務
従業員規模5,000名以上
事業内容認知症ケア・介護サービス、介護事業者向けサービス、ウェルネスサービス

導入前の課題

•請求書の会計処理を行う月初は業務が集中して、毎月残業が発生している状況でした。請求書は、MCSグループ全体で、約800社から毎月1,200枚ほど届き、月初の7日までに全て受け取らなければなりません。
•届く場所やフォーマットも取引先ごとにバラバラで、手書きの場合もあります。また各事業所から転送される請求書は、会計処理を優先するため、本来必要な決裁者の承認を省いて本社へ転送していました。

導入を決めた理由

•請求書を電子データで受領する『BtoB プラットフォーム 請求書』を導入して効率化を図るためです。
•システムによって月次決算を早期に固めることができれば、会社の判断を早められると考えたためです。

導入後の効果

※導入から6ヶ月の成果

77%の電子化率で月次決算早期化が実現

✓現在は残業時間を減らしつつ、月次決算確定を1日早めて月初から9営業日で処理し役員へ報告できています。2年前までは10営業日までに終わらせるため何人もの課員が遅くまで残業していました。
✓理想の承認フロー実現や未処理請求書の可視化を達成。開封・転送作業の解消やFBデータの直接出力により1,200枚の請求書の突き合わせが不要に。データ作成が約10日早まり支払期日に余裕が生まれました。

活用している主な機能・工夫点

請求書の受取機能とデータ出力機能を活用

✓毎月1,200通あまり届く請求書の受取機能
✓支払内容を確認する手間を軽減できるファームバンキングデータの直接出力機能
✓決裁権限のある上長への承認リレーや承認状況の可視化機能

請求書の受取機能や、承認リレー、ファームバンキングデータ出力機能を活用

✓毎月1,200通あまり届く請求書をデジタルで受領し、電子化率77%を実現
✓支払内容を確認する手間を軽減できるファームバンキングデータを出力する機能を活用し、1,200 枚の請求書を1枚1枚めくりながら突き合わせる作業が不要に。
✓決裁権限のある上長への承認リレーや承認状況の可視化ができる機能

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