『BtoBプラットフォーム 請求書』とAI-OCRの併用で、月末・月初に集中する業務負担を軽減。
請求書は毎月約550通を受け取り、約600通を発行しています。『BtoBプラットフォーム 請求書』とAI-OCR『invox 受取請求書』の併用で、月末・月初に集中する業務負担を軽減。各支店営業所に届いた請求書の本社への郵送コストはゼロになり、作業時間は2日以上短縮したといいます。
この事例のポイント
01
本社への郵送コストはゼロに
請求書の郵送時間がなくなり入力作業も削減されたため、目に見えない2日以上の短縮が実現しました。
02
発行から即日届き顧客を待たせない
現在は、支払請求書が届く3営業日目までに請求書発行の処理が終わっている状態です。
03
社内の意識改革にも寄与
システムの導入は「お客様への請求に営業所は責任を持つべき」という社内の意識改革にもなりました。
導入企業プロフィール
社名株式会社さんびる
業種サービス/外食/レジャー
部署区分経理・財務
従業員規模750名以上 1,000名未満
事業内容ビルメンテナンス、施設指定管理、学童塾・卓球塾の運営、健康福祉サポート
導入前の課題
•本社での処理に5日超かかり、締め日が10営業日前後なので、5営業日以内に送ってもらってもぎりぎりでした。郵送日数の関係で実質5日かけられない場合もありました。
•金額に間違いがあってはならないので経理課フル稼働でチェックする体制でした。その後、封入・封かん、切手を貼ってといった作業もあり、どうしても日数がかかっていました。
導入を決めた理由
•以前より大手飲料メーカーなどから『BtoBプラットフォーム 請求書』で発行された支払通知書を受け取っており、サービス自体を知っていたことが大きな決め手です。
•導入企業が多い点も、導入の後押しとなりました。
導入後の効果
※導入から6ヶ月の成果受領した請求書の経理提出を3営業日までに変更し2日短縮を実現
✓各支店営業所に届いた請求書の本社への郵送コストはゼロになり、作業時間は2日以上短縮しました。
✓支払請求書が届く3営業日目までに請求書発行の処理が終わっている状態です。発行から即日届くのでお客様をお待たせすることなく請求書をお届けできています。
活用している主な機能・工夫点
受取機能や発行機能に加えてAI-OCRとの連携も活用
✓『BtoBプラットフォーム 請求書』とAI-OCRの併用で、月末・月初に集中する業務負担を軽減しています。
✓支払通知書の受取機能を利用して、取引先から発行された通知書をシステム上で受け取っています。
✓請求書発行機能を活用し、発行から即日届くのでお客様をお待たせすることなく請求書をお届けできています。
受け取った請求書は3営業日までに経理にまわす社内ルールに変更
✓受け取った請求書は3営業日までに経理にまわすルールに変更したことで、導入前より2日の短縮に成功しています。
✓支払サイトが業者別に末日支払と15日支払の2パターンあるため、届いた請求書は支払サイト別にまず分類しています。
✓経理が行っていた一次チェックを各営業所に分散させるフローに変更したのも大きな運用の工夫です。
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