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JR東日本が目指す変革にあわせた請求書のデジタル化。新しい時代を見据え、ネットワークの力を高めます。

日本最大の鉄道事業を営み、東日本エリアに地域や人をつなぐネットワークを広げている東日本旅客鉄道株式会社様。働き方の変化や法制度に対応すべく、グループ外の取引で依然として残っていた紙による請求書業務を発行・受取どちらも電子化。導入に際し実施した社内説明会は、業務デジタル化を意識づける役割もありました。変容する社会に対応した、新しい働き方と価値創造の実現を目指す取り組みとは。

導入担当者

この事例のポイント

01

請求書発行業務にかかる月50時間がほぼゼロに

これまで毎日2人で2~3時間かけて行っていた封入などの手作業がほとんど不要になりました。

02

請求書の受け取り漏れや入力ミスのリスクが低減

お取引先さまが入力したデータがそのまま届くプラットフォーム型であればミスもなく安心です。

03

業務の幅を広げる柔軟な働き方が可能に

他の時間はバックオフィスでデスクワークをするといった柔軟な働き方も始まっています。

導入企業プロフィール

社名東日本旅客鉄道株式会社
業種運輸
部署区分経理・財務
従業員規模5,000名以上
事業内容運輸事業、流通・サービス事業、不動産・ホテル事業、IT・Suica事業、再生可能エネルギー事業、国際事業他

導入前の課題

単純計算で毎日200通ほどの請求書を、2人の担当者が2時間、多いときには3時間近くかけて発送していました。
膨大な紙の請求書の保管場所の確保も大変でしたし、入力ミスや紙の請求書紛失による決算漏れのリスクも存在しました。

導入を決めた理由

『BtoB プラットフォーム 請求書』は発行も受取も対応しており、何より国内シェアナンバーワンの実績が決め手でした。
サービスを提供しているインフォマートはデジタルインボイス推進協議会(EIPA)の幹事法人ですし、将来的にデジタルインボイスの普及を見据えた選択でもありました。

導入後の効果

※導入から6ヶ月の成果

発行にかかる作業時間や受取における入力ミスのリスクが激減

紙で送る必要がある請求書以外、ほぼ自動化となり、これまで毎日2人で2~3時間かけて行っていた封入などの手作業がほとんど不要になりました。
万が一再発行が必要になっても、従来のようにデータを探して再出力する手間が不要で、画面上でスムーズに完了します。

活用している主な機能・工夫点

請求書の受取・発行どちらもデジタル化

『BtoBプラットフォーム 請求書』に届いた電子請求書が、設計通りにFTP連携の自動ダウンロード機能で立案会計ワークフローシステムに届きます。
「書式追加機能」を利用して、請求ごとに発番する識別番号を入力必須にして稟議に紐づけることで効率的な処理を実現しています。
JR東日本グループ外のお取引先さまと電子請求書をやりとりできる仕組みを構築することができ、全体にデジタル化への意識付けができました。

レベルを3段階に分け、選抜メンバーを中心にデジタルシフトへの意識づけを行いました

システムに最も濃密に関わる経理担当を代表して13人を選抜し、エバンジェリストとして本社で2日間かけ研修を実施しました。
システムへの関わりが中堅どころのユーザーに対してはオンライン上でデモ操作を行い、システムの概要や新機能の紹介を行いました。
利用頻度の少ないユーザーに向けては、マニュアルの動画やPDFを作成して社内ポータルにアップし、必要に応じて自習できる環境を整えています。

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