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正しい経営判断には鮮度の高い情報が不可欠。そのための経理業務のスピードアップと精度向上を実現

株式会社トライアルカンパニー様は、ディスカウントスーパー「トライアル」を全国に約200店舗展開されています。食料品から衣料品、家電まで豊富な品揃えと安さを売りに急成長を遂げる中、2016年9月に『BtoBプラットフォーム 請求書』を導入されました。請求業務の標準化や月次決算の早期確定、そして請求書の保管コスト削減を目指し、システムの活用を進めています。本記事では、経理部、財務課、物流部門など、各担当者が実感した導入効果について伺います。

導入担当者

この事例のポイント

01

店舗の確認作業を大幅に削減

毎月段ボール3箱分蓄積していた請求書の保管量を、システム化により大幅に削減しました。

02

担当者が業務軽減を実感

業務ごとに分担している請求書発行業務において、各担当者が業務の軽減を実感しています。

03

月次決算を早期に確定

郵送物の到着待ち時間がなくなり、月次決算を早期に確定できるようになりました。

導入企業プロフィール

社名株式会社トライアルカンパニー
業種卸売/小売/商社
部署区分経理・財務
従業員規模1,000名以上 5,000名未満
事業内容商業施設等の建築、改修

導入前の課題

請求書の受領業務は手作業に頼っていた部分が多く、売上高の拡大に伴い取引先数も増え経理業務が煩雑になっていた。郵送による請求書の到着待ちが発生し、会計システムへの入力までに最低でも2、3日掛かっていた。
請求書の発行業務は各担当がエクセルで請求書を作成して印刷、封入、郵送をしていたが、手作業では業務が追いつかなくなったこと。担当者に届いているのか分からず、入金も予定どおりされるか不安だったこと。

導入を決めた理由

業務を標準化させることが会社としての大きな課題となっており、システム化が必要であったこと。
小売業への導入実績が多く、弊社の取引先様にも違和感なく使って頂けると感じたこと。

導入後の効果

※導入から6ヶ月の成果

月次決算が約1週間早まり、保管の手間もコストも大幅に軽減

請求書の受領業務は、請求書データが直接届くようになり、請求書待ちの状況がなくなったことで、月次決算が1週間早まった。紙の請求書が電子化され、保管に掛かる手間や倉庫への移動コストも大幅に軽減された。
請求書の発行業務は、データ化によって印刷も不要になり、チェックもオンライン上で可能になった。開封確認機能によって、送信した請求データを先方が確認したかどうかが分かるようになった。

活用している主な機能・工夫点

請求書の受取機能および発行機能の活用

請求書の受取機能:取引先様から財務課の担当者に直接請求データが届く仕組み。
請求書の開封確認機能:送信した請求データを先方が確認したかどうかが分かる機能。
検索機能:発行済みの請求書データを会社名で検索し、すぐに欲しいデータが取り出せる機能。

取引先への協力要請とシステムを最大限活用した経費の削減と業務効率化

取引先様に社内で経費を確定後、すぐに請求データを送信していただけるよう協力を依頼したこと。
発行済みの請求データ履歴を活用し、コピーやファイリング作業を一切廃止したこと。
請求情報を会計システムと連動させる方針を立て、データの情報精査に時間を割ける体制を構築すること。

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