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経理部門の業務改革の一環でアナログだった支払通知書を電子化。98%もの仕入先様に賛同いただけました。

トラック・バスなどの大型自動車の大手メーカーとして業界を牽引する日野自動車様。処理する紙の量も業務時間も多い経理部門で、業務改革に取り組んでおられます。中でも、業務量が多い部品メーカー約800社への支払通知に『BtoBプラットフォーム 請求書』を活用し、ペーパーレス化と業務効率アップを実現されました。取り組みの成果と今後の広がりについて、改革を担う皆さまに伺いました。

導入担当者

この事例のポイント

01

短期間・低コストで電子化を実現

自社開発に比べ、短期間・低コストで帳票の電子化を実現しました。

02

月800通の支払通知書を電子化

月800通の支払通知書の電子化で、印刷・封入・発送作業がゼロになりました。

03

仕入先からの問い合わせに即対応

システム画面から仕入先コードで検索するだけで、瞬時に探し出せます。

導入企業プロフィール

社名日野自動車株式会社
業種メーカー/製造
部署区分経理・財務
従業員規模1,000名以上 5,000名未満
事業内容トラック・バス、小型商用車・乗用車、各種エンジン、補給部品等の製造および販売

導入前の課題

大量の帳票を印刷して仕分けし、それらを一つずつ封筒にいれる作業まで、実質ひとりが2日程の時間をかけて行っていました。
紙の支払通知書は、発送が月初の第7営業日だったため、仕入先様によっては事前にFAXで送る対応が発生していました。

導入を決めた理由

独自の電子化システムを一から構築するとなれば、仕様の検討や設計などで何年もかかります。短期間でコストを抑えて導入できる点にメリットを感じました。
『BtoBプラットフォーム 請求書』は書式フォーマットが統一されており、一から仕様を検討する必要がありません。

導入後の効果

※導入から6ヶ月の成果

電子化率9割超え、作業時間も1時間に短縮

98%もの仕入先への帳票を電子化でき、作業時間は1時間にまで短縮。複数ある帳票を一つのスキームで送付できるようになりました。
どうしても紙で郵送してほしいという仕入先様には『郵送代行サービス』を利用しており、手作業による発送業務はなくなりました。

活用している主な機能・工夫点

BtoBプラットフォーム 請求書と郵送代行

BtoBプラットフォーム 請求書:請求書の受取・発行どちらも電子化できます。
郵送代行サービス:電子請求書に対応していない取引先様にも自動で郵送されます。
支払通知書(支払明細書)のほか、納品書や発注書など様々な帳票の作成・発行も行うことができます。

電子化の費用対効果や業務効率化の全社展開

電子化による費用対効果や業務効率化への理解が深まれば、部署を超えて利用範囲が広がっていくと思います。
今後は、経理部門の業務改革成功事例を全社に展開し、全社の業務改善や働き方改革の実現に貢献したいです。
また、社内だけではなく、社外の方にも喜ばれる情報管理を目指していきます。

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