ウェビナー導入の手順とは？確認すべきポイントも解説！

ウェビナーのメリット

オフラインセミナーは、会場の確保や資料の作成などの準備以外に、会場の設営・撤去、参加者の受付といった、さまざまな作業が発生します。ほかにも、会場のレンタル代やスタッフや講師の宿泊・交通費といった費用もかかります。また、遠方からの参加が難しく、参加人数に上限がある場合は参加したくてもできません。

ウェビナーの導入でこれらの手間や費用の削減が可能になり、場所や会場の制限を受けなくなります。オンラインでセミナーを開催するため、会場の確保や設営・撤去、参加者に配布する資料の準備といった作業が不要です。また、会場までの移動に伴う宿泊・交通費もかかりません。

さらに、海外、国内など幅広いところからの集客が可能です。ウェビナーツールによっては、1,000人規模の大規模なセミナーの開催を実現します。

ウェビナーの導入手順

ウェビナーはどのような手順で導入すれば良いのでしょうか。ウェビナー環境構築の手順を３つのフェーズに分けて解説します。

１．ウェビナーの開催内容を具体的にする

まず、どのようなセミナーを開催するのか、開催するセミナーの骨格を明確にしましょう。ウェビナー環境構築にあたり明確にすべき項目は以下のとおりです。

配信内容

どのようなセミナーを開催したいのか明確にしましょう。それによって、配信内容が「録画してない動画」か「録画した動画」か、が決まります。前者には動画をリアルタイムで配信し、後者には録画動画を配信するウェビナーツールが必要です。

集客人数

ウェビナーツールは参加できる人数に制限があるため、開催規模を想定しておく必要があります。

配信頻度

定期、または不定期の開催を予定しているのか、定期ならば週１、月１回なのかを決めます。

配信時間

配信時間にも上限があります。その点を考慮して配信時間を決めます。

２．必要な機能が搭載されているツールを選ぶ

ウェビナー環境構築にあたり、設定した項目をクリアできるツールを選びます。

社外へ配信するときは、参加者とやり取りができるチャットやアンケート機能を搭載するツールがおすすめです。ほかにも、資料を参加者へ配布する機能もあると良いでしょう。一方、社内配信を予定している場合は録画や予約配信機能を搭載する製品を選びましょう。

ウェビナーへ参加できる人数や配信時間は、ベンダーが提供する料金プランで異なります。プラン内容を精査し、自社に最適なプランを提供するベンダーを選ぶことが大切です。

このように、ウェビナーの開催内容を明確化すると自社に必要なウェビナーツールは何か、がわかるようになります。

なお、一方で標準搭載であるのに他方では料金が発生する、というようにベンダーにより提供される機能が異なるため、注意が必要です。

３．デモンストレーション版で試してみる

ツールの機能・操作性は実際に使ってみないとわかりません。そこで、導入するウェビナーツールの候補が決まったら、デモンストレーション版で機能や操作性を確認しましょう。

デモンストレーションでは、自社が求める基準をクリアしているかを判断してください。操作性や機能性の高さだったり、安定した通信が可能かどうかだったりなど、企業によって判断基準は異なります。

厳しい目で製品を選び、最適なウェビナーツールを導入しましょう。

ウェビナーツールを選ぶ際のポイント

ウェビナーツールはどのように選べば良いのでしょうか。２つのポイントを見ていきましょう。

サポートは充実しているか

ウェビナーの配信前後にどのようなトラブルが発生するか分かりません。速やかにトラブルに対応できないと、ウェビナーの配信に影響を与えかねません。

不測の事態にも対応できるよう、どのようなサポートを提供しているのかを事前に確認してください。サポート対応時間やテクニカルな問題にも対応できるのかなど、サポートの内容はベンダーによりさまざまです。なお、サポート内容次第では追加料金が発生するケースもあるため、事前の確認をおすすめします。

不安要素を解決できるよう、充実したサポートを提供するベンダーであれば、安心してウェビナーを開催できます。

日本語以外の言語に対応しているか

ウェビナーツールを使えば、日本だけでなく全世界へとビジネスチャンスを広げられます。また世界各地へに拠点を展開している企業にとって、ウェビナーツールは最適なコミュニケーション手段に成り得ます。

そこで、ウェビナーツールは多言語に対応している製品を選びましょう。多言語に対応していれば、言葉が通じなくても参加者が操作に困ることはありません。

場所の制約を受けない・多言語への対応の双方が揃うウェビナーツールであれば、世界を視野に入れた集客を実現します。

ウェビナー導入のポイントを理解し自社に役立てよう！

ウェビナーの導入メリットは、手間とコストの削減です。環境構築の手順は以下のとおりです。

1. １．開催内容の明確化：配信内容・集客人数・配信頻度・配信時間
2. ２．必要機能を搭載したツールの選定：社内配信と社外への配信を考慮
3. ３．デモンストレーション版の体験：操作性や機能性などを確認

ツールを選ぶ際は、サポート内容と多言語への対応を判断基準にすることをおすすめします。

以上を踏まえた上で、ウェビナーを導入しましょう。