シフト作成で手間がかかる場面
シフトの作成は、決まった正解のない作業です。どこに時間がかかっているかを知ると、システムに何を求めるべきかも見えてきます。
希望を集めて調整する作業
紙やメール、チャットで希望を集めると、形式がそろわず、まとめる作業が発生します。提出の遅れる人には個別に催促することになります。集まった希望を見ながら、誰をどこに入れるかを組み立てる作業も時間がかかります。
希望が重なる日をどう調整するかも悩ましい点です。特定の人にばかり負担が寄らないよう配慮する必要があります。作成した後に変更の申し出が入ると、その都度組み直すことになります。
必要な人数の見積もり
忙しい時間帯に人が足りないと、対応の質が落ちます。逆に余裕を持たせすぎると、人件費がかさみます。曜日や時間帯によって必要な人数は変わるため、感覚だけで決めると差が出ます。
資格や経験が必要な業務がある場合、その条件を満たす人を配置する必要もあります。組み合わせの条件が増えるほど、作成する側の負担は大きくなります。担当者しか組めない状態になりがちな点も課題です。その人が休むと、表そのものが出せなくなる恐れもあります。
労働時間の管理と法令への対応
勤務の間隔、連続勤務の日数、休憩の取り方などには、労働基準法にもとづく決まりがあります。パートやアルバイトの契約上の労働時間の上限にも配慮が必要です。表を作る段階でこれらを確かめないと、後から問題が生じます。
作成した表と実際の勤務がずれることもあります。早出や残業が発生した場合、その記録も残さなければなりません。判断に迷う点があれば、社会保険労務士に確認する流れを決めておきましょう。
シフト管理システムを使うメリット
この仕組みの効果は、表作成が速くなることだけではありません。人件費の管理や、従業員の受け止めにも関わります。3つの角度から整理します。
希望の収集と表の作成を短縮できる
従業員がスマートフォンから希望を入力できる形にすれば、集める作業がなくなります。未提出の人に自動で知らせを送れる製品もあります。集まった内容をもとに、条件を満たす組み合わせを自動で作れる機能もあります。
自動で作った案をそのまま使うのではなく、担当者が調整する形が現実的です。それでも、白紙から組み立てるより時間は短くなります。作成した表は、その場で全員に共有できます。印刷して貼り出す作業や、個別に連絡する手間もなくなります。
人手の過不足を抑えやすくなる
時間帯ごとに必要な人数を設定しておけば、足りない枠や余っている枠が画面に示されます。感覚で組んでいた部分を、数値で確かめられます。人件費の見込みを表示できる製品なら、予算との差もその場で確認できます。
ただし、必要な人数の設定そのものは自社で決めることになります。過去の来客数や作業量の記録をもとに見直す作業は残ります。設定が実態と合っていないと、効果は限られます。季節によって忙しさが変わる職場では、時期ごとに見直す必要もあります。
労働時間の超過に気づける
勤務の間隔が足りない、連続勤務が続いているといった条件に反する組み合わせを、作成の段階で知らせる機能があります。作った後に問題が見つかる事態を減らせます。契約上の上限に近づいた人を把握できる製品もあります。
ただし、どこまでの条件を確認できるかは製品によって違います。自社に適用される決まりをすべて満たせるとは限りません。判断に迷う場合は、社会保険労務士や労務の担当者に確認することが重要です。
導入前に確かめたい注意点
導入すれば自動的に楽になるわけではありません。次の点を押さえたうえで検討しましょう。
費用と対象人数を確かめる
料金は、対象になる従業員の人数で決まる形が多くあります。パートやアルバイトを多く抱える職場では、人数が増えるほど費用も上がります。勤怠管理の機能とあわせて提供される製品では、必要のない機能まで含まれることもあります。
費用を比べるときは、今かかっている作成時間を書き出す方法があります。担当者が毎月何時間使っているかを見積もると、判断の目安になります。設定を手伝ってもらう費用が別かどうかも確認しましょう。
初期の条件設定に手間がかかる
自動で組む機能を使うには、時間帯ごとの必要人数、従業員ごとの勤務可能な時間、資格や担当できる業務といった条件を登録する必要があります。この設定が実態と合っていないと、使える案は出てきません。
設定の作業は、繁忙期を避けて進めましょう。しばらくは従来のやり方と並行し、出てきた案を確かめる期間を設ける方法もあります。作業の担当を1人に固定せず、複数人で分担できる体制にしておくことが重要です。
従業員側の定着に工夫が必要になる
スマートフォンでの入力に慣れていない人もいます。年齢層の幅が広い職場では、使い方の説明が欠かせません。紙での提出を続けたい人がいる場合、その分を誰が入力するのかも決めておきましょう。
希望が通らなかったときの受け止めにも配慮が必要です。自動で組んだからといって納得が得られるとは限りません。どんな条件で決めているのかを説明できるようにしておくと、不満が生じたときにも対応しやすくなります。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料を取り寄せて機能や特徴をさまざまな製品で比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でシフト管理システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
製品を選ぶときの確認項目
必要な機能は、業種と勤務の形によって変わります。条件の複雑さと、他の仕組みとのつながり、シフト変更に対応しやすいかという2つの点から確認しましょう。
自社の勤務の形にあうかを確かめる
日勤と夜勤が入れ替わる職場、複数の店舗を兼務する人がいる職場、資格が必要な配置がある職場では、必要な条件が違います。自社の組み方を書き出したうえで、その条件を登録できるかを確かめましょう。
拠点をまたいだ応援に対応できるかも確認したい点です。人が足りない店舗へ、近くの店舗から応援を出す運用があるなら、その管理ができるかを尋ねましょう。試用の機会があれば、実際の条件で組んでみる方法が確実です。
勤怠や給与の仕組みとつなげられるかを確かめる
作成した表と、実際の勤務時間を照らし合わせられるかを確認します。別々に管理すると、集計の手間が残ります。給与計算の仕組みに渡せる形で出力できるかも、月末の作業に関わります。
つなぐ仕組みが動かない場合、製品の仕様、社内のネットワーク設定、つなぐ相手のサービスの制限など、複数の原因が考えられます。同期が止まったときに管理者へ知らせが届くか、手動でやり直せるかも聞いておきましょう。
変更への対応がしやすいかを確かめる
作成後の変更は避けられません。急な欠勤が出たときに、代われる人を探して連絡できる機能があるかを確かめましょう。従業員どうしで交代を申し出て、責任者が承認する流れに対応した製品もあります。
変更した内容が全員にすぐ伝わるかも重要です。古い表を見たまま出勤する人が出ないよう、通知が届く形になっているかを確認しましょう。誰がいつ変更したかの記録が残ると、後から経緯も確かめられます。
シフト表の作成時間を抑えるシフト管理システム
希望の収集から作成、共有までを支えるシフト管理システムを紹介します。
KING OF TIME
- 20年以上要望に応え続けた圧倒的信頼性。細かな要望に応えます。
- 導入から運用後も。豊富なノウハウと体制万全のサポート。
- パターン登録数無制限。様々な働き方に対応します。
株式会社ヒューマンテクノロジーズが提供する「KING OF TIME」は、勤怠管理の機能にシフト作成の機能を組み合わせたシステムです。従業員が希望を入力し、その内容をもとにシフト表を作成する流れに対応しています。作成したシフトと実際の勤怠記録を突き合わせられるため、予定と実績のずれを確認しやすくなります。
ジョブカン勤怠管理
- 1ヶ月ごとのシフト状況を1つの画面で確認可能！楽々シフト作成！
- スタッフへのシフト募集からシフト作成までをシステム上で実現！
- 人員の過不足が背景色で一目瞭然！人員配置が楽々！
株式会社DONUTSが提供する「ジョブカン勤怠管理」は、勤怠管理の一環としてシフトの作成と管理を扱えるシステムです。従業員からの希望をオンラインで集め、必要な人数を踏まえた配置を検討する材料にできます。店舗や部署ごとの管理にも対応しており、複数拠点での運用に活用できます。
KAKERUシフト管理
- 「LINE」でシフト提出・確認
- マニュアル不要のシンプル機能
- 最大60日間無料で無料トライアル可能！
株式会社ミライクが提供する「KAKERUシフト管理」は、シフトの作成と共有に特化したシステムです。従業員が希望をオンラインから提出でき、管理者は集めた希望をもとに配置を検討できます。作成したシフトを従業員へ通知する機能も備えており、確認の手間を抑えられます。
シェアフル シフト （シェアフル株式会社）
- シフト希望の収集から作成まで一元管理。
- AIで指導報告書を自動作成し、指導の質向上を支援
- 自動シフト作成や外部連携で業務効率化を支援
おまかせシフト （ピクオス株式会社）
- マウス操作で直感的なシフト作成が可能。
- スマホやＰＣから２４時間シフト申請・確認が可能
- 時間帯別の人数や勤務時間を自動集計し管理を支援。
シフト管理に関するよくある質問
導入を考えるときによく寄せられる疑問をまとめました。社内で話し合う際の参考にしてください。
- Q1： 表計算ソフトでの作成では足りませんか？
- 人数が少なく条件も単純なら対応できる場合があります。ただし、希望の収集や変更のたびの組み直しは手作業のままです。人数と条件の多さで判断しましょう。
- Q2： 自動作成に任せきりにできますか？
- 出てきた案をそのまま使えるとは限りません。当日の事情や、人の組み合わせによる配慮は担当者が判断する部分です。作成の下地を作る機能として位置づけましょう。
- Q3： 導入までにどのくらいの期間がかかりますか？
- 条件の登録と、従業員への説明にかかる時間で変わります。まず一部の店舗や部署で試してから広げる方法もあります。繁忙期を避けた日程を組みましょう。
- Q4： 従業員が使えるか不安です。
- スマートフォンのほか、パソコンや店舗の端末から入力できる製品もあります。操作の画面を見せてもらい、実際に使う人に試してもらう方法が確実です。紙との併用をどうするかも決めておきましょう。
まとめ
シフト管理システムには、希望の収集と表の作成を短縮できること、人手の過不足を抑えやすくなること、労働時間の超過に気づけることというメリットがあります。一方で、費用や初期の条件設定、従業員側の定着という点も押さえておく必要があります。まずは今の作成にかかっている時間と、必要な条件を書き出しましょう。資料請求を活用して比べてみてください。
