入退室管理システムが導入される背景
活用場面を見る前に、どのような困りごとが起点になるのかを押さえておきましょう。課題が自社と重なるかどうかが、事例を参考にする際の目安になります。
鍵での管理で生じやすい課題
物理的な鍵で管理している場合、誰がいつ入室したかは記録として残りません。何かの確認が必要になった際に、経緯をたどる手段が限られます。
鍵そのものの管理にも手間がかかります。貸与と返却の記録、紛失した際の対応、退職者からの回収、複製が作られていないかの確認といった業務が発生します。人の出入りが多い組織ほど、この負担は積み上がります。区画ごとに鍵を分ける運用では、持ち歩く本数も増えていきます。
システム化で変わる運用
入退室管理システムでは、カードや生体情報などを使って本人を確認し、許可された人だけが通れるようにします。誰がいつどの扉を通ったかが記録として残るため、後から状況を確認できます。
権限の変更も画面上で行えます。退職や異動があった際は、その時点で利用を停止すれば足り、物理的な回収を待つ必要がありません。時間帯によって通れる範囲を変える設定や、区画ごとに権限を分ける運用も組みやすくなります。
目的から見た活用場面
事例で語られる導入の目的は、大きく三つに分かれます。それぞれで重視される機能が異なります。
機密情報を扱う区画の管理
サーバ室や研究開発の区画、個人情報を扱う部署など、立ち入れる人を限定したい場所での活用です。取引先から情報管理の体制について説明を求められた際に、記録を示せることが判断材料になる場合もあります。
この目的では、権限を細かく設定できるか、記録をどの程度の期間残せるかが確認点になります。特に重要な区画では、二つ以上の方法で本人を確認する構成や、二人以上そろわないと入れない設定を採る例もあります。求める水準に応じて機能を選びましょう。
勤怠管理との組み合わせ
入退室の記録を、出退勤の時刻の把握に活用する場面です。打刻のための操作を別に設けず、入室の記録をもとに勤務時間を確認する運用が組めます。
ただし、入退室の記録と労働時間は必ずしも一致しません。休憩や社外での業務をどう扱うかを整理しておく必要があります。勤怠管理システムとの連携が可能かどうかも確認点です。運用の設計にあたっては、社内の労務担当と相談しながら進めることをおすすめします。
来訪者や協力会社の管理
取引先の担当者や保守を担う事業者が立ち入る際の管理です。一時的に使える認証手段を発行し、有効期間や通れる範囲を限定する運用が組めます。
受付で名簿に記入してもらう方法と比べ、実際にどの区画へ入ったかまで記録できる点が違いです。工事や保守で複数の作業者が出入りする場面でも、個別に管理できます。発行と回収の手順を定めておけば、担当者の手間も抑えられます。
施設の種類から見た活用場面
設置する施設によって、環境の条件も求められる運用も変わります。二つに分けて確認します。
オフィスでの活用
執務室の出入口や会議室、書庫といった扉を対象とする場面です。従業員が日常的に通るため、通行の流れを止めない認証方式が求められます。手がふさがっている場面も想定されます。
すでに従業員が持っている社員証や交通系のカードを認証に使う構成もあります。新たに媒体を配布する手間を抑えられる一方、対応の可否は製品によって異なります。現在使っている媒体の種類を伝えたうえで確認しましょう。
工場や倉庫、店舗での活用
作業着や手袋を着用した状態で通る、屋外に面した扉がある、粉じんや温度の影響があるといった条件が加わる場面です。オフィスと同じ方式では、読み取りが安定しない場合があります。
設置する場所の環境を踏まえ、対応できる機器を選ぶ必要があります。店舗では、従業員用の出入口とバックヤードで求められる水準が異なることもあります。実際の設置予定場所で試用できるか、事前に確認しておきましょう。
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導入事例を読み解く際の着眼点
公開されている事例をそのまま自社に当てはめると、想定と異なる結果になることがあります。読む際に確認したい点を二つ挙げます。
認証方式と現場の運用の関係
事例で採用されている方式が、自社の環境でも同じように機能するとは限りません。認証にかかる時間、両手がふさがる場面の頻度、通行する人数が集中する時間帯といった条件によって、適する方式は変わります。
導入の効果として通行が円滑になったと語られていても、その前提となる人数や扉の数を確認しましょう。同じ方式でも、通行量が多い環境では待ちが生じる場合があります。実際の設置条件を伝えたうえで、ベンダーに見込みを尋ねることをおすすめします。
共連れへの対応と効果の前提
認証した人に続いて別の人が一緒に入る状態は、記録と実際の在室状況がずれる要因になります。事例で在室者の把握ができるようになったと語られている場合、その前提となる対策が採られていることがあります。
対応の手立てには、一人ずつしか通れない設備を設ける方法や、退室時も認証を求める方法、センサーで検知する方法があります。いずれも費用や運用の手間が伴うため、求める水準と負担のバランスを踏まえて判断しましょう。
自社に当てはめる進め方
事例を踏まえて検討を進める際の手順を整理します。対象を決めるところから始めると、必要な構成も定まります。
対象扉と利用者の整理
最初に、どの扉を対象にするのかを決めます。すべての扉を一度に対象とすると費用が膨らむため、守りたい区画の重要度に応じて優先順位を付ける進め方が現実的です。
あわせて、通行する人数と区分を整理します。従業員のみか、来訪者や協力会社を含むか、時間帯によって通行できる範囲を変えたいかによって、必要な機能が変わります。今後の拠点の増減や人員の変動の見込みも伝えておきましょう。
認証方式と既存設備の確認
カード、暗証番号、生体情報、スマートフォンなど、認証の手段は複数あります。設置場所の環境と利用者の状況にあわせて選びましょう。区画の重要度に応じて方式を使い分ける構成も選べます。
既存の扉の構造や電気錠の有無、電源や配線の状況も確認が必要です。既存設備を活かせれば工事の費用を抑えられますが、対応しない場合もあります。建物が賃貸であれば、工事の可否について管理者への確認も欠かせません。
費用とサポート範囲の確認
費用は機器の代金だけでは決まりません。電気錠の設置、配線工事、システムの利用料、保守契約が加わります。扉の数に比例して増えるため、対象範囲によって総額が大きく変わります。
サポートについては、故障時の対応時間や駆けつけの可否を確認します。扉が開かない状態は業務に直結するため、非常時の解錠手順もあわせて定めておく必要があります。停電時の扱いについても、消防や建物の要件を踏まえて確認しておきましょう。
入退室の管理に対応したシステム
認証方式や施設の規模にあわせて検討できる、入退室管理システムを紹介します。
ALLIGATE（アリゲイト）
- いろいろな扉・既存システムからのリプレイスに対応
- 設置工事から24時間365日の保守窓口まで、一気通貫のサービス
- 社内ネットワークの構築不要で導入コストを軽減
株式会社アートが提供する「ALLIGATE（アリゲイト）」は、クラウド型の入退室管理システムです。従業員が持つICカードやスマートフォンを認証に使える構成になっており、来訪者への一時的な権限発行にも対応しています。入退室の記録を一元的に確認できます。
Akerun （株式会社フォトシンス）
- 世界初の後付け型スマートロックで、7つの特許を保有・出願。
- 20社以上のサービスと連携可能な業界最大級のAPI連携数。
- オフィス、ジム、病院など多様な場所・用途に対応。
カギカン （Qrio株式会社）
- 国内80%以上のドアに対応
- 合カギの即時発行・削除に対応。
- ドアの開閉を検知し自動施錠
入退室管理システムに関するよくある質問
導入を検討する担当者から寄せられることの多い質問と回答をまとめました。
- Q1： 賃貸のオフィスでも導入できますか？
- 工事の範囲によって建物の管理者への確認が必要です。既存の扉に後から取り付けられる機器や、配線工事を伴わない構成もあります。原状回復の条件とあわせて、契約内容を確認したうえで相談しましょう。
- Q2： 扉が一つでも導入する意味はありますか？
- サーバ室や書庫のように、立ち入る人を限定したい区画が一つでもあれば検討の対象になります。鍵の管理から解放される効果もあります。まずは守りたい区画を洗い出し、費用の見合いを検討するとよいでしょう。
- Q3： 停電した場合はどうなりますか？
- 非常時の扱いは、建物の要件や電気錠の種類によって異なります。避難の観点から解錠される仕組みが求められる場合もあります。設計の段階でベンダーと建物の管理者に確認し、非常時の手順を定めておきましょう。
- Q4： 導入までにどのくらいの期間がかかりますか？
- 対象とする扉の数や工事の範囲によって幅があります。少数の扉に後付けの機器を設置する場合は短期間で始められる一方、複数拠点で電気錠の設置から進める場合は数か月を要することもあります。具体的な期間はベンダーに確認しましょう。
まとめ
入退室管理システムの導入事例では、機密区画の管理、勤怠管理との組み合わせ、来訪者や協力会社の管理といった目的ごとに使われ方が分かれます。オフィスと工場や店舗では、環境の条件も求められる方式も異なります。事例を読む際は、認証方式が自社の通行量や環境に合うか、共連れへの対策が前提になっていないかを確認しましょう。対象扉と利用者を整理したうえで、既存設備や費用、サポートまで比べて選ぶことをおすすめします。
