入退室管理システムとは？認証技術や比較ポイントを解説！

入退室管理システムとは

入退室管理システムとは、「いつ」「誰が」「どこに」入室したかを管理・記録するシステムです。「入退出管理システム」「入館管理システム」「入退館システム」などと呼ばれることもあります。

従来は、物理的な鍵を使用して入室していました。鍵は誰が所持しているか、入室者の氏名などを台帳で管理します。従来の形状をした鍵は、紛失のリスクや管理者の手間がかかり正確性も欠けているなどの課題がありました。

入退室管理システムでは、ID入力・ICカード登録・スマートフォン・生体認証技術により個人を識別し、入室を許可・制限します。さらにクラウドで入室制限や許可の操作や鍵の開閉、施錠まで可能な製品もあるため、正確で効率的な入退室の管理が実現するでしょう。

情報化社会において企業の扱う情報は、大きな経済価値をもつようになりました。入退室管理システムは、部外者の侵入を防ぐだけでなく、部内者による情報の持ち出しを防ぐ目的での利用も注目されています。

入退室管理システムが役立つ活用方法

• ■従業員のマイナンバー情報を保管する部屋への出入り制限
• ■工場などの生産現場での不審物の持ち込み防止
• ■シェアビジネスの運営

入退室管理システムのメリット

入退室管理システムの機能により、どのような導入効果が期待できるのでしょうか。

部外者の侵入防止

企業には、従業員・取引先相手・清掃員・警備員などさまざまな人が出入りします。入退室管理システムの導入で、企業に入室・入館するあらゆる人に入退室の権限を付与できます。権限を付与した人の入退室を管理し、権限のない人の入室を防止できるでしょう。

入退室管理システムでは、ICカード認証・生体認証・スマートフォンなどで認証するため、不法侵入の防止が期待できるでしょう。また、企業内でトラブルが発生した際は、入退室の履歴を時系列で把握しているため、迅速な対応が可能です。

正確な勤怠管理

入退室の記録を活用することで、勤怠管理システムや労務管理システムとの併用が可能です。社員証などの各種ICカードやスマートフォンで入退室と勤怠の双方を管理できるため、従業員の勤務時間を正確に記録します。また、月末に処理していた残業時間をリアルタイムで把握することにより、慢性的な残業防止へつながるでしょう。

ISMSや機密情報管理対策

入退室管理システムは、従業員の細かい情報まで管理可能です。「誰が」「いつ」「どこで」「何分間」滞在したかを細かく記録し入退室履歴管理が行えるため、不正があった場合も履歴で把握できるでしょう。

近年、企業が求められているISMS※１や機密情報管理対策が、入退室管理システムの利用により実践できます。「入退室管理記録」や「機密情報持ち出し管理表」など、情報セキュリティ対策を目的とした社内規定を作成しやすくなるでしょう。

※１：情報セキュリティの目標を達成するための企業ごとの取り組みや仕組み。

シェアビジネスの運営

レンタルオフィスやコワーキング、シェアオフィスなど作業場のシェア運営にも役立ちます。入退室管理システムがあれば、入室権限の付与や失効がクラウドで操作可能なため、対面で鍵の受け渡しをしなくても運営できるでしょう。さらに遠隔操作で鍵の開閉が行えれば、個室の管理も可能です。

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入退室管理システムの認証方法とコスト

入退室管理システムは、個人を識別して、入室を許可・制限します。主に、以下の認証方法が用いられます。

■暗証番号

古くから利用されている方法です。テンキーがドア、あるいはドア付近に設置されており、入力します。汎用的なため低コストですが、暗証番号を盗み見られる危険性があるでしょう。

■ICカード

主流の認証方法です。社員証と兼用でき、パソコンやプリンターの認証デバイスとしても利用されています。低コストで導入可能ですが、カード発行の際のコストはかかります。交通系ICカードなどに対応している製品は、新しいカードの発行コストの削減につながるでしょう。

■スマートフォン

昨今増加傾向にある認証方法です。スマートフォンに専用アプリをインストールして利用します。スマートフォンがあればすぐに鍵の発行が完了します。有効期限や時間設定も管理画面で設定するため、来客など一時的な鍵の発行にも最適でしょう。カード発行のコスト削減ができます。

■生体認証（バイオメトリクス）

最も精度の高い認証システムで、極めて重要度の高い施設などでの利用が多いでしょう。銀行口座にも利用されています。
指紋認証・静脈認証（指・掌・手の甲などの血管パターンを認証する）・網膜認証・虹彩認証・顔認証・掌形認証などが実用化されています。認証精度は高いのですが、宗教や文化、生理的な反発を受けるおそれがあるでしょう。また、高度な技術を取り入れるため他の認証方法に比べコストがかかります。

入退室管理は「管理システム」と「認証システム」の組合せで非常に多くのバリエーションが存在します。管理面の効率性やセキュリティ性などを踏まえて、必要な入退室管理システムを導入しましょう。

入退室管理システムのおすすめ製品を知りたい方は、以下のページをご覧ください。

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入退室管理の役割

入退室管理システムには「関係者以外の入室防止」と「入退室の記録」の２つの役割があります。

関係者以外の入室防止

入退室管理システムの基本的な役割です。従来は、機密情報のある場所や貨幣価値の高い品物を製造・保管している場所には門番（警備員）がいました。社員証や入館証などによる検査で対応していましたが、人的ミスの発生は避けられません。さらに、専門のノウハウも必要です。

門番（警備員）をシステム化することで、厳密な入退室の管理と省力化を実現できます。省力化はコスト削減にもつながるでしょう。

入退室のログ管理

J-SOXの施行以降、企業は内部統制が求められ、手順の標準化や証跡保存の徹底が必要になりました。入退室の記録管理に対応するのが入退室管理システムです。データの保存はもちろん、誰がいつ入室・退室したかを、監視カメラの映像に残すことも可能です。

入退室管理システムの機能をさらに知りたい方は以下のページをご覧ください。

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入退室管理システムの比較ポイント

入退室管理システムの比較ポイントを紹介します。

認証・解錠方法

「暗証番号」「ICカード」「スマートフォン」「生体認証」など、運用しやすい認証・解錠方法の製品を選びましょう。出入りする部外者や従業員数が多い企業では、ICカードやスマートフォンによる認証方法が一般的です。

暗証番号を使った認証方法も運用のしやすさから、大人数の従業員が出入りする場所に適しています。ただし暗証番号による認証・解錠は、個人を特定した入退室記録が取れません。機密情報の保管場所などセキュリティレベルが求められる場所には不向きです。

個人の身体で認証する生体認証は、読み取りに時間を要するケースもあるため、人の出入りが多い場所には適していません。極めて重要度が高く、限られた人数が出入りする施設の入退室に適しています。

設置方法

入退室管理システムの設置方法には、既存の鍵に後付けするタイプと鍵そのものを交換するタイプの２種類があります。

後付けタイプは、扉に貼りつけるだけで簡単に設置が完了するため、原状回復費もかからず安価に設置できる点がメリットです。しかし耐用年数や耐久性に限りがあるため、近い将来に設置しなおす可能性もあるでしょう。

鍵そのものを交換するタイプは、初期費用がかかる一方で、耐用年数を気にせず永続的に利用できる点が魅力です。一つの拠点で長期的に利用を考えている企業に適しています。

他システムとの連携

入退室管理システムは、外部システムと連携して業務効率を高められる利点があります。例えば、監視カメラなどの各種セキュリティシステムや設備管理システムとの連携により、人件費削減を期待できるでしょう。しかし、システム導入から運用までにはコストがかかります。そのため効率化が可能な作業を洗い出し、費用対効果が見込めるかあらかじめ確認しておくと無駄な出費を抑えられるでしょう。

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入退室管理システムとマイナンバー

マイナンバーと入退室管理システムには、関連するものがあるのでしょうか。

政府の定めたガイドラインによると、すべての企業は「特定個人情報を取り扱う区域の管理」をする義務があります。「特定個人情報を取り扱う区域」は「取扱区域」と「管理区域」にわけられます。

■取扱区域

マイナンバーの登録・情報更新・廃棄の手続きを実施する場所です。マイナンバー取扱担当者のデスクは取扱区域の対象です。

■管理区域

マイナンバーを登録しているファイルやデータベースが保管されているITシステムのあるエリアです。サーバルームやデスクサイドのパソコンが管理区域の対象です。

また入退室管理システムは、「管理区域」の安全管理の手法として推奨されています。

参考：特定個人情報保護委員会事務局「中小企業向けはじめてのマイナンバーガイドライン」

入退室管理システムの特徴を知り自社にあう製品を導入しよう

入退室管理システムは、セキュリティ強化はもちろん正確な勤怠管理やコスト削減の効果があります。マイナンバーの安全な管理法としても推奨されています。さまざまな認証方法や取付方法の製品から、自社に最適な製品を導入しましょう。