入退室管理システムとは？知っておくべき役割と技術を紹介

入退室管理システムとは

入退室管理システムとは、ID入力・ICカード・生体認証などの認証の仕組みによって、部外者の入室を防ぎ、いつ・誰が・どこに入退室したかを管理するシステムです。

情報化社会において、企業の扱う情報は大きな経済価値を持つようになりました。それに伴い入退室管理システムは、部外者の侵入を防ぐだけでなく、部内者による情報の持ち出しを防ぐという目的での利用が注目されています。

こんなケースで役立つ入退室管理システム

• ■従業員のマイナンバー情報を保管する部屋への出入り制限に活用
• ■工場などの生産現場での不審物の持ち込み防止に活用

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入退室管理システムの主なメリット

導入のメリットとしては、以下のようなものが挙げられます。

不法侵入の防止ができる

企業には、従業員や取引先相手、清掃員やビルの管理する警備員などのさまざまな人が出入りします。入退室管理システムを導入することで、企業に出入りするあらゆる人に入退室の権限を付与することができます。また、従業員など権限を付与した人に対する入退室の管理が可能です。

入退室管理システムによりICカード認証や生体認証などで入退室ができるため、権限を付与していない不法侵入の防止に効果が期待できるでしょう。またシステムの管理機能により、企業内でトラブルが発生した際は入退室の履歴を時系列で把握できます。そのため、トラブルに対して迅速な処理ができるようになります。

入退室している人を把握できる

入退室管理システムにより従業員の入退室の記録が行えます。そして、その記録を保管し管理できるため、特定エリアの入退室状況の把握がしやすくなります。

企業では、経営に関する情報や顧客の個人情報などさまざまな情報が管理されています。特に機密性の高い情報は従業員の出入りを制限するエリアに保管されることが多いでしょう。

ISMSや機密情報管理対策ができる

入退室管理システムは、従業員の細かい情報まで管理します。例えば、機密情報を保管するエリアへの入退室記録や、機密ファイルを保管しているキャビネットの開錠の記録などです。

近年、企業が求められているISMS※１や機密情報管理対策が、入退室管理システムを利用して実践できるようになります。具体的に、「入退室管理記録」や「機密情報持ち出し管理表」などの情報セキュリティ対策を目的とした社内規定を作成しやすくなるでしょう。

※１：情報セキュリティの目標を達成するための企業ごとの取り組みや仕組み。

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入退室管理システムとマイナンバーとの関連とは

マイナンバー制度が施行され、今ではその言葉が日常的になってきましたが、マイナンバーと入退室管理システムには、なにか関連するものがあるのでしょうか？

政府の定めたガイドラインによると、すべての企業は「特定個人情報を取り扱う区域の管理」をする義務があります。この「特定個人情報を取り扱う区域」は「取扱区域」と「管理区域」に分けられるのです。

■取扱区域

取扱区域は、マイナンバーを登録、情報更新、廃棄などを行う事務部門の場所です。マイナンバー取扱担当者のデスクがこれにあたります。

■管理区域

管理区域は、マイナンバーを登録しているファイルやデータベースが保管されているITシステムの設置されているエリアです。サーバルームであったり、デスクサイドのパソコンであったりします。

そして入退室管理システムは、「管理区域」の安全管理の手法として推奨されています。

出典：特定個人情報保護委員会事務局「中小企業向けはじめてのマイナンバーガイドライン」

入退室管理の役割とは

入退室管理システムには「関係者以外の入室防止」と「入退室の記録」の2つの役割があります。

１.　関係者以外の入室防止

入退室管理システムの基本的な役割です。機密情報のある場所や貨幣価値の高い品物を製造・保管している場所には門番（警備員）がいて、社員証などのよる出入りの検査が行われていました。しかし、これら人間系の審査ではミスを避けることはできませんし、専門のノウハウも必要となります。

この門番（警備員）をシステム化することで、厳密な入退室の管理と省力化を実現できます。省力化はコスト削減にもなります。

２.　入退室のログ管理

J-SOXの施行以降、企業は内部統制が求められ、手順の標準化や証跡の保存が必要になっています。入退室の記録管理に対応するのが入退室管理システムです。データはもちろん、誰がいつ入って、いつ出て行ったかを、監視カメラで映像に残すことも可能となっています。

入退室の記録は、人事管理システムと連携し、オフィスに滞在した時間の把握あるいは労働時間の管理も支援します。

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入退室管理システムに用いられる認証技術とは

入退室管理システムは許可された人物を許し、それ以外を拒絶します。その認証は主に次が用いられています。

■暗証番号

古くから利用されている方法です。テンキーがドアあるいはその付近に設置されており、当事者が入力します。汎用的なだけあって低コストですが、暗証番号を盗み見られる危険性があります。

■ICカード

主流となっている認証方法です。社員証と兼用でき、会社員が首からぶら下げているオフィス街の風景の1つにもなっています。
入退室管理システムのみならず、パソコンやプリンターの認証デバイスとしても利用されています。RFIDの利用も進んでいます。

■生体認証（バイオメトリクス）

最も精度の高い認証システムで、極めて重要度の高い施設への入退室管理システムとして利用されています。銀行口座にも利用されています。
指紋認証、静脈認証（指、掌、手の甲などの血管パターンを認証する）、網膜認証、虹彩認証、顔認証、掌形認証などがすでに実用化されています。精度が高いものの、宗教や文化、生理的な反発を受けることがあります。

入退室管理は「管理システム」と「認証システム」の組合せで非常に多くのバリエーションが存在します。管理面の効率性やセキュリティ強度などを踏まえて、必要十分な入退室管理システムを導入しましょう。

自社にあった製品選択と入念な導入準備を

自社にあった製品を選択できずに、導入効果を最大化できないのであれば意味がありません。ですので、以下の記事で導入時に意識すべきポイントを確認してから製品を導入しましょう。

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