入退室管理システムでログを管理することの重要性 | システム選定のポイントや製品も紹介

入退室ログを管理することの重要性

入退室管理システムには、不審者の入退室防止と同時に、「記録・ログ」を残すという重要な機能があります。「記録・ログ」管理には事後対策、日常対策、事前対策の3つがあります。

事前防止策として役立つ

入退室のログを記録していることで、内部犯行の抑止となります。見張られていることがわかると悪事への意欲が減少します。企業側のポリシーを明確にすることで、社員のセキュリティ意識も改善されます。

日常的な対策として役立つ

リアルタイムあるいは前日のログを確認して、不審者の入退室を確認します。不審者の入室があった場合は、その侵入の導線を確認し退室を禁止します。同時に、機密情報へのアクセスがなかったかを確認します。警備室にアラートを飛ばすことで、ゲートへのアナウンスも可能となります。

情報漏洩時の原因究明に役立つ

万一の情報漏えいの際、過去にさかのぼって入退室の記録・ログを確認し、原因を特定することができます。情報漏えいには何重にもわたる防御が必要になります。パソコン操作やデータベースアクセスログに加えて、入退室管理システムの記録・ログも重要な証跡となります。

「入退室管理システム」の選定のポイント

入退室管理システムの選定を「記録・ログ」の側面から検証してみます。次のポイントで選定しましょう。

規模・容量が適切か

「記録・ログ」の保存容量はシステムによって異なります。セキュリティポリシーが求める記録期間に対応できるかを検討します。膨大な数の入退室やゲートの場合は、用意していたハードディスク容量がすぐに限界に達してしまうこともあります。

リアルタイムアラート機能があるか

警備室や総務部門へのアラート機能の有無を確認します。無人の設備に不審者が入室を試みた場合は、遠隔地からチェックできる手段が必要です。また、操作に不明点が生じた場合に対応してもらえるかといったサポート面の確認も重要です。

集中制御・管理機能があるか

複数の玄関や施設がある場合、集中制御や管理機能が用意されているかを確認します。製品の中には集中管理をサービスとして対応している事業者もあります。監視と記録・ログの取得まで一括して提供している事業者もあります。

加工・集計・分析機能があるか

残されている記録・ログの加工・集計・分析機能があるかを確認しましょう。CSVなどのテキストデータとして出力されるだけでは、後からの分析が極めて困難になります。自社でExcelのマクロやAccessでレポートを作成することも考えられますが、処理が属人化する恐れがあります。

また、外部あるいは内部監査会議が設けられている企業では、不審者の入退室レポートの提出が義務づけられている場合もあります。それにも対応できるかを確認しましょう。

検索スピードが適切か

入退室管理システムの規模によっては残された記録・ログの量が膨大になり、いざというときにスピーディに検索できない事態も発生します。検索スピードも確認しておきましょう。

入退室管理システムの製品を比較

入退室管理システムの選定ポイントがわかったら、製品比較を行いましょう。自社に合う製品を見つけましょう。

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原因特定の訓練も必要

入退室管理システムの「記録・ログ」は過去、現在、未来にわたって高い効果があります。そのためにも、記録を残していることを公表して内部犯行抑止に役立てましょう。また、いざという時のための原因特定の訓練も必要です。自社では対応できず、外部に分析を依頼してしまったという例もあります。訓練を重ね、最大限に有効活用してください。