入退室管理とは？
入退室管理とは、人の出入りを管理すること。職責や職位に応じて入退室できるエリアを制限し、また特定のエリアへの入退室の履歴を管理します。部外者の出入りを管理するだけではなく、内部者の出入りを管理して内部犯罪の対策に役立てられています。
公共の場でも入退室管理が活用されており、代表的なものに駅の自動改札機があげられるでしょう。Suicaなどの交通系ICカードが改札を通過するごとに、通過した時間を記録し金額が不足しているカードでは通過ができないよう制限しています。
なぜ入退室管理が必要なのか？
人の出入りを管理する入退室管理ですが、なぜ入退室管理が必要なのでしょうか。２つの理由を解説していきます。
理由１．不審者の入室を防ぐため
マイナンバー制度や個人情報保護法の施行により、一般企業においてもセキュリティ対策が重要視されています。そこで、不審者の入室を防ぐ入退室管理が役立つのです。また、工場などに不審物の持込みを事前に防ぐ目的でも入退室管理は効果を発揮します。
勤め先に対する不満などから工場のラインに不純物を混入させる事例が頻発しており、入退室のセキュリティ強化に務める企業が増えています。
具体的な入退室の管理方法として門番が出入り口に立つ方法があります。訪問者の入館証などをチェックして訪問表に名前と来た時間と帰った時間を記入します。
あるいは、入退室管理システムを導入した管理方法です。出入り口などに認証装置を設置し、IDや暗証番号などによる承認を行うことで入退室をした人物の名前や時間を記録し管理できます。
理由２．いつ、どこに、だれが入室したかを特定するため
入退室管理では、入退室をした日付や時間、場所、名前を記録し管理します。入退室管理システムを導入していれば、特定のエリアへの入退室を制限したり特定の時間帯のみ入退室を制限したりといったさまざまな設定を行うことができます。
情報漏えいやトラブルが発生した際など適正な入退室管理を行っていれば、記録に基づいた正確な情報の把握ができるようになります。また、入室の認証を行うためオフィスの滞在時間を把握できるようになり、入退室者のログ管理が可能です。
内部統制を図るため手順の標準化などをサポートできるのが入退室管理です。このデータを基に内部統制をスムーズに行えるようになるでしょう。
入退室管理の種類は？
入退室を管理する手段として５つの方法があります。それぞれを詳しく解説していきます。
種類１．暗証番号を入力する「テンキー方式」
出入り口に設置したテンキーに設定してある暗証番号を入力して解錠する方法です。
スムーズな導入が可能であり、導入や運用コストを抑えることができます。個人の入退室のログを記録することができないため、セキュリティレベルの低い管理方法だといえるでしょう。
また、暗証番号を盗み見られてしまうリスクがあるため、暗証番号が流出した場合は部外者の侵入を許してしまいます。そういったリスクを抑えるためにも、定期的に暗証番号を変更する必要があります。
種類２．リーダーにかざすだけの「非接触ICカード認証」
リーダーに非接触ICカードをかざして解錠する方法です。社員証などのカードにICチップを埋め込み利用するため偽造されにくく、個人ごとの入退室のログを記録できます。
また、入退室管理を行うだけではなく、パソコンやプリンターの認証デバイスとしても導入している企業もあります。パソコンやプリンターはさまざまな機密情報や個人情報を扱うため、使用を制限することで情報漏えい対策につながります。
しかし、ICカードの紛失や盗難といったリスクもあり、リスクに備えた対策を講じる必要があるでしょう。
種類３．人の生体的特徴を使う「バイオメトリクス認証」
バイオメトリクス認証とは、人のもつ生体的な特徴を利用した認証方法です。指紋認証や静脈認証、顔認証や虹彩認証、声紋認証などがあり、なりすましなどの不正が起こりにくく高い安全性が評価されています。
また、暗証番号認証などに起こりがちな「忘れる」「盗み見される」、ICカード認証などに起こりがちな「紛失」「盗難」といったリスクを避けることができます。
そして偽造されるリスクは極めて低いため、高いセキュリティレベルを求められるエリアへの設置に適している認証方式です。
種類４．ICカード不要な「スマートフォン認証」
スマートフォンに専用アプリをインストールし、リーダにかざして認証・解錠を行います。製品によってはカードリーダの読み取り距離が長く、離れた場所からでの認証を行うことができます。
ICカードの手配や配布の必要がなくなり、コスト削減につなげることが可能です。また、ICカードの紛失や盗難のリスクがなくなるため、セキュリティ面でも安全です。
スマートフォンとカードリーダ間の通信は暗号化されているため、セキュアな環境化で通信を行っています。入退室用ICカードとの併用もできるため従業員はスマートフォン、来客者はICカードといった状況に応じた利用も可能です。
種類５．手持ちカードがそのまま使える「交通系ICカード認証」
SuicaやPASMOなどの交通系ICカードも入退室の認証・解錠が可能です。交通系ICカードは多くの人が利用しており、このカードを入退室の認証の際に利用すると社員証などの配布をする必要がなくなります。
このため、ICカード調達のコスト削減や配布不要による作業の効率化が図れます。また、交通系ICカードを読み取る専門のカードリーダを購入するだけで登録ができるため、認証システムの購入をする必要がなくなりコスト削減につながるでしょう。従業員にとってもいくつものカードを携帯しなくて済みます。
入退室管理システム導入のメリットは？
入退室管理業務をサポートする入退室管理システム。入退室管理システムを導入する際の４つのメリットをそれぞれ解説していきます。
メリット１．不法侵入の防止ができる
企業には、従業員や取引先相手、清掃員やビルの管理する警備員などのさまざまな人が出入りします。入退室管理システムを導入することで、企業に出入りするあらゆる人に入退室の権限を付与することができます。また、従業員など権限を付与したものに対する入退室を管理が可能です。
入退室管理システムによりICカード認証や生体認証などで入退室ができるため、権限を付与していない不法侵入の防止に効果が期待できるでしょう。またシステムの管理機能により、企業内でトラブルが発生した際は入退室の履歴を時系列で把握を容易に行えます。そのため、トラブルに対して迅速な処理ができるようになります。
メリット２．関係者の入退室状況が把握できる
入退室管理システムにより従業員の入退室の記録が行えます。そして、その記録を保管し管理できるため、特定エリアの入退室状況の把握がしやすくなります。
企業では、経営に関する情報や顧客の個人情報などさまざまな情報が管理されています。特に機密性の高い情報は従業員の出入りを制限するエリアに保管されることが多いでしょう。
入退室管理システムでは、特定のエリアの入退室や重要書類が保管されているキャビネットの開錠の記録を把握できます。入退室や開錠の記録を管理することで、情報漏えいのリスクの軽減につながるでしょう。
メリット３．勤怠管理の業務を効率化できる
従業員の入退室を記録して管理することで、出勤や退勤時間と入退室時間を比較して勤務時間の差異を把握しやすくなります。事前に残業の許可をとっていない残業時間やサービス残業などの勤務実態の把握ができるため、より正確な労務管理が行いやすくなるでしょう。
また、勤怠管理システムとの連携ができると入退室の履歴情報を利用することが可能となり、勤怠管理業務の効率化が実現します。
メリット４．ISMSや機密情報管理対策ができる
入退室管理システムは、従業員の入退室管理が行えます。機密情報を保管するエリアへの入退室記録や機密ファイルを保管しているキャビネットの開錠の記録などを入退室管理システムは管理できます。
近年、企業が求められているISMS※１や機密情報管理対策が入退室管理システムを利用して実践できるようになります。具体的に、「入退室管理記録」や「機密情報持ち出し管理表」などの情報セキュリティ対策を目的とした社内規定を作成しやすくなるでしょう。
※１：情報セキュリティの目標を達成するための企業ごとの取り組みや仕組み。
入退室管理システムの有効な活用シーンは？
入退室管理システムはさまざまなメリットをもつ製品ですが、効果的な活用場面を例を挙げて紹介していきます。
活用シーン１．防犯カメラと連携して共連れを防止
入退室管理システムと防犯カメラの連携により、共連れを防止できるようになります。
共連れは、入退室管理システムで認証を受けた人に続いて認証を受けずに入室する行為です。朝の出社時など、比較的目にしたことのある行為でしょう。
この共連れはセキュリティ上問題であり、認証を受けていない人物のログがとれていないため、トラブルが発生した際の原因究明を困難なものにする可能性があります。
共連れを発見した際はアラートを鳴らしたり警告メッセージを流したりできます。防犯カメラとの連携により、入退室管理システムのセキュリティの強化につながります。
活用シーン２．人事管理システムと連携して正確な勤怠管理
入退室管理システムと人事管理システムを連携することで、従業員の労働時間が正確に把握でき、勤務実態に即した勤怠管理を実現します。
人事管理システムでは退勤時間の調整ができてしまうため、従業員の時間外労働を正確に把握することが困難でした。入退室管理システムとの連携により入退室のデータを活用すれば従業員の勤務時間が把握でき、正確な勤怠管理を行えます。また、入退室のリーダーがタイムレコーダーになるため、従業員の打刻は１度で済み、退勤時の打刻忘れにもつながるでしょう。
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入退室管理システムを使い、セキュリティを高めよう！
入退室管理システムは不審者の入室を防ぐだけではなく、情報セキュリティ対策の上でも企業にとって欠かせないツールの１つです。
企業はさまざまなセキュリティ対策を講じる必要があり、そんな時、入退室管理システムは強力なサポートをしてくれるでしょう。
まずは気になる製品の資料請求を行い、特徴や機能を比較してみてはいかがでしょうか。
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