入退室管理システムを導入する目的の全体像
入退室管理システムは、オフィスや施設への出入りを電子的に記録・制御する仕組みです。目的を整理せずに導入すると、必要な機能が不足したり、逆に過剰な機能でコストがかさんだりする場合があります。
入退室管理システムの定義
入退室管理システムとは、ICカードや生体認証などを用いて、部屋や建物の出入りを管理する仕組みです。鍵の貸し出しや台帳への記入といった従来の管理方法にかわり、電子的に権限を設定し、誰がいつ出入りしたかを記録します。
導入目的は企業によって異なり、情報漏えい対策を重視する企業もあれば、勤怠管理との連携を重視する企業もあります。まず自社が抱える課題を洗い出したうえで、どの目的を優先するかを整理することが検討の出発点になります。オフィスだけでなく、工場やサーバー室、店舗など、業種や施設の用途によっても求められる機能は変わってきます。
入退室管理システムの導入目的の分類
導入目的は、大きく分けて「セキュリティ強化」「働き方への対応」「運用コストの削減」の3つに整理できます。それぞれの目的によって、確認すべき機能や比較のポイントが変わってきます。
例えば、セキュリティ強化を目的とする場合は認証方式やログ管理の精度が重要になり、運用コストの削減を目的とする場合は鍵管理の手間や受付業務の負担軽減が重要になります。目的を明確にしてから機能を比較すると、選定の軸がぶれにくくなります。複数の目的を同時にかなえたい場合は、優先順位をつけたうえで、譲れない条件から絞り込んでいく進め方が検討しやすくなります。
入退室管理システムでセキュリティ対策を強化する目的
情報漏えいや不正侵入のリスクに備えることは、入退室管理システムを導入する代表的な目的です。物理的な入退室を制御することで、情報セキュリティ全体の強化につながります。
不正入退室のリスクを減らす
鍵や社員証だけで管理している場合、紛失や貸し借りによって、権限のない人が立ち入る可能性があります。入退室管理システムを導入すると、権限のない人物の入室をシステム側で制御できるようになります。
あわせて、共連れと呼ばれる複数人が1回の認証でまとめて入室する行為への対策として、認証を1人ずつ求める仕組みや、通知機能を備えた製品もあります。自社の入退室動線に合わせて、対策範囲をあらかじめ洗い出しておきましょう。重要な部屋ほど認証を多段階にするなど、エリアごとにセキュリティレベルを分ける運用も選択肢になります。
入退室ログを記録し証跡を残す
誰がいつどの部屋に出入りしたかを記録するログは、情報漏えいなどのトラブルが発生した際の原因調査に役立ちます。台帳による手書き管理では、記入漏れや改ざんのリスクを避けられません。
システムで記録したログは検索や集計がしやすく、監査対応にも活用できます。ログの保存期間やエクスポート形式は製品によって異なるため、自社の内部統制ルールに合うかを事前に確認しておくと安心です。異常な時間帯の入室があった場合に管理者へ通知される機能があれば、早期の状況把握にも役立ちます。
入退室管理システムで働き方の変化に対応する目的
リモートワークやフレックスタイム制の普及により、出社時間や来訪者の動きが多様になっています。入退室管理システムは、こうした働き方の変化に柔軟に対応する目的でも導入が検討されています。
勤怠管理システムと連携する
入退室のログを勤怠管理システムと連携させると、出退勤時刻の記録を自動化できます。手入力による打刻漏れや誤入力を減らせるため、労務管理の担当者の負担軽減にもつながります。
連携の可否や連携できる項目は製品によって差があります。すでに利用している勤怠管理システムがある場合は、API連携や専用の連携機能に対応しているかどうか、比較検討の段階で見極めておきましょう。連携が難しい場合でも、CSVでのデータ出力に対応していれば、手作業での集計負担を一部軽減できます。
来訪者や外部業者の入退室を管理する
取引先や工事業者など、社員以外の来訪者が出入りする機会がある企業では、来訪者専用の入退室管理も検討対象になります。一時的な入室権限を発行できる機能があれば、都度の鍵の受け渡しが不要になります。
権限の有効期限を設定できる製品を選べば、業務終了後に自動で入室権限が失効するため、権限の消し忘れによるリスクも抑えられます。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料を取り寄せて機能や特徴をさまざまな製品で比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で入退室管理システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
入退室管理システムで鍵の管理業務を効率化する目的
物理鍵やICカードの発行・回収といった管理業務は、担当者にとって負担の大きい作業です。入退室管理システムの導入によって、こうした運用面の負担を軽減できる場合があります。
鍵の発行・回収の手間を減らす
物理鍵を使う運用では、紛失時に鍵穴の交換が必要になるなど、対応コストが発生することがあります。入退室管理システムであれば、スマートフォンアプリやICカードで権限を管理できるため、鍵そのものの発行・回収作業が減ります。
退職者や異動者が出た際も、システム上で権限を無効化するだけで対応できます。物理鍵の回収忘れによる、退職後も鍵を保持したままになるリスクを抑えられる点もメリットです。拠点が複数ある企業では、遠隔から一括で権限を管理できると、移動にかかる時間や交通費の負担も軽減できます。
受付や警備の負担を軽減する
来訪者対応や施錠確認を人手で行っている場合、受付担当者や警備担当者の業務負担が大きくなりがちです。入退室管理システムを導入すると、施錠状態の遠隔確認や、来訪者の自動受付ができる製品もあります。
すべての業務を自動化できるとは限らないため、人による確認が必要な場面とシステムに任せられる場面を切り分けて検討することが実務的です。導入前に、自社の受付・警備体制のどこを効率化したいかを整理しておきましょう。夜間や休日など、担当者が常駐しない時間帯の対応方法もあわせて検討しておくと、運用開始後のトラブルを防ぎやすくなります。
入退室管理システムを選ぶ際に確認したいポイント
導入目的が定まったら、次は自社に合う製品を選ぶ段階です。認証方式や連携範囲、コストなど、複数の観点から比較することで、目的に合った製品を見つけやすくなります。
認証方式を確認する
入退室管理システムの認証方式には、ICカード、暗証番号、生体認証、スマートフォンアプリなどがあります。方式によって導入コストや利便性、セキュリティレベルが異なるため、自社の運用に合う方式を選ぶことが大切です。
例えば、来訪者が多い施設では非接触で使えるICカード方式が使いやすい一方、高いセキュリティが求められるサーバー室などでは生体認証を組み合わせる方法も選択肢になります。複数の認証方式を併用できる製品もあるため、比較の際にチェックしておきたいところです。
他システムとの連携範囲を確認する
勤怠管理システムや監視カメラ、警備システムなど、他システムとの連携範囲は製品ごとに差があります。連携できる項目が限定されている場合、期待していた自動化ができないこともあります。
導入前に、連携したいシステムのAPI仕様や対応可否を、ベンダーへ確認しておくと安心です。将来的にシステムを追加する予定がある場合は、拡張性についてもあわせて質問しておきましょう。既存の設備を活かしたい場合は、既設の電気錠やカメラをそのまま利用できるかどうかも、あわせてチェックしておく必要があります。
導入・運用コストを確認する
入退室管理システムには、初期費用のほか、月額利用料や機器の保守費用がかかる場合があります。カード発行費用や増設時の追加費用など、見落としやすい費用項目もあるため、見積もり段階で確認しておく必要があります。
費用対効果を判断するには、削減できる業務時間やリスク低減効果もあわせて検討することが望ましいです。複数社から見積もりを取り、比較検討することをおすすめします。台数や拠点数によって料金体系が変わる製品もあるため、自社の規模に合わせた見積もりを依頼するとよいでしょう。
おすすめの入退室管理システムを紹介
入退室管理システムは、認証方式や連携できる機能、設置方法などが製品によって異なります。ここまで紹介した導入目的や選定ポイントを踏まえ、自社の施設や運用に適した製品を比較しましょう。ここでは、代表的な入退室管理システムを紹介します。
Safie Entrance
- 顔認証による高セキュリティ・高速解錠を実現
- 〔拠点・ドア・人・時間〕、複雑な権限も、柔軟に一元管理可能
- Safieカメラ連携による、ログ×映像の確かな証跡管理
セーフィー株式会社が提供する「Safie Entrance」は、クラウドカメラと連携した顔認証型の入退室管理システムです。カメラ映像と入退室ログを紐づけて管理できるため、誰がいつ入退室したかを映像付きで確認でき、オフィスや施設の入退室管理と監視を一体的に運用できます。
ALLIGATE（アリゲイト）
- いろいろな扉・既存システムからのリプレイスに対応
- 設置工事から24時間365日の保守窓口まで、一気通貫のサービス
- 社内ネットワークの構築不要で導入コストを軽減
株式会社アートが提供する「ALLIGATE（アリゲイト）」は、QRコードやICカード、顔認証など複数の解錠方法に対応したクラウド型入退室管理システムです。部屋やドアごとに権限を細かく設定できるほか、入退室履歴をクラウド上で一元管理でき、オフィスや店舗など多様な用途に導入されています。
Akerun （株式会社フォトシンス）
- 世界初の後付け型スマートロックで、7つの特許を保有・出願。
- 20社以上のサービスと連携可能な業界最大級のAPI連携数。
- オフィス、ジム、病院など多様な場所・用途に対応。
カギカン （Qrio株式会社）
- 国内80%以上のドアに対応
- 合カギの即時発行・削除に対応。
- ドアの開閉を検知し自動施錠
まとめ
入退室管理システムを導入する目的は、セキュリティ対策の強化、働き方の変化への対応、運用コストの削減など多岐にわたります。自社の課題を整理したうえで目的を明確にすれば、比較検討すべきポイントも絞り込みやすくなります。認証方式や連携範囲、コストを確認しながら、自社の運用に合う製品を選びましょう。目的や施設の規模、業種の特性に合った製品を比較することで、導入後のミスマッチを防ぎやすくなります。
